Lean management w doskonaleniu procesów kształcenia, badań i administracji w polskich uczelniach ebook

Recenzenci

prof. dr hab. Grażyna Prawelska-Skrzypek,

profesor emeritus,

Wydział Zarządzania i Komunikacji Społecznej, Uniwersytet Jagielloński

dr hab. inż. Piotr Grudowski,

Wydział Zarządzania i Ekonomii, Politechnika Gdańska

Redakcja i opracowanie indeksu

Jadwiga Witecka

Korekta

Maria Żółcińska

Projekt okładki

Amadeusz Targoński, targonski.pl

Skład oraz e-wydanie

Karolina Kaiser,

Copyright © 2026 by MT Biznes Sp. z o.o. the owner of „Wydawnictwo Poltext” 73700

All rights reserved

Wydanie I

Warszawa 2026

Niniejsza publikacja została dofinansowana ze środków Centrum Badań nad Szkolnictwem Wyższym UJ w ramach Programu Strategicznego Inicjatyw Doskonałości w Uniwersytecie Jagiellońskim.

Książka, którą nabyłeś, jest dziełem twórcy i wydawcy. Prosimy, abyś przestrzegał praw, jakie im przysługują. Jej zawartość możesz udostępnić nieodpłatnie osobom bliskim lub osobiście znanym. Ale nie publikuj jej w internecie. Jeśli cytujesz jej fragmenty, nie zmieniaj ich treści i koniecznie zaznacz, czyje to dzieło. A kopiując ją, rób to jedynie na użytek osobisty.

Szanujmy cudzą własność i prawo!

Polska Izba Książki

Więcej o prawie autorskim na www.legalnakultura.pl

MT Biznes Sp. z o.o.

mtbiznes.pl

[email protected]

ISBN 978-83-8231-917-0

e-ISBN 978-83-8231-918-7 (epub)

e-ISBN 978-83-8231-919-4 (mobi)

Wstęp

Współczesne instytucje szkolnictwa wyższego funkcjonują w warunkach rosnącej złożoności, dynamicznych zmian technologicznych oraz nasilającej się konkurencji krajowej i międzynarodowej. Dlatego coraz większego znaczenia nabiera profesjonalizacja w zakresie realizacji procesów podstawowych, wsparcia i zarządzania w uczelni. Jest to konieczny warunek realizacji misji uczelni: kształcenia, prowadzenia badań naukowych oraz współpracy z otoczeniem społeczno­­-gospodarczym. Jednym z podejść, które od ponad czterech dekad znajduje zastosowanie w tym obszarze, jest lean higher education – koncepcja ukierunkowana na tworzenie wartości dla interesariuszy w drodze eliminacji marnotrawstwa, usprawniania przepływu procesów oraz rozwoju kultury ciągłego doskonalenia.

Mimo rosnącej liczby publikacji i doświadczeń praktycznych nadal istnieją znaczne luki poznawcze i aplikacyjne dotyczące wykorzystania lean w edukacji, zwłaszcza w kontekście jego implementacji w złożonych, wielowymiarowych strukturach organizacyjnych uczelni i innych instytucji szkolnictwa wyższego. Nadal niedostatecznie rozpoznane pozostają uwarunkowania kulturowe, organizacyjne i techniczne wdrażania lean, sposoby kształtowania kultury ciągłego doskonalenia oraz metody pomiaru efektów podejmowanych działań. Odpowiedzią na te wyzwania jest niniejsza monografia, której celem naukowym jest eksploracja uwarunkowań wykorzystania koncepcji lean w doskonaleniu uczelni w Polsce, natomiast celem dydaktycznym i praktycznym – dostarczenie pogłębionych studiów ­przypadków możliwych do wykorzystania w kształceniu kadr akademickich i menedżerskich. Podstawową metodą badawczą przyjętą w monografii jest studium przypadku. Umożliwia ono pogłębioną analizę złożonych, kontekstowych i wielowymiarowych zjawisk organizacyjnych, a także identyfikację mechanizmów doskonalenia procesów w rzeczywistych warunkach. Zaprezentowane studia przypadków ukazują różnorodność zastosowań lean w uczelniach – od procesów zarządczych przez dydaktykę i działalność badawczą po obszary wsparcia – wskazując zarówno potencjał, jak i ograniczenia implementacji tego podejścia. Monografia stanowi wkład w rozwój teorii zarządzania instytucjami szkolnictwa wyższego oraz praktyczne źródło wiedzy dla osób zaangażowanych w doskonalenie procesów i budowanie kultury ciągłego doskonalenia w uczelniach.

Prezentowane opracowanie ma charakter pionierski – jest pierwszą w Polsce monografią w całości poświęconą zastosowaniu koncepcji lean w instytucjach szkolnictwa wyższego, opartą na pogłębionych, empirycznych studiach przypadków. Jego nowatorski charakter wynika nie tylko z zakresu tematycznego, lecz przede wszystkim z osadzenia analiz w rzeczywistych praktykach organizacyjnych polskich uczelni oraz integracji perspektywy badawczej, praktycznej i dydaktycznej. Monografia stanowi rezultat wieloletniej pracy redaktorki naukowej oraz współautorów, realizowanej w ramach sieci Lean ­Higher Education Poland, która od 2017 r. działa jako część globalnej sieci LeanHE. Niebagatelne znaczenie w opracowaniu monografii mają również doświadczenia dydaktyczne i wdrożeniowe w Polsce związane z prowadzeniem studiów podyplomowych „Zarządzanie w szkole wyższej – Menedżer szkoły wyższej” w Instytucie Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Cele monografii wpisują się również w realizację Celów Zrównoważonego Rozwoju (Sustainable DevelopmentGoals – SDGs) takich jak: SDG 4 – Dobra jakość edukacji, SDG 9 – Innowacyjność, przemysł, infrastruktura, SDG 16 – Pokój, sprawiedliwość i silne instytucje.

Książka podzielona jest na trzy części.

W części I wyjaśniono zasadnicze przesłanki, korzyści i bariery wykorzystania lean w doskonaleniu współczesnych uczelni.

Mając na uwadze złożoność studiów przypadków, uporządkowano je w układzie procesowym, dzieląc część II na trzy rozdziały odpowiadające procesom zarządzania uczelnią, procesom głównym oraz procesom wspierającym.

Rozdział 1 „Doskonalenie procesów zarządczych” przedstawia studia przypadków pokazujące doskonalenie mechanizmów regulacyjnych i standaryzacyjnych, wykorzystanie narzędzi partycypacyjnych w zarządzaniu oraz filozofię lean jako bazę do kształtowania kultury organizacyjnej i systemu jakości.

Studium przypadku autorstwa Barbary Mroczkowskiej ma na celu analizę zastosowania narzędzi lean management w optymalizacji procesu tworzenia wewnętrznych aktów normatywnych w pionie kształcenia polskiej uczelni publicznej. Opracowanie koncentruje się na przebiegu procesu przygotowywania i aktualizacji aktów normatywnych, ze szczególnym uwzględnieniem identyfikacji marno­trawstw oraz możliwości jego standaryzacji. Analiza obejmuje również ocenę wpływu wdrożonych usprawnień na efektywność organizacyjną, obciążenie pracowników oraz stabilność funkcjonowania administracji uczelni. Kolejne studium przypadku, autorstwa Marcina Chabiora, Elżbiety Soczewicy oraz Ireneusza Ryszkiela, ma na celu identyfikację i ocenę możliwości wykorzystania narzędzi lean management w procesie przygotowania uczelni medycznej do wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy ISO 9001:2015. Studium dotyczy obszaru administracyjnej obsługi studenta. Opracowanie koncentruje się na procesie wdrażania systemu jakości, obejmującym diagnozę i mapowanie procesów administracyjnych, identyfikację nieefektywności oraz integrację narzędzi lean z wymaganiami normy ISO. Analiza uwzględnia również ocenę efektów wdrożenia, standaryzację rozwiązań oraz wskazanie kierunków dalszego doskonalenia procesów obsługi studenta.

Rozdział 2 „Doskonalenie procesów głównych – kształcenie i badania”podejmuje problematykę doskonalenia przepływu wartości w procesie kształcenia oraz kształtowania kompetencji studenckich na poziomie indywidualnym i zespołowym z wykorzystaniem metod i narzędzi lean.

