Survival-Kit für Projekte - Cornelia Wüst - ebook

Survival-Kit für Projekte ebook

Cornelia Wüst

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Opis

Projekte werden immer komplexer. Damit steigen die Anforderungen an Projektleiter und -mitarbeiter. Dieser TaschenGuide zeigt Ihnen, wie es trotzdem möglich ist, Projekte stressfrei abzuschließen - von der Zusammenstellung des Teams bis zur Resilienzentwicklung.   Inhalte: - Vom Dompteur zum Dirigenten: Aufgaben und Herausforderungen eines Projektleiters - Was die Führung eines Projektteams so besonders macht - Fordern und Fördern: Wie Sie Frustration und Burn-Out bei Projektbeteiligten verhindern - Wie sich die Team-Zusammenstellung auf den Projekterfolg auswirkt - Der Projektleiter als Coach

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Inhaltsverzeichnis

Hinweise zum UrheberrechtImpressumVorwortÜberleben im Projektdschungel, geht das?Es ist komplex: steigende Anforderungen in den ProjektenDie Herausforderungen unserer ZeitAnspruchsvolle Koordination – schwierige MärkteHerausforderung: interdisziplinäre und internationale ZusammenarbeitKlassische AnforderungenProjektmanagement ist kein SelbstläuferDie Fallstricke des ProjektmanagementsDie Grundpfeiler erfolgreicher ProjektarbeitIm Mittelpunkt: die Anforderungen des KundenPerfekte Pläne gibt es nichtWie Sie dennoch erfolgreich sein könnenÜberleben in dynamischen ProjektenOhne Projektcontrolling geht es nichtStolperstein KommunikationKommunikationsregelnModeration der MeetingsWissenstransfer und -managementDie fast unlösbaren Aufgaben eines ProjektleitersKlassische Aufgaben im ProjektmanagementDer Projektleiter als FührungskraftViele Persönlichkeiten sind noch kein TeamDie richtigen Menschen an Bord holenDie Survival-Strategie: ResilienzWas ist Resilienz?Die ResilienzfaktorenFaktor Nr. 1: OptimismusFaktor Nr. 2: Akzeptieren der SituationFaktor Nr. 3: In Lösungen denkenFaktor Nr. 4: SelbstwirksamkeitFaktor Nr. 5: Verantwortung übernehmenFaktor Nr. 6: Persönliche soziale Netze gezielt auf- und ausbauenFaktor Nr. 7: Die Zukunft planenWas Resilienz vermagUnd was ist mit Ihnen? Ein Resilienz-Test für ProjektleiterTest: Wie hoch ist Ihre Resilienz?Das Einmaleins der FührungIhr Projektteam: ein anspruchsvoller MikrokosmosDie Suche nach geeigneten TeammitgliedernWas die Führung eines Projektteams so besonders machtFühren ohne VorgesetztenfunktionWie viel Führung ist gewünscht?Sie setzen die RahmenbedingungenOhne funktioniert ein Projekt nicht: MeetingsWer das Meeting moderieren sollteMeeting-RegelnEinzelgespräche mit TeammitgliedernFührung kostet ZeitKernaufgabe: DelegierenKontrollieren und Feedback gebenStress? Behalten Sie Ihre Mitarbeiter im AugeDrohender Burn-out – und nun?Die Team-Zusammenstellung: nur der richtige Mix führt zum ErfolgErfolg mit neun AufgabenbereichenDas Team Management SystemDie ArbeitspräferenzenTest: Welcher Persönlichkeitstyp sind Sie?Optimal: Jedes Teammitglied macht das, was es kann und magFrustration und Burn-out verhindernStressfaktor Nr. 1: ungenaue VorgabenStressfaktor Nr. 2: nicht Nein sagen könnenSelbstführung: resiliente Projektleiter braucht das TeamDie Sieben Schlüssel zu mehr innerer StärkeSchlüssel Nr. 1: Gedanken beobachtenSchlüssel Nr. 2: Denkfallen identifizierenSchlüssel Nr. 3: Eisberg-Überzeugungen aufspürenSchlüssel Nr. 4: Problemlösekompetenz trainierenSchlüssel Nr. 5: Katastrophendenken stoppenSchlüssel Nr. 6: Beruhigen und fokussierenSchlüssel Nr. 7: Resilienztechniken praktizierenDer Projektleiter als Coach: resilienzfördernde FührungMitarbeiter stärken mit ResilienztechnikenGemeinsam wachsen: Mitarbeiterförderung in ProjektenErste Hilfe in brenzligen SituationenDenn zum Lösen sind sie da: Konflikte in der ProjektarbeitWenn zwei sich streiten – PaarkonflikteKonflikte auf fachlicher EbeneGrenzüberschreitungenRollenkonflikteKonkurrenzkonflikteLösungsansätze für PaarkonflikteWenn mehrere involviert sindUrsachen für Gruppen- und DreieckskonflikteStörungen durch die OrganisationLösungsansätze für Organisations-, Gruppen- und DreieckskonflikteHeiße und kalte Konflikte – es geht um GefühleDie EskalationsstufenStrategien zur KonfliktlösungDas A und O der Konfliktlösung: KommunikationAlles fließt: vom Umgang mit VeränderungenDie Lösung für das Dilemma: agile FührungResiliente Teams funktionieren besserWie Sie Ihr Team stärkenDie eigene Resilienz stärkenSchritt 1: Lösungskompetenz trainierenSchritt 2: Katastrophendenken stoppenSchritt 3: Beruhigen und fokussierenTurbulenzen und Unwägbarkeiten meisternWenn alles anders kommt als erwartetProjektcontrolling: Halten Sie die Fäden in der HandTeamregelnQuantitatives und qualitatives ProjektcontrollingNur ein Problem oder schon eine Krise? KrisenmanagementWann Sie die Notbremse ziehen solltenWenn die Anforderungen steigenPersönliche AusstiegsszenarienKein Meilenstein steht für sich: Komplexität im Projekt managenSo werden Projekte zum Karriere-KickWarum Know-how im Projektmanagement so wichtig istPM als KarrierefaktorIhre Karriere: Wohin soll die Reise gehen?Projektmanagement: nicht nur für ProjektleiterNützliche PM-Tools für ProjektmitarbeiterTypische Fehler im ProjektmanagementSelbstmanagement im ProjektOptimieren Sie Ihr ZeitmanagementLassen Sie sich nicht von der Arbeit auffressenGestalten und planen Sie Ihren Arbeitsalltag ganz bewusstWenn Sie sich überfordert fühlenBesinnen Sie sich auf Ihre StärkenTypenbasierte StärkenAlles eine Frage des Ehrgeizes?Test: Wie ehrgeizig sind Sie?Auswertung:Wie Sie Krisen überlebenAuf diese Frühwarnzeichen sollten Sie achtenAlarmstufe: RotWege aus der KriseSchritt für Schritt mit PlanHolen Sie sich UnterstützungAchten Sie auf sich und Ihre MitarbeiterKrisenursache Teilprojekt?Nach dem Projekt ist vor dem ProjektDas Projekt ist zu Ende – und jetzt?Durchatmen: Warum eine kleine Auszeit wichtig istBrauchen Sie Erholung?Wie steht es um Ihre Resilienz?Richtig erholen – gar nicht so leichtAus Vergangenem lernenWir lernen lieber aus Erfolgen, nicht so sehr aus FehlernWarum eine offene Fehlerkultur so wichtig istAuf der Suche nach den UrsachenLessons Learned: Wie aus Fehlern wertvolle Erfahrungen werdenMit konkreten Zielen zur nächsten HerausforderungWas wollen Sie wirklich?Karriere planen mit dem PhasenmodellBlick in die Glaskugel: die Kompetenzen von morgenProjektmanagement mit ZertifikatUnternehmerisches Denken und HandelnChangemanagementMarketingPersonalführungInterkulturelle KommunikationPersönliche EigenschaftenLiteraturDie AutorinCornelia WüstWeitere LiteraturStichwortverzeichnisArbeitshilfen online
[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

