Compliance w biurze rachunkowym - procedury, instrukcje, formularze ebook

Compliance w biurze rachunkowym Procedury - Instrukcje - Formularze

2. wydanie

Edyta Zaniewicz

Stan prawny na 1 stycznia 2023 r.

Wydane przez:

Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o.

Zapraszam Cię drogi Czytelniku do świata compliance. Mnie on zafascynował bez granic. Połączenie wiedzy z zakresu szeroko rozumianego prawa, biznesu i etyki w służbie dobra firmy i dobra człowieka.

Compliance oznacza zgodność działania. Zgodność działania z przepisami prawa, ale też zgodność działania z przyjętymi w firmie dobrymi praktykami, standardami i przede wszystkim normami etycznymi. Znaczenie tego pojęcia doskonale odzwierciedla określenie „kultura firmy”.

W drugim wydaniu Compliance w biurze rachunkowym zamieściłam wyczerpujące opracowania na temat zabezpieczenia interesów biura od strony prawnej, wiele procedur, których celem jest zachowanie należytej staranności, dziesiątki omówionych uregulowań prawnych przedstawionym w przejrzystej formie graficznej, oraz 40 gotowych do wdrożenia w biurze rachunkowym formularzy przygotowanych specjalnie dla klientów oraz pracowników i właścicieli biur rachunkowych.

Jednak compliance to znacznie więcej. Zaciekawiło mnie to pojęcie – gdzie jest jego geneza, co leży u jego podstaw, jaki jest cel budowania kultury compliance. Ta ciekawość zaowocowała – dziesiątkami godzin nowych szkoleń innych niż te, w których dotąd zwykłam uczestniczyć, setkami przeczytanych stron nowych książek, które wprowadziły mnie w świat jeszcze bardziej pasjonujący niż podatki, analizą niezwykle ciekawych badań nad postawami społecznymi. Wyrażam nadzieję, że ciekawość wiedzy poprowadzi także Was do poznania kolejnych gałęzi prawa, a Wasze biura – w nowe obszary rozwoju.

Sądziłam, że prawo podatkowe to moja największa pasja. Jest to jednak tylko element znacznie większej całości. Compliance to przestrzeganie prawa powszechnie obowiązującego, branżowych standardów oraz uregulowań przyjętych wewnętrznie w firmach. To przede wszystkim jednak poszanowanie dla wartości, etyki, dobrych praktyk i standardów. To niezwykle holistyczne podejście. Swoje źródło pojęcie to czerpie z medycyny i oznacza ono stosowanie się pacjenta w procesie terapii do zaleceń lekarza. Dobry lekarz wie, że źródła problemu nie szuka się tylko w bolącym miejscu. Do pacjenta podchodzi się kompleksowo, badając wnikliwie cały organizm i wszystkie jego funkcje. Tak samo jest z każdą firmą, a jeszcze bliżej nas – z każdym biurem rachunkowym. Księgowość jest jak serce ludzkiego organizmu, jest fundamentem każdego biura rachunkowego. Jednak na funkcjonowanie naszych firm składa się znacznie więcej procedur, struktur, procesów. Dotąd skupialiśmy się na sercach naszych biur – doskonaleniu wiedzy merytorycznej, śledzeniu nieustannych zmian w przepisach prawa, zmieniających się interpretacji i orzeczeń. Wszystko po to, by wyróżniać się najbogatszym doświadczeniem i rzetelną wiedzą.

Teraz zapraszam krok dalej – na niezwykłą przygodę wprowadzającą nasze biura rachunkowe w aspekty dotąd nieznane lub pomijane. Pochylając się nad nimi, możemy wpłynąć na kształt branży księgowej w Polsce, wprowadzając zupełnie nowe standardy na rynek usług księgowych.

Niewątpliwie compliance szeroko otwiera przed biurami rachunkowymi drzwi do przyszłości.

Twórzmy tę nową jakość już dziś.

Edyta Zaniewicz

Compliance – zarządzanie zgodnością; zgodność zachowania z regulacjami zewnętrznymi i wewnętrznymi; wypełnienie wszystkich obowiązków organizacji. Brzmi bardzo zagadkowo i dla wielu z nas to pojęcie, z którym spotykamy się pierwszy raz, i dziedzina, którą dopiero będziemy zgłębiać i poznawać. Jestem jednak przekonana, że dla przyszłości biur rachunkowych compliance to kierunek, w którym powinniśmy zmierzać.

