100 reguł ludzi produktywnych ebook

Książkę de­dy­kuję mo­jemu sy­nowi Ze­bowi, mo­jej pa­sier­bicy Yasmine – jak rów­nież wszyst­kim, któ­rzy ma­rzą o osią­gnię­ciu wy­so­kiej pro­duk­tyw­no­ści i o suk­ce­sach w każ­dym aspek­cie swo­jego ży­cia za­wo­do­wego i pry­wat­nego.

Naj­lep­szymi ha­ke­rami są ci, któ­rzy prze­zna­czają swój czas na na­ucze­nie się wszyst­kich pro­duk­tyw­nych na­rzę­dzi, ja­kie są w sta­nie zna­leźć, na ich wdro­że­nie i czer­pa­nie z nich ko­rzy­ści.

Wstęp

By­cie praw­dzi­wie pro­duk­tyw­nym czło­wie­kiem nie przy­da­rza się przy­pad­kiem. To za­wsze świa­domy i do­brze za­pla­no­wany wy­bór.

Je­ste­ście go­towi, żeby wpro­wa­dzić swoją ka­rierę i ży­cie na wy­so­kie ob­roty? Się­gnę­li­ście za­tem po ide­alny prze­wod­nik – ta książka po­może wam opa­no­wać naj­waż­niej­sze na­wyki, umie­jęt­no­ści i za­cho­wa­nia, aby­ście stali się pro­duk­tyw­nymi ludźmi we wszyst­kich dzie­dzi­nach ży­cia za­wo­do­wego i pry­wat­nego. Fan­ta­stycz­nie, że ją czy­ta­cie – bo to ozna­cza, że tego wła­śnie pra­gnie­cie. Świat czeka na to, aby­ście do mak­si­mum pod­krę­cili swoją pro­duk­tyw­ność – bez względu na to, czy:

• roz­po­czy­na­cie nową pracę i czu­je­cie się nią przy­tło­czeni

• po raz pierw­szy bę­dzie­cie za­rzą­dzać ze­spo­łem i pra­gnie­cie prze­kro­czyć po­sta­wione przed wami ocze­ki­wa­nia

• chce­cie sku­tecz­nie za­rzą­dzać swoim cza­sem, sku­pie­niem oraz ener­gią pod­czas na­uki w szkole śred­niej lub stu­diów

• za­rzą­dza­cie do­mo­wym bu­dże­tem i obo­wiąz­kami

• w week­endy po­ma­ga­cie w pro­wa­dze­niu or­ga­ni­za­cji cha­ry­ta­tyw­nej.

Kto wam przy­cho­dzi do głowy, gdy sły­szy­cie słowo „pro­duk­tyw­ność”? Za­ha­ro­wani przed­się­biorcy w ro­dzaju Elona Mu­ska i Jeffa Bez­osa? Zna­jomi, któ­rzy pra­cują trzy dni w ty­go­dniu, a mimo to wy­dają się speł­nio­nymi ludźmi suk­cesu? Wasz syn, który zdo­był dy­plom wyż­szej uczelni przez in­ter­net, pra­cu­jąc jed­no­cze­śnie w dwóch miej­scach? A może sze­fowa, która jest tak wy­dajna, że za­wsze wy­cho­dzi z biura nie póź­niej niż o pią­tej i ni­gdy nie pra­cuje w week­endy?

Pro­wa­dzi­łem szko­le­nia dla se­tek lu­dzi w tak od­mien­nych or­ga­ni­za­cjach, jak ONZ, Bank Świa­towy, różne banki i przed­się­bior­stwa trans­na­ro­dowe, lo­kalne małe spółki tech­no­lo­giczne, rządy, szkoły i or­ga­ni­za­cje po­za­rzą­dowe. Wszy­scy moi słu­cha­cze pra­gnęli po­pra­co­wać nad wła­sną pro­duk­tyw­no­ścią. Wy­słu­cha­łem chyba wszyst­kich hi­sto­rii suk­ce­sów i po­tknięć, ja­kie mo­że­cie so­bie wy­obra­zić. W efek­cie na­pi­sa­łem tę książkę, która po­winna wam po­móc – bez względu na to, jak bar­dzo mu­si­cie (albo chce­cie) stać się bar­dziej pro­duk­tyw­nymi oso­bami.

Główny wnio­sek, jaki wy­snu­łem, jest pro­sty: mnó­stwo lu­dzi za­nie­dbuje pracę nad wszyst­kimi aspek­tami swo­jego ze­stawu na­rzę­dzi zwięk­sza­ją­cych pro­duk­tyw­ność, w związku z czym nie wy­ko­rzy­stują swo­ich umie­jęt­no­ści i moc­nych stron. Ule­gają sła­bo­ściom i złym na­wy­kom. W efek­cie są o wiele mniej pro­duk­tywni, niżby chcieli.

Ale nie wy! Praca z tą książką to dla was szansa, by spo­koj­nie po­my­śleć o so­bie, dać so­bie chwilę na od­po­wiedź na py­ta­nie, jak mo­gli­by­ście pra­co­wać mą­drzej, aby wy­ko­rzy­stać swój czas i ener­gię w spo­sób bar­dziej pro­duk­tywny – wy­kra­cza­jąc poza dą­że­nia i cele, które mu­si­cie osią­gnąć.

Po­trak­tuj­cie tę książkę jak za­ufa­nego to­wa­rzy­sza. Dzięki stu krót­kim roz­dzia­łom na­uczy­cie się nada­wać zna­cze­nie tym ele­men­tom, które po­win­ni­ście po­łą­czyć, by stwo­rzyć pro­duk­tywne ży­cie. To, co dla was ozna­cza by­cie pro­duk­tyw­nymi ludźmi, usta­li­cie po­przez na­stę­pu­jące te­maty:

• sprawne za­rzą­dza­nie cza­sem

• od­po­wied­nie nada­wa­nie prio­ry­te­tów

• opty­malne pla­no­wa­nie

• pro­wa­dze­nie efek­tyw­nych spo­tkań

• ucze­nie się, po­wie­la­nie i prak­tyka

• opty­malna ko­mu­ni­ka­cja (w tym za po­mocą poczty elek­tro­nicz­nej)

• sprawna współ­praca

• wy­ko­rzy­sta­nie naj­lep­szych na­rzę­dzi i apli­ka­cji

• wzmac­nia­nie pra­wi­dło­wych na­wy­ków i za­cho­wań.

Jak ko­rzy­stać z tej książki

Każdy roz­dział za­wiera po­mysł, który przy­bliży was do re­ali­za­cji wa­szych ce­lów. Pierw­sza strona służy wpro­wa­dze­niu i omó­wie­niu kon­cep­cji, na dru­giej, a cza­sem i trze­ciej, znaj­dzie­cie zbiór mniej­szych i więk­szych ćwi­czeń i za­dań na dany dzień.

