KSEF w jednostkach sektora finansów publicznych z licznymi przykładami ebook

1 lutego 2026 r. to dzień, kiedy wchodzi w życie obowiązkowe korzystanie z systemu elektronicznego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur ( dalej KSeF). Od tego dnia wszystkie podmioty, w tym jednostki budżetowe, będą musiały korzystać z KSeF w zakresie odbioru faktur zakupowych. Podmioty, których wartość sprzedaży brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, dodatkowo będą musiały obowiązkowo wystawiać faktury w KSeF.

WAŻNE!

Głównym celem wprowadzenia KSeF jest ułatwienie i przyspieszenie procesu fakturowania oraz zwiększanie transparentności w obrocie gospodarczym.

Krajowy System e-Faktur zakłada pełną cyfryzację obiegu faktur – nie tylko w zakresie wystawiania dokumentów, ale także ich odbioru, przechowywania i raportowania. KSeF służy m.in. do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,

• powiadamiania podmiotów uprawnionych do korzystania z systemu o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub o ich odebraniu,

• uwierzytelnienia i weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty uprawnione do korzystania z systemu,

• wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych,

• dostępu do faktur ustrukturyzowanych,

• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF (tzw. KSeF ID),

• przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych,

• weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF,

• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.

WAŻNE!

KSeF jest systemem teleinformatycznym wprowadzonym przez Ministerstwo Finansów, który służy m.in. do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

KSeF stanie się dużą bazą danych, którą będą dysponować organy administracji skarbowej, co oznacza, że w sposób zautomatyzowany będą mogły kontrolować rozliczenia podatkowe, np. weryfikować faktury z danymi w JPK_V7. W efekcie może to skutkować zmniejszeniem liczby kontroli podatkowych.

Jak wskazuje Ministerstwo Finansów – wdrożenie KSeF przyspieszy digitalizację sektora publicznego oraz polskich przedsiębiorstw i znacząco ułatwi prowadzenie biznesu. Pozwoli na optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych systemów fakturowych. Jednolity standard e-faktury uprości proces dokumentowania transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację tych dokumentów. Podatnicy będą dysponować na bieżąco (w czasie rzeczywistym) informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych – w tym analityki, ale także w innych obszarach prowadzonej przez nich działalności.

Aby móc skorzystać z KSeF, konieczne jest połączenie się z tym systemem za pomocą m.in.:

• własnego oprogramowania odpowiednio dostosowanego do tzw. API KSeF (tj. interfejsu służącego do programowania aplikacji, tak aby zapewniała połączenie z KSeF),

• oprogramowania zewnętrznego (które dostawcy dostosują do łączenia się z KSeF),

• aplikacji udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, np. Aplikacji Podatnika KSeF.

Odpowiedzialność za wybór modelu KSeF spoczywa na jednostce (samorządzie). Dopiero na tej podstawie dostawca oprogramowania może skutecznie wdrożyć rozwiązanie i przygotować jednostkę (gminę lub powiat) do pracy w KSeF.

Wdrożenie systemu KSeF wymaga m.in.:

• szkoleń pracowników w urzędach i jednostkach podległych,

• integracji KSeF z istniejącymi systemami finansowo-księgowymi,

• opracowania procedur wewnętrznych i zarządzania uprawnieniami,

• zapewnienia bezpieczeństwa danych i autoryzacji dostępu.

Ten e-book jest zgodny z wymogami Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA)