Na urlopie też wszystko organizuję - Jak podzielić planowanie wyjazdu, uzgodnić oczekiwania i odpocząć bez etatu pilota własnej rodziny ebook

INTRO

Czy wszyscy są na wakacjach oprócz ciebie?

Urlop miał być odpoczynkiem. Tak przynajmniej wynikało z definicji, zdjęć w katalogu i twojego dość naiwnego założenia, że skoro płacisz za hotel z basenem, to przez kilka dni będziesz człowiekiem, który siedzi przy tym basenie. Tymczasem jest 8:17 rano, ty sprawdzasz pogodę, godziny śniadania, trasę do wypożyczalni samochodów, dostępność parkingu przy muzeum i czy restauracja, do której wszyscy chcą iść wieczorem, faktycznie przyjmuje rezerwacje. Reszta rodziny zastanawia się, czy zejść już na śniadanie.

O 8:24 ktoś pyta:

• Co dzisiaj robimy?

I dokładnie w tym momencie odkrywasz, że nie pojechałeś na urlop. Zmieniłeś tylko biuro.

Twoje nowe stanowisko brzmi: kierownik operacyjny czasu wolnego. Zakres obowiązków obejmuje transport, gastronomię, logistykę, rozrywkę, prognozowanie pogody, negocjacje między działem "chcę leżeć" a działem "przecież trzeba coś zobaczyć" oraz obsługę reklamacji typu: "A daleko jeszcze?".

Wynagrodzenie pozostaje symboliczne.

Jeżeli zazwyczaj organizujesz rodzinne wyjazdy, prawdopodobnie wcale nie zaczęło się od wielkiego planu przejęcia kontroli nad wakacjami. Po prostu któregoś roku znalazłeś dobry hotel. Potem kupiłeś bilety, bo ktoś musiał. Następnym razem sprawdziłeś transfer. Później zacząłeś robić rezerwacje restauracji, układać trasę zwiedzania, pobierać mapy offline i przypominać wszystkim, że dowód osobisty jest jednak dość przydatnym dodatkiem podczas podróży zagranicznej.

Po kilku latach nikt już nie mówi: "Może wspólnie zaplanujemy wakacje?". Wszyscy mówią: "To gdzie w tym roku jedziemy?" Różnica jest subtelna, ale finansowo i psychicznie dość zauważalna.

Problem nie polega na tym, że lubisz planować. Być może naprawdę to lubisz. Możliwe nawet, że sprawdzanie hoteli, czytanie opinii i porównywanie trzech tras przejazdu sprawia ci przyjemność. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy zainteresowanie planowaniem zostaje automatycznie przekształcone w odpowiedzialność za cały wyjazd, a odpowiedzialność za cały wyjazd zaczyna oznaczać odpowiedzialność za to, czy wszyscy będą zadowoleni.

A to już zadanie niemożliwe.

Bo jedna osoba chce zwiedzać. Druga odpoczywać. Trzecia zjeść lokalnie, ale najlepiej coś podobnego do pizzy. Czwarta mówi, że jest jej wszystko jedno, po czym odrzuca pierwszych pięć propozycji. Ktoś chce wcześnie wstawać. Ktoś uważa, że przed dziesiątą rano człowiek nie powinien podejmować decyzji większych niż wybór między kawą a drugą kawą.

Ty natomiast próbujesz zaprojektować tydzień, w którym wszystkie te osoby będą jednocześnie szczęśliwe. Nie będą. I to jest bardzo dobra wiadomość.

Nie musisz bowiem stworzyć idealnego urlopu. Wystarczy stworzyć urlop, za który nie odpowiadasz sam.

Ta książka nie jest poradnikiem o tym, jak planować lepsze wakacje. Nie będziemy analizować, czy lepiej odwiedzić Teneryfę, Toskanię czy domek siedemnaście kilometrów od Augustowa, którego właściciel zapewnia w opisie, że "las znajduje się tuż obok". Chodzi o coś innego: jak przestać pełnić rolę człowieka, który myśli za wszystkich przed wyjazdem, podczas wyjazdu i jeszcze po powrocie, kiedy trzeba ustalić, kto właściwie ma te zdjęcia z plaży.