Impressum

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

Print: ISBN: 978-3-648-09449-5   Bestell-Nr.: 10732-0001

ePub: ISBN: 978-3-648-09450-1   Bestell-Nr.: 10732-0100

ePDF: ISBN: 978-3-648-09451-8   Bestell-Nr.: 10732-0150

Cornelia Wüst

Survival-Kit für Projekte – Überlebensstrategien für Projektleiter

1. Auflage 2017, Freiburg

© 2017, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg

Redaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/München

Telefon: (089) 895 17-0

Telefax: (089) 895 17-290

Internet: www.haufe.de

E-Mail: [email protected]

Redaktion: Jürgen Fischer

Redaktionsassistenz: Christine Rüber

Konzeption, Realisation und Lektorat: Nicole Jähnichen, www.textundwerk.de

Satz und Druck: Beltz Bad Langensalza GmbH, Bad Langensalza

Umschlag: Kienle gestaltet, Stuttgart

Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.

Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

Vorwort

Führungskräfte durchlaufen in der Regel eine Reihe von Weiterbildungen rund um die Themen Teambildung, Führen, Komplexitäts-, Konflikt- und Stressmanagement etc. Bei Projektleitern werden diese Kompetenzen meist schlicht vorausgesetzt. Dabei müssen sie sich im Vergleich zu den „klassischen“ Führungskräften mit deren disziplinarischen Möglichkeiten viel größeren Herausforderungen stellen. Menschen unterschiedlichstem Charakters und Typs oft über Jahre hinweg zu Höchstleistungen zu bringen und auf ein gemeinsames Ziel auszurichten, das meist auch noch strategische Bedeutung für das Unternehmen hat, ist wahrlich eine Meisterleistung. Es erfordert sehr viel Fingerspitzengefühl, mit unterschiedlichsten Stakeholdern professionell zu kommunizieren. Die Unsicherheiten und der ständige Druck von allen Seiten lassen so manchen im Projekt an seine Grenzen kommen.[2]

