Jak przygotować regulamin wynagradzania w firmie prywatnej – obowiązki pracodawcy i dobre praktyki ebook

Renata Kajewska

redaktor prowadząca

Z e-booka dowiesz się:

• Kiedy regulamin wynagradzania jest obowiązkowy i jak go prawidłowo wprowadzić

• Czy i kiedy pracodawca może jednostronnie zmieniać warunki płacowe

• Jakie są skutki niezgodnych z prawem zapisów regulaminu

• Czy można różnicować wynagrodzenia pracowników na tych samych stanowiskach

• Jak ująć premie, dodatki i nagrody, aby uniknąć sporów i roszczeń

• W jaki sposób regulamin powinien określać zasady wypłaty wynagrodzenia

• Jakie zapisy mogą być zakwestionowane przez inspekcję pracy

• Jak wprowadzić wynagrodzenie uzależnione od wyników pracy

• Jak uregulować zasady wynagradzania za nadgodziny i pracę w dni wolne

• Kogo powinien obejmować regulamin i jakie są obowiązki informacyjne pracodawcy

• Jak poprawnie wprowadzać świadczenia pozapłacowe (bony, pakiety medyczne, ubezpieczenia)

Czy regulamin wynagradzania jest obowiązkowy w każdej firmie

Obowiązek albo możliwość wprowadzenia regulaminu pracy mają wyłącznie pracodawcy, których pracownicy nie są objęci zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na podstawie tego układu, indywidualnych warunków umów o pracę (art. 772 § 1-12 i 3 Kodeksu pracy).

W Kodeksie pracy zastosowano kryterium liczby zatrudnionych. Obowiązek ustalenia regulaminu wynagradzania ciąży na pracodawcy zatrudniającym:

• co o najmniej 50 pracowników,

• co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników – jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o ustalenie regulaminu.

Natomiast pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników (jeśli nie zachodzi wskazany wyżej przypadek wystąpienia z wnioskiem przez zakładową organizację związkową), może ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jednak nie ma takiego obowiązku.

■ Przykład

W wyniku przeprowadzonej rekrutacji na nowo utworzone stanowisko pracy, w dniu 12 maja 2025 r. wyłoniono kandydata do zatrudnienia. Uzgodniono z nim, że stosunek pracy zostanie nawiązany w dniu 2 czerwca 2025 r., co spowoduje, że liczba pracowników zatrudnionych u pracodawcy wyniesie 50 osób. W związku z tym, pracodawca ma obowiązek ustalenia regulaminu wynagradzania.

Jak prawidłowo wprowadzić regulamin wynagradzania i jakie procedury należy zachować

Zgodnie z art. 772 § 4 Kodeksu pracy, regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin należy z nią uzgodnić. Akt ten wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 772 § 6 Kodeksu pracy).

Pracodawca jest obowiązany:

• dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę egzemplarzy regulaminu wynagradzania;

• na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst regulaminu wynagradzania i wyjaśnić jego treść (art. 24112 § 2 w związku z art. 772 § 5 Kodeksu pracy).

■ Przykład

Pracodawca podpisał zarządzenie o wprowadzeniu regulaminu wynagradzania w dniu 7 kwietnia 2025 r., a następnie, w dniu 9 kwietnia 2025 r. podał go do wiadomości pracowników, przesyłając im jego treść służbową pocztą elektroniczną. W związku z tym regulamin wszedł w życie z dniem 23 kwietnia 2025 r.

Czy można jednostronnie zmienić regulamin wynagradzania i obniżyć wynagrodzenia pracowników

Zmian w regulaminie wynagradzania dokonuje się na takich samych zasadach, na jakich dochodzi do jego wprowadzenia. Jak wynika z art. 772 § 4 Kodeksu pracy, pracodawca może ustalić regulamin samodzielnie (bez konieczności uzgodnienia jego treści) tylko w przypadku, gdy nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa. Zatem również tylko w takim przypadku pracodawca może jednostronnie zmienić regulamin wynagradzania, w szczególności obniżając wynagrodzenia pracowników.

Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, zmiany w regulaminie, aby mogły obowiązywać, wymagają uzgodnienia z tą organizacją. W każdym przypadku dokonywania zmian w regulaminie wynagradzania wchodzą one w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Zgodnie z art. 24113 w związku z art. 772 § 5 Kodeksu pracy:

• korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania, z dniem jego wejścia w życie – lub z dniem wejścia w życie zmian do tego regulaminu – zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy, natomiast

• postanowienia regulaminu wynagradzania mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia dotychczasowe wprowadza się w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.

■ Przykład

Pracodawca dokonał zmian w regulaminie wynagradzania polegających na wprowadzeniu nowego dodatku do wynagrodzenia oraz na ustaleniu, w taryfikatorze płac, kwot wynagrodzeń zasadniczych dla poszczególnych rodzajów stanowisk pracy, na poziomie niższym niż do tej pory. Z dniem wejścia w życie wspomnianych zmian pracownicy nabyli prawo do otrzymywania wspomnianego nowego dodatku do wynagrodzenia. Natomiast obniżenie pracownikom ich wynagrodzeń zasadniczych, w celu dostosowania ich do obniżonych kwot wynikających z taryfikatora, wymagało wypowiedzenia każdemu z tych pracowników dotychczasowych warunków płacy (tzw. wypowiedzenie zmieniające), w trybie art. 42 § 1-3 Kodeksu pracy. Skutek w postaci obniżenia pracownikom wynagrodzeń zasadniczych nastąpił po upływie okresów wypowiedzenia, natomiast z pracownikami, którzy nie przyjęli nowych warunków wynagradzania, z dniem upływu okresów wypowiedzenia umowy o pracę uległy rozwiązaniu.

Redakcja

Autor Maciej Karpiński

Kierownik grupy tematycznej Marta Grabowska-Peda

Wydawca Izabela Mrówczyńska-Graniak

Redaktor Renata Kajewska

ISBN 978-83-8409-144-9

Ebook numer 1 BC 0499

Copyright © by Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2024

Skład i łamanie 6AN Studio

Projekt graficzny publikacji Piotr Fedorczyk

Firma Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

Kontakt tel. 22 518 29 29

Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim.

Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.