Będziemy mówić o dzieleniu odpowiedzialności, ale bez tworzenia wakacyjnego korporacyjnego Excela z kolumną OWNER. O oczekiwaniach, zanim zamienią się w pretensje. O tym, dlaczego pytanie "Co chcecie robić?" często niczego nie rozwiązuje oraz dlaczego osoba, która mówi "mi wszystko jedno", powinna dostać prawo do głosu, ale nie prawo do późniejszego marudzenia na każdą wspólnie podjętą decyzję.

Porozmawiamy również o jednej z największych pułapek osób dobrze zorganizowanych: skoro coś potrafisz zrobić szybciej, łatwiej i lepiej od innych, zaczynasz robić to zawsze. A potem dziwisz się, że zawsze robisz wszystko.

Na wakacjach ta pułapka jest szczególnie sprytna, bo każda pojedyncza rzecz wydaje się niewielka. Sprawdzenie godzin promu zajmuje trzy minuty. Rezerwacja stolika pięć. Wybranie plaży dziesięć. Znalezienie parkingu cztery. Kupienie biletów siedem. Odpowiedzenie na pytanie "o której wychodzimy?" trzydzieści sekund.

Problem pojawia się wtedy, kiedy wykonujesz te trzydziestosekundowe i pięciominutowe zadania przez cały dzień. W końcu wszyscy odpoczywają, a ty zarządzasz ich odpoczynkiem. Czas więc wprowadzić pierwszą ważną zasadę tej książki: Urlop nie powinien potrzebować jednego człowieka, żeby działać.

Jeżeli wyjazd rozsypuje się w chwili, gdy przez pół dnia przestajesz sprawdzać telefon, to nie stworzyliście planu wakacji. Stworzyliście system zależny od jednego administratora. A administrator właśnie chciałby popływać.

Rozdział 1 - Jak zostałeś biurem podróży, chociaż nikt ci za to nie płaci

Zwykle nie ma jednego momentu, w którym człowiek zostaje rodzinnym organizatorem wakacji. Nie odbywa się żadne głosowanie, nikt nie wręcza identyfikatora, nie pojawia się też premia motywacyjna w postaci darmowego drinka przy basenie. Funkcja powstaje powoli, niemal niewinnie.

Najpierw ktoś mówi: "Ty najlepiej wyszukujesz hotele." To brzmi jak komplement. Potem: "Ty już masz te wszystkie aplikacje."

To brzmi logicznie. Następnie: "Ty wiesz, jak to zrobić." To nadal brzmi rozsądnie.

A po kilku latach: "To jaki mamy jutro plan?" I nagle okazuje się, że zostałeś narodowym centrum koordynacji wyjazdu czteroosobowej rodziny.

Pułapka kompetencji

Im lepiej coś robisz, tym większe ryzyko, że zaczniesz robić to za innych. Dotyczy to pracy, domu i wakacji. Osoba, która raz szybko znalazła dobre połączenie lotnicze, w kolejnych latach automatycznie dostaje loty. Ktoś, kto rozumie Booking.com bardziej niż przeciętny użytkownik pilota do telewizora, zostaje ministrem zakwaterowania.

Mechanizm jest prosty. Ty robisz coś sprawnie. Inni przyzwyczajają się, że to robisz.

Ty robisz to coraz częściej. Oni przestają nawet zauważać, że jest to zadanie. Po pewnym czasie pojawia się jedno z najbardziej niebezpiecznych zdań w relacjach: "Przecież zawsze ty to robisz."

Tak. I właśnie dlatego warto sprawdzić, czy nadal powinieneś.

Problem nie polega na tym, że podział zadań musi być idealnie równy. Jeżeli lubisz szukać hoteli, nie ma sensu na siłę oddawać tego osobie, która po czterech minutach porównywania ofert mówi: "Wszystkie wyglądają tak samo". Równość nie oznacza, że każde zadanie dzielimy dokładnie na pół. Oznacza raczej, że odpowiedzialność za powodzenie całego wyjazdu nie spoczywa wyłącznie na jednej osobie.

