Praktyczny przewodnik 5s, czyli jak wdrażać, żeby wdrożyć - Marcin Kamieński, Ludwik Sieczkowski - ebook
Opis

Zastanawiasz się, jak zwiększyć porządek i przyspieszyć pracę w twojej firmie?

Metoda 5s zastosowana w firmie pozwala to osiągnąć. Kolejne kroki tej metody to:

1. Selekcja
2. Systematyka
3. Sprzątanie
4. Standaryzacja
5. Samodyscyplina

Chcesz wiedzieć, jak wdrożyć 5s w firmie, ograniczając do minimum ryzyko niepowodzenia? Sięgnij po niniejszą książkę i zrób pierwszy krok w świat praktyków 5s.

Ta publikacja poprowadzi cię przez cały proces wdrożenia. Autorzy w sposób przystępny dzielą się w niej swoim wieloletnim doświadczeniem, jakie zdobyli na stanowiskach osób odpowiedzialnych za wdrażanie i utrzymanie 5s oraz jako trenerzy i konsultanci. Koncentrują się na praktycznym podejściu do tematu.

Wskazują korzyści, koszty, trudności, ryzyka oraz błędy popełniane podczas prac wdrożeniowych. Zebrana w tej książce praktyczna wiedza pozwoli ci na zredukowanie ryzyka pomyłek i błędów, na jakie będziesz narażony podczas wdrażania 5s. Omówione w niej studia przypadków pomogą ci lepiej przygotować się na zagrożenia i dzięki temu ich uniknąć lub zminimalizować ich skutki.

Spróbuj – naprawdę WARTO.

***

W praktyce często menedżerowie nie zdają sobie do końca sprawy, czym jest metoda 5s, jakie korzyści przynosi, jak trudna jest do wdrożenia a jeszcze trudniejsza do utrzymania mimo – ponownie podkreślamy – prostoty i intuicyjności samego narzędzia. Podejmując decyzję o wdrożeniu, ulegają modzie, oczekują spektakularnych, szybkich efektów – nierzadko efektów finansowych odnoszących się do podstawowej działalności firmy i wskaźników związanych z wielkością produkcji, wydajnością, wielkością sprzedaży. Wzrost wszystkich tych wskaźników nastąpi, jednak w dłuższej perspektywie czasowej.
[fragment]

***

Marcin Kamieński
Certyfikowany Lean Six Sigma Black Belt, trener Akademii Białego Kruka. W codziennej pracy odpowiada za wspieranie i realizację działań optymalizacyjnych oraz budowanie kultury lean w Łańcuchu Dostaw Kompanii Piwowarskiej. Posiada kilkuletnie doświadczenie na stanowisku Kierownik Projektu Lean Six Sigma. Jest autorem programów szkoleniowych oraz warsztatów wdrożeniowych z zakresu usprawniania procesów oraz właściwej organizacji stanowisk pracy, czyli metody 5s. Entuzjasta pracy z czynnym udziałem uczestników procesu oraz bezpośrednio w miejscu jego realizacji – GEMBA.
W swojej pracy skupia się na słuchaniu głosu procesu i wykorzystywaniu sugestii pracowników. Jego ulubiona zasada kaizen brzmi: „Wybieraj proste rozwiązania, nie czekaj na te idealne”.

Ludwik Sieczkowski
Certyfikowany Lean Six Sigma Black Belt, trener. Prowadzi warsztaty i szkolenia z zakresu Lean Management. Na stanowisku Kierownika Projektów w Poczcie Polskiej S.A. realizuje oraz koordynuje realizację projektów optymalizacyjnych. Jest autorem i współautorem programów szkoleniowych z zakresu Lean Management. Posiada wieloletnie doświadczenie na stanowisku Kierownika Projektu Lean Six Sigma.

Zwolennik pracy zespołowej, budowania relacji i integracji zespołów oraz pobudzania aktywności pracowników w procesie inicjowania zmian. Zagorzały wróg marnotrawstwa we wszelkiej postaci. W swoich działaniach do znudzenia pytający: „Jaką to ma wartość?”

