Opis

Język angielski

Poziom B2 – C1

Komunikacja, a zwłaszcza korespondencja nie tylko w świecie biznesu, zmieniła się w ostatnich latach diametralnie.

SMS-y, e-maile, komunikatory, profile społecznościowe - Facebook, Google+, Twitter czy globalne sieci kontaktów typu LinkedIn to współczesne metody komunikacji.

Znajdziesz tu liczne przykłady formułowania poprawnych listów biznesowych, e-maili, składania zamówień, rezerwacji czy reklamacji. Słownictwo i zwroty zaczerpnięte są ze współcześnie używanego w biznesie angielskiego, a w ich przyswojeniu pomagają ćwiczenia językowe. Znajdziesz tu spektrum tematów i słownictwa związanego z bankowością, księgowością, zarzadzaniem, handlem międzynarodowym, PR, reklamą i marketingiem, usługami finansowymi.

Dzięki tej publikacji nabierzesz pewności w komunikacji biznesowej z kontrahentami, którzy postrzegać będą Ciebie jako profesjonalnego partnera w rozmowach handlowych.

***

Agnieszka Drummer tłumaczka i lektorka języka niemieckiego, autorka nowatorskiej metody nauczania języków obcych oraz bestsellerowych podręczników. Uczy Polaków języków obcych przez internet.

Beata Williamson anglistka, nauczycielka i lektorka języka angielskiego, od wielu lat mieszka w Londynie.

Ebooka przeczytasz w aplikacjach Legimi na:

Androidzie
iOS
czytnikach certyfikowanych
przez Legimi
Windows
10
Windows
Phone

Liczba stron: 216

Odsłuch ebooka (TTS) dostepny w abonamencie „ebooki+audiobooki bez limitu” w aplikacjach Legimi na:

Androidzie
iOS

Popularność


Agnieszka DrummerBeata Williamson

Nowoczesna korespondencja biznesowa po angielsku

Modern Business Correspondence in English

Redakcja: Anna Żółcińska

Koncepcja graficzna: Wladzimier Michnievič

Skład: STUDIO MAGENTA, Nadzieja Michnievič

Projekt okładki: Amadeusz Targoński, targonski.pl

Opracowanie e-wydania:

Zdjęcia na okładce:

© jamesteohart | shutterstock.com

© g-stockstudio | shutterstock.com

© jamesteohart | shutterstock.com

© chombosan | shutterstock.com

© VLADGRIN | shutterstock.com

Copyright © 2014 by Poltext sp. z o.o. 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentów niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci zabronione. Wykonywanie kopii metodą elektroniczną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym, optycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Niniejsza publikacja została elektronicznie zabezpieczona przed nieautoryzowanym kopiowaniem, dystrybucją i użytkowaniem. Usuwanie, omijanie lub zmiana zabezpieczeń stanowi naruszenie prawa.

Wydanie w nowej szacie graficznej

Warszawa 2018

Poltext Sp. z o.o.

www.poltext.pl

[email protected]

ISBN 978-83-7561-905-8 (format epub)

ISBN 978-83-7561-906-5 (format mobi)

Wstęp

Komunikacja, a zwłaszcza korespondencja w świecie biznesu zmieniła się w ostatnich latach diametralnie. Jeszcze niedawno pisało się głównie listy i wysyłało je pocztą. Oczywiście ta forma kontaktu jeszcze nie całkiem wymarła, ale coraz bardziej zastępują ją inne typy komunikacji, zwłaszcza maile.

Wysyłamy sobie nawet biznesowe SMS-y, choć waga tej formy kontaktu też już maleje – coraz więcej ludzi, zwłaszcza w biznesie, posługuje się smartfonami, a korzystając z nich, nie ogranicza się do SMS-ów, tylko również tą drogą odpowiada na maile.

Lecz nowoczesna komunikacja to nie tylko maile. Wszechobecne stają się platformy internetowe, na których czele stoi w tej chwili niewątpliwie Facebook (ale istnieją i podobne, np. Google+). Ważną rolę odgrywa także Twitter. Bardzo popularne są również globalne sieci kontaktów typu LinkedIn.

I właśnie o tym tu piszemy. O NOWOCZESNEJ korespondencji w angielskim i międzynarodowym świecie biznesu.