Nie po­mi­jaj­cie ćwi­czeń i za­dań. Ce­lem tych, do któ­rych wy­ko­na­nia za­chę­cam, jest wzbu­dzić w was opty­malne na­sta­wie­nie, wy­ro­bić na­wyki, umie­jęt­no­ści, re­la­cje i za­cho­wa­nia – nie­zbędne, by za­pew­nić wam mak­sy­malne szanse po­wo­dze­nia jako li­der­kom i li­de­rom. Nie­które ćwi­cze­nia będą dla was za­sko­cze­niem, inne wy­zwa­niem, a jesz­cze inne wy­da­dzą się ba­nalne i oczy­wi­ste. Wszyst­kie od­gry­wają istotną rolę w bu­do­wa­niu ze­stawu umie­jęt­no­ści, któ­rych po­trze­bu­je­cie, by zwięk­szyć swoją pro­duk­tyw­ność. Nie tak ła­two to osią­gnąć – nie­wiele osób jest go­to­wych po­świę­cić na to swój czas oraz siły. Ro­bią tak lu­dzie na­prawdę pro­duk­tywni. Wiele ćwi­czeń wy­ko­na­cie od razu, a część po­zo­sta­nie na póź­niej – za­leż­nie od wa­szej obec­nej sy­tu­acji i stop­nia trud­no­ści, a także od wa­szych pla­nów i ce­lów. Ideę lub radę, która chwi­lowo nie wy­daje się wam po­mocna, odłóż­cie na bok – wró­ci­cie do niej póź­niej.

Kim ja je­stem, by mó­wić wam o pro­duk­tyw­no­ści?

Ta książka czer­pie z mą­dro­ści, któ­rej do­star­czyła mi po­nad dwu­dzie­sto­let­nia praca men­tora i co­acha, pro­wa­dzona z li­de­rami z ca­łego świata – od pre­ze­sów glo­bal­nych kor­po­ra­cji przez sta­wia­ją­cych pierw­sze kroki drob­nych przed­się­bior­ców, li­de­rów dzia­ła­ją­cych w sek­to­rze pu­blicz­nym i or­ga­ni­za­cjach cha­ry­ta­tyw­nych, po świeżo upie­czo­nych me­ne­dże­rów bę­dą­cych u progu swo­jej kie­row­ni­czej ka­riery. Każdy i każda z nich może prze­ka­zać coś o dą­że­niu do więk­szej pro­duk­tyw­no­ści.

Ich do­świad­cze­nia łą­czą się z moją wła­sną mą­dro­ścią zdo­bytą w trak­cie kilku nie­sa­mo­wi­tych wzlo­tów i upad­ków.

Z do­głęb­nych lek­cji sko­rzy­sta­łem zwłasz­cza:

• obej­mu­jąc sta­no­wi­sko re­gio­nal­nego dy­rek­tora fi­nan­so­wego w fir­mie z li­sty FTSE 100 (stu naj­więk­szych spółek giełdy w Lon­dy­nie) w wieku za­le­d­wie 26 lat

• kie­ru­jąc fi­liami wielu mię­dzy­na­ro­do­wych or­ga­ni­za­cji w róż­nych kra­jach

• two­rząc fun­da­cję cha­ry­ta­tywną i kie­ru­jąc nią

• dzia­ła­jąc w ze­spo­łach kie­row­ni­czych róż­nych start-upów tech­no­lo­gicz­nych, w tym w dzie­dzi­nie ro­bo­tyki edu­ka­cyj­nej i in­ter­netu

• za­sia­da­jąc w za­rzą­dach róż­nych pod­mio­tów – w tym szkół mię­dzy­na­ro­do­wych.

Przede wszyst­kim jed­nak na­uczy­łem się ce­nić sta­tus przy­wódcy i cie­szyć się nim, a także do­ce­niać to, że mogę wy­wie­rać po­zy­tywny wpływ na ży­cie oso­bi­ste i za­wo­dowe ogrom­nej liczby lu­dzi i spo­łecz­no­ści.

Czer­piąc ze swo­jej do­tych­cza­so­wej pracy i do­świad­cze­nia, sfor­mu­ło­wa­łem li­stę stu naj­waż­niej­szych re­guł – nie­zbęd­nych, by dzia­łać mą­drze i efek­tyw­nie. Mam na­dzieję, że rady za­warte w tej książce po­mogą wam zre­ali­zo­wać wszyst­kie ma­rze­nia, za­da­nia i cele, ja­kie przed sobą sta­wia­cie. Oby zło­żyły się na hi­sto­rię za­słu­żo­nego suk­cesu!

1

Zro­zum swoją po­trzebę pro­duk­tyw­no­ści

Wy­obraź so­bie to, czego pra­gniesz – i ru­szaj po to.

Za­cznijmy od po­czątku. Dla­czego chcesz zwięk­szyć swoją pro­duk­tyw­ność? Za­daję to py­ta­nie wszyst­kim moim słu­cha­czom, któ­rzy wy­ra­żają pra­gnie­nie osią­gnię­cia pro­duk­tyw­no­ści więk­szej od obec­nej.

Po­ten­cjal­nych po­wo­dów jest mnó­stwo.

• Chcę koń­czyć każde za­da­nie wcze­śniej niż inni

• Chcę mieć wię­cej wol­nego czasu na inne za­ję­cia

• Chcę czuć mniej­sze zmę­cze­nie pod ko­niec dnia

• Chcę uła­twić so­bie pracę

• Chcę do­brze sy­piać, a nie za­mar­twiać się pracą

• Chcę za­an­ga­żo­wać in­nych, dzie­ląc się z nimi pracą

• Chcę prze­zwy­cię­żyć stres wy­ni­ka­jący z nad­miaru za­dań do wy­ko­na­nia

• Chcę po­ka­zać prze­ło­żo­nemu, że je­stem osobą kom­pe­tentną

• Chcę cho­ciaż raz wyjść z pracy o cza­sie

• Chcę prze­kro­czyć ocze­ki­wa­nia.

Każdy z tych po­wo­dów jest wy­jąt­kowy i wy­ty­czony przez na­szą oso­bo­wość, śro­do­wi­sko pracy, prze­szłe do­świad­cze­nia i wzorce. Je­den z nas bę­dzie uni­kać cze­goś jak dia­beł świę­co­nej wody, a dla dru­giego sta­nie się to prio­ry­te­tem; tamta osoba może ma­rzyć, by spraw­nie wy­ko­ny­wać wiele za­dań jed­no­cze­śnie, inna bę­dzie chciała sku­pić się na jed­nym; ktoś za­pra­gnie prędko od­ha­czać ko­lejne po­zy­cje na li­ście rze­czy do wy­ko­na­nia, po­świę­ca­jąc każ­dej z nich mi­ni­mum czasu, ma­rze­niem ko­goś in­nego może być per­fek­cyjna re­ali­za­cja każ­dego za­da­nia.

Od­kry­cie, dla­czego chcesz zwięk­szyć swoją pro­duk­tyw­ność, po­może ci po­znać jak – jak mo­żesz to zro­bić i ja­kie spo­soby naj­sku­tecz­niej po­mogą ci osią­gać twoje cele.

Za­sto­suj to w prak­tyce

Do­wiedz się, co ozna­cza dla cie­bie pro­duk­tyw­ność

Za­sta­nów się, dla­czego w tej chwili nie osią­gasz peł­nej pro­duk­tyw­no­ści i co przy­cią­gnęło cię do tej książki. Co chcesz na­pra­wić? Po­niż­sze py­ta­nia mogą po­móc ci prze­my­śleć twoje oso­bi­ste po­wody.

• Czy czu­jesz, że mo­żesz dzia­łać szyb­ciej i bar­dziej wy­daj­nie?