Danka Gierczak
Od kilkunastu lat nauczyciel języka angielskiego, a od niedawna entuzjastka myślenia wizualnego w edukacji. Czego nie da się wyjaśnić – narysuje. Gryzmoli i bazgroli właściwie od zawsze, od niedawna z sukcesem łączy swoje dwie pasje na profilu TEACH&sketch.

Ebooka przeczytasz w aplikacjach Legimi na:

Androidzie
iOS
czytnikach certyfikowanych
przez Legimi
czytnikach Kindle™
(dla wybranych pakietów)
Windows
10
Windows
Phone

Liczba stron: 70

Odsłuch ebooka (TTS) dostepny w abonamencie „ebooki+audiobooki bez limitu” w aplikacjach Legimi na:

Androidzie
iOS

Popularność

Podobne


Redakcja: Anna Żółcińska

Korekta: Maria Żółcińska

Projekt okładki: Michał Duława |michaldulawa.pl 

Rysunek na okładce: Danka Gierczak 

Skład: Camelia Dizajn

Grafiki w książce: Danka Gierczak 

Opracowanie e-wydania:

Copyright © 2019 by MT Biznes Sp. z o.o.

All rights reserved

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentów niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci zabronione. Wykonywanie kopii metodą elektroniczną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym, optycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Niniejsza publikacja została elektronicznie zabezpieczona przed nieautoryzowanym kopiowaniem, dystrybucją i użytkowaniem. Usuwanie, omijanie lub zmiana zabezpieczeń stanowi naruszenie prawa.

Warszawa 2019

MT Biznes Sp. z o.o.

www.mtbiznes.pl

[email protected]

ISBN 978-83-8087-786-3 (format epub)

ISBN 978-83-8087-787-0 (format mobi)

Spis treści

Okładka

Strona tytułowa

Strona redakcyjna

Przedmowa

Wstęp

5s – co to w ogóle jest?

Zanim zaczniesz wdrażać 5s

Korzyści

Koszty

Ryzyka

Tuż przed startem

Start

Budowa struktury 5s i wybór zespołu

Analiza stanu obecnego

Komunikacja 5s w firmie

Czas na pierwszy krok, czyli Selekcję

Strategia Czerwonej Etykiety

Krok drugi – Systematyka

Krok trzeci – Sprzątanie

Krok czwarty – Standaryzacja

Audyty 5s

Tablica 5s

Krok piąty – Samodyscyplina

„Ukryte” środowisko pracy

Koniec, a może początek

Podziękowania

Przedmowa

Panuje powszechne przekonanie, że metoda 5s to taka „szkoła podstawowa” usprawniania procesów. Podstawy, fundament, elementarz. Czyli coś, co jest proste. I dla każdego. Ci natomiast, którzy zetknęli się z tą metodą w praktyce – będąc osobami odpowiedzialnymi za jej wdrożenie – powiedzą, że 5s„może i jest proste, ale z pewnością nie jest łatwe”.

Widzę tego taki powód: otóż 5s jest czymś innym niż z początku się wydaje. 5s to nie tablice cieni ani też nie sprzątanie czy selekcja rzeczy niezbędnych/zbędnych na stanowisku pracy. 5s to nie kąciki czystości i cotygodniowe audyty. Co zatem? Otóż 5s to stan umysłu, w którym wszystko jest na miejscu i wszystko ma swoje miejsce. Innymi słowy – 5s manifestuje się na stanowisku pracy, lecz źródło ma w głowie operatora. A tam, jak wiadomo, trudno się dostać, a co dopiero coś próbować przemeblować. To moim zdaniem główny powód tego, że metoda ta jest znacznie trudniejsza, niż się początkowo wydaje.

Tym bardziej warto skorzystać z przewodnika. Oprzeć się na doświadczeniach ludzi, którzy na tym polu popełnili już prawie wszystkie możliwe błędy (bo czyż nie tak zostaje się ekspertem?). Można te błędy oczywiście najpierw ćwiczyć samemu, przeżywając emocjonujące wzloty i upadki. Kto jednak chciałby oszczędzić sobie niepowodzeń, marnowania czasu i energii oraz narażania na szwank swojej reputacji – tego zachęcam do sięgnięcia po tę książkę.