Dieser TaschenGuide zeigt Ihnen Methoden und Techniken, die Sie dabei unterstützen, sich und Ihr Team wohlbehalten durch den Projektdschungel zu leiten. Sie erfahren, wie es gelingt, Projekte nicht nur zu überleben, sondern sie erfolgreich abzuschließen und als Karrieresprungbrett zu nutzen. Das Führen ohne Macht ist zwar eine große Herausforderung. Mit den richtigen Werkzeugen ist es jedoch sehr gut zu meistern. Besonders wertvolle Instrumente werden Ihnen in diesem Büchlein begegnen.

Viel Spaß beim Lesen und Erfahren!

Ihre Cornelia Wüst

Überleben im Projektdschungel, geht das?

Projektmanagement bedeutet, eine Aufgabe systematisch zu lösen. Soweit die Theorie. Doch wie sieht der Alltag eines Projektmanagers wirklich aus? Ist er der Macher, der stets alles im Griff hat und steuert, oder eher der Troubleshooter und Feuerwehrmann?[3]

In diesem Kapitel erfahren Sie u. a., warum

die Projektwelt immer komplexer wird,

es keinen perfekten Projektplan gibt,

es so schwer ist, klar und transparent zu kommunizieren,

Resilienz die Rettung aus diesen Dilemmata ist.

Es ist komplex: steigende Anforderungen in den Projekten

Projekte sind die Arbeitsweise der Zukunft – und das nicht ohne Grund. Es gibt kein Unternehmen mehr, das alleine für sich arbeitet. Stattdessen sind heute unternehmensübergreifende, internationale Kooperationen ebenso Standard wie eine Zusammenarbeit verschiedener Standorte und Abteilungen. Projekte, die früher die Ausnahme waren, sind jetzt üblich in jeder Organisation. Dies stellt natürlich auch Anforderungen an unsere Arbeitsweise. Denn wenn Kollegen, mit denen man eine Aufgabe lösen soll, nicht im Raum nebenan, sondern in einem anderen Land, vielleicht sogar in einer anderen Zeitzone arbeiten, muss ein gemeinsames Verständnis für die Aufgabe und den Lösungsweg, aber auch für die Qualität und vieles mehr sichergestellt werden. Projektteams organisieren sich fern der gewohnten Matrix weitgehend selbst.

Gerade die laterale Führung unterscheidet sich in Motivation, Kooperation und Entscheidungsfindung von der hierarchischen Führung in der Linienorganisation. Soft-Skill-Kompetenzen sind dabei weitaus mehr gefragt als Fachliches. Das fordert wiederum ausgeprägte Kommunikations- und Konfliktkompetenzen. Im internationalen Kontext geht es hier unter anderem um Sprachbarrieren und unterschiedliche Kommunikationskultur.[4]

Wichtig

Auch wenn Projektarbeit immer mehr unsere Arbeitswelt bestimmt, ist noch lange nicht jede Aufgabe ein Projekt. Folgende Kriterien müssen dazu erfüllt sein: eine komplexe, neuartige Aufgabenstellung, messbare Ziele und Ergebnisse, eine zeitliche Befristung (Anfang und Ende) sowie begrenzte Ressourcen (finanziell, personell, sachlich) und die Notwendigkeit der Teamarbeit.

Die Herausforderungen unserer Zeit

Unsere Wirtschaft ist heute komplexer denn je, ebenso wie unsere Produkte. Wer heute etwas entwickeln und ein Produkt herstellen möchte, muss viele Details berücksichtigen, die unterschiedlichsten Vorschriften kennen, das Produkt aus den Augen des Kunden betrachten und den Markt beobachten. Besonders eindrucksvoll lässt sich dies am Beispiel Pkw zeigen.

Beispiel

Das Lieblingsprodukt der Deutschen besteht aus bis zu 10.000 Teilen – angefangen vom Auspuff bis zur Zündung –, die an unterschiedlichsten Orten hergestellt, an verschiedenen Standorten teilweise zusammengefügt und schließlich in einem Werk zu einem Pkw werden. Allein diese Vielfalt stellt Entwickler, Einkäufer, Produktion, Logistik und die weiteren beteiligten Unternehmensbereiche vor große Herausforderungen. Schließlich muss bei diesem Puzzle aus 10.000 Teilen am Ende alles perfekt zusammenpassen – optisch und technisch. Da darf nichts wackeln, nichts aus dem Rahmen fallen. Qualität und Sicherheit gehen über alles.