Powszechnie panuje opinia, że z ludźmi na całym świecie „można się dogadać po angielsku”. Zwykle to prawda, jako że angielski jest lingua franca biznesu i nie tylko. Czyli umiejętność pisania korespondencji w języku angielskim jest niezbędna, jeśli pracujemy w firmie, która ma międzynarodowe kontakty. Coraz więcej polskich firm takie kontakty posiada, więc pracownik umiejący komunikować się pisemnie jest niezbędny.

Podajemy tu bardzo bogaty zbiór praktycznych przykładów, jak DZIŚ pisze się różne listy, maile, wiadomości na Facebooku itd.

Ponieważ adresujemy ten poradnik do osób, które znają język angielski na poziomie wyższym niż początkujący, zrezygnowałyśmy z tłumaczeń kompletnych przykładów listów i maili.

Tłumaczenia miałyby tu dwie zasadnicze wady:

Na ogół nie da się tłumaczyć dosłownie, tłumaczy się raczej według sensu danego zdania czy akapitu. Mając więc polskie tłumaczenie angielskiego zdania, nie możemy go bezkrytycznie identycznie przejąć do jakiegoś innego kontekstu.Praktycznie wszystkie podane tu przykłady są tak czy inaczej specyficzne. Co z tego, że przetłumaczymy np. zamówienie na części stalowe, jeśli czytelnikowi będzie chodziło o zamówienie truskawek. Albo przetłumaczymy list motywacyjny lekarza, a do pracy chce aplikować inżynier.

Dlatego wszystkie typowe zwroty, których można użyć w różnych kontekstach, podajemy w poszczególnych rozdziałach w oddzielnych zestawieniach, pod nagłówkiem „Przydatne zwroty”.

Dzięki temu mamy tu cały duży zestaw komponentów, a z drugiej strony przykłady z życia wzięte, jak tych komponentów można w listach i mailach użyć.

Uwaga. Tłumaczenia „przydatnych zwrotów” są czasem nie w stu procentach dosłowne, bo rzadko można coś tłumaczyć słowo w słowo na inny język. Zakładamy, że użytkownicy tego podręcznika opanowali język angielski co najmniej na poziomie B1 i potrafią np. samodzielnie rozróżnić, co jest liczbą pojedynczą, a co mnogą danego angielskiego słowa oraz znają podstawowe konstrukcje czasowe. I wiedzą też np., że angielskie słowo „you” to forma grzecznościowa i może oznaczać „Państwo”, ale także „Pani” lub „Pan”.

Jak posługiwać się tą książką?

Przejrzeć całą, żeby z grubsza wiedzieć, jakie działy zawiera.Przeczytać pierwszy zestaw zwrotów – „Ogólne zwroty do listów i maili” (str. 29).W przypadku jakiejś konkretnej potrzeby (np. „muszę napisać zamówienie”) odnaleźć pasujący rozdział.Przeczytać kilka ogólnych zdań o danej formie pism (czyli początek rozdziału).Przyjrzeć się dokładnie podanym przykładom.Wybrać, które z „przydatnych zwrotów” podanych po przykładach mogą zostać użyte w twoim konkretnym piśmie.Napisać to pismo (np. zamówienie), posługując się gotowymi komponentami, a treść dostosowując do twoich konkretnych potrzeb.

Ta książka ukazuje się w dwóch wersjach językowych: niemieckiej i angielskiej. Oczywiście wzięłyśmy pod uwagę różnice między specyfiką korespondencji niemiecko- i anglojęzycznej tam, gdzie było to potrzebne. Starałyśmy się jednak możliwie zachować podobny układ całości.

Autorki

Listy i e-maileLetters and emails

Listy znane dotychczas z korespondencji biznesowej przejdą zapewne niedługo ostatecznie do historii. Powodem jest rozwijająca się technika. Tak jak dawniej listy pisane odręcznie zastąpiła maszyna do pisania, a potem maszynę do pisania zastąpił komputer, tak dziś maile coraz bardziej wypierają „klasyczną” korespondencję listowną.

Jednak wiele zasad dotyczących dawniej (i jeszcze teraz) listów biznesowych dotyczy także wysyłania korespondencji drogą mailową. Dlatego w wielu firmach w dalszym ciągu pisze się „klasyczne” listy biznesowe z tą tylko różnicą, że nie są wysyłane pocztą, lecz jako załącznik do maila, na ogół w formacie pdf.