• Czy twój prze­ło­żony kwe­stio­no­wał ja­kość two­jej pracy?

• Czy praca wzbu­dza w to­bie cią­głe uczu­cie stresu i przy­tło­cze­nia nad­mia­rem obo­wiąz­ków?

• Czy nuży cię żmudne, wie­lo­go­dzinne wy­ko­ny­wa­nie pracy?

• Czy twój po­ziom pro­duk­tyw­no­ści jest już do­sta­tecz­nie wy­soki i chcesz je­dy­nie na­uczyć się no­wych me­tod?

Na po­czą­tek stwórz li­stę wy­zwań, z któ­rymi chcesz się upo­rać. Na­stęp­nie prze­for­mu­łuj je w po­zy­tyw­nie brzmiące, zo­rien­to­wane na pro­duk­tyw­ność efekty, żeby zy­skać mo­ty­wa­cję do ich osią­gnię­cia. Jest to ćwi­cze­nie wi­zu­ali­za­cyjne po­le­ga­jące na „za­czy­na­niu z wi­zją końca” – przy za­ło­że­niu, że na po­zy­tywne cele i wy­niki wszy­scy re­agu­jemy le­piej niż na ne­ga­tywne. Gdy­by­śmy pięć po­wyż­szych przy­kła­dów wy­zwań mieli uznać za wła­sne, to od­po­wia­da­jące im re­zul­taty można by za­pi­sać na­stę­pu­jąco:

• pra­cuję bar­dzo szybko, sku­tecz­nie i pro­duk­tyw­nie nad każ­dym za­da­niem, które mu­szę ukoń­czyć

• mój prze­ło­żony nie­ustan­nie jest pod wra­że­niem wy­so­kiej ja­ko­ści mo­jej pracy

• swo­bod­nie za­rzą­dzam swo­imi obo­wiąz­kami – bez stresu czy uczu­cia przy­tło­cze­nia pracą

• z po­wo­dze­niem znaj­duję spo­soby, aby sku­tecz­nie i mą­drze wy­ko­ny­wać za­da­nia, które daw­niej wy­ma­gały żmud­nej pracy

• wy­niki mo­jej pracy i po­ziom pro­duk­tyw­no­ści nie­ustan­nie ro­sną.

Znajdź wła­ściwe na­rzę­dzia i roz­wią­za­nia

Gdy już zwi­zu­ali­zu­jesz so­bie, co chcesz osią­gnąć, śmiało mo­żesz roz­po­cząć pracę z tą książką. Spo­śród stu re­guł wy­bierz te, które są dla cie­bie tak istotne, by je wdro­żyć już dzi­siaj.

2

Ustal, co na­leży zro­bić

Je­śli nie masz planu, po czym po­znasz, gdzie za­cząć?

W tak bar­dzo nie­pew­nym na­szym świe­cie zwy­kłe uświa­do­mie­nie so­bie i spi­sa­nie tego, co jest do wy­ko­na­nia, może po­krze­pić i ukoić nerwy. Taka li­sta to nie tylko „przy­po­mi­najka” o cze­ka­ją­cych nas za­da­niach, to także re­alna po­moc w po­pra­wie efek­tyw­no­ści, po­nie­waż roz­ja­śnia nam w gło­wie. Ta­kie wnio­ski wy­cią­gnęli w 2011 roku ba­da­cze Uni­wer­sy­tetu Stanu Flo­ryda, któ­rzy od­kryli, że spi­sa­nie za­dań do za­koń­cze­nia w istot­nym stop­niu re­du­kuje psy­chiczną de­kon­cen­tra­cję zwią­zaną z po­sia­da­niem nie­do­koń­czo­nych spraw, za­pew­nia­jąc za­ra­zem swo­bodę do ich sku­tecz­nego wy­ko­na­nia.

Zwa­żyw­szy na te za­lety, po­sia­da­nie li­sty za­dań do wy­ko­na­nia, choćby spi­sa­nej na ser­wetce, jest zde­cy­do­wa­nie lep­sze od jej nie­po­sia­da­nia. Pro­duk­tywni lu­dzie wy­no­szą jed­nak sztukę two­rze­nia ta­kich list na ko­lejny po­ziom. Wie­dzą, że je­dy­nie cią­głe two­rze­nie i uak­tu­al­nia­nie upo­rząd­ko­wa­nej li­sty może za­pew­nić opty­ma­li­za­cję ich wy­daj­no­ści. Ma to po­par­cie w ba­da­niu, ja­kie w 2016 roku prze­pro­wa­dziła Sha­ma­rukh Chow­dhury z ka­na­dyj­skiego Uni­wer­sy­tetu Car­le­tona. Za­py­tała ona 300 stu­den­tów, w jaki spo­sób two­rzą i pro­wa­dzą swoje li­sty za­dań do wy­ko­na­nia i jaki wpływ mają ich wy­bory na pro­duk­tyw­ność i sku­tecz­ność ich ter­mi­no­wej re­ali­za­cji. Wnio­ski były na­stę­pu­jące:

• osoby, które opra­co­wy­wały bar­dziej sfor­ma­li­zo­wane li­sty, prze­ja­wiały słab­szą skłon­ność do pro­kra­sty­na­cji w po­rów­na­niu z tymi, któ­rych li­sty za­dań do wy­ko­na­nia były mniej lub bar­dziej przy­pad­kowe

• osoby, które re­gu­lar­nie ko­rzy­stały ze swo­ich list i dbały o ich ak­tu­al­ność, były bar­dziej su­mienne od po­zo­sta­łych stu­den­tów.

Naj­wyż­szy czas, by­ście się stali eks­per­tami w two­rze­niu wa­szych list za­dań!

Za­sto­suj to w prak­tyce

Stwórz li­stę za­dań do wy­ko­na­nia...

Wszystko jedno, gdzie i w jaki spo­sób spo­rzą­dzisz swoją li­stę – mo­żesz ją mieć w ter­mi­na­rzu, ze­szy­cie, w in­ter­ne­cie, w do­ku­men­cie Worda lub Excela bądź w od­po­wied­niej apce w te­le­fo­nie. Nie wiesz, który z tych spo­so­bów naj­le­piej ci od­po­wiada?

Po­eks­pe­ry­men­tuj:

• pro­wadź li­stę za­dań do wy­ko­na­nia w pa­pie­ro­wym ze­szy­cie i co ty­dzień spi­suj ją od nowa na czy­stej kartce

• stwórz w Excelu ar­kusz, który mo­żesz z ła­two­ścią ak­tu­ali­zo­wać, i wy­dru­kuj go, je­śli masz taką po­trzebę

• sko­rzy­staj z jed­nego z licz­nych in­ter­ne­to­wych na­rzę­dzi do spo­rzą­dza­nia pla­nów i har­mo­no­gra­mów (przyj­rzymy się im bli­żej w ko­lej­nych roz­dzia­łach).

Szybko zo­rien­tu­jesz się, która z me­tod prze­ma­wia do cie­bie naj­bar­dziej. Oso­bi­ście wy­pró­bo­wa­łem ich wiele ale obec­nie spi­suję swoje za­da­nia ręcz­nie, czer­piąc przy­jem­ność z wy­kre­śla­nia tych, które zo­stały ukoń­czone.