Jak przystało na podręcznik do 5s, wszystko, co tu jest, jest potrzebne – i wszystko na swoim miejscu. Prosto, czytelnie i zrozumiale. A do tego – przesiąknięte głębokim przekonaniem, że metoda ta naprawdę działa. Oraz wiarą w to, że jest sposób na wszystko.

KamiL Torczewski

prezes zarządu

Akademia Białego Kruka

Wstęp

Kiedy kilka lat temu, rozpoczynając przygodę z 5s, szukaliśmy wsparcia w literaturze, niestety oferta księgarska była uboga. Publikacje dawały jedynie bardzo ogólną wiedzę na temat 5s. Zawsze pozostawał niedosyt i pytanie: „No dobrze, ale jak mam to zrobić? Od czego zacząć?”. Mimo że od tego czasu pojawiło się kilka rodzimych pozycji i tłumaczeń, naszym zdaniem nadal brakuje praktycznego podejścia do tematu. Podręcznika od praktyków dla praktyków będącego przewodnikiem, który poprowadzi osobę odpowiedzialną w firmie za 5s przez cały proces wdrażania. Wskaże, w jaki sposób zaplanować, wdrożyć i utrzymać 5s. Zwróci uwagę na korzyści, ale również na ryzyka. Pokaże, czego można oczekiwać po 5s i jak uniknąć błędów.

Niniejsza publikacja to efekt kilkuletnich doświadczeń, jakie zdobyliśmy na stanowiskach osób odpowiedzialnych za wdrażanie i utrzymanie 5s oraz jako trenerzy i konsultanci. Budując przekaz, staraliśmy się unikać teoretyzowania. Chcieliśmy być maksymalnie praktyczni, trzymać się realiów dnia codziennego firm w naszym kraju, tak aby doświadczenie, jakim się dzielimy, było jak najlepiej wykorzystane.

W jakim stopniu sprostaliśmy celom, które przed sobą postawiliśmy? Na ile ta publikacja pomoże we wdrażaniu 5s? Pozostawiamy to do oceny praktykom sięgającym po ten przewodnik.

Marcin Kamieński

Ludwik Sieczkowski

*Metoda 5s to:

Książkowa metoda5s uprzykrzy mi życieFilozofia – nie sprawdzi się w praktyceOcena standarduSprzątaniePorządkowaniePorządek na stanowisku pracy5s – spróbujmy…

* Wyniki ćwiczenia realizowanego na początku pierwszego dnia warsztatów 5s. Zadaniem uczestników jest udzielenie odpowiedzi na pytanie: Czym dla ciebie jest 5s?

5s – co to w ogóle jest?

Wprowadzenie do tematu zacznijmy od minimalnej dawki teorii.

Koncepcja Lean, rozumiana jako szczupłe zarządzanie przedsiębiorstwem ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb klientów oraz identyfikowania i eliminacji – dzięki zaangażowaniu pracowników organizacji – marnotrawstwa występującego w procesach, podbija praktycznie cały świat. Elementem tej koncepcji jest praktyka 5s. Twórcą tej metody, rozumianej jako narzędzie ciągłego doskonalenia polegające na opracowaniu i wdrożeniu uporządkowanego, ergonomicznego i bezpiecznego środowiska pracy, jest Takashi Osada. Metoda składa się z pięciu kroków, których celem jest wprowadzenie zmian, a następnie ich utrzymanie.

Te kroki to:

Selekcj

a

Systematyk

a

Sprzątanie

Standaryzacj

a

Samodyscyplin

a

Poszczególne kroki szczegółowo omówimy w kolejnych rozdziałach. Tutaj krótko opiszemy, jakie zadania należy realizować w każdym z nich.

Selekcja.