Nie tylko firmy wysyłają listy biznesowe do innych firm. Czasem „zwykły człowiek” również musi napisać list biznesowy. To może być np. aplikacja o pracę albo pismo do urzędu, albo np. reklamacja po zakupie jakiegoś towaru.

Kiedy napisać list, a nie e-mailWhen to write a letter and not an email

W

oczywistych przypadkach kiedy korespondujesz z klientem, który nie posługuje się pocztą elektroniczną.

Kiedy

chcesz do korespondencji dołączyć ulotki, broszury itp., szczególnie większą ilość, a przypuszczasz, że twój odbiorca może ich nie wydrukować, gdyby były załączone do maila.

Kiedy

chcesz wysłać np. jakieś specjalnie przygotowane zaproszenie na ładnym papierze.

Kiedy

potrzebny jest ci podpis kwitujący osobisty odbiór korespondencji.

Kiedy

chcesz pokazać, że włożyłeś w korespondencję trochę wysiłku, ponieważ zależy ci na wywarciu dobrego wrażenia na odbiorcy czy zbudowaniu pozytywnych skojarzeń.

Kiedy

piszesz do jakiejś firmy/klienta po raz pierwszy, list wygląda bardziej oficjalnie i wiarygodnie, mniej kojarzy się ze spamem niż mail; pierwsze wrażenie jest bardzo ważne i kreuje opinię o piszącym i o firmie.

Mail

może wylądować w skrzynce „Spam”.

Jeśli wiesz, że

odbiorca

odkłada korespondencję do segregatora, ułatwiasz mu pracę – nie musi on drukować maila, to też robi dobre wrażenie.

Generalnie

kiedy nie zależy ci na szybkim skomunikowaniu się z kimś, tylko na wywarciu dobrego wrażenia.

Jeśli

masz

do przekazania więcej spraw, to lepiej napisz list, a nie maila, albo dołącz swój list do maila jako załącznik; w mailach porusza się zwykle jeden temat.

Maile

nie są uważane za poufną korespondencję, więc jeśli chcesz poruszyć delikatną sprawę, to lepiej napisz list.

Zanim zaczniesz pisaćBefore you start writing

Sprawdź dokładnie,

do

kogo piszesz, czy jest to właściwa osoba, czy znasz poprawną pisownię imienia i nazwiska i poprawny adres.

Sprawdź,

co

masz napisać, czy masz wszystkie potrzebne fakty i informacje, czy przeczytałeś dokładnie poprzednią korespondencję, jeśli taka była.

Zaplanuj

swój list, może zanotuj gdzieś główne punkty, aby niczego nie zapomnieć.

Sprawdź,

czy

twoja firma ma jakiś specjalny wzór pisania listów; może się okazać, że różni się on nieco od wzorów, które podamy poniżej.

List

nie powinien być zbyt długi, żeby nie zniechęcał do przeczytania go, nie przeładuj go niepotrzebnymi informacjami, postaraj się zmieścić go na jednej stronie, góra dwóch.

Napisanie listu wiąże się z dość formalnymi zasadami na temat układu strony, miejsca poszczególnych elementów listu na stronie, inaczej niż w przypadku pisania maila.

Przedstawimy tu trzy możliwości wyglądu korespondencji wysyłanej w postaci listu: układ blokowy, układ na wpół blokowy i układ wcięty. Omówimy również te elementy listu, które nie pojawią się w mailu (poniżej zaznaczone symbolem*). Rzeczy wspólne dla listów i maili (np. jak rozpocząć czy zakończyć list/mail) omówimy w dalszej części tego rozdziału poświęconej korespondencji mailowej.

Układ wcięty jest tradycyjny i może obecnie wyglądać trochę staroświecko; większość firm stosuje układ blokowy lub na wpół blokowy. W obu tych rodzajach wyglądu strony stosuje się otwartą interpunkcję, czyli nie używa się przecinków po każdej linijce adresu czy powitania. Zwróć na to uwagę we wzorze i przykładach. Jeśli zdecydujesz się na tradycyjny układ wcięty, to używaj odpowiednich znaków interpunkcyjnych w całym liście.

Nagłówek firmowy może oczywiście być albo po lewej, albo pośrodku, albo po prawej, w zależności od tego, jak został zaprojektowany papier listowy firmy.

Pamiętaj!

Twoja firma może mieć własny styl, używany po to, aby kojarzył się z tą właśnie, konkretną firmą. Może to być nie tylko układ listu, ale również konkretny rodzaj czcionki.