Doch damit nicht genug. Dazu kommen die vielen Vorschriften, die es zu beachten gilt, z. B. zu den Abgasen, die ein Pkw ausstoßen darf, aber auch für Scheinwerfer, Rückstrahler, die Verankerung der Sicherheitsgurte und, und, und. Seit Ende der 1950er Jahre werden diese Vorschriften auf internationaler Ebene harmonisiert, damit die Fahrzeuge und deren Zubehör über die Grenzen hinweg leichter gehandelt werden können. Neben den notwendigen neuen technischen Entwicklungen hat das auch eine stetige Anpassung der Teile an neue Vorgaben durch die Gerichte zur Folge. Wer kann angesichts dieser Komplexität schon alleine den Überblick behalten?[5]

Anspruchsvolle Koordination – schwierige Märkte

Was für Autos gilt, trifft auch auf andere Produkte zu – auch wenn sie nicht so komplex sind. Trotzdem sind bei Waschmaschinen, Smartphones, Computern, selbst an Convenience-Produkten, wie beispielsweise einem Fertiggericht mit Nudeln, zahlreiche Menschen an unterschiedlichsten Orten beteiligt. Sie alle bringen ihr Wissen, ihre Fachkenntnisse mit ein – als Voraussetzung dafür, dass aus verschiedenen Teilen ein gutes und durchdachtes Produkt wird. Allein deren Koordination ist eine Aufgabe, die vielseitig kompetente Projektleiter benötigt.

Zusätzlich werden in jedem Bereich unzählige Anforderungen an Produkte gestellt, die alle berücksichtigt werden müssen – angefangen bei den Erwartungen der Verbraucher an das Produkt über die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen sowie die Voraussetzungen für günstige Einkaufsoptionen und störungsfreie Prozesse bis hin zur Entsorgung bzw. Weiterführung des beschädigten oder nicht mehr genutzten Produktes im Wertstoffkreislauf. Dies alles muss in der Regel auf unterschiedliche Märkte abgestimmt werden, die sich mindestens hinsichtlich der Käufererwartung und der gesetzlichen Rahmenbedingungen unterscheiden, aber häufig sogar noch in vielen weiteren Facetten.[6]

All diese Faktoren müssen von der Idee bis zum fertigen bzw. weiterentwickelten Produkt bedacht werden – alles in allem große Herausforderungen an das Projektmanagement.

Erschwerend kommt hinzu, dass es kaum ein Produkt gibt, das keine Konkurrenz fürchten müsste. Der Wettbewerb um die Gunst der Kunden wirkt sich natürlich auch auf Neu- und Weiterentwicklungen aus – und damit auf das Projektmanagement.

Beispiel

Das Unternehmen Knorr-Bremse ist bekannt für den weltweiten Vertrieb von Komponenten für Brems- und Steuersysteme, die in Nutzfahrzeugen verbaut werden. Obwohl das Unternehmen zu den Marktführern zählt, ist der Wettbewerb deutlich zu spüren, unter anderem, weil der europäische Nutzfahrzeugmarkt quasi stagniert. Deshalb sollen künftig Produkte entwickelt werden, die stärker als bisher auf die regionalen Besonderheiten der Märkte anpassbar sind, ohne dass an den hohen Anforderungen an Technik, Qualität und Sicherheit Abstriche gemacht werden. Realisiert werden kann dies nur durch ein interdisziplinäres Projektteam, das über Ländergrenzen hinaus miteinander arbeitet.

Herausforderung: interdisziplinäre und internationale Zusammenarbeit

[7]

Aber nicht nur gesetzliche oder marktwirtschaftliche Rahmenbedingungen und enge Projektvorgaben sind Herausforderungen für Projekte. Eine der wichtigsten Aufgaben im Projektmanagement ist vielmehr die soziale Architektur. Projektarbeit führt Menschen mit unterschiedlichstem Wissen, verschiedener Kulturen und Arbeitsweisen zusammen, damit sie gemeinsam ganzheitliche Lösungen für die jeweilige Herausforderung erarbeiten. Unternehmen profitieren dabei von dem interdisziplinären Wissen und dem Erfahrungsschatz des Einzelnen.

Wie bei Knorr-Bremse wird die länderübergreifende Zusammenarbeit dabei immer häufiger zum Regelfall. Dies stellt weitere Anforderungen an den Projektleiter. Er muss bei seiner Planung und Kommunikation nicht nur verschiedene Zeitzonen, sondern auch Sprachbarrieren und kulturelle Unterschiede berücksichtigen. Eine weitere Herausforderung ist das oft unterschiedliche Verständnis über Projektmanagement an den Standorten – ein Phänomen, das bereits abteilungsübergreifend innerhalb eines Unternehmensstandorts auftreten kann.

Klassische Anforderungen

Neben all diesen Herausforderungen gibt es im Projektmanagement Faktoren, die für alle Projekte allgemeingültig sind, und die immer beachtet werden müssen: Innerhalb einer möglichst kurzen Zeit (Termin) soll mit einem möglichst geringen und vorgegebenen Aufwand (Mitteleinsatz/Kosten) eine größtmögliche Zielerreichung (Qualität) erreicht werden – und dies mit möglichst wenig Reibungsverlusten (Team).