Na

początek dokonujesz selekcji wszystkich zasobów znajdujących się w środowisku pracy pod względem ich przydatności do zadań realizowanych na poszczególnych stanowiskach. Zbędne zasoby usuwasz zgodnie z obowiązującymi w firmie procedurami. Przedmioty, co do których masz wątpliwości, czy są potrzebne, umieszczasz w przeznaczonym do tego celu miejscu i oznaczasz czerwoną etykietą (wzór znajduje się w dalszej części książki). Przechowywane są tam przez określony czas, po którym podejmowana jest decyzja o ich usunięciu lub o ich powrocie do środowiska pracy, jeśli okażą się jednak przydatne. Przepływ zasobów dokumentujesz w specjalnym rejestrze.

Systematyka.

Teraz

masz do dyspozycji środowisko pracy pozbawione zbędnych zasobów, które zostały usunięte w pierwszym kroku. Zasoby, które pozostały, rozmieszczasz w obszarze, pamiętając o ergonomii, bezpieczeństwie i zachodzących procesach. Wyznaczając miejsca przechowywania zasobów, wykorzystujesz elementy sterowania wizualnego.

Sprzątanie.

Teraz

w dłonie szczotki, środki czystości i do dzieła. Czas na sprzątanie. To jednak tylko część zadań realizowanych w tym kroku. Krok trzeci to również ustalenie zasad utrzymania czystości i porządku na stanowiskach pracy oraz cyklicznych przeglądów sprzętu i maszyn występujących w obszarach.

Standaryzacja.

O ile trzy pierwsze kroki pozwalają na stworzenie nowego środowiska pracy, o tyle celem Standaryzacji jest utrzymanie wprowadzonych zmian. Ustalasz zasady i standardy postępowania z wykorzystaniem narzędzi wspomagających ich utrzymanie w postaci

audytów wewnętrznych, sterowania wizualnego, list kontrolnych itp.

Samodyscyplina.

To

etap, na którym cała organizacja widzi wartość w uporządkowanym środowisku pracy. Wprowadzone podczas wdrażania praktyki 5s zmiany są na tym etapie udoskonalane i stanowią podstawę do wdrażania innych narzędzi Lean. To krok ostatni, lecz nie oznacza on końca prac.

Pamiętaj, że podczas wdrażania metody 5s zadania odnoszące się do poszczególnych kroków nachodzą na siebie. Na przykład już podczas prac związanych z Selekcją realizowane są działania związane ze Sprzątaniem lub Systematyką. Przy Systematyce zaczynasz realizować prace związane ze Standaryzacją. Taka praktyka nie wpłynie na jakość wdrożenia. Jest ona jak najbardziej naturalna i świadczy o intuicyjności metody 5s. Pamiętaj jednak zawsze o celu poszczególnych kroków oraz o wartości dokonywanych zmian i stosowanych rozwiązań.

Wszystkie kroki stanowią integralną całość. Ewentualne błędy w jednym z nich będą wpływały na kolejne oraz jakość i trwałość zmian wdrożonych w środowisku pracy. Opisując w dalszej części książki szczegółowo poszczególne kroki, zwrócimy uwagę na zagrożenia i popełniane błędy.

Jak widać, z założenia metoda 5s jest bardzo prosta. Wiele jej elementów jest bardzo intuicyjnych. Znaczna ich część stosowana jest na co dzień w różnych środowiskach pracy. Choćby sterowanie wizualne: opisy segregatorów czy pól odkładczych i dróg transportowych. Praktyka 5s porządkuje działania związane z tworzeniem środowiska pracy, a także zwraca uwagę na ich utrzymanie i rozwój. Niech ta prostota narzędzia cię nie zwiedzie. Zastosowanie go w praktyce okazuje się bardzo trudne.

Zanim zaczniesz wdrażać 5s

Zanim podejmiesz decyzję o wdrażaniu praktyki 5s w swojej firmie, zastanów się, co chcesz osiągnąć. Jaki postawiłeś przed sobą cel? Ten krótko- i długoterminowy. Czego oczekujesz od 5s i w jakim czasie? Następnie dokonaj analizy swoich oczekiwań w odniesieniu do tego, co da ci 5s. O korzyściach możesz jeszcze nie wiedzieć. Dowiesz się po przeczytaniu tej publikacji.