Ten rozdział otwiera studium przypadku autorstwa Damiana Marchewki, którego celem jest analiza procesu realizacji wykładów asynchronicznych w Uniwersytecie Jagiellońskim oraz zaprojektowanie działań usprawniających z wykorzystaniem narzędzi lean management. Opracowanie koncentruje się na procesie projektowania, planowania i realizacji wykładów asynchronicznych, ze szczególnym uwzględnieniem identyfikacji źródeł nieefektywności oraz przeciążeń organizacyjnych. Analiza obejmuje również ocenę efektów wdrożonych usprawnień w zakresie skrócenia czasu realizacji, poprawy jakości materiałów dydaktycznych oraz zwiększenia satysfakcji interesariuszy. Kolejne studia przypadków dotyczą wykorzystania filozofii oraz metod i narzędzi lean thinking w edukacji. Opracowanie autorstwa Justyny Maciąg zostało poświęcone zastosowaniu tablicy kanban w projektach badawczych studentów. Celem studium jest ukazanie możliwości wykorzystania kanbanu w organizacji pracy zespołowej i indywidualnej studentów w realizacji projektów badawczych. Analiza koncentruje się na procesie planowania, koordynacji i realizacji prac projektowych studentów, obejmując ocenę korzyści, trudności oraz rekomendacji wynikających z zastosowania tego narzędzia w dydaktyce, w podejściu action research. Kolejne studium przypadku, autorstwa Joanny Czerskiej, dotyczy zastosowania koncepcji lean thinking w doskonaleniu dydaktyki akademickiej. Celem opracowania jest ukazanie możliwości wykorzystania zasad lean w projektowaniu i ciągłym doskonaleniu procesu uczenia się na poziomie akademickim. Analiza koncentruje się na procesie dydaktycznym realizowanym w ramach przedmiotu „Zarządzanie produkcją”, obejmując identyfikację problemów, projektowanie interwencji dydaktycznych, ich wdrożenie oraz standaryzację rozwiązań w perspektywie zmiany kulturowej. Ostatnie studium przypadku porusza tematykę wykorzystania narzędzi sztucznej inteligencji w projektach badawczych studentów w perspektywie lean education. Jego autorkami są Justyna Maciąg oraz Dobrochna Sztajerska. Celem opracowania jest wyjaśnienie zakresu i sposobów wykorzystania sztucznej inteligencji (artificial intelligence – AI) przez studentów w procesie realizacji projektów badawczych oraz ocena jego wpływu na efektywność i jakość pracy, w tym redukcję marnotrawstwa. Analiza koncentruje się na procesie realizacji projektów badawczych studentów, obejmując poszczególne jego fazy, identyfikację korzyści, barier i zagrożeń oraz zróżnicowanie wykorzystania AI w zależności od kontekstu i cech badanych grup studentów.

W rozdziale 3 „Doskonalenie procesów wsparcia”są podejmowane tematy dotyczące wsparcia w procesie umiędzynarodowienia, doskonalenia obsługi administracyjnej oraz tworzenia środowiska materialnego sprzyjającego współpracy i współtworzeniu wartości dla interesariuszy uczelni.

Ten rozdział otwiera studium przypadku autorstwa Elżbiety Soczewicy, którego celem jest analiza procesu nostryfikacji dyplomów ukończenia studiów wyższych uzyskanych za granicą oraz zaprojektowanie działań usprawniających z wykorzystaniem podejścia procesowego i narzędzi lean management. Opracowanie koncentruje się na przebiegu procesu nostryfikacji, obejmując identyfikację źródeł nieefektywności, wąskich gardeł oraz analizę przyczyn wydłużonego czasu procedowania wniosków. Analiza uwzględnia również projektowanie modelu docelowego procesu oraz ocenę efektów wdrożonych usprawnień w zakresie efektywności, transparentności i jakości obsługi. Proces umiędzynarodowienia szkolnictwa wyższego niesie ze sobą ogromne wyzwania w zakresie doskonalenia procesów, o czym pisze Agata Dziekońska w studium przypadku poświęconym usprawnieniu procesu rekrutacji cudzoziemców na pełny cykl kształcenia w Politechnice Białostockiej. Celem opracowania jest analiza procesu rekrutacji studentów zagranicznych oraz identyfikacja barier i źródeł nieefektywności wraz z zaprojektowaniem działań usprawniających. Analiza koncentruje się na przebiegu procesu rekrutacji, obejmując jego diagnozę, identyfikację marnotrawstwa oraz ocenę efektów wdrożonych rozwiązań w zakresie skrócenia czasu procesu i zwiększenia liczby przyjętych studentów. Ostatnie studium przypadku, autorstwa Mateusza Lewandowskiego, jest poświęcone nieoczywistemu i często zaniedbywanemu wymiarowi kultury organizacyjnej, jakim jest środowisko materialne. Jego przedmiotem jest rozwój Przestrzeni Kreatywnej Współpracy w Uniwersytecie Jagiellońskim. Celem opracowania jest analiza barier infrastrukturalnych, organizacyjnych i społecznych ograniczających realizację trzeciej misji uczelni oraz zaprojektowanie działań usprawniających z wykorzystaniem podejścia lean management. Analiza koncentruje się na procesie projektowania, udostępniania i wykorzystania przestrzeni wspierających kokreację i współpracę z otoczeniem społeczno­-gospodarczym, obejmując wdrożenie rozwiązań infrastrukturalnych, standaryzację zasad korzystania z tej przestrzeni oraz rozwój kompetencji użytkowników.