Główne elementy listu (list może zawierać wszystkie lub większość z nich)Main elements of the letter (the letter may have all or most of them)

Nagłówek

firmowy

/ Letter head

Nazwisko

i tytuł / Name and title

Adres/Address*

Adnotacja/Referenc

e

Data/Date*

Pozdrowienie/Greetin

g

Tytuł/nagłówek / Title/heading

Wstęp/Introduction

Główna część

listu

/ Main body of the letter (która może składać się z więcej niż jednego akapitu)

Podsumowanie/Summar

y

Zakończenie/Complimentary close

Podpis

i tytuł / Signature and title

Załączniki/Enclosures*

Lista

innych osób, które również otrzymają ten list / Copies*

Stopka/Footer

zawierająca dane kontaktowe firmy zebrane w trzech lub czterech kolumnach. Stopka może być lub może jej nie być – to zależy od danej firmy.

Układ listu / Layout of the letter

1. Układ blokowy / Blocked layout

Elementy listu są wyrównane do lewej strony.

Nagłówek firmowy/Letterhead/Nagłówek firmowy/Letterhead

Imię i nazwisko/Name Adres/AddressKod pocztowy/Postcode

Data/Date

Pozdrowienie/Greeting

Tytuł/nagłówek / Title/Heading

Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction.

Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body.

Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body.

Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/ Podsumowanie/Summary/ Podsumowanie/Summary.

Zakończenie/Complimentary close

Podpis/SignatureTytuł/Ttitle

Załączniki/Enclosures

Lista innych osób, które również otrzymają ten list/Copies

2. Układ na wpół blokowy / Semi-blocked layout

W takim układzie data jest wyrównana do prawej strony, a nagłówek, a czasem również zakończenie i podpis, są wyśrodkowane.

Nagłówek firmowy/Letterhead/Nagłówek firmowy/Letterhead

Data/Date

Imię i nazwisko/NameAdres/AddressKod pocztowy/Postcode

Pozdrowienie/Greeting

Tytuł/nagłówek / Title/Heading

Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction.

Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body.

Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body.

Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/ Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary.

Zakończenie/Complimentary close

Podpis/SignatureTytuł/Ttitle

Załączniki/Enclosures

Lista innych osób, które również otrzymają ten list/Copies

3. Układ wcięty / Indented layout

Każda pierwsza linijka akapitu jest wcięta (zwykle przez czterokrotne naciśnięcie klawisza spacji. Nagłówek, zakończenie, podpis i tytuł są wyśrodkowane. Data jest wyrównana do prawej strony. Inne elementy listu są wyrównane do lewej strony.

Nagłówek firmowy/Letterhead/Nagłówek firmowy/Letterhead

Data/Date

Imię i nazwisko/NameAdres/AddressKod pocztowy/Postcode

Pozdrowienie/Greeting

Tytuł/nagłówek / Title/Heading

Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction.

Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body.

Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body.

Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/ Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary.

Zakończenie/Complimentary close

Podpis/SignatureTytuł/Title

Załączniki/Enclosures

Lista innych osób, które również otrzymają ten list/Copies

Układ blokowy / Blocked layout

London Association of Accountants331 Commercial Road, London E1 2DTTelephone: +44 0206 1111 3333 Fax: +44 0206 1111 3334 www.londonaccountants.com [email protected]

Mr William Blake Deputy Manager City Accounting Ltd Canary Wharf London E3 5XZ

24 October 2015Ref: Your letter of 12 September 2015

Dear Mr Blake

The Annual London Association of Accountants Conference

We are pleased to confirm the date and venue for the 2014 Annual Conference of London Association of Accountants.

The conference will take place in the Hotel Plaza Conference Room 3 on the first floor. The event is planned for the 21st August 2014. The conference participants will have the chance to participate in a few informative and interactive sessions. We are hosting Professor James Higgins from London University who will give the introductory speech.

During the conference we will announce this year’s winners of nationally recognised London Association of Accountants Awards. The awards ceremony will be followed by official dinner. If you would like to participate please book your place in advance. You will find all the required information in the conference brochure.