Termin, Mitteleinsatz/Kosten und Qualität bilden dabei das „Magische Dreieck“ des Projektmanagements, in dem Projektleiter die Balance halten müssen. Auch dies stellt besondere Anforderungen an das Projektmanagement und an den Projektleiter selbst.[8]

Das Magische Dreieck des Projektmanagements

Lässt man all dies auf sich wirken, wird es offensichtlich: Individuelle Überforderung und Stress sind bei Projektleitern nahezu vorprogrammiert.

Projektmanagement ist kein Selbstläufer

Um schnell und innovativ auf Änderungen reagieren zu können und damit wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sich Unternehmen von starren, unflexiblen Prozessen verabschieden und ihren Fokus immer mehr auf das Projektmanagement richten. Nur damit gelingt es, lösungsorientiert auf ein konkretes Ziel hinzuarbeiten.

Projektmanagement als die Arbeitsform der Zukunft bietet Methoden und Tools, mit denen Projektleiter nicht nur den Überblick behalten, sondern alle Projekte entsprechend planen, steuern und ihren Fortschritt kontrollieren können.

Wichtig

Unter Projektmanagement verstehen wir die Koordination und Steuerung aller Elemente, die dazu beitragen, das Projektziel zu erreichen.

Die Crux: Projektmanagement ist kein Selbstläufer. Diese Tatsache wird oft übersehen. Das ist der Grund, weshalb zahlreiche Projekte scheitern oder nur mit großer zeitlicher Verzögerung realisiert werden. Insgesamt scheitert jedes sechste Projekt. Zu diesem Ergebnis kommt die 2015 veröffentlichte Studie „Von starren Prozessen zu agilen Projekten“, die vom Personaldienstleister Hays in Zusammenarbeit mit der Pierre Audoin Consultants (PAC) GmbH durchgeführt wurde. Konkret werden darin drei Gründe für das Scheitern genannt:[9]

unrealistische Projektplanung (72 %),

fehlende wichtige Entscheidungen (67 %) und

mangelnde Kooperation zwischen den Fachbereichen (64 %).

Nicht zuletzt deshalb schrecken viele Menschen davor zurück, die Verantwortung für ein Projekt zu übernehmen. Dabei muss das gar nicht sein, denn wer es richtig anpackt, wird mit der Verantwortung wachsen und im optimalen Fall die Karriereleiter weiter hinaufsteigen. Stressfrei durch ein Projekt zu kommen, ist eine Frage des Handwerks, der Einstellung und des persönlichen Führungsstils – und kein Hexenwerk.

Die Fallstricke des Projektmanagements

Die Hauptgründe, warum Projekte scheitern, haben Sie gerade kennengelernt. Wo liegen aber nun ganz konkret die Stolpersteine des Projektmanagements? Zu den wichtigsten Fallstricken, die Projektleitern zum Verhängnis werden, gehören zu hochgesteckte Ziele sowie unklare Verantwortlichkeiten und Kommunikationsprobleme an den internen und externen Schnittstellen. Verstärkt werden diese Faktoren durch die Unsicherheit der Mitarbeiter bei Change-Prozessen und die Angst vor den Konsequenzen eines gescheiterten Projektes. Fehlendes Durchsetzungsvermögen des Projektleiters und sich ständig ändernde Rahmenbedingungen bringen das Projektteam häufig an seine Grenze. Dass Projekte dabei in der Regel zusätzlich zu den „normalen“ Aufgaben bewältigt werden müssen, macht es nicht einfacher.[10]

Die Grundpfeiler erfolgreicher Projektarbeit

Dieser Komplexität begegnet man am besten mit Systematik, wie sie dem Projektmanagement zu eigen ist. Projektteams stehen dabei eine Reihe bewährter Methoden und Tools zur Verfügung. Doch Projektmanagement ist noch viel mehr. Es ist ein eigenständiges Führungskonzept, das speziell für zeitlich begrenzte Vorhaben mit hohem Erwartungsdruck konzipiert wurde. Methoden und Tools sind dabei nichts weiter als Hilfsmittel, die Projektleiter unterstützen. Dies gelingt aber nur dann, wenn die Herangehensweise stimmt.