Możesz więc wybrać hotel, ale ktoś inny organizuje transport z lotniska. Ty kupujesz loty, ale ktoś odpowiada za samochód. Ty proponujesz trzy miejsca do zwiedzania, ale inna osoba wybiera restauracje na dwa wieczory. Nie chodzi o matematyczną sprawiedliwość. Chodzi o to, żebyś nie musiał być jednocześnie wyszukiwarką, kasą biletową, mapą, recepcją i centrum informacji turystycznej.

Niewidzialna część organizowania

Najbardziej męczące w planowaniu wyjazdu często nie są same czynności. Męczy pamiętanie, że te czynności trzeba wykonać. Ktoś może powiedzieć: "Przecież tylko zarezerwowałeś hotel."

Tylko że zanim go zarezerwowałeś, sprawdziłeś lokalizację, opinie, pogodę w danym miesiącu, transfer z lotniska, plażę, śniadania, warunki anulacji, rodzaj pokoju i czy "widok na morze" oznacza faktycznie morze, czy możliwość zauważenia niewielkiego niebieskiego trójkąta między klimatyzatorem a sąsiednim budynkiem.

Potem pilnujesz terminu płatności. Pamiętasz o odprawie. Sprawdzasz bagaż. Wiesz, gdzie są dokumenty. Ściągasz aplikację linii lotniczej. Zapisujesz polisę. Wysyłasz wszystkim numer rezerwacji, którego nikt nie zapisuje, ponieważ "przecież ty go masz".

To właśnie jest obciążenie organizacyjne. Nie tylko wykonujesz zadania. Utrzymujesz w głowie cały system.

Dlatego prośba "Powiedz tylko, co mam zrobić" często wcale nie pomaga tak bardzo, jak się wydaje. Nadal bowiem musisz ustalić, co trzeba zrobić, komu to przydzielić, kiedy przypomnieć i czy zostało wykonane. Zostałeś kierownikiem projektu.

Tyle że projekt nazywa się "odpoczynek".

Nie deleguj czynności. Deleguj odpowiedzialność.

To jedna z najważniejszych różnic w całej książce. Delegowanie czynności wygląda tak: "Możesz sprawdzić, o której jutro odpływa prom?" Osoba sprawdza.

"10:30." Świetnie. Teraz ty musisz zapytać, skąd odpływa, kiedy trzeba być na miejscu, gdzie kupić bilety i jak dojechać do portu.

Delegowanie odpowiedzialności wygląda inaczej: "Ogarniesz jutro prom? Sprawdź godziny, bilety, skąd odpływa i powiedz nam wieczorem, o której wychodzimy." To już jest zamknięty kawałek wyjazdu.

Różnica wydaje się niewielka, ale dla twojej głowy jest ogromna. W pierwszym wariancie nadal zarządzasz procesem. W drugim naprawdę możesz przestać o nim myśleć.

Ta sama zasada działa przed wyjazdem. Zamiast: "Sprawdź proszę wypożyczalnie samochodów." Lepiej: "Możesz przejąć samochód? Wybierz sensowną opcję w naszym budżecie, sprawdź ubezpieczenie i zasady odbioru, a jeśli nie ma nic dziwnego, zarezerwuj."

Oczywiście wymaga to jednej rzeczy, która dla ludzi dobrze zorganizowanych bywa zaskakująco trudna: zgody na to, że druga osoba zrobi coś inaczej niż ty. Może wybrać parking sto metrów dalej. Może kupić bilety na 11:00 zamiast 10:30.

Może wybrać restaurację, której ty nie dałbyś 9,4 punktu w swoim prywatnym systemie analitycznym. Jeżeli każdą delegowaną decyzję zamierzasz potem sprawdzić, poprawić i zoptymalizować, nie delegujesz. Prowadzisz audyt.

Wakacje nie potrzebują audytora

Osoby przyzwyczajone do organizowania często mówią: "Łatwiej będzie, jeśli zrobię to sam." I bardzo często mają rację. Łatwiej będzie zrobić to sam.

Pierwszy raz. Może również drugi. Ale jeżeli przez następne dziesięć lat będziesz wszystko robił sam dlatego, że jest szybciej, uzyskasz niezwykle efektywny system, w którym wszyscy są zależni od ciebie.