Yours sincerely

Alicia Snokes Information Officer

Enc Copies to: Martin Howles, ManagerEdna Brian, Chief Accountant

London Association of Accountants

Tel.: +44 0206 1111 3333

Barclays Bank

Company Registration No.: 06506671

331 Commercial Road

Fax: +44 0206 1111 3334

Woolwich

London E1 2DT

www.londonaccountants.com

Sort code: 11-22-33

United Kingdom

[email protected]

Account no: 1112223

Układ na wpół blokowy / Semi-blocked layout

London Association of Accountants331 Commercial Road, London E1 2DTTelephone: +44 0206 1111 3333 Fax: +44 0206 1111 3334 www.londonaccountants.com [email protected]

24 October 2015

Mr William BlakeDeputy ManagerCity Accounting LtdCanary WharfLondon E3 5XZ

Ref: Your letter of 12 September 2015

Dear Mr Blake

The Annual London Association of Accountants Conference

We are pleased to confirm the date and venue for the 2014 Annual Conference of London Association of Accountants.

The conference will take place in the Hotel Plaza Conference Room 3 on the first floor. The event is planned for the 21st August 2014. The conference participants will have the chance to participate in a few informative and interactive sessions. We are hosting Professor James Higgins from London University who will give the introductory speech.

During the conference we will announce this year’s winners of nationally recognised London Association of Accountants Awards. The awards ceremony will be followed by official dinner.

If you would like to participate please book your place in advance. You will find all the required information in the conference brochure.

Yours sincerely

Alicia Snokes Information Officer

Enc

Copies to:Martin Howles, ManagerEdna Brian, Chief Accountant

London Association of Accountants

Tel.: +44 0206 1111 3333

Barclays Bank

Company Registration No.: 06506671

331 Commercial Road

Fax: +44 0206 1111 3334

Woolwich

London E1 2DT

www.londonaccountants.com

Sort code: 11-22-33

United Kingdom

[email protected]

Account no: 1112223

Układ wcięty / Indented layout

London Association of Accountants331 Commercial Road, London E1 2DTTelephone: +44 0206 1111 3333 Fax: +44 0206 1111 3334 www.londonaccountants.com [email protected]

24 October 2015

Mr William BlakeDeputy ManagerCity Accounting LtdCanary WharfLondon E3 5XZ

Ref: Your letter of 12 September 2015

Dear Mr Blake

The Annual London Association of Accountants Conference

We are pleased to confirm the date and venue for the 2014 Annual Conference of London Association of Accountants.

The conference will take place in the Hotel Plaza Conference Room 3 on the first floor. The event is planned for the 21st August 2014. The conference participants will have the chance to participate in a few informative and interactive sessions. We are hosting Professor James Higgins from London University who will give the introductory speech.

During the conference we will announce this year’s winners of nationally recognised London Association of Accountants Awards. The awards ceremony will be followed by official dinner.

If you would like to participate please book your place in advance. You will find all the required information in the conference brochure.

Yours sincerely

Alicia SnokesInformation Officer

Enc

Copies to:Martin Howles, ManagerEdna Brian, Chief Accountant

London Association of Accountants

Tel.: +44 0206 1111 3333

Barclays Bank

Company Registration No.: 06506671

331 Commercial Road

Fax: +44 0206 1111 3334

Woolwich

London E1 2DT

www.londonaccountants.com

Sort code: 11-22-33

United Kingdom

[email protected]

Account no: 1112223

Uwagi

1. Format daty / Date format

Nie

skracaj dat, lecz pisz je w całości:

21 October 2014

Jeśli

chcesz

umieścić też dzień tygodnia, to zrób to tak (z przecinkiem):

Wednesday, 21 October 2014 alboWednesday, October 21 2014

2. Format adresu / Address format

Na

kopercie, jak również w adresie odbiorcy w lewym górnym rogu swojego listu użyj tytułu odbiorcy, pełnego nazwiska, stanowiska i adresu firmy.

Jeśli

piszesz

do mężczyzny:

Mr

James Smith

Jeśli

piszesz

do zamężnej kobiety:

Mrs

Anna Smith

Jeśli

piszesz

do niezamężnej kobiety:

Miss

Anna Smith

Jeśli

nie

wiesz, czy kobieta jest zamężna:

Ms

Anna Smith

Jeśli

odpowiadasz

na czyjś list, po prostu przepisz to, jak się ta osoba podpisała pod swoim listem.

Czyli

adres będzie wyglądał np. tak:

Mr William Blake Deputy Manager City Accounting Ltd Canary Wharf London E3 5XZ

albo tak:

Mr William Blake,Deputy Manager,City Accounting Ltd,Canary Wharf,London E3 5XZ

Jeśli

adres

zawiera numer domu, to napiszesz go przed nazwą ulicy, czyli:

89 Clarendon Rise

3. Lista załączników

Wystarczy

jeśli napiszesz

Enc

(skrót

od

enclosures).