...i trzy­maj się jej

Naj­waż­niej­sze jest za­cho­wa­nie kon­se­kwen­cji i co­dzienne lub co­ty­go­dniowe uak­tu­al­nia­nie swo­jej li­sty. Za­glą­daj do niej co­dzien­nie, od­ha­cza­jąc każde wy­ko­nane za­da­nie, do­pi­su­jąc nowe po­zy­cje lub mo­dy­fi­ku­jąc do­tych­cza­sowe za­da­nia, je­śli ich za­kres się zmie­nił.

3

Pra­cuj krót­kimi zry­wami

Pra­cuj w sku­pie­niu – do­póki trwa.

Nie ma jed­no­znacz­nej od­po­wie­dzi na py­ta­nie, jak długo czło­wiek jest w sta­nie sku­pić uwagę. Nie­mniej wnio­ski z ba­dań prze­pro­wa­dzo­nych w ostat­nich la­tach są ta­kie, że na­sza kon­cen­tra­cja utrzy­muje się naj­wy­żej przez kilka mi­nut. W 2017 roku bry­tyj­ska firma bu­dow­lana Skip­ton usta­liła, że średni czas kon­cen­tra­cji uwagi wy­nosi za­le­d­wie 14 mi­nut, za­leż­nie od tego, ja­kie czyn­no­ści wy­ko­nu­jemy i w czyim to­wa­rzy­stwie. Ana­li­zo­wali na­stę­pu­jące oko­licz­no­ści:

Czyn­ność

Średni czas sku­pie­nia uwagi

Spo­tka­nie

13 mi­nut

Roz­mowa z osobą o mo­no­ton­nym gło­sie

6 mi­nut

Służ­bowa roz­mowa te­le­fo­niczna

7 mi­nut

Czy­ta­nie książki

15 mi­nut

To­wa­rzy­skie spo­tka­nie ze zna­jo­mym

29 mi­nut

Tak więc nie po­czu­waj się do winy, kiedy pod­czas ko­lej­nego spo­tka­nia albo pi­sa­nia wstęp­nej wer­sji ra­portu twoje my­śli od­płyną. Nie je­ste­śmy stwo­rzeni do tego, by przez dłuż­szy czas sku­piać się na jed­nym za­da­niu, a w świe­cie me­diów spo­łecz­no­ścio­wych, in­ter­netu i szumu in­for­ma­cyj­nego bę­dzie je­dy­nie go­rzej.

Lu­dzie pro­duk­tywni ro­zu­mieją tę pra­wi­dło­wość i sta­rają się pra­co­wać nad za­da­niami je­dy­nie przez kilka mi­nut, a po­tem ro­bią prze­rwę. Mo­żesz ich na­śla­do­wać, ko­rzy­sta­jąc z me­tody zwa­nej Po­mo­doro, którą w la­tach 80. opra­co­wał Fran­ce­sco Ci­rillo. To tech­nika za­rzą­dza­nia cza­sem, zmu­sza­jąca do pracy krót­kimi zry­wami, po któ­rych na­stę­pują prze­rwy, a jej ce­lem jest do­pa­so­wa­nie okre­sów sku­pio­nej pracy do twego po­ziomu kon­cen­tra­cji uwagi.

Przejdźmy do dzia­ła­nia.

Za­sto­suj to w prak­tyce

Prze­ćwicz me­todę Po­mo­doro

Ory­gi­nalny mo­del Ci­rilla pro­po­nuje na­stę­pu­jący sche­mat or­ga­ni­za­cji pracy:

1. wy­bierz za­da­nie, na któ­rym chcesz się sku­pić

2. pra­cuj nad nim przez 25 mi­nut. Ustaw mi­nut­nik, który po­in­for­muje cię o upły­wie czasu

3. prze­rwij pracę i zrób so­bie przez 5–10 mi­nut prze­rwę

4. pra­cuj przez ko­lejne 25 mi­nut, po czym zrób po­now­nie krótką pauzę

5. po ukoń­cze­niu trzech 25-mi­nu­to­wych rund pracy zrób so­bie dłuż­szą prze­rwę, trwa­jącą 20–30 mi­nut.

W ra­zie po­trzeby po­wta­rzaj ten sche­mat przez cały dzień.

Spró­buj po­ba­wić się tymi war­to­ściami, je­śli od­czu­wasz po­trzebę przy­sto­so­wa­nia ich do swo­jego stylu pracy (mo­żesz na przy­kład ro­bić prze­rwy nie co 25 mi­nut, ale co pół go­dziny). Klu­czem jest sys­te­ma­tyczna praca w ści­śle okre­ślo­nych od­cin­kach cza­so­wych i ro­bie­nie krót­kich przerw po­mię­dzy nimi, by od­zy­skać kon­cen­tra­cję przed ko­lejną rundą.

4

Za­dbaj o zdro­wie, żeby utrzy­mać pro­duk­tyw­ność

Jedz zdrowo, wy­sy­piaj się i za­ży­waj ru­chu – dla opty­mal­nej pro­duk­tyw­no­ści.

Mo­żesz wcie­lić w ży­cie wszyst­kie naj­now­sze i naj­faj­niej­sze sztuczki do­ty­czące pro­duk­tyw­no­ści, ale je­śli nie za­dbasz o swój or­ga­nizm, wszystko to nie zda się na nic. Ad­re­na­lina wsparta pa­roma kub­kami kawy może po­móc ci utrzy­mać dzień na wy­so­kich ob­ro­tach, ale w końcu na­dej­dzie za­ła­ma­nie.

Są trzy ob­szary zdro­wia fi­zycz­nego, które wpły­wają na twoją zdol­ność do wy­daj­nej pracy – sen, ruch i od­ży­wia­nie.

• Nie­do­sy­pia­nie ma ne­ga­tywne kon­se­kwen­cje dla two­jej umie­jęt­no­ści sku­pie­nia uwagi, my­śle­nia i ko­mu­ni­ko­wa­nia się. Dwóch ame­ry­kań­skich na­ukow­ców, Ju­lian Lim i Da­vid F. Din­ges, usta­liło – je­stem pe­wien, że nie bę­dzie to dla ni­kogo za­sko­cze­niem – że brak snu ma ujemny wpływ na spraw­ność my­śle­nia i funk­cjo­no­wa­nie. Inne ba­da­nie, prze­pro­wa­dzone przez uczo­nych z fiń­skiego Uni­wer­sy­tetu w Turku, wy­ka­zało, że nie­wy­star­cza­jąca ilość snu utrudni ci sku­pie­nie i utrzy­ma­nie uwagi.

• Brak ru­chu jest rów­nie de­struk­cyjny dla two­jej pro­duk­tyw­no­ści co nie­prze­spane noce. Ba­da­nia wy­ka­zały wy­raźny zwią­zek po­mię­dzy osią­gnię­ciami w pracy a wiel­ko­ścią ak­tyw­no­ści fi­zycz­nej. Szczę­śli­wie nie mu­sisz spę­dzać wielu go­dzin na bie­ga­niu albo prze­rzu­ca­niu cię­ża­rów – w 2016 roku na­ukowcy ba­da­jący śro­do­wi­sko pracy od­kryli, że do po­prawy pro­duk­tyw­no­ści wy­star­czy po pro­stu czę­ściej pra­co­wać na sto­jąco.