To porównanie oczekiwań i korzyści, jakie przynosi 5s, wbrew pozorom niełatwe, uchroni cię przed porażką, stratą czasu i potencjału pracowników, a także przed rozczarowaniem efektami, jakie uzyskałeś. Pamiętaj, że w przypadku niepowodzenia ponowne rozpoczęcie wdrażania 5s w tym samym obszarze będzie już znacznie trudniejsze.

W praktyce menedżerowie często nie zdają sobie do końca sprawy, czym jest metoda 5s, jakie korzyści przynosi, jak trudna jest do wdrożenia, a jeszcze trudniejsza do utrzymania, mimo – ponownie to podkreślamy – prostoty i intuicyjności samego narzędzia. Podejmując decyzję o jej wdrożeniu, ulegają modzie, oczekują spektakularnych, szybkich efektów – nierzadko efektów finansowych odnoszących się do podstawowej działalności firmy i wskaźników związanych z wielkością produkcji, wydajnością, wielkością sprzedaży. Wzrost wszystkich tych wskaźników nastąpi, jednak w dłuższej perspektywie czasowej. Niestety nie zawsze będzie można wykazać, że na ich wzrost miało wpływ wdrożenie 5s. Choć na pewno w jakimś stopniu miało.

Spektakularne, widoczne efekty na pewno pojawią się na początku prac wdrożeniowych – w postaci usuniętych zbędnych przedmiotów, „odgruzowania” środowiska pracy czy pojawienia się elementów sterowania wizualnego. To, jak widoczne i spektakularne będą te efekty, zależy od tego, z jakiego poziomu wystartowałeś, jak wyglądało środowisko pracy przed rozpoczęciem prac związanych z 5s. Potem czeka cię ciężka, żmudna praca nad utrzymaniem tego, co zostało osiągnięte, i rozwojem innych obszarów organizacji, których fundamentem jest 5s.

Zdarza się, niestety jeszcze dość często, że 5s utożsamiane jest ze sprzątaniem. Jeśli spotkasz się w swojej organizacji z takim „definiowaniem” 5s przez menedżerów, to masz problem już na starcie. Na pewno takie rozumienie 5s pojawi się u części pracowników wykonawczych. Jak z tym walczyć? O tym w kolejnych rozdziałach. Na początek wyrzuć ze swojego słownika słowo „sprzątanie”, gdy mówisz o 5s. Używaj go tylko w odniesieniu do trzeciego kroku praktyki 5s.

Korzyści

Jakich efektów, korzyści możesz oczekiwać? W dużej części nie będą to korzyści mierzalne. Przynajmniej nie te najważniejsze, będące potencjałem na przyszłość.

Korzyści z 5s należy podzielić na dwie grupy (rys. 1). Pierwsza to korzyści „twarde”, wynikające z fizycznej zmiany środowiska pracy, a druga to korzyści „miękkie”, wynikające ze zmian postaw pracowników. Zmiany postaw to zmiany niezmiernie ważne, choć niemierzalne. To między innymi od ich skali będzie zależało utrzymanie 5s w firmie. W dłuższej perspektywie, umiejętnie podtrzymane, są doskonałą bazą do tworzenia systemu sugestii czy kół kaizen.

Twarde – wynikające z fizycznej zmiany środowiska pracy

Racjonalne wykorzystanie posiadanych zasobówZmniejszenie zapasówPoprawa ergonomii stanowisk pracyPrzejrzyste, łatwiejsze do oceny i zarządzania środowisko pracyPoprawa warunków BHP i ppoż.Korzyści wynikające ze zmian procesowychWzrost wydajności stanowisk pracyEliminacja marnotrawstwa

Miękkie – wynikające ze zmiany postaw pracowników

Wzrost zaangażowania pracowników w realizację zadańIntegracja zespołów pracowniczychPoprawa komunikacjiIdentyfikacja pracownika z firmąŁatwa adaptacja nowych pracowników

Rys. 1. Korzyści z wdrożenia 5s dla organizacji

Więcej na temat powyższych korzyści powiemy w dalszej części książki w miarę pojawiania się ich w trakcie realizacji kolejnych kroków 5s.