E-maile / Emails

Ogólnie / General information

Na kilku kolejnych stronach podamy dużo praktycznych wskazówek na temat ogólnych zasad pisania maili. Jak wspomniałyśmy w części o listach, wskazówki te dotyczą obydwu form komunikacji, czyli i maili, i listów. W angielskiej korespondencji służbowej funkcjonują pewne konwencje. Czasem pracodawcy nawet podają pracownikom zbiór reguł obowiązujących w danym miejscu pracy, aby ujednolicić korespondencję. Przedstawimy tu ogólne zasady pisania listów i maili – stosowanie się do nich sprawi, że twoje listy/maile na pewno będą profesjonalne.

W miejscu pracy dobrze jest przestrzegać pewnych ogólnie przyjętych zasad pisania, aby nasza korespondencja była przejrzysta i spójna. Zasady, które tu podajemy, są ogólnymi wskazówkami i niekoniecznie trzeba je stosować w każdym przypadku korespondencji. Zawsze staramy się dobrać nasz styl do potrzeby komunikatu, ale znajomość zasad ogólnych sprawi, że nasz e-mail będzie bardziej czytelny dla odbiorcy, a tym samym bardziej efektywny.

Informacje wstępne / Introductory information

Nie

pisz, lecz zadzwoń, jeśli jest łatwiej/szybciej/bardziej odpowiednio lub nie potrzebujesz dowodu w postaci listu/maila.

Zrób

notatki

– jakie są najważniejsze rzeczy, które chcesz przekazać.

Ułóż

to, co

chcesz napisać, w logicznej kolejności.

Zastanów się,

jaki

jest cel twojego listu/maila (co chcesz, aby odbiorca zrobił?).

Kto

jest twoim odbiorcą? Czy będzie to list/mail formalny, czy nieformalny? (musisz dostosować swój język).

Twój

mail/list

powinien mieć trzy części:

Wstęp

(dlaczego

piszesz).

Część środkową (szczegóły i informacje dodatkowe; jeśli odpowiadasz na czyjś list, najpierw odpowiedz na pytania odbiorcy, potem rozwiń swój temat; każdy nowy temat poruszaj w osobnym akapicie).

Zakończenie

(napiszesz

tu, czego oczekujesz).

Staraj

się pisać zwięźle, żeby twój mail nie był zbyt długi – łatwiej jest wtedy odbiorcy go przeczytać, jest bardziej zrozumiały i nie zniechęca do czytania.

Jeśli sprawa, o której piszesz, wymaga wysłania długiego komunikatu czy tekstu, lepiej jest dołączyć go jako załącznik do twojego maila.

Nie

używaj emotikonów, to nie jest korespondencja prywatna.

Nie

pisz długimi zdaniami. Sprawdź, ilu wyrazów używasz w jednym zdaniu, nie powinno być więcej niż 15–20.

Stosuj

zasadę KISS:

K

– keep

I

– it

S

– short

S

– and simple

Jak pisać liczby / How to write numbers

Liczby

od jednego do dziesięciu powinny być napisane słownie. Liczby od jedenastu w górę możemy napisać, używając cyfr.

Czyli

:

I would like to book five places at your conference.

I would like to order 50 copies of your brochure.

Jeśli

piszemy

liczbę powyżej tysiąca, dobrze jest po tysiącu użyć przecinka:

I am writing to apologise about the mistake in the order. The number of books should be 1,300 instead of 2,000.

Jeśli

chcemy

użyć liczby powyżej miliona, powinno się napisać ją słownie:

The building is on sale for 2 million pounds. ( a nie 2,000,000)

There was £10 million profit last year. (a nie 10,000,000)

Jednakże lepiej jest napisać 500,000 niż half a million.

W

korespondencji zwykle liczby się zaokrągla, a szczególnie procenty, jeżeli nie jest to akurat bardzo istotne, aby podać je z dokładnością iluś tam miejsc po przecinku. Procenty powinny być napisane jako per cent, a nie z użyciem symbolu % (o ile nie jest to tabelka lub wykres). Czyli napiszemy raczej:

We have achieved 92 per cent of our goals. (a nie 91.7%)

Jak używać dużych liter / How to use capital letters

Dużych

liter

powinno się używać rzadko, szczególnie w środku zdania. Jeśli nie jesteś pewien, czy napisać coś dużą czy małą literą, napisz małą.