• Mo­żesz jeść tyle co nic, od czasu do czasu po­ścić i z po­wo­dze­niem funk­cjo­no­wać „o pu­stym żo­łądku”, ale je­śli nie bę­dziesz się pra­wi­dłowo od­ży­wiać i pić dużo wody, twoja wy­daj­ność spad­nie. Au­to­rzy ba­da­nia opu­bli­ko­wa­nego w 2011 roku w cza­so­pi­śmie „Per­spec­ti­ves in Pu­blic He­alth” wy­li­czyli, że po­prawa od­ży­wia­nia może zwięk­szyć pro­duk­tyw­ność czło­wieka o dwa pro­cent, a ba­da­nie z 2015 roku, za­miesz­czone w „Bri­tish Jo­ur­nal of He­alth Psy­cho­logy”, wy­ka­zało ist­nie­nie wy­raź­nego po­wią­za­nia po­mię­dzy ilo­ścią spo­ży­wa­nych owo­ców i wa­rzyw a po­zy­tyw­nym na­sta­wie­niem, za­an­ga­żo­wa­niem i kre­atyw­no­ścią w pracy.

Za­sto­suj to w prak­tyce

Wy­sy­piaj się i wy­po­czy­waj

Po­myśl, czego ci trzeba, je­śli chcesz wy­po­cząć, po­zy­tyw­nie się na­sta­wić i po­czuć praw­dziwą ener­gię? Czy po­trze­bu­jesz do tego peł­nych ośmiu go­dzin snu? Czy mu­sisz kłaść się do łóżka wcze­śniej, szczel­niej za­sło­nić okna w sy­pialni, od­ci­na­jąc świa­tło z ulicz­nych lamp, czy ra­czej na­le­ża­łoby ze­rwać z na­wy­kiem spraw­dza­nia e-ma­ili przed spa­niem, żeby stres spo­wo­do­wany pro­ble­mami w pracy nie utrud­niał ci za­sy­pia­nia?

Wy­pró­buj do­stępne na rynku smar­twat­che i apli­ka­cje; po­mogą ci mo­ni­to­ro­wać rytm snu i pod­po­wie­dzą, jak wpły­nąć ko­rzyst­nie na jego ja­kość.

Opra­cuj plan ćwi­czeń i trzy­maj się go

Za­sta­nów się, jak mo­żesz wy­go­spo­da­ro­wać miej­sce i czas na ulu­bioną ak­tyw­ność fi­zyczną lub upra­wia­nie sportu. Nie­ważne, czy uwiel­biasz co­dzienne spa­cery, czy wo­lisz po­ranne roz­cią­ga­nie, tre­nu­jesz do pół­ma­ra­tonu albo prze­pły­wasz sto dłu­go­ści na miej­sco­wej pły­walni – znajdź na to stałe miej­sce w swoim roz­kła­dzie dnia i po pro­stu się tego trzy­maj! Mo­żesz też sko­rzy­stać z usług oso­bi­stego tre­nera, który pod­po­wie ci, ja­kie ćwi­cze­nia będą naj­bar­dziej od­po­wied­nie z punktu wi­dze­nia two­jej kon­dy­cji i zdro­wia.

Za­dbaj o pra­wi­dłowe od­ży­wia­nie

Upo­rząd­kuj swoją dietę i na­wyki ży­wie­niowe, usta­la­jąc, co jest ko­rzystne dla two­jego zdro­wia fi­zycz­nego i psy­chicz­nego. Po­sta­raj się zmniej­szyć ilość spo­ży­wa­nego al­ko­holu i uni­kaj nad­miaru wę­glo­wo­da­nów. Za­miast tego pij wię­cej wody i jedz to, co ma udo­wod­niony ko­rzystny wpływ na funk­cjo­no­wa­nie mó­zgu, na przy­kład tłu­ste ryby, orze­chy, awo­kado i jajka.

Zaj­rzyj do na­stęp­nych roz­dzia­łów, gdzie omó­wimy bli­żej po­trzebę za­dba­nia o inne aspekty zdro­wotne, ta­kie jak zdro­wie psy­chiczne i emo­cjo­nalne – wszystko to ma klu­czowe zna­cze­nie z punktu wi­dze­nia two­jej pro­duk­tyw­no­ści.

5

Po­wiedz „nie”

Wszyst­kich nie za­do­wo­lisz!

Nie za­wsze trzeba za­cho­wy­wać się miło. Być może są­dzisz, że osią­gasz su­per­pro­duk­tyw­ność, zga­dza­jąc się na ko­lejne prośby – nie­za­leż­nie od wszyst­kiego wy­wo­łuje to mniej za­draż­nień niż od­ma­wia­nie. A na­wet może przy­spa­rza ci po­pu­lar­no­ści. Nie ma jed­nak ni­czego im­po­nu­ją­cego w tym, że twoja li­sta za­dań do wy­ko­na­nia roz­ra­sta się w szyb­kim tem­pie, po­nie­waż nie po­tra­fisz po­wie­dzieć „nie”. W pew­nym mo­men­cie albo nie uda ci się do­trzy­mać ko­lej­nych obiet­nic, albo mo­żesz do­świad­czyć stanu wy­pa­le­nia. Do­brze się za­sta­nów, za­nim:

• zgo­dzisz się skoń­czyć ra­port na naj­bliż­szy czwar­tek, cho­ciaż wiesz, że je­dyny wolny czas na to masz do­piero w przy­szłym ty­go­dniu

• pod­czas spo­tka­nia zgło­sisz się do po­kie­ro­wa­nia pro­jek­tem, ma­jąc świa­do­mość, że bę­dzie to ogrom­nym ob­cią­że­niem dla cie­bie i two­jego har­mo­no­gramu pracy

• wy­ra­zisz zgodę na pracę w week­end, żeby do­koń­czyć ob­li­cze­nia do bu­dżetu, mimo że masz już za­pla­no­wane ro­dzinne zo­bo­wią­za­nia.

O wiele lep­szym roz­wią­za­niem jest wy­ko­nać kilka spraw jak na­leży, niż zma­gać się w stre­sie i zmę­cze­niu z długą li­stą za­dań. Lu­dzie pro­duk­tywni to wie­dzą. Po mi­strzow­sku opa­no­wali sztukę sta­wia­nia gra­nic i od­ma­wia­nia, kiedy wy­ma­gają tego oko­licz­no­ści.

Za­sto­suj to w prak­tyce

Zro­zum sie­bie

Za­sta­nów się, dla­czego jest ci trudno od­ma­wiać. Praw­do­po­dob­nie wy­nika to z na­tu­ral­nego pra­gnie­nia by­cia osobą po­mocną i lu­bianą. Nie ma w tym nic wy­jąt­ko­wego – wszy­scy chcemy czuć się ko­chani, chcemy za­spo­ka­jać po­trzeby in­nych i uni­kać za­draż­nień wy­ni­ka­ją­cych z mó­wie­nia „nie”. Se­kret tkwi w opa­no­wa­niu rów­no­wagi po­mię­dzy ta­kimi po­trze­bami a two­imi wła­snymi re­aliami. Doba jest po pro­stu za krótka, by za­do­wo­lić wszyst­kich.