Die Grundpfeiler erfolgreicher ProjektarbeitDer Auftrag – also das Projektziel – muss klar definiert sein.Basierend auf den Aufgaben und der Zeit, die dafür zur Verfügung steht, werden die benötigten Mittel kalkuliert – dazu gehört auch die Anzahl der Projektmitarbeiter.Auf Basis der Aufgaben sowie der Zeit- und Budgetvorgaben wird ein Projektplan erstellt. Darin wird festgehalten, was bis wann von wem erarbeitet wird.Für das Projekt werden passende Tools ausgewählt. Diese reichen von Teammeetings über Projektpläne bis hin zu geeigneter Software.Ohne Unterstützung kein erfolgreiches Projekt – dies gilt sowohl hinsichtlich der Geschäftsführung als auch des Projektteams. Vor dem Start ist es unverzichtbar, sich die Unterstützung aller Stakeholder zu sichern.Ohne Kommunikation kein Projekt. Definieren Sie deshalb klare Kommunikationsregeln und legen Sie entsprechende Maßnahmen fest. Nur so erhalten Sie alle wichtigen Informationen – und Ihr Team weiß, was Sie von ihm erwarten.[11]

Im Mittelpunkt: die Anforderungen des Kunden

Es gibt noch weitere Aspekte, die Projektarbeit komplex und mitunter auch unberechenbar machen. Ein wichtiger Faktor dabei ist die Kundenorientierung. Projekte entstehen nicht aus dem Nichts, sie existieren nicht um ihrer selbst willen – sie dienen immer einem bestimmten Zweck. Dies kann ein neues Produkt sein, mit dem Ihr Unternehmen den Turnaround schafft oder eine Nische besetzt. Vielleicht sollen aber auch Produkte, die für unterschiedliche Märkte entwickelt wurden, so standardisiert werden, dass die Modifikationen reduziert und die Prozesse damit verschlankt werden können (Modulstrategie). So oder so: Bei jedem Projekt gibt es einen Kunden, um den es geht. Seine Anforderungen sollten im Mittelpunkt stehen.

Im Alltag sehr viel präsenter sind jedoch die Anforderungen und Erwartungen der Projektmitarbeiter und der Auftraggeber. Hier prallen unterschiedlichste Interessen und Erwartungen auf den Projektmanager ein, die er im Hinblick auf das Projektziel, die zur Verfügung stehenden Mittel und die angestrebte Qualität abwägen muss. Je größer das Team und je umfassender das Projekt, umso schwieriger ist diese Aufgabe. Denn jedes Team ist ein komplexes soziales System, das sich speziell für dieses Projekt zusammengefunden hat.

Die Teammitglieder werden aus unterschiedlichsten Gründen ausgewählt. Freie Kapazitäten spielen dabei ebenso eine Rolle wie das Wissen, das für die erfolgreiche Projektarbeit benötigt wird. Gelingt es dem Projektleiter, die Gesamtaufgabe in überschaubare Teilaufgaben zu zerlegen, kann gezielt nach Mitstreitern gesucht werden, die das erforderliche Wissen beisteuern können.[12]

Stehen diese Rahmenbedingungen, fängt das Abenteuer Projektarbeit erst richtig an – und mit ihm alle Unsicherheiten, die für ein Projekt so typisch sind.

Perfekte Pläne gibt es nicht

Die Projektaufgabe ist klar definiert, Zeit und Budget sind vorgegeben, die Meilensteine sind definiert und alles ist im Projektplan fixiert. Natürlich haben Sie Puffer eingebaut – zeitlich und personell. Eigentlich kann jetzt nichts mehr schiefgehen – oder doch?

Es kann. Gründlich sogar. Vielleicht, weil Ihnen der nötige Rückhalt bei wichtigen Stakeholdern in der Organisation fehlt und deshalb das Projekt – bewusst oder unbewusst – boykottiert wird. Vielleicht, weil sich die Rahmenbedingungen ändern. Neue Gesetze oder Marktanalysen können Vorgaben von heute auf morgen obsolet machen oder zu vollkommen neuen Vorgaben führen. Und dies mitten in der Projektarbeit.

Gerade bei Projekten, deren umfassende Problemstellung sich erst im Laufe der Umsetzung offenbart oder die in einem agilen Umfeld realisiert werden sollen, ist Flexibilität gefragt und zum Teil auch schnelles Entscheiden und Handeln.

Aber auch wenn das Ziel und der Weg dorthin in einem Projekt klar vorgegeben sind, ist der wahrscheinlichste Fall, dass es nicht nach Plan laufen wird. Dafür sind die Projekte zu komplex, die Teilprojekte viel zu sehr miteinander verzahnt und der Faktor Mensch letztlich zu unbedeutend. Ein Erdbeben in Japan, ein Vulkanausbruch in Finnland oder schlicht und ergreifend die Urlaubszeit oder eine Grippewelle – all das kann sich im Zweifel auf Ihr Projekt auswirken und Ihre Planung durcheinanderbringen.[13]

Wie Sie dennoch erfolgreich sein können

Halten wir also fest: Jeder Plan ist nur Theorie. Wenn Sie sich dies von Anfang an klarmachen und Ihre Planung als roten Faden verstehen – als nicht mehr und als nicht weniger –, haben Sie die beste Voraussetzung für ein stressfreies Projektmanagement geschaffen. Aber wie gehen Sie nun konkret vor, um das in die Projektpraxis umzusetzen? Hier einige Tipps:

Rechnen Sie von Anfang an mit Anpassungen. Überprüfen Sie Ihren Plan in regelmäßigen Abständen, stellen Sie ihn infrage – auch dann, wenn scheinbar alles perfekt läuft.

Besondere Herausforderungen stellen agile Projekte an Sie. Hier geht es nicht nur um notwendige Anpassungen – hinterfragt werden muss auch die Relevanz der erreichten Teilziele. Haben sich die Anforderungen so geändert, dass deren Ergebnisse verworfen werden müssen? Müssen neue Meilensteine definiert werden? Sollen neue Teilaufgaben vergeben werden? Und wenn ja, an wen? Wird neues Wissen benötig, müssen eventuell die personellen Ressourcen aufgestockt werden.

Schauen Sie kritisch auf die Zusammenarbeit im Team. Haben Sie immer alle Informationen, die Sie benötigen, um Entscheidungen zu treffen? Spricht Ihr Team offen und aus eigenen Stücken über Probleme? Haben Sie den Überblick und vor allem auch die Unterstützung, die Sie brauchen?[14]

Identifiziert sich Ihr Team mit den Projektzielen? Wie steht es um den Teamspirit?

Projektmanagement fordert den Projektleiter auf eine ganz spezielle Weise. Nichts ist sicher, nichts wirklich planbar. Egal, wie sorgfältig und umsichtig man es macht: Der Projektplan ist nie perfekt. Er kann es auch nicht sein – schließlich ändert sich immer mal wieder ein Detail, und sei es auch noch so klein.

Wichtig

Um Missverständnissen vorzubeugen: Natürlich muss es einen Plan geben, um trotz aller Unsicherheiten möglichst systematisch zum Erfolg zu kommen. Denn ohne Projektplan läuft nichts in geregelten Bahnen. Er gibt allen Beteiligten Orientierung und zeigt, wie weit das Projekt fortgeschritten ist, wo es hakt und wo sich Probleme auftun.

Überleben in dynamischen Projekten

Vor allem dynamische Projekte wie beispielsweise die Entwicklung von Software und Apps oder neuer Produkte wie Smartphones, sind für die Projektleiter Stress pur. Denn anders als in klassischen Projekten, bei denen es ausschließlich um die Lösung geht, muss hier zudem der Weg dorthin gefunden werden. Dabei muss der Projektleiter aufgrund der ständig neuen Rahmenbedingungen und Informationen sämtliche Entscheidungen und Lösungswege genauso regelmäßig infrage stellen wie bereits vorhandene Teillösungen. Gleichzeitig muss er dafür sorgen, dass das Team motiviert weitermacht. Anders bei klassischen Projekten: Hier gibt es zumindest einen groben Fahrplan, der aber auch immer wieder überdacht und geprüft werden muss.[15]

Für Projektleiter bedeutet dies häufig viel, viel Arbeit. Sie müssen

entscheiden, wie es mit dem Projekt weitergeht,

den Projektplan anpassen,

die Änderungen innerhalb des Teams kommunizieren und sicherstellen, dass die Änderungen verstanden, akzeptiert und umgesetzt werden.

mit dem Auftraggeber kommunizieren, um beispielsweise Planabweichungen zu besprechen. Änderungen bei der Fertigstellung des Projektes, dem Budget oder auch der Teamzusammenstellung benötigen möglicherweise die Zustimmung des Auftraggebers oder anderer Stakeholder innerhalb oder außerhalb des eigenen Unternehmens.

Ohne Projektcontrolling geht es nicht

Gleichzeitig gilt es, den Gesamtüberblick zu bewahren. Vor allem in unklaren Situationen ist das keine einfache Aufgabe, zumal Sie als Projektleiter auf Informationen aus Ihrem Team angewiesen sind. Nicht zuletzt deshalb ist Projektcontrolling für Sie extrem wichtig. Voraussetzung dafür ist eine fundierte Projektplanung. Denn nur, wenn Teilschritte und Meilensteine definiert worden sind, kann deren Erreichung überwacht werden. Damit dies möglich ist, müssen folgende Bausteine vorliegen:

gefragt sind eindeutig definierte, messbare, akzeptierte, realistische und terminierte Ziele, also SMART-Ziele,

eine vollständige Projektplanung,

Regeln für das gemeinsame Miteinander in der Zusammenarbeit,

ein durchgängiges Berichtswesen,[16]

eine konstruktive Fehlerkultur im Team,

Chancen- und Risikomanagement,

wirksames Frühwarnsystem.

Sind diese Faktoren gegeben, ist ein Projektcontrolling möglich.

Im Projektcontrolling geht es jedoch nicht allein um harte Fakten, sondern auch um Soft Skills, um qualitative Faktoren. Diese zu erfassen, ist ungleich schwerer als die Abgleichung des Projekterfolgs anhand eingehaltener Termine und Budgets. Beim qualitativen Projektcontrolling geht es um die Qualität der Kommunikationsbeziehungen, die Akzeptanz des Projektes bei allen Beteiligten, die Unterstützung durch das Management sowie die Mitarbeitermotivation. Auch für diese weichen Faktoren gibt es greifbare Indikatoren – beispielsweise Angaben zum Krankenstand oder der Fluktuationsrate im Projekt. Hinzu kommen Informationen aus den Mitarbeitergesprächen und dem Flurfunk. Auch Beobachtungen des Verhaltens der Projektmitarbeiter, das z. B. auf mögliche Konflikte und Kooperationsblockaden hindeutet, fließen mit ein.

Gerade hier kann – sofern Probleme zeitnah erkannt und kommuniziert werden – frühzeitig etwas gegen einen drohenden Projektmisserfolg unternommen werden.

Wichtig

Als Projektleiter müssen Sie Projekte auch dann erfolgreich führen, wenn sich Probleme abzeichnen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Ihnen jederzeit alle wichtigen Informationen zur Verfügung stehen. Nur dann können Sie entsprechend und frühzeitig agieren.

Stolperstein Kommunikation

Nur weil wir Menschen reden können, bedeutet dies nicht, dass wir alle über hervorragende Kommunikationskompetenz verfügen. Offensichtlich wird diese Tatsache unter anderem in den für Projekte so wichtigen Meetings. Sie sind häufig ineffizient, weil die Anwesenden aneinander vorbeireden oder sich mit Worten in wenig zielführende, nicht enden wollende Diskussionen manövrieren.[17]

Kommunikationsregeln

Erste Abhilfe für ineffiziente Meetings sind eine gute Vorbereitung sowie klare Kommunikationsregeln im Team. Dabei gilt die Regel: so wenig Meetings wie möglich, so viel wie nötig. Statt in einer großen Runde zu tagen, reicht es oft aus, dass Mitarbeiter einen kurzen schriftlichen Statusbericht pro Woche erstellen oder sich mit dem Projektleiter zum persönlichen Austausch treffen.

Da keiner der Mitarbeiter nur für sich arbeitet, sondern jeder auf die Erfolge und das Wissen anderer angewiesen ist, bieten sich zudem gemeinsame Statusbesprechungen an, die in kleineren Teams stattfinden.

Besprechungen sind wichtiger, als es im Projektalltag häufig scheint. Sie dienen sowohl der Informationsvermittlung als auch der Koordination, der Entscheidungsfindung oder der Problemlösung – häufig auch allem gleichzeitig. Allerdings sind Besprechungen auch sehr kostspielig: Ein zweistündiges Meeting von neun Projektmitarbeitern mit einem durchschnittlichen Stundensatz von 80 Euro kostet das Unternehmen 1.440 Euro. Und das ohne Verpflegung, anfallende Spesen etc. Damit werden überflüssige Besprechungen auch für die Unternehmen selbst schnell zu einem Ärgernis.

Für Sie als Projektleiter bedeutet das: Es liegt an Ihnen, die Meetings so durchzuführen, dass sie effizient und effektiv sind. Hier ein paar Tipps, worauf Sie achten sollten:[18]

Prüfen Sie im Vorfeld, ob ein Meeting wirklich notwendig ist und wer dabei sein sollte. Die Praxis zeigt: Etwa ein Drittel aller Teilnehmer haben nichts beizutragen und sind damit überflüssig.

Stellen Sie klar, dass die Teilnahme für die Eingeladenen Pflicht ist.

Bereiten Sie das Meeting richtig vor. Beschaffen Sie z. B. alle notwendigen Unterlagen und Materialien. Schlechte Vorbereitungen schaden der Effizienz und machen Meetings teuer. Verteilen Sie vor dem Meeting eine Agenda mit Zeitplan. Diese sollte neben dem aktuellen Status auch die kommenden (Teil-)Ziele und Maßnahmenkataloge berücksichtigen.

Halten Sie sich an die Agenda und den Zeitplan. Sorgen Sie für Pünktlichkeit. So stellen Sie sicher, dass Ihre Meetings nicht zu den rund 50 Prozent der Besprechungen gehören, die um mehr als ein Viertel der angesetzten Zeit überzogen werden – und damit alle Beteiligten unter Stress setzen.

Vermeiden Sie Selbstdarstellungen, Privatgespräche und Abschweifungen vom Thema, indem Sie die Meetings konsequent moderieren.

Verbannen Sie Smartphones und Laptops, um sich die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu sichern.

Schaffen Sie Raum für kreative Prozesse. Räumen Sie z. B. ausreichend Zeit für eine innovative Ideensammlung ein.

Seien Sie flexibel, wenn es nötig ist. Weichen Sie von der Agenda ab, wenn es um neue Antworten und Ideen zu einem Problem geht.[19]

Wenn Sie sich an diese Regeln halten, schaffen Sie die Grundlagen für ein effizientes Meeting.

Wichtig

Meetings zwischen dem Kernteam und Projektleiter sollten regelmäßig stattfinden, um den Informationsfluss zu sichern.

Moderation der Meetings