Dużą literą

napisz

następujące rzeczy:

nazwy

wydziałów

I received confirmation from the Legal Department.

czyjeś

pozycje

zawodowe

The Sales Executive will be meeting us tomorrow.

jeśli

odnosisz

się do rządu

The new Government policy on tax is the topic of our next meeting.

Czas / Time

Godziny

powinny być napisane przy użyciu jak najmniejszej ilości cyfr, czyli:

The reception is open from 9am to 3pm (a nie 9.00am to 3.00pm)

Daty

nie powinny być skracane i jeśli podajesz dzień tygodnia, to użyj po nim przecinka:

The team meeting will be held on Wednesday, October 21 2014.

Terminologia komputerowa / E-terminology

Używaj „website” a nie „web site”:

I couldn’t find the product price on your company website.

Używaj „email” a nie „Email” lub „e-mail”.

I am writing to request for some more clarification regarding the information in your email.

Wyraz

„internet” pisz zawsze małą literą.

Our engineer is coming to fix the internet connection on your premises.

Układ strony / Page layout

Układ

strony

twojego maila jest nieskomplikowany. Przede wszystkim zawsze będzie to układ blokowy (przedstawiony przy omawianiu układu listu – str. 17 i 20).

Aby

mail był czytelny, rozdzielaj jego części jedną wolną linijką.

Czyli

po prostu naciskasz dwa razy klawisz „Enter” i zaczynasz pisać kolejną rzecz od lewej strony, nie martwiąc się o wcięcia.

Jeśli w głównej części listu poruszasz dwie różne sprawy, to też rozdziel je jedną wolną linijką.

Możesz używać

wypunktowania

i numerowania, jeśli sprawi to, że twój mail będzie bardziej przejrzysty.

A

to ogólny schemat, z jakich części może składać się twój mail. Może ich być oczywiście mniej, w zależności od tematu, na jaki piszesz.

Company name Company address:House/door number + Street name Town/City + Post code

Powitanie/Greeting

Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp.

Body of the email/Główna część maila/Body of the email/Główna część maila/Body of the email/Główna część maila/Body of the email/Główna część maila/ Body of the email/Główna część maila.

Body of the email/Główna część maila/Body of the email/Główna część maila/Body of the email/Główna część maila/Body of the email/Główna część maila/Body of the email/Główna część maila.

Conclusion/Podsumowanie/Conclusion/Podsumowanie/Conclusion/Podsumowanie/Conclusion/Podsumowanie.

Close/Zakończenie/Close/Zakończenie

Signature/Podpis

FROM:

[email protected]

TO:

[email protected]

SUBJECT:

New

Developments in Toy Production Meeting

Dear Mr Robinson

Thank you for sending us the invitation and information about the next meeting. I am writing to enquire about further details.

You stated in your email that the number of possible participants is ten.

There are a lot of our employees who are interested in the issues that will be discussed. We would like them to participate in the meeting.

The meeting starts at 9am in your company headquarters in Newcastle. As some of our employees have never been there they may have a problem finding you.

Would it be possible for you to accommodate four more people? Also will you be so kind and send us a map with your company headquarters location.

Yours sincerely

Anthony Gord

Head of Sales

Toys International

9 Buchanan Street

London W2 9AF

Tel.: +44 0207 121 3456

Fax: +44 0207 121 3457

[email protected]

www.toysinternational.com

Uwaga!

Zauważ brak przecinków po powitaniu (Dear Mr Robinson) i zakończeniu (Yours sincerely). Można również użyć przecinków, ale jest to mniej popularny sposób pisania oficjalnych maili.

Ogólne zwroty do listów i mailiCommon expressions for letters and emails

Powitanie, czyli jak rozpocząć / jak zwracać się do ludzi Greeting or how to start / how to address people

Zależy to oczywiście od relacji, jakie łączą cię z daną osobą. Jeśli spotkałeś się już z nią osobiście lub rozmawiałeś przez telefon, to możesz zwrócić się do niej, używając imienia:

Dear Thomas

Dear Celia

Jeśli nigdy tej osoby nie spotkałeś ani nie rozmawiałeś z nią telefonicznie, to zwróć się tak:

Dear John Snoke

Dear Alison Bradley

Dear Mr Wood

Dear Mrs Anderson (jeśli mężatka)

Dear Miss Brown (jeśli niezamężna)

Dear Ms Stanford (jeśli nie znasz jej stanu cywilnego)

Jeśli piszesz do jakiejś firmy i nie zwracasz się do konkretnej osoby, to zacznij tak:

Dear Sir

Dear Madam

Dear Sirs

Dear Sir or Madam

Dear Sir/Madam

Uwaga!