Od­cze­kaj, za­nim od­po­wiesz

Warto nie spie­szyć się z od­po­wie­dzią na prośby. Nie od­pi­suj na­tych­miast na każdy e-mail, pod­czas spo­tka­nia nie wa­haj się po­wie­dzieć: „Dam wam znać póź­niej”. Prze­znacz tro­chę czasu na przej­rze­nie ter­mi­na­rza i li­sty za­dań, za­nim zde­cy­du­jesz, czy je­steś w sta­nie pod­jąć się do­dat­ko­wej pracy.

Ustal gra­nice

Twoje drzwi nie mogą być stale otwarte. W zła­go­dze­niu po­czu­cia winy po­mocne może być od­wo­ła­nie się w od­po­wie­dzi do fak­tów. Udo­stęp­nij swój ter­mi­narz lub li­stę za­dań. Je­śli od­czu­wasz praw­dziwe zo­bo­wią­za­nie, by po­móc, pró­buj ne­go­cjo­wać. Za­pro­po­nuj, że wy­ko­nasz je­dy­nie część za­da­nia lub po­daj ter­min, który do­brze wpi­suje się w twój har­mo­no­gram.

6

Nada­waj prio­ry­tety

Ustal, co jest istotne, a co pilne – resztę zi­gno­ruj.

Gdyby opie­rać się tylko na opi­nii szefa oraz osób, z któ­rymi współ­pra­cu­jesz, praw­do­po­dob­nie każde za­da­nie na­le­ża­łoby uznać za­równo za pilne, jak i istotne. Je­śli cho­dzi o two­ich ko­le­gów, to ich zda­niem masz tań­czyć, jak oni ci za­grają, za­miast tych two­ich po­na­gleń:

• „Po­trze­buję tego spra­woz­da­nia na po­po­łu­dnie, więc rzuć wszystko, co ro­bisz, i zaj­mij się nim”

• „Skończ, pro­szę, to ważne za­da­nie jesz­cze dziś, bo jest su­per­pilne”

• „Rzuć wszystko i prze­re­da­guj ten ra­port, góra musi się z nim za­po­znać”

• „Ko­niecz­nie przy­go­tuj tę ocenę na pią­tek, to naj­waż­niej­sza sprawa do omó­wie­nia na po­nie­dział­ko­wym spo­tka­niu za­rządu”

• „Prze­pra­szam, że nie ode­zwa­li­śmy się wcze­śniej, ale klient chce, żeby od­po­wie­dzieć mu i za­mknąć sprawy jesz­cze dzi­siaj”.

Oczy­wi­ście każdy ma prawo twier­dzić, że jego po­trzeby są wy­jąt­kowe, a ty rów­nież masz prawo pod­dać je wła­snej oce­nie. Lu­dzie suk­cesu ak­tyw­nie za­rzą­dzają swo­imi za­da­niami, każ­demu z nich na­da­jąc okre­ślony prio­ry­tet. Otrzy­mu­jąc nowe, czę­sto za­ska­ku­jące prośby, nie­ustan­nie ana­li­zują ich pil­ność i waż­ność, od­po­wied­nio mo­dy­fi­ku­jąc swoją li­stę obo­wiąz­ków.

Na ogół ko­rzy­stają przy tym z ma­cie­rzy pil­no­ści i waż­no­ści, zwa­nej także ma­cie­rzą Eisen­ho­wera. Wy­maga ona roz­dzie­le­nia wszyst­kich za­dań po­mię­dzy cztery pola ta­belki (po­ni­żej), kie­ru­jąc się ich po­zio­mem waż­no­ści i pil­no­ści.

ważne, ale nie­pilne

ważne i pilne

nie­ważne i nie­pilne

pilne, ale nie­ważne

Za­sto­suj to w prak­tyce

Ko­rzy­staj z ma­cie­rzy Eisen­ho­wera

Po­święć te­raz chwilę, by roz­mie­ścić wszyst­kie za­da­nia ze swo­jej obec­nej li­sty obo­wiąz­ków w jed­nym z czte­rech ko­lej­nych pól. Kiedy już to zro­bisz, za­sto­suj do każ­dej grupy swo­ich za­dań od­po­wied­nie za­sady.

Za­da­nia, które są ważne i pilne

Za­da­nia te po­winny otrzy­mać naj­wyż­szy prio­ry­tet i wy­ma­gają na­tych­mia­sto­wej re­ali­za­cji. Po­trze­bują two­jej uwagi i sku­pie­nia, a je­żeli jest ich zbyt wiele, ko­nieczne może być usze­re­go­wa­nie ich w taki spo­sób, aby usta­lić, na któ­rych sku­pisz się w pierw­szej ko­lej­no­ści i ile czasu na nie prze­zna­czysz.

Za­da­nia, które są ważne, ale nie­pilne

Te sprawy rów­nież na­leży za­ła­twić, ale można je od­su­nąć nieco w cza­sie. Jed­nak skoro nie są „na już”, nie po­peł­nij błędu od­su­wa­nia ich na póź­niej, aż cał­kiem o nich za­po­mnisz albo po­sta­no­wisz za­jąć się nimi w ostat­niej chwili. Naj­le­piej z wy­prze­dze­niem za­pla­no­wać dla tych istot­nych za­dań miej­sce w ter­mi­na­rzu.

Za­da­nia, które są nie­ważne, ale pilne

Po­nie­waż nie są ważne, po­sta­raj się po­zbyć ich ze swo­jej li­sty, roz­wa­ża­jąc prze­ka­za­nie ich ko­muś in­nemu. W przy­padku gdy nie­zbędne jest, żeby wy­ko­nać je oso­bi­ście, za­sta­nów się, jak mo­żesz zmi­ni­ma­li­zo­wać wy­si­łek, żeby za­cho­wać czas i ener­gię na bar­dziej istotne nie­do­koń­czone za­da­nia.

I w końcu za­da­nia, które nie są ani ważne, ani pilne

Spró­buj zi­gno­ro­wać te za­da­nia i skre­ślić je z li­sty. Je­śli ich wy­ko­na­nie jest jed­nak ko­nieczne, prze­każ je pod­wład­nym, zleć ko­muś z ze­wnątrz albo wręcz spró­buj je zauto­ma­ty­zo­wać. Co­kol­wiek chcesz z nimi zro­bić, po­święć na to jak naj­mniej czasu. W roz­dziale 8 znaj­dziesz garść dal­szych wska­zó­wek, jak ra­dzić so­bie z ba­nal­nymi spra­wami.

7

Wiedz, kiedy „się wy­łą­czyć”

Nie je­steś ba­te­ryjką o prze­dłu­żo­nym dzia­ła­niu – twoja ener­gia w końcu się wy­czer­pie.

Nie­wy­cho­dze­nie z trybu pracy może mieć nie­przy­jemne kon­se­kwen­cje dla two­jej pro­duk­tyw­no­ści i ja­ko­ści ży­cia. Je­żeli każdą chwilę spę­dzasz na my­śle­niu o pracy, roz­mo­wach te­le­fo­nicz­nych, od­po­wia­da­niu na e-ma­ile i wia­do­mo­ści, w końcu od­bije się to na twoim zdro­wiu.