Opracowanie kończy część III. Stanowi ona podsumowanie mające na celu wskazanie najważniejszych wyzwań, jakie napotyka wdrażanie lean w procesie doskonalenia uczelni i innych instytucji szkolnictwa wyższego w Polsce.

Część ILean management i kultura ciągłego doskonalenia w instytucjach szkolnictwa wyższego

W latach 90. XX w. do edukacji został wprowadzony lean mana­gement, początkowo jako element inicjatyw związanych z total quality management (TQM), redukcją marnotrawstwa oraz kai­zen(Balzer, 2020). Wywodząc się z systemu produkcyjnego Toyoty, lean ewoluował w kierunku filozofii doskonalenia organizacyjnego (Liker, 2018). Kluczowe zasady lean koncentrują się na ciągłym doskonaleniu przez eliminację marnotrawstwa oraz optymalizację przepływu wartości dodanej z poszanowaniem ludzi (Womack i in., 2000). Badania wskazują, że lean higher education (LHE) przyczynia się do poprawy jakości usług, lepszego wykorzystania zasobów, usprawnienia komunikacji, zwiększenia transparentności zarządzania oraz wzrostu satysfakcji pracowników (Balzer, 2020; Radnor i in., 2011; Emiliani, 2015; Antony, 2014; Hines, Lethbridge, 2010; Cano i in., 2016), a także sprzyja pozytywnym zmianom w kulturze organizacyjnej i kulturze pracy (Maciąg, 2019; Maciąg i in., 2022) oraz w obszarze przywództwa (Balzer i in., 2016). Lean należy postrzegać jako całościową transformację kulturową, wymagającą zaangażowania liderów, jasno określonej strategii doskonalenia oraz systemów wsparcia i szkoleń (Liker, 2018). Kluczowym czynnikiem jest również zrozumienie gotowości organizacji do zmiany (Antony, 2014; Maciąg, 2019).

W literaturze wskazuje się również na liczne bariery wdrażania lean w szkolnictwie wyższym. Bezpośrednia adaptacja metod biznesowych do kultury akademickiej obarczona jest ryzykiem i może prowadzić do niepowodzeń (Lu i in., 2017). Struktury organizacyjne uczelni nie są przystosowane do szybkich zmian, a zasadniczym wyzwaniem pozostaje zaangażowanie i motywacja pracowników (Hines, Lethbridge, 2010). Do najczęściej identyfikowanych problemów należą trudności w rozumieniu terminologii lean (np. gemba,heijunka, klient wewnętrzny) (Klemm i in., 2013), funkcjonowanie zespołów lean oraz ich współpraca z najwyższym kierownictwem (Thirkell, Ashman, 2014), brak zaangażowania kadry zarządzającej lub koncentracja na najbardziej oczywistych, krótkoterminowych korzyściach (Ballé i in., 2019), trudności w identyfikacji źródeł marnotrawstwa (Douglas i in., 2015), niski poziom zaangażowania pracowników (Grudowski, Wiśniewska, 2019), a także dominacja myślenia silosowego oraz kultury obwiniania (Maciąg, 2019). Ballé podkreśla, że sukces wdrożenia lean zależy w dużej mierze od zmiany sposobu myślenia pracowników, co czyni transformację postaw kluczowym elementem trwałej implementacji (Ballé i in., 2019). Oznacza to, że zmiana organizacji wymaga w pierwszej kolejności zmiany indywidualnych postaw i sposobów działania jej członków.