Nie powinno się używać wszystkiego jednocześnie, czyli nie pisz: Dear Mrs Anna Romford

Jeśli nie znasz danej osoby, a imię mogłoby być równie dobrze imieniem kobiety, jak i mężczyzny, napisz:

Dear Chris Funcherch

Jeśli znasz kogoś bardzo dobrze, to oczywiście możesz rozpocząć swój mail od:

Hi Tom

Hello Betty

Ale jeśli jest to ktoś wyżej w hierarchii firmy, osoba starsza lub mail dotyczy jakiejś ważnej formalnej sprawy czy też jest częścią dokumentacji jakiejś sprawy, to lepiej jest zachować bardziej formalne formy.

Jak stosować specjalne tytuły ludzi (np. zawodowe, honorowe itp.):

Doctor – zwykle skrócimy do Dr

Dr M Bancroft

Professor – możemy skrócić do Prof

Professor D Mikes

Prof D Mikes

Jeśli nie jesteś pewien, jakiego tytułu użyć, to napisz:

Sir

Madam

Jeśli zwracasz się do grupy ludzi, np. piszesz maila do całego swojego zespołu, to rozpocznij tak:

Dear All

Dear Colleagues

Lub mniej formalnie:

Hi All/Hi all

Hi Everybody/Hi everybody

Hi Everyone/Hi everyone

Czy zwróciłeś uwagę na to, że nie ma nigdzie kropek?

Dr Louis Johnson

Mr Johnson

Prof Johnson

Mrs Louise Johnson

Zwrot grzecznościowy kończący list/e-mail Greeting at the end of the letter/email

Jeśli piszesz maila do firmy i nie zwracasz się do konkretnej osoby, czyli rozpocząłeś od:

Dear Sir/Dear Madam/Dear Sirs/Dear Sir or Madam

to zakończ tak:

Yours faithfully

Jeśli piszesz do konkretnej osoby i zwróciłeś się do niej po imieniu/nazwisku lub używając obydwu, to zakończ tak:

Yours sincerely

Inne zakończenia:

Regards

Kind regards

Best regards

Kindly

Signature/Podpis

Dobrą praktyką jest ustawienie sobie w programie mailowym swojego podpisu (signature) zawierającego twoje imię i nazwisko, stanowisko, adres i numer telefonu i automatyczne dodawanie go na końcu swojego maila, na przykład:

Janet BruceFinancial AdvisorDepartment of Personal Loans21 Culler RoadLondon W12 6DG0208 222 333

Przydatne zwroty na początek listu/mailaUseful expressions for the beginning of the letter/email

Po angielsku

Po polsku

Following our recent meeting/email exchange …

W nawiązaniu do naszego niedawnego spotkania/wymiany e-maili …

Further to our discussion/telephone conversation …

W nawiązaniu do naszej dyskusji/rozmowy telefonicznej …

Further to your letter/email/request …

W odpowiedzi na Pana/Pani/Państwa list/e-mail/prośbę …

I am writing in connection with …

Piszę w związku z …

I am writing to you to enquire about …

Piszę do Państwa z zapytaniem o …

I am writing to you with reference to …

Piszę do Pana/Pani/Państwa w związku z …

I apologize for not getting in contact with you until now.

Przepraszam za nieskontaktowanie się z Panem/Panią/Państwem aż do dzisiaj.

I would like to introduce myself and my company.

Chciałbym/Chciałabym przedstawić siebie i swoją firmę.

In reply to your letter/email here are …

W odpowiedzi na Pana/Pani/Państwa list/mail oto …

Just a quick note to let you know/ask about/inform that …

Chciałbym/Chciałabym tylko powiadomić Pana/Panią/Państwa / zapytać o / poinformować, że …

Regarding …

W nawiązaniu do …

Thank you for your letter/email received …

Dziękuję za Pana/Pani/Państwa list/e-mail otrzymany …

Thank you very much for your email about …