Compliance to przyjęty i obowiązujący w firmie zbiór zasad postępowania, który ma na celu zgodność działań przedsiębiorstwa z:

„Pojęcie «compliance» wywodzi się z medycyny i oznacza stosowanie się pacjenta w procesie terapii do zaleceń lekarza. (...) Działania compliance miały pierwotnie wyłącznie represyjny charakter i stanowiły reakcję na wykryte nieprawidłowości. Były to często nieskoordynowane działania punktowe, do których w dalszej kolejności dołączyły pewne wycinkowe działania o charakterze prewencyjnym. Współczesne systemy zarządzania zgodnością mają rozwinięty charakter, łącząc w sobie szerokie spektrum elementów prewencyjnych oraz represyjnych celem promowania długofalowej kultury compliance. (...) Istotnym elementem składowym compliance są, zatem obowiązki w zakresie compliance (...). Obowiązki compliance rozumiane są jako wymagania, które organizacja musi spełnić, jak również i takie, które chce spełnić. Podczas gdy do wymagań, które organizacja musi spełnić, należą bezsprzecznie obowiązujące przepisy prawa (ustawy, rozporządzenia) – i w tym zakresie pozostaje niewiele swobody w działaniu – to druga część definicji wraz z wymogami, którym organizacja chce sprostać, otwiera szerokie ujęcie pojęcia compliance. Mieszczą się w nim różnorodne dobrowolne zobowiązania, takie jak standardy przemysłowe bądź organizacyjne, kodeksy, zasady dobrego zarządzania (good governance), jak również uznane w danej organizacji normy społeczne i etyczne”1.

Compliance w przedsiębiorstwie można nazwać kulturą firmy. To szeroki zespół działań podejmowanych samodzielnie przez właściciela bądź kadrę zarządzającą, inicjowanych w pełni dobrowolnie i zorientowanych na to, by działanie firmy było zgodne nie tylko z regulacjami prawa, lecz także standardami etycznymi, standardami dobrych zachowań i praktyk, uczciwości.

„W centrum compliance znajduje się człowiek i jego wartości. To właśnie wartości, będące zasadniczą częścią składową kultury, decydują o tym, czy obowiązujące w danym kręgu reguły, czy to prawne, czy moralne, zostaną naruszone czy też nie. (...) Człowiek, jego wartości i kultura stanowią zatem, podstawę nauki o zarządzaniu zgodnością”2.

Długofalowym celem compliance jest osadzenie w kulturze firmy oraz zakotwiczenie w postawach i zachowaniach pracowników określonych wartości i standardów etycznych, zbudowanie i zakotwiczenie kultury compliance; kultury zgodności. Służy temu konsekwentne budowanie świadomości pracowników, przy czym świadomość ta nie powinna ograniczać się tylko do świadomości wdrożenia polityki compliance w firmie, lecz przede wszystkim powinna to być świadomość własnej roli i wkładu każdego pracownika w budowanie compliance w firmie. Duże znaczenie ma tu kierownictwo firmy. Kreowanie kultury zgodności w organizacji bowiem przede wszystkim odbywa się w myśl zasady tone from the top, tj. przykład idzie z góry.

Z pojęciem compliance nieodłącznie łączy się pojęcie Compliance Management System – CMS, czyli System Zarządzana Zgodnością. CMS to trzon istnienia compliance w każdej organizacji. To zbiór zasad i środków, powiązanych ze sobą i oddziałujących na siebie, mający na celu wypełnienie wszystkich obowiązków organizacji oraz zapewnienie przestrzegania obowiązujących i przyjętych zasad.

Compliance staje się coraz bardziej powszechnym standardem w prowadzeniu działalności gospodarczej. Trend good governance (dobrego zarządzania) staje się wyznacznikiem wartości firmy, godnego zaufania partnera biznesowego. To przede wszystkim trend, który dominuje w korporacjach czy dużych spółkach. W dużej mierze to właśnie te firmy będą kształtowały standardy współpracy. Już teraz obserwujemy, iż do kooperacji wybierani są tacy kontrahenci, którzy mają wdrożony compliance w firmach.

Coraz większa jest świadomość nie tylko partnerów biznesowych, lecz także konsumentów. Zaufanie na rynku budzą firmy przestrzegające określonych standardów, norm etycznych, nieuwikłane w skandale czy nadużycia związane np. z ochroną środowiska czy wykorzystaniem taniej siły roboczej. Trend ten dostrzeżemy też na rynku usług księgowych. Wybierając biuro rachunkowe, przedsiębiorca zwraca uwagę na renomę biura, standardy pracy, kulturę organizacji, etykę biznesu, dbałość o ochronę danych osobowych i finansowych.

Trend compliance zyskuje na znaczeniu, a systemy zarządzania zgodnością stają się nieodłączonym elementem funkcjonowania dojrzałych organizacji. Dowodzą tego także przeprowadzone w Polsce badania.