Obecnie usprawnienia z wykorzystaniem lean wychodzą poza tradycyjny obszar procesów administracyjnych. Lean jest aplikowany w zarządzaniu procesami w badaniach naukowych – lean research (Isaksson i in., 2013), laboratoriach uniwersyteckich – lean laboratory (Sreedharan & Liou 2007), dydaktyce – lean education, lean teaching (Alves i in., 2016), zarządzaniu projektami (lean project management) czy transferze wiedzy – leanstart­-up (Yordanova, 2022). Lean wykracza również poza działalność operacyjną, stając się holistyczną koncepcją zarządzania strategicznego uczelnią przez wykorzystanie np. hoshin kanrii X­-Matrix (Balzer, 2021).

Mimo wzrastającej liczby publikacji nadal istnieją istotne luki poznawcze, metodologiczne oraz aplikacyjne w badaniach nad LHE. Brakuje wiedzy o tym, jak jeszcze lepiej i pełniej wykorzystać potencjał lean management do realizacji misji i strategii uczelni, również w aspekcie zrównoważonego rozwoju, jak kształtować kulturę nieustannego doskonalenia w uczelni i jak mierzyć zmiany. Kwes­tie obejmują głębsze zrozumienie istoty lean thinking i transformacji cyfrowej w uczelniach, kulturę organizacyjną, kulturę pracy, przywództwo w lean (lean leadership), zrównoważone zarządzanie uczelnią i Lean & Green, w tym możliwości wykorzystania metod lean w dydaktyce, lean w transformacji cyf­rowej uczelni, w tym lepsze wykorzystanie AI, lean w połączeniu z innymi koncepcjami doskonalenia instytucji szkolnictwa wyższego. Problemy dotyczące wymienionych zagadnień są adresowane w studiach przypadków zaprezentowanych w tym opracowaniu.

Bibliografia

Alves, A.C., Flumerfelt, S., Kahlen, F.J. (red.) (2017). Lean education: An overview of current issues. International Publishing Switzerland Springer.

Antony, J. (2014). Readiness factors for the Lean Six Sigma journey in the higher education sector. International Journal of Productivity and Performance Management, 63(2), s. 257–264. https://doi.org/10.1108/IJPPM­-04­-2013­-0077.

Ballé, M., Jones, D., Chaize, J., Fiume, O. (2019). Strategia Lean: Kultura uczenia się kluczem do budowania przewagi konkurencyjnej. Warszawa: MT Biznes.

Balzer, B. (październik 2021). Why aren’t we doing Hoshin Kanri at our HE institutions?. Invited plenary presentation at the Global Lean HE Conference, University of Strathclyde (virtual). https://www.leanhighereducation.com/presentations.

Balzer, W.K. (2020). Lean Higher Education. Productivity Press. ­https://doi.org/10.4324/9781351216944.

Balzer, W.K., Francis, D.E., Krehbiel, T.C., Shea, N. (2016). A review and perspective on Lean in higher education. Quality Assurance in Education, 24(4), s. 442–462. https://doi.org/10.1108/QAE­-03­-2015­-0011.

Cano, M., Moyes, D., Kobi, A. (2016). A framework for implementing Lean operations management in the higher education sector. Toulon­-Verona Conference “Excellence in Services”.

Douglas, J., Antony, J., Douglas, A. (2015). Waste identification and elimination in HEIs: the role of Lean thinking. International Journal of Quality & Reliability Management, 32(9), 970–981. https://doi.org/10.1108/IJQRM­-10­-2014­-0160.

Emiliani, B. (2015). Lean university: A guide to renewal and prosperity. The CLBM, LLC Wethersfield, Conn., USA.

Grudowski, P., Wiśniewska, M.Z. (2019). Lean Management in ­Higher Education Institutions. How to Begin?. Scientific Papers of Silesian University of Technology(137), s. 49–61. https://doi.org/10.29119/1641­-3466.2019.137.4.

Hines, P., Lethbridge, S. (2010). New Development: Creating a Lean University. Money & Management, 28(1), s. 53–56. https://doi.org/10.1111/j.1467­-9302.2008.00619.x.