Na korzyści wynikające z wdrażania 5s należy spojrzeć nie tylko z punktu widzenia firmy, ale również z punktu widzenia pracownika, na którego stanowisku 5s będzie wdrażane. Wymienione wyżej korzyści dla firmy (pracodawcy) nie muszą być i często nie są równoznaczne z korzyściami dla pracownika. A przynajmniej nie są w ten sposób przez część pracowników postrzegane. Należy o tym pamiętać, przygotowując się do spotkań z pracownikami mających na celu poinformowanie ich o przystąpieniu do wdrażania 5s.

Korzyści z wdrożenia 5s dla pracownika to:

lżejsza

praca

wynikająca ze zmian ergonomicznych i procesowych stanowisk pracy,

bezpieczniejsze

środowisko pracy,

przyjazne

środowisko pracy,

integracja

z innymi pracownikami firmy,

możliwość

realizowania

własnych usprawnień na stanowisku pracy,

szybka

adaptacja na nowym stanowisku.

W komunikowaniu korzyści dla pracowników warto podkreślać bezpieczeństwo. Jest to element w sposób naturalny ważny dla każdego pracownika i bezdyskusyjny, szczególnie w środowisku przemysłowym. Na nim można oprzeć pozostałe korzyści. Na początku część pracowników nowe zadanie potraktuje jako dodatkowe, zbędne obciążenie, z dystansem patrząc na wskazywane im korzyści. Twoją rolą będzie zmienić ich postawy.

Bez znajomości twojego obszaru, bez względu na to, czy funkcjonujesz w środowisku usługowym, czy produkcyjnym i w jakim stanie jest środowisko pracy w twojej firmie, gwarantujemy, że osiągniesz każdą z powyższych korzyści.

Rys. 2. Wyniki ćwiczenia polegającego na odpowiedzi na dwa pytania:

1. Co się wydarzy, jeśli rozpoczniemy wdrażanie 5s?

2. Co się wydarzy, jeśli nie rozpoczniemy tego procesu?

Koszty

Mówiąc o korzyściach, należy pamiętać również o kosztach, jakie trzeba będzie ponieść. Na jak duże nakłady trzeba być przygotowanym? Na to pytanie nie odpowiemy wprost, ponieważ zależy to od wielkości firmy oraz poziomu, z jakiego firma będzie rozpoczynać wdrażanie, czyli mówiąc bez ogródek, jaki jest obecny stan środowiska pracy.

Nakłady, na jakie należy być przygotowanym, związane będą z:

czasem

pracy potrzebnym na zaplanowanie i przygotowanie prac wdrożeniowych,

czasem

potrzebnym na spotkania z pracownikami, w trakcie których komunikowana będzi

e

metoda 5s,

czasem

potrzebnym na dokonywanie przez pracowników zmian na stanowiskach pracy,

utylizacją zbędnych zasobów,

wydatkami

na materiały potrzebne na tworzenie sterowania wizualnego i materiały biurowe,

wydatkami

na środki czystości,

wydatkami

na promocję metody 5s w organizacji.

Jak widać, większość kosztów to czas pracy potrzebny na planowanie, spotkania z pracownikami, prace wdrożeniowe. Jak dużo należy go zarezerwować? To oszacujesz, czytając kolejne rozdziały.

Jednym z kosztów wdrożenia mogą być również nagrody finansowe lub rzeczowe dla pracowników, przyznawane za kolejne prace i generowane przez nich pomysły. We wskazywanych powyżej kosztach celowo nie zostały one ujęte. Część organizacji stosuje tego typu motywatory. My odradzamy tego rodzaju podejście. Motywatorem do zmiany środowiska pracy, wdrażania 5s powinny być korzyści z tego wynikające. To na nie należy położyć największy nacisk. Motywatory finansowe, rzeczowe pojawią się podczas tworzenia systemu sugestii czy kół kaizen, które powinny być kolejnymi inicjatywami uruchamianymi w firmie na bazie 5s.

Ryzyka

Jak