Możesz więc mieć wybór między krótkoterminową efektywnością a długoterminowym spokojem. Czasami warto pozwolić komuś przez dziesięć minut szukać informacji, którą ty znalazłbyś w trzy. Te dodatkowe siedem minut nie jest stratą. To inwestycja w przyszły moment, kiedy usłyszysz:

"Spokojnie, ja to ogarnę." I rzeczywiście nie będziesz musiał niczego sprawdzać.

Zrób prosty test

Przed następnym wyjazdem spisz wszystkie rzeczy, które zwykle robisz od momentu pomysłu na wakacje do zamknięcia drzwi hotelowego pokoju ostatniego dnia.

Nie musisz tworzyć tabeli godnej międzynarodowego operatora turystycznego. Wystarczy zwykła lista: kierunek, loty, hotel, ubezpieczenie, bagaż, dokumenty, transfer, samochód, atrakcje, bilety, restauracje, trasy, zakupy przed wyjazdem, odprawa, parking na lotnisku, opieka nad psem, kwiatami albo niezwykle wymagającym fikusem.

Następnie zaznacz to, za co odpowiadasz ty. Jeżeli po chwili odkryjesz, że zaznaczyłeś prawie wszystko, nie masz problemu z planowaniem wakacji. Masz problem z monopolem.

Dobra wiadomość jest taka, że monopol można rozbić bez rodzinnej komisji śledczej. Zacznij od dwóch albo trzech pełnych obszarów odpowiedzialności, które możesz oddać komuś innemu. Nie pytaj: "Czy możesz mi pomóc?". Pomoc nadal zakłada, że projekt należy do ciebie.

Powiedz raczej: "Chcę, żebyśmy tym razem podzielili organizację. Ja biorę hotel i loty. Ty ogarniasz samochód i dwa dni zwiedzania."

To brzmi inaczej, ponieważ jest inne. Nie prosisz o wsparcie swojego planu. Tworzycie wspólny plan.

A co, jeśli nikt nie chce niczego organizować?

To możliwe. Rodzina mogła przez lata przyzwyczaić się do modelu all inclusive, w którym all inclusive oznacza również ciebie. Kiedy więc powiesz: "W tym roku podzielmy organizację", ktoś może odpowiedzieć: "Ale ty lubisz to robić."

Klasyka. Możesz odpowiedzieć: "Lubię część planowania. Nie lubię odpowiadać za cały wyjazd."

To bardzo ważne rozróżnienie.

Można lubić gotować i nie chcieć codziennie odpowiadać za wszystkie posiłki całej rodziny. Można lubić prowadzić samochód i nie chcieć być jedynym kierowcą podczas dwutygodniowej podróży. Można lubić planować wakacje i nadal chcieć na tych wakacjach czasami wyłączyć mózg.

Jeżeli ktoś nadal nie chce przejąć żadnego zadania, nie musisz wymyślać za niego idealnej roli. Możesz po prostu ograniczyć zakres tego, co sam organizujesz. "Ja rezerwuję hotel i przelot. Resztę będziemy ustalać wspólnie na miejscu."

To również jest rozwiązanie. Nie każdy wyjazd musi zostać zaplanowany do poziomu dokładności lądowania sondy kosmicznej. Wakacje przeżyją brak harmonogramu.

Ty być może również.

Rozdział 2 - Zanim zaczniecie planować, ustalcie, co dla każdego znaczy urlop

Jednym z najbardziej fascynujących odkryć dotyczących wspólnych wyjazdów jest to, że cztery osoby mogą kupić dokładnie te same wakacje, a każda z nich spodziewać się czegoś zupełnie innego.

Dla jednej osoby tydzień na Teneryfie oznacza wynajęcie samochodu, Teide, góry Anaga, miasteczka, punkty widokowe i przynajmniej jedno miejsce, które według przewodnika "warto odwiedzić przed dziewiątą, zanim przyjadą autobusy".

Dla drugiej oznacza basen. Trzecia chce dobrze jeść. Czwarta nie ma szczególnych oczekiwań, pod warunkiem że nie będzie trzeba nigdzie chodzić pod górę.

Wszyscy mówią jednak: "Jedziemy odpocząć." I właśnie dlatego warto ustalić, co to właściwie znaczy.

Nie pytaj: "Co chcecie robić?"