Isaksson, R., Kuttainen, C., Garvare, R. (2013). Lean higher education and lean research. W: 16th Toulon–Verona Conference; Faculty of Administration, University of Ljubljana, Slovenia; 29–30 sierpnia 2013.

Klemm, L., R. Brost, A. Kurvuilla (2013). University of Wisconsin­-Parkside Human Resources Customer Service Process Improvement. Journal of Knowledge & Human Resource Management, 5(10), s. 1–19.

Liker, J.K. (2018). Droga Toyoty: 14 zasad zarządzania wiodącej firmy produkcyjnej świata. Warszawa: MT Biznes.

Lu, J., Laux, C., Antony, J. (2017). Lean Six Sigma leadership in higher education institutions. International Journal of Productivity and Performance Management, 66(5), s. 638–650. https://doi.org/10.1108/IJPPM­-09­-2016­-0195.

Maciąg, J. (2019). Lean Culture in Higher Education. Palgrave Macmillan Cham.

Maciąg, J., Bugdol, M., Czerski (2022). Lean management and the change of work culture: the case of a Polish university. W: J. Antony, C. Laux, M. Maalouf, R. Jayaraman, G. Tortorella, V. Swarnakar (red.), Sixth International Conference on Lean Six Sigma for Higher Education: The Trinity of Operational Excellence in Higher Education Institutions (HEIs): Lean, Six Sigma and Lean Six Sigma: 14th and 15th November 2022, Abu Dhabi, United Arab Emirates.

Radnor, Z., Bucci, G. (2011), Analysis of Lean Implementation in UK Business Schools and Universities. Association of Business Schools Publication, London.

Sreedharan, S., Liou, F. (czerwiec 2007). Can lean manufacturing be app­lied to university laboratories? W: 2007 Annual Conference & Exposition, s. 12–340.

Thirkell, E., Ashman, I. (2014). Lean towards learning: connecting Lean Thinking and human resource management in UK higher education. International Journal of Human Resource Management, 25(21), s. 2957–2977. https://doi.org/10.1080/09585192.2014.948901.

Womack, J.P., Jones, D.T., Roos, D. (1990). The machine that changed the world: The story of lean production. New York: Rawson Associates.

Yordanova, Z. (kwiecień 2022). Lean Startup as a Project Management Method in Science Organizations. W: Applied Technologies: Third International Conference, ICAT 2021, Quito, Ecuador, 27–29 października 2021, Proceedings, s. 165–175. Cham: Springer.

Część IIWykorzystanie lean w doskonaleniu instytucji szkolnictwa wyższego – studia przypadków

Rozdział 1Doskonalenie procesów zarządczych

1.1.Modyfikacja procesu tworzenia wewnętrznych aktów normatywnychBarbara Mroczkowska[1]

1.Wstęp

Funkcjonowanie nowoczesnych uczelni publicznych wymaga sprawnych, przejrzystych i stale doskonalonych procesów administracyjnych, które wspierają realizację ich podstawowych misji: kształcenia, badań naukowych oraz współpracy z otoczeniem społeczno­-gospodarczym. Jednym z kluczowych, a jednocześnie często niedostrzeganych obszarów zarządzania jest proces tworzenia i aktualizacji wewnętrznych aktów normatywnych.

Celem niniejszego studium przypadku jest analiza zastosowania narzędzi lean management w optymalizacji procesu tworzenia wewnętrznych aktów normatywnych w pionie kształcenia polskiej uczelni publicznej. Studium koncentruje się na identyfikacji marnotrawstw, standaryzacji przebiegu procesu oraz ocenie wpływu zaprojektowanych zmian na efektywność organizacyjną, obciążenie pracowników i stabilność funkcjonowania administracji uczelni.

2.Zdefiniowanie problemu

Problemem zidentyfikowanym w analizowanej uczelni był brak sformalizowanego, jednoznacznie opisanego procesu tworzenia i aktua­lizacji wewnętrznych aktów normatywnych w pionie kształcenia. Proces ten nie posiadał jasno określonych etapów ani przypisanych zakresów odpowiedzialności, co skutkowało dużą dowolnością interpretacyjną oraz silnym uzależnieniem jego przebiegu od doświadczenia i zaangażowania poszczególnych pracowników.