W 2019 roku spółka Myer-Briggs prze­pro­wa­dziła ba­da­nie an­kie­towe na po­nad ty­siącu uczest­ni­ków. Oka­zało się, że osoby, któ­rym trudno za­po­mnieć o pracy, bo­ry­kają się z wyż­szym po­zio­mem stresu za­wo­do­wego, bra­kiem rów­no­wagi po­mię­dzy ży­ciem za­wo­do­wym i pry­wat­nym oraz nie­umie­jęt­no­ścią sku­pie­nia uwagi na jed­nej rze­czy na raz. Spo­śród wszyst­kich re­spon­den­tów, któ­rzy przy­znali, że nie są w sta­nie prze­stać pra­co­wać:

• 28 pro­cent za­de­kla­ro­wało, że nie po­tra­fią się psy­chicz­nie wy­łą­czyć

• 26 pro­cent po­twier­dziło, że praca ko­li­duje z ich ży­ciem ro­dzin­nym i oso­bi­stym

• 20 pro­cent zgło­siło wy­czer­pa­nie umy­słowe.

Wy­łą­cze­nie się ozna­cza od­pusz­cze­nie so­bie i od­zy­ska­nie po­czu­cia spo­koju i rów­no­wagi. Po­zwala ci po­świę­cić czas na sku­pie­nie się na czymś in­nym niż praca, otrzą­snąć się z za­wo­do­wej pre­sji i so­lid­nie się wy­spać, żeby wstać rano z nową ener­gią, po­czu­ciem od­prę­że­nia i go­to­wo­ścią, by zmie­rzyć się z ko­lej­nym dniem. Al­ter­na­tywą jest po­wolne, lecz nie­uchronne wy­czer­py­wa­nie się ener­gii, mo­ty­wa­cji, po­zy­tyw­nego na­sta­wie­nia i pro­duk­tyw­no­ści, pro­wa­dzące osta­tecz­nie do wy­pa­le­nia.

Za­sto­suj to w prak­tyce

Nie za­bie­raj pracy do domu

Choć może się to wy­da­wać nie­ła­twe, mu­sisz wy­pra­co­wać rów­no­wagę po­mię­dzy ja­ko­ścio­wym wy­ko­ny­wa­niem swo­jej pracy a wy­ci­sze­niem się i ła­do­wa­niem ba­te­rii. Za­pewne bę­dzie to wy­ma­gało pew­nych zmian w twoim spo­so­bie pracy. Je­żeli do­jeż­dżasz do biura, za­sta­nów się, jak wy­ko­rzy­stu­jesz czas spę­dzany w po­dróży. Czy po­tra­fisz cał­ko­wi­cie od­ciąć się od my­śli o pracy? A może pój­dziesz na kom­pro­mis i po­pra­cu­jesz w dro­dze do pracy, ale w za­mian za to obie­casz so­bie, że ni­gdy nie za­bie­rzesz ro­boty do domu?

Je­żeli re­gu­lar­nie pra­cu­jesz z domu, ko­niecz­nie wy­znacz wy­raźne gra­nice po­mię­dzy prze­strze­nią i cza­sem prze­zna­czo­nym na pracę a sferą pry­watną. Gdy tylko masz taką moż­li­wość, zor­ga­ni­zuj so­bie biuro, które da się opu­ścić w spo­sób fi­zyczny, naj­le­piej z drzwiami, które mo­żesz za sobą za­mknąć. Lap­top, służ­bowy te­le­fon i do­ku­menty za­wsze zo­sta­wiaj w miej­scu prze­zna­czo­nym do pracy. Wy­cho­dząc stam­tąd, sta­raj się też psy­chicz­nie wyjść z trybu pracy.

Bez względu na to, co ro­bisz, wy­znacz re­gu­larne go­dziny pracy i od­po­czynku.

Opra­cuj za­sady „wy­łą­cza­nia się”

Kiedy nie masz in­nego wyj­ścia i mu­sisz pra­co­wać po go­dzi­nach, za­dbaj o to, by po­zo­sta­wić so­bie w week­endy co naj­mniej je­den dzień cał­ko­wi­cie wolny, a w dru­gim prze­zna­czyć na pracę naj­wy­żej kilka go­dzin. Może przy­da­łoby się wpro­wa­dzić za­sadę, że każ­dego wie­czora w dni ro­bo­cze prze­zna­czasz jedną go­dzinę na ob­sługę waż­nej ko­re­spon­den­cji.

Co­kol­wiek za­mie­rzasz, jak ognia uni­kaj pracy na lap­to­pie lub te­le­fo­nie tuż przed za­śnię­ciem lub za­raz po obu­dze­niu. O tej po­rze trudno o pro­duk­tyw­ność. A w święta? Na­wet o tym nie myśl!

8

Wy­eli­mi­nuj bła­hostki

Prze­stań mar­no­wać czas i ener­gię – roz­pra­sza­cze zo­staw w domu.

Mar­nu­jesz w pracy czas na bła­hostki i bez­sen­sowne za­da­nia? Nie tylko ty. Ba­da­nia do­wo­dzą, że pro­blem jest po­wszechny.

• Ba­da­nie McKin­sey Glo­bal In­sti­tute wy­ka­zało, że je­dy­nie 39 pro­cent czasu po­świę­camy na za­da­nia bez­po­śred­nio od­no­szące się do na­szych obo­wiąz­ków za­wo­do­wych.

• Z prze­pro­wa­dzo­nego przez Kro­nos Cor­po­ra­tion w 2018 roku son­dażu z udzia­łem trzech ty­sięcy uczest­ni­ków z ośmiu kra­jów wy­nika, że 9 na 10 re­spon­den­tów mar­nuje czas, po­świę­ca­jąc uwagę za­da­niom nie­po­wią­za­nym z ich wła­ściwą pracą, a 41 pro­cent de­kla­ruje, że traci po­nad go­dzinę dzien­nie na nie­istotne sprawy.

• Por­tal Vo­ucherc­loud.com za­dał bli­sko dwu ty­siącom bry­tyj­skich pra­cow­ni­ków biu­ro­wych py­ta­nie, jaką część dnia ro­bo­czego, ich zda­niem, zaj­muje im pro­duk­tywna praca. Śred­nia od­po­wie­dzi wy­nio­sła za­le­d­wie dwie go­dziny i 53 mi­nuty.

Co ta­kiego wła­ści­wie ro­bimy, kiedy nie pra­cu­jemy pro­duk­tyw­nie? Na od­po­wiedź składa się mie­sza­nina pry­wat­nych i za­wo­do­wych bła­ho­stek, na przy­kład:

Pry­watne

Za­wo­dowe

Plo­teczki z ro­dziną i przy­ja­ciółmi

Zbędne spo­tka­nia

Sur­fo­wa­nie i za­kupy w in­ter­ne­cie

Prze­bi­ja­nie się przez bez­pro­duk­tywne e-ma­ile

Ma­rze­nia i fan­ta­zje

Po­wta­rza­nie lub po­wie­la­nie pracy

Po­szu­ki­wa­nie pracy

Pi­sa­nie ra­por­tów, któ­rych nikt nie prze­czyta

Mamy tu do­sko­nały przy­kład tego, czym się nie zaj­mo­wać, je­śli chcemy pra­co­wać wy­daj­nie. Lu­dzie pro­duk­tywni nie tylko uni­kają tego ro­dzaju roz­pra­sza­czy, ale przede wszyst­kim skru­pu­lat­nie ana­li­zują, na co prze­zna­czają swój czas. Skoro o tym wiesz, mo­żesz wy­eli­mi­no­wać wszyst­kie te zbędne rze­czy, a li­stę za­dań pry­wat­nych i nie­zwią­za­nych z pracą zo­sta­wić w domu.

