IT-Freelancer - Thomas Matzner - ebook

IT-Freelancer ebook

Thomas Matzner

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Opis

IT-Freelancer müssen nicht nur die IT beherrschen, sie haben alle Aufgaben und Chancen eines Unternehmers. Das Buch befasst sich mit den für den Markt der selbständigen IT-Dienstleistung spezifischen Grundfragen: Was ist mein Produkt, wie finde ich Kunden, wie erbringe ich meine Leistung, wie sichere ich mich ab, welche gesetzlichen Forderungen sind zu erfüllen? Der Leser wird in die Lage versetzt, zu erkennen, ob und wann der Schritt in die Selbständigkeit Erfolg versprechend ist, und in jeder Phase seiner Selbständigkeit alle Facetten des unternehmerischen Handelns kompetent wahrzunehmen.

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Thomas Matzner ist Diplom-Informatiker und selbständiger Berater für Systemanalyse. Er ist Sprecher des Selbständigen-Beirats der GI.

Ruth Stubenvoll ist selbständige Marketing- und Kommunikationsberaterin, sie ist spezialisiert auf IT-Beratungsunternehmen, Softwarehäuser und IT-Freelancer.

IT-Freelancer

Ein Handbuch nicht nur für Einsteiger

Thomas Matzner · Ruth Stubenvoll

Mit Beiträgen von

Steuerberater Jürgen Brunnhuber

Rechtsanwalt Thomas G.-E. Müller

Steuerberaterin Brigitte Schlammer

Steuerberaterin Ute Spohrer

Steuerberaterin Monik Vent

Rechtsanwalt Dr. Christoph Zahrnt

Illustrationen von Stefan Gerstorfer

Thomas Matzner · [email protected]

Ruth Stubenvoll · [email protected]

Jürgen Brunnhuber

Thomas G.-E. Müller · [email protected]

Brigitte Schlammer

Ute Spohrer · [email protected]

Monik Vent

Dr. Christoph Zahrnt · [email protected]

Lektorat: Christa Preisendanz

Copy-Editing: Susanne Rudi, Heidelberg

Herstellung: Birgit Bäuerlein

Umschlaggestaltung: Helmut Kraus, www.exclam.de

Illustrationen im Buch und auf dem Umschlag: Stefan Gerstorfer, www.medienwerkstatt-dachau.de

Druck und Bindung: M.P. Media-Print Informationstechnologie GmbH, 33100 Paderborn

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN

Buch 978-3-89864-813-4

PDF 978-3-86491-340-2

ePub 978-3-86491-341-9

1. Auflage 2013

Copyright © 2013 dpunkt.verlag GmbH

Wieblinger Weg 17

69123 Heidelberg

Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Die Verwendung der Texte und Abbildungen, auch auszugsweise, ist ohne die schriftliche Zustimmung des Verlags urheberrechtswidrig und daher strafbar. Dies gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung oder die Verwendung in elektronischen Systemen.

Es wird darauf hingewiesen, dass die im Buch verwendeten Soft- und Hardware-Bezeichnungen sowie Markennamen und Produktbezeichnungen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen.

Alle Angaben und Programme in diesem Buch wurden mit größter Sorgfalt kontrolliert. Weder Autor noch Verlag können jedoch für Schäden haftbar gemacht werden, die in Zusammenhang mit der Verwendung dieses Buches stehen.

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Vorwort

Was weiß man über IT-Freelancer?

IT-Freelancer sind keine übersichtliche, geschlossene Gruppe.

Der Beruf des IT-Freelancers ist, anders als sonstige bekannte selbständige Tätigkeiten, etwa als Rechtsanwalt, Friseur, Arzt oder Hebamme, nicht an eine Pflicht zur Mitgliedschaft in einer Berufsorganisation gebunden. Nicht einmal eine Meldepflicht gibt es. Das wird von der überwältigen Mehrzahl der IT-Freelancer begrüßt; nur wenige von uns wünschen sich etwa eine Kammerpflicht mit der unvermeidlich damit verbundenen Bürokratie und Einschränkung von Freiheiten.

Diese Freiheit bedeutet auf der anderen Seite, dass es keine Stelle gibt, an der lückenlose Informationen über IT-Freelancer gesammelt werden. Nicht einmal ihre Anzahl ist bekannt. Gulp, ein großes Portal für IT-Freelancer, gibt die Anzahl bei ihm registrierter IT-Experten Anfang 2013 mit 68.000 an – das ist der zuverlässigste Indikator für die Gesamtzahl, den wir kennen.

Nur ein Bruchteil der IT-Freelancer nutzt die vorhandenen Informationsquellen – warum eigentlich?

Informatiker können freiwillig Mitglieder in Berufsorganisationen werden. Die größte Fachgesellschaft in Deutschland, die Gesellschaft für Informatik e.V., hat rund 20.000 Mitglieder; es ist nicht erfasst, welche davon selbständig sind. Eine Mailingliste der GI für IT-Freelancer, die für jeden offen ist, also keine Mitgliedschaft voraussetzt, hat Anfang 2013 rund 2.300 Empfänger. Die GI unterhält im Rahmen ihrer Regionalgruppen einige regionale Arbeitskreise für Freelancer. Diese haben gegenüber den bisher genannten Zahlen eine erhöhte Aussagekraft, denn hier werden Freelancer nicht nur registriert, sondern kommen regelmäßig zusammen, um sich informieren zu lassen und Erfahrungen auszutauschen. Am aktivsten sind die Arbeitskreise in den Regionen Frankfurt, Erlangen/Nürnberg, Hamburg und München. Jeder hiervon erreicht eine Grundgesamtheit von einigen hundert Freelancern.

Der Berufsverband Selbständige in der Informatik e.V. hat sich im Gegensatz zu den Fachgesellschaften auf die Selbständigenarbeit konzentriert. Er hat, wie man seinen Jahresberichten entnehmen kann, einige hundert Mitglieder.

Seit 2004 erscheint im Zweimonatsrhythmus das IT Freelancer Magazin. Es ist die einzige regelmäßige Informationsquelle für Themen rund um die Selbständigkeit in der IT; andere Branchenblätter behandeln diese Themen nur sporadisch und keineswegs systematisch. Ende 2012 ist die fünfzigste Ausgabe dieser Zeitschrift erschienen, in der Freelancer, ihre Auftraggeber und ihre Berater, etwa zu Marketing-, Steuer- und Rechtsfragen, zu Wort kommen.

Aus den genannten Zahlen lässt sich schließen: Ein gesichertes Wissen über die Gesamtsituation der IT-Freelancer in Deutschland oder dem deutschsprachigen Raum kann es nicht geben. Überall, wo Informationen über Freelancer zusammengetragen werden, ist nur ein kleiner Prozentsatz der Grundgesamtheit repräsentiert. Wir werden im Kapitel über Honorarermittlung näher ausführen, wie schwierig es ist, zu verlässlichen Aussagen selbst für eine so eindimensionale Zahl wie ein Durchschnittshonorar zu kommen. Für komplexere Fragen, wie wir sie in diesem Buch behandeln, gibt es erst recht keine belastbaren Statistiken. Daraus folgt: Der IT-Freelancer ist kein Objekt der exakten Wissenschaft.

Sprache und Denken des Technikers bedürfen der Ergänzung.

Wie also kommen die Aussagen in diesem Buch zustande? Sehen wir uns den Hintergrund der Autoren an:

Ruth Stubenvoll schloss ihr Studium der Germanistik und Geschichte Mitte der neunziger Jahre ab. Wie manche Geisteswissenschaftler stellte sie sich die Frage, auf welchem Gebiet sie ihre Fähigkeiten künftig einsetzen könnte. 1998 begegneten ihr die ersten IT-Freelancer, die erkannt hatten, dass mit der Sprache und Denkweise des Technikers hervorragende Leistungen erbracht werden, die Kundensuche und -ansprache damit aber selten gelingen. Seit dieser Zeit hat Ruth Stubenvoll viele Freelancer und mittelständische IT-Unternehmen zunächst bei der Gestaltung und zunehmend bei der strategischen Ausrichtung ihres Marktauftritts unterstützt. Als ausgebildete Mediatorin begleitet sie ihre Kunden zudem in schwierigen Verhandlungen oder moderiert Konfliktgespräche. Neben ihrer geschäftlichen Tätigkeit schreibt sie Artikel für Zeitschriften, unter anderem über Jahre hinweg eine regelmäßige Kolumne im IT Freelancer Magazin, hält Vorträge und Workshops für Fachgesellschaften und andere Anbieter.

Thomas Matzner ist Diplom-Informatiker und seit 1992 IT-Freelancer, vorwiegend auf dem Gebiet der fachlichen Konzeption von Geschäftsabläufen und IT-Anwendungen. Zuvor war er Softwareingenieur und Niederlassungsleiter bei sd&m, wo sein Interesse auch für die nichttechnischen Verantwortungen des Unternehmers, etwa das Gestalten einer schlüssigen Produktaussage zum Markt und ihre Umsetzung in Broschüren (das Web spielte damals noch keine Rolle), geweckt wurde. 1997 wurde er von Ulrich Bode, dem Gründer des Selbständigen-Beirats in der GI, für die Selbständigenarbeit innerhalb des Vereins angeworben und leitet bis heute den Münchner Arbeitskreis Selbständige der Regionalgruppe. 2008 übernahm er die Rolle des Sprechers des GI-Beirats für Selbständige. Durch diese Tätigkeiten hat er viele Workshops für Selbständige organisiert, Beratungsgespräche geführt, Vorträge gehalten und Artikel geschrieben, unter anderem drei Dutzend satirische Kolumnen im IT Freelancer Magazin.

Nicht auf allen Gebieten sind wir Experten. Es ist bestürzend, wie viel Halbwissen über juristische Themen in manchen populären Gründungsratgebern über den Leser ausgegossen wird. Wir wollen solide Information vermitteln und sind deshalb dankbar, dass sich ausgewiesene Experten für Vertrags-, Steuer- und Arbeitsrecht bereitgefunden haben, zu diesem Buch Beiträge zu leisten.

Wir Autoren können nicht immer recht haben. Wir stellen Fragen und regen an, eigene Lösungen zu finden.

Wenn es schon keine globale Sammelstelle für IT-Freelancer-Wissen gibt, sind wir Autoren immerhin Knoten im Netz, an denen qualifizierte Information über viele Jahre hinweg zusammengelaufen ist. Die Informationen und Empfehlungen in diesem Buch entstammen einer Vielzahl von Beobachtungen und Berichten aus diesen Tätigkeiten. Wer sich die Fragen, die wir hier behandeln, gar nicht stellt oder die Bedeutung der Antworten darauf geringschätzt, nützt die Chancen der IT-Selbständigkeit mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht aus. Trotzdem bleibt gültig: Wir schreiben nicht über exakte Wissenschaft. Nur selten können wir unsere Beobachtungen deshalb mit den Worten »immer« oder »nie« absolutieren, stattdessen heißt es »oft« oder »selten«. Das eine allein seligmachende Rezept für erfolgreiches Unternehmertum gibt es ohnehin nicht. Bahnbrechende Entwicklungen in Wirtschaft und Technik kommen manchmal dadurch zustande, dass jemand das Lehrbuchwissen ignoriert und seinen eigenen Weg geht, unbeirrt von den Warnungen der Experten. Deshalb ermuntern wir unsere Leser: Wer unsere Antworten auf die Kernfragen des Unternehmers nicht teilt, sondern meint, bessere Wege gefunden zu haben, hat unsere volle Sympathie. Wir freuen uns, andere Auffassungen kennenzulernen und künftig in unsere Darstellungen einzuarbeiten.

Thomas Matzner und Ruth StubenvollMünchen und Brunnthal, im Frühjahr 2013

Danksagung

Die Autoren haben schon erwähnt, dass sie ihr Wissen vorwiegend nicht durch stille Kontemplation, sondern durch vielfältigen Austausch mit Auftraggebern, Workshopteilnehmern und anderen Fachkollegen gewonnen haben.

An erster Stelle geht unser Dank an den GI-Fellow Ulrich Bode. Er hat schon 1994 in der damals fast ausschließlich akademisch geprägten GI die Gründung eines Beirats für Selbständige durchgesetzt und diesen Beirat über viele Jahre mit Leben gefüllt. Ohne die daraus entstandenen regionalen Arbeitskreise, in denen sich Freelancer treffen, näher kennenlernen und dadurch zum offenen Austausch über ihre Sorgen und Freuden angeregt werden, hätte ein Fundus von Wissen über unser Berufsfeld nicht entstehen können. Auch das IT Freelancer Magazin ist Ulrichs Projekt, in dem er unternehmerisches Risiko als Verleger trägt und ständig Impulse setzt. Bei etlichen Kongressen für IT-Freelancer ist er als Initiator, Organisator und meist ebenfalls als Veranstalter mit unternehmerischem Risiko hervorgetreten.

Die Gestaltung einer Geschäftsbeziehung zum Auftraggeber ist der Schlüssel der unternehmerischen Tätigkeit, die wir hier beschreiben. So verdanken wir auch unseren Auftraggebern wesentliche Einsichten.

Thomas Matzner möchte hier exemplarisch, grob in chronologischer Reihenfolge, eine Reihe von Namen nennen und die vielen anderen, die nicht vorkommen, um Nachsicht ersuchen: Norman Heydenreich, Hermann Rangl und Michael Sieber vom ADAC; meinen Freelancer-Kollegen und Freund Ulrich Riemann; Josef Enthofer, Günther Schmid, Max Thelen und Erwin Zattler von Sanacorp; Jörg Rothermel und Klaus Steger von BMW; Hans-Josef Nagel von HighQ IT; Uwe Krieger von Xcitec; Gerhard Müller von TNG Technology Consulting.

Ruth Stubenvoll möchte allen IT-Freelancern danken, die sie ein Stück ihres Berufsweges begleiten konnte. Stellvertretend für alle seien hier diejenigen genannt, die ihr Einverständnis zur Veröffentlichung gegeben haben: Roelof Berg, Anni Böhm-Huber, Thomas Doll, Peter Dünkel, Alexander Eckerlein, Alexander Eisenhuth, Anneliese Engel, Siegfried Fronzek, Hartmut Goebel, Fred Robert Hauschel, Heinz Hellerer, Rolf Hübner, Sylvia Johnigk, Andreas Kuhn, Rolf Mayer, Mirko Meier, Alfred Merk, Eva Remenova-Peters, Wolfgang Sinnwell, Marianne Steffens, Stefan Straehl und Andrea Wäckerle. Besonderer Dank gilt jenen, deren Websites wir abbilden und kommentieren dürfen: Gabriele Haller, Georg Lohrer, Christian Moser, Robert Müller, Gerhard Schimpf und Birgit Stünkel.

Ruth Stubenvoll dankt auch ihren Unternehmenskunden. In der Zusammenarbeit mit ihnen konnten viele Erkenntnisse vertieft und das Bild der Welt der IT-Projekte aus einer weiteren Perspektive abgerundet werden. Exemplarisch seien genannt: Jürgen Radtke, Corphis; Günther Reinhard, Thorsten Reinhard, CSA; Hans Josef Nagel, Thomas Popp, HighQ IT; Ralf Friedrich, Frank Kutscher, ibcos; Klaus Eberhardt, iteratec; Ruth Breu, QE LaB; Michael Felderer, QE LaB Business Services; Gerhard Kaiser, sellexx; Matthias Rixner, Kristiana Heil, webone und Stefan Meinl, xscio.

Die zahlenmäßig stärkste Quelle für Informationen waren und sind für uns Autoren die regionalen Arbeitskreise für IT-Freelancer. Hier gilt unser Dank vor allem den langjährigen regionalen Sprechern dieser Arbeitskreise: Barbara Beenen in Hamburg, Rolf Frieling in Frankfurt, Robert Brandl und Hartmut Göbel in Erlangen/Nürnberg und Gottfried Wollboldt in Stuttgart. Sie sind der treibende Motor für den Erfahrungsaustausch zwischen IT-Freelancern; ohne sie wüssten wir alle nicht viel voneinander.

Auch der beste Motor braucht Treibstoff, und der kommt von allen, die solche Arbeitskreise besuchen, ihre Erfahrungen einbringen, sich auf Themen vorbereiten und darüber berichten. Naturgemäß haben die Autoren schwerpunktmäßig an den Münchner Veranstaltungen teilgenommen. Wiederum mit der Bitte um Nachsicht an alle, die wir nicht nennen können, erwähnen wir exemplarisch diejenigen, die aktiv durch Vorträge oder Mitarbeit in Arbeitskreisen hervorgetreten sind: Albrecht Blaser, Georg Deniffel, Alexander Eckerlein, Klaus Götzer, Herbert Gonder, Joel Gruns, Horst Härtel, Stefan Häusl, Fred Robert Hauschel, Gerhard Kaiser, Viktor Klein, Manfred Kreusch, Brigitte Kucz, Mathias Lohmer, Jörg Maas, Paul Maisberger, Heinrich C. Mayr, Alfred Merk, Heidi Rahn, Roland Reinl, Ingrid Rodiek, Gerhard Schimpf, Wolfgang Sinnwell, Siegfried Stadler, Birgit Stünkel, Stefan Symanek, Margaretha Ullmann und den zu früh verstorbenen Reinhard Kofer, der mit Scharfsinn und Humor so manchen Hype in drei Sätzen entzaubern konnte.

Einige Mühe haben wir unserem Illustrator Stefan Gerstorfer bereitet. Er hat unsere Ideen und Wünsche schnell aufgenommen, aus Sicht des Grafik-Profis hinterfragt und kreativ umgesetzt. Das hätte ein lockerer Job sein können, wenn wir nicht ein ums andere Mal nach getaner Arbeit gekommen wären: »Ach, Stefan, wir haben nochmal nachgedacht und bräuchten es jetzt ganz anders ...«

Wir danken Georg Jäger, Professor für Buchwissenschaft an der LMU München, der uns in einer sehr frühen Phase unserer Arbeit am Buch mit wertvollen Tipps zur Seite stand.

Last but not least gilt unser besonderer Dank dem Team des dpunkt.verlags, vor allen unserer Lektorin Christa Preisendanz, die sich von Anfang an für das Buchprojekt begeistert hat und mit unseren Autoren-Marotten, insbesondere der für IT-Leute typischen unvorhersehbaren Termingestaltung, souverän umgegangen ist. Susanne Rudi danken wir für die umsichtige Korrektur unseres Manuskripts.

Inhaltsübersicht

1        Einleitung

2        Wichtige verwendete Begriffe

3        Freelancer werden, Freelancer sein

Teil I      Was ist mein Produkt?

4        Das Produkt IT-Dienstleistung

5        Wie präsentiere ich mein Produkt?

Teil II      Wie bekomme ich Kunden?

6        Vertriebswege

7        Vertriebsinstrumente

Teil III      Wie erbringe ich meine Leistung?

8        Unternehmensziel Nr. 1: Der zufriedene Auftraggeber

9        Die Beraterrolle des Freelancers

10      Weiterbildung, Weiterentwicklung

Teil IV      Wie schütze ich meine Interessen?

11      Soziale Absicherung

12      Der Vertrag des IT-Freelancers

Von Rechtsanwalt Dr. Christoph Zahrnt

13      Steuern

Von Steuerberatern

Jürgen Brunnhuber, Brigitte Schlammer, Ute Spohrer und Monik Vent

14      Scheinselbständigkeit – abhängige oder selbständige Beschäftigung?

Von Rechtsanwalt Thomas G.-E. Müller

15      Literatur

Index

Inhaltsverzeichnis

1        Einleitung

2        Wichtige verwendete Begriffe

3        Freelancer werden, Freelancer sein

3.1     Angestellter versus Freelancer

3.2     Für die meisten kein Thema: die Unternehmensform

3.3     Selbständig werden, um Steuern zu sparen – Stammtischparolen bei Licht betrachtet

3.4     Der richtige Zeitpunkt

3.5     Schlechte und gute Motivationen

Teil I Was ist mein Produkt?

4        Das Produkt IT-Dienstleistung

4.1     Die fachliche Definition des Produkts

4.1.1     Mainstream oder Nische?

4.1.2     Alte oder neue Technologien?

4.1.3     Spezialist oder Generalist?

4.2     Die Positionierung des Produkts

4.2.1     Wie viel Branchennähe?

4.2.2     Größe des Kundenunternehmens

4.2.3     Wunschkunden, Wunschprojekte

4.2.4     Die Rolle in der Auftraggeberorganisation

4.2.4.1     Unterstützen

4.2.4.2     Führen

4.2.4.3     Beraten

4.2.4.4     Coachen

4.2.4.5     Trainieren

4.3     Die kaufmännische Definition des Produkts

4.3.1     Regionale Ausdehnung

4.3.2     Honorarkalkulation

4.3.2.1    Der richtige Honorarsatz

4.3.2.2     Honorarstatistiken

4.3.2.3     Kalkulation eines Mindesthonorars

4.3.2.4     Markthonorare

4.3.2.5     Typische Fehler bei der Honorarermittlung

5        Wie präsentiere ich mein Produkt?

5.1     Ist Produktdarstellung nur schöner Schein?

5.1.1     Marketing ist nötig

5.1.2     Marketing ist Ehrlichkeit

5.1.3     IT-Dienstleistungsprodukte brauchen Vertrauen

5.2     Das Werkzeug Sprache

5.2.1     Sprache – Abbild des Denkens

5.2.2     Das passende Wort

5.2.3     Der verständliche Satz

5.3     Die Produktbeschreibung – der Profil-Master

5.3.1     Das Produktangebot

5.3.2     Der Nutzen unseres Dienstleistungsprodukts

5.3.3     Berufs- und Projekterfahrung

5.3.4     Skill-Liste

5.3.5     Berufsbezeichnung

Teil II Wie bekomme ich Kunden?

6        Vertriebswege

6.1     Überblick über die Vertriebswege

6.2     Geschäftsinteressen der Beteiligten

6.3     Direktgeschäft mit dem Endkunden

6.4     Geschäft über Zwischenhändler

6.5     Geschäft über Personalvermittler

6.6     Geschäft mit Projektdienstleistern

6.7     Wie arbeiten Einkäufer?

6.8     Informationsaustausch mit Vertriebspartnern

6.9     Kalkulation des Vertriebswegs

7        Vertriebsinstrumente

7.1     Stilfragen

7.1.1     Das Auftreten des Freelancers

7.1.2     E-Mail-Kommunikation – Nutzen und Schrecken

7.1.3     Das Telefon – viel benutzt, selten genutzt

7.1.4     Gestaltungsfragen – wie viel und was?

7.2     Das Freelancer-Profil

7.2.1     Das Datenformat

7.2.2     Persönliche Daten

7.2.3     Das Produktangebot

7.2.4     