W konsekwencji zmiany organizacyjne i kadrowe nie znajdowały pełnego odzwierciedlenia w obowiązujących regulacjach wewnętrznych, a sam proces generował liczne marnotrawstwa, w szczególności w postaci opóźnień, powielania działań oraz konieczności wielokrotnych korekt aktów normatywnych. Negatywnie wpływało to zarówno na efektywność pracy administracji, jak i na poziom obciążenia oraz satysfakcji pracowników.

3.Analiza problemu

Analizując problem, należy wskazać na cztery jego wymiary: kluczową rolę w procesie kształcenia i specyfikę pracy pionu kształcenia, cele strategiczne uczelni w zakresie doskonalenia zarządzania, plany związane z cyfryzacją oraz zmianę kadrową i pokoleniową.

Zgodnie z regulaminem organizacyjnym pion kształcenia przygotowuje wewnętrzne akty normatywne będące w zakresie odpowiedzialności kilku jednostek organizacyjnych uczelni. Są to uchwały senatu, zarządzenia rektora, pisma okólne i komunikaty niezbędne do zarządzania procesem kształcenia, a dotyczące m.in. tworzenia nowych kierunków studiów i kursów, opracowania i doskonalenia planów i programów studiów, rekrutacji na studia i przebiegu studiów, dyplomowania, organizacji praktyk zawodowych studentów i innych aktywności studenckich. W 2023 r. w pionie kształcenia opracowanych zostało 54% wydanych zarządzeń rektora[2] i 15% uchwał senatu[3]. Wymaga to efektywnej współpracy jednostek w ramach całej uczelni.

W załączniku „Strategia rozwoju Uczelni na lata 2021–2030”[4] podkreślano konieczność doskonalenia procesów. Odnosił się do tego: cel strategiczny – 4. Profesjonalne zarządzanie uczelnią; cel operacyjny – 3. Optymalizacja procesu zarządzania uczelnią; działanie – 6. Wypracowanie modelu obsługi prawnej.

W przyszłości zaprojektowany proces może być poddany cyfryzacji w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją.

Istotnym przyczynkiem do rozpoczęcia projektu była zmiana kadrowa i pokoleniowa w uczelni. Prognozowano, że w ciągu najbliższego roku sześciu pracowników administracyjnej części pionu kształcenia, posiadających wieloletni staż pracy, w tym 50% kadry kierowniczej, przejdzie na emeryturę. Spodziewano się, że zaburzy to przebieg procesu tworzenia aktów normatywnych, wypracowany w znacznej mierze na podstawie wieloletniego doświadczenia pracowników. Konieczne więc stało się opracowanie spójnego, zoptymalizowanego procesu, opartego na jasno zdefiniowanych zasadach, nie zaś na zapale i poczuciu obowiązku pracowników. Wystandaryzowany proces miał na celu ułatwienie przejęcia obowiązków przez nowych pracowników.

4.Wyznaczenie celu projektu usprawniającego

Celem projektu usprawniającego była optymalizacja oraz standaryzacja procesu tworzenia wewnętrznych aktów normatywnych poprzez opracowanie spójnej procedury operacyjnej. Założono, że wdrożenie standardu procesu przyczyni się do ograniczenia marnotrawstw, zmniejszenia przeciążenia pracowników oraz zwiększenia przejrzystości i przewidywalności działań. Jednocześnie projekt zakładał zachowanie niezbędnej elastyczności procesu, umożliwiającej jego dostosowanie do zmieniających się uwarunkowań prawnych, organizacyjnych i strategicznych uczelni.

[1] Niniejsze opracowanie jest rozwinięciem pracy dyplomowej napisanej pod kierunkiem dr hab. Justyny Maciąg, prof. UJ, na studiach podyplomowych „Zarządzanie w szkole wyższej – Menedżer szkoły wyższej” w Uniwersytecie Jagiellońskim. Studium przypadku dotyczy akademickiej publicznej uczelni pedagogicznej o bezwydziałowej strukturze i zcentralizowanej obsłudze administracyjnej procesu dydaktycznego, w której kształci się ponad 4000 studentów.

[2] Opracowanie własne na podstawie BIP uczelni (dostęp 1.05.2024).

[3] Tamże.

[4] „Strategia rozwoju Uczelni na lata 2021–2030” – załącznik do uchwały nr 103/2020 Senatu Uczelni z 23 grudnia 2020 r.