Za­sto­suj to w prak­tyce

Prze­pro­wadź au­dyt strat

Przy­patrz się so­bie uczci­wie i za­sta­nów się, czy nie mar­nu­jesz ener­gii i czasu w pracy. Wróć do „ma­cie­rzy pil­no­ści i waż­no­ści” (roz­dział 6 „Nada­waj prio­ry­tety”) i wy­pisz te błahe za­da­nia, które znaj­dują się w dwóch po­lach ta­beli prze­zna­czo­nych na nie­istotne czyn­no­ści.

W spo­rzą­dze­niu li­sty tych za­dań po­może ci ob­ser­wa­cja prze­biegu two­jego dnia pracy. Od­no­tuj, kiedy prze­zna­czasz czas na czyn­no­ści, które nie przy­no­szą wy­mier­nych efek­tów. Wpływ ta­kich za­dań na twoje suk­cesy za­wo­dowe jest bli­ski zeru, na­wet gdy je cał­ko­wi­cie zi­gno­ru­jesz.

Wy­eli­mi­nuj straty

Za­sta­nów się, jak po­stą­pić z każ­dym z tych za­dań. Mo­żesz po pro­stu je zi­gno­ro­wać, w na­dziei, że nikt tego nie za­uważy. Mo­żesz prze­ka­zać je ko­muś in­nemu albo do­ga­dać się z sze­fem, żeby usu­nięto je z za­kresu two­ich obo­wiąz­ków. Po­rady i na­rzę­dzia po­zwa­la­jące zrzu­cić część pracy ze swo­ich bar­ków znaj­dziesz w ca­łej tej książce.

Osza­cuj nie­istotne za­da­nia

Każ­demu z nas zda­rza się zgrze­szyć, za­ła­twia­jąc w cza­sie pracy pry­watne sprawy – może to być nie­winne sur­fo­wa­nie po sieci, za­kupy w in­ter­ne­cie, bez­ce­lowe prze­glą­da­nie por­tali spo­łecz­no­ścio­wych albo anon­sów o pracy. Każda mi­nuta po­świę­cona na te czyn­no­ści to jedna mi­nuta mniej za­in­we­sto­wana w pracę. Sa­mo­dziel­nie zde­cy­duj, czy warto iść na tę wy­mianę.

Bez względu na to, co po­sta­no­wisz ro­bić w cza­sie pracy, po­stę­puj wo­bec sie­bie uczci­wie i uświa­dom so­bie, jak te nie­istotne i nie­pro­duk­tywne czyn­no­ści wpły­wają na twoją zdol­ność do do­brego wy­ko­na­nia pracy i osią­ga­nia ce­lów.

9

Sprawdź, czy je­steś skow­ron­kiem czy sową

Ranny pta­szek czy nocny ma­rek? Pra­cuj wtedy, kiedy od­czu­wasz peł­nię ży­cia i ener­gii!

Za to, że je­steś skow­ron­kiem lub sową, mo­żesz ob­wi­niać swo­ich przod­ków. Au­to­rzy ba­da­nia opu­bli­ko­wa­nego w 2019 roku na ła­mach cza­so­pi­sma „Na­ture Com­mu­ni­ca­tions” wy­snuli wnio­sek, że pre­dys­po­zy­cje do­ty­czące rytmu oko­ło­do­bo­wego, a więc na­tu­ral­nego cy­klu snu i czu­wa­nia, a tym sa­mym zdol­no­ści do wy­daj­nej pracy o okre­ślo­nych po­rach dnia, ukryte są w na­szym DNA. Dla­tego u każ­dego z nas wy­stę­puje inny roz­kład ener­gii. Ranne ptaszki są naj­bar­dziej pro­duk­tywne przed obia­dem, wtedy też ich umy­sły dzia­łają naj­ja­śniej. Nocne marki po­trze­bują roz­pędu. Je­żeli naj­więk­szy przy­pływ formy od­czu­wasz wie­czo­rem, naj­pew­niej je­steś sową.

Wie­dza o tym, kiedy od­czu­wasz naj­więk­szy przy­pływ ak­tyw­no­ści, ener­gii i pro­duk­tyw­no­ści, ma ogromne zna­cze­nie, po­nie­waż wska­zuje ci naj­lep­szą porę, w któ­rej wy­ko­nasz więk­szość swo­jej pracy. W szcze­gól­no­ści ty­czy się to za­dań wy­ma­ga­ją­cych naj­więk­szej czuj­no­ści. Nie­stety wiele osób musi pra­co­wać w go­dzi­nach, które nie po­zwa­lają w pełni roz­wi­nąć skrzy­deł, na przy­kład w róż­nych stre­fach cza­so­wych, na noc­nej zmia­nie lub we­dług ela­stycz­nego gra­fiku. Je­śli przy­mu­szasz swój or­ga­nizm do ak­tyw­no­ści w po­rach nie­zgod­nych z jego ryt­mem oko­ło­do­bo­wym, po­trafi to ne­ga­tyw­nie wpły­wać na pro­duk­tyw­ność i zdro­wie. Ba­da­nie opu­bli­ko­wane w cza­so­pi­śmie „Jo­ur­nal of the US Na­tio­nal In­sti­tute on Al­co­hol Abuse and Al­co­ho­lism” wy­ka­zało, że za­bu­rze­nie na­tu­ral­nego wzorca snu i czu­wa­nia może pro­wa­dzić do de­pre­sji, al­ko­ho­li­zmu i pro­ble­mów psy­chicz­nych.

Nie wszy­scy mają szczę­ście mieć wy­bór w tej kwe­stii, ale naj­bar­dziej pro­duk­tywni lu­dzie sta­rają się prze­strze­gać swego na­tu­ral­nego rytmu oko­ło­do­bo­wego. A je­śli oko­licz­no­ści zmu­szają ich do jego na­ru­sze­nia, dbają, by się wy­spać i wy­po­cząć.

Za­sto­suj to w prak­tyce

Po­znaj swój na­tu­ralny cykl do­bowy...

Trzeba pa­mię­tać, że na­tu­ralny cykl snu i czu­wa­nia nie za­wsze jest oczy­wi­sty. Wy­daje ci się, że je­steś skow­ron­kiem, po­nie­waż twój tryb ży­cia lub obo­wiązki za­wo­dowe po pro­stu wy­ma­gają od cie­bie zry­wa­nia się z łóżka przed szó­stą. Tym­cza­sem w in­nych oko­licz­no­ściach, za­czy­na­jąc i koń­cząc pracę póź­niej, mo­żesz osią­gnąć więk­szą pro­duk­tyw­ność.

Żeby po­znać swój na­tu­ralny cykl do­bowy, eks­pe­ry­men­tuj i ob­ser­wuj, jak się czu­jesz, pra­cu­jąc o róż­nych po­rach dnia. Pa­mię­taj przy tym, że lu­dzie zmie­niają się z bie­giem czasu – ba­da­nia wska­zują, że z wie­kiem wsta­jemy co­raz wcze­śniej, a póź­nym po­po­łu­dniem i wie­czo­rami nasz stan go­to­wo­ści się ob­niża.

...i trzy­maj się go, za­miast z nim wal­czyć