W 2021 roku, po raz drugi, Instytut Compliance oraz Wolters Kluwer Polska pod patronatem merytorycznym Viadrina Compliance Center na Europejskim Uniwersytecie Viadrina we Frankfurcie nad Odrą przeprowadzili badanie zachowania uczciwości i zgodności w polskich przedsiębiorstwach. W badaniu wzięło udział 99 polskich spółek z 12 branż, w tym przede wszystkim z sektora energetyki oraz bankowości i usług finansowych. Badanie było podstawą opracowania Raportu Compliance w Polsce 2021. Systemy zarządzania zgodnością między pandemią a nowym ładem3. Zespół badawczy postawił ankietowanym firmom m.in. pytanie o przyczyny wdrożenia CMS w organizacji. Respondenci wskazali, że wdrożenie CMS w połowie przypadków podyktowane było między innymi wolą właściciela spółki oraz koniecznością ochrony reputacji firmy. Dla 1/3 przypadków główną przyczyną wdrożenia było spełnienie obowiązku prawnego bądź dostosowanie się do ogólnego trendu rynkowego. Wśród odpowiedzi pojawiła się też presja kontrahentów i w mojej ocenie trend ten będzie wzrostowy.

Badane spółki zostały także poproszone o wskazanie znaczenia wybranych elementów systemu zarządzania zgodnością w ich organizacjach. Zastosowano skalę 5-stopniową, gdzie 1 oznacza bardzo małe znaczenie, a 5 – bardzo duże znaczenie. Udzielone odpowiedzi wskazują, że ukształtowanie CMS w polskich spółkach wpisuje się w kanon standardów uznanych także w innych krajach. Jako podstawowy element wskazano analizę ryzyka braku zgodności. Dalsze zasadnicze elementy to wprowadzenie kodeksu zachowań / etyki, kanałów informowania o nieprawidłowościach, weryfikowania partnerów biznesowych oraz prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających.

Badania te pokazują, z jakich względów polskie przedsiębiorstwa podejmują decyzję o wdrożeniu compliance, a także które z obszarów zarządzania zgodnością są kluczowe. Daje to też obraz tego, w jakim kierunku podążą trendy na rynku usług księgowych. Ogromne znaczenie ma tutaj fakt, iż biura rachunkowe są instytucjami obowiązanymi, co w wielu wskazanych powyżej obszarach oznacza obowiązek wdrożenia stosownych procedur. Stąd już tylko krok, aby pójść dalej – wprowadzić dobre praktyki i zasady etyki biznesowej w naszych biurach. Wówczas z wdrożonym kompleksowo compliance zbudujemy silną pozycję rynkową i zdobędziemy przewagę konkurencyjną.

Compliance to obszar działań o charakterze interdyscyplinarnym. Obejmuje szeroko rozumiane prawo, w tym prawo podatkowe, prawo pracy, prawo cywilne. Zarządzanie zgodnością obejmuje też swym zakresem zagadnienia dotyczące księgowości, audytu, sprzedaży, obsługi klienta, relacji inwestorskich, a także przyjęte w danej firmie wewnętrzne regulacje, standardy czy kodeksy dobrych praktyk.

Z tego względu osoba czy też zespół osób, które są odpowiedzialne za zarządzanie compliance w firmie, powinny charakteryzować się bogatą wiedzą merytoryczną, doświadczeniem zawodowym, uczciwością, a także świadomością compliance. Niezbędne jest tu połączenie wiedzy i doświadczenia z obszarów prawa, biznesu oraz etyki. Przeważnie funkcje te pełnią osoby z wykształceniem prawniczym lub ekonomicznym. Nadto także osoba taka powinna cechować się bardzo dobrymi umiejętnościami komunikacyjnymi. Trzeba bowiem mieć na uwadze, że każda organizacja to ludzie i nawet najlepszy specjalista w dziedzinie prawa nie wdroży skutecznie CMS w firmie, jeśli zabraknie mu kompetencji miękkich, umiejętności komunikacji, a także doświadczenia i intuicji w budowaniu świadomości compliance wśród pracowników firmy.

Pełnienie funkcji compliance najczęściej powierzane jest compliance officerowi. W zależności od wielkości firmy funkcja ta pełniona jest w ramach powoływanego nowego etatu lub też przypisywana jest osobie, która zatrudniona jest w charakterze szefa działu, np. kierownika działu personalnego. W dużych przedsiębiorstwach powoływane są działy compliance. W biurach rachunkowych funkcja ta może być pełniona przez właściciela biura lub kierownika biura, po uzupełnieniu wiedzy w trakcie specjalistycznych szkoleń: Approved Compliance Officer (ACO) czy Certyfikowany Compliance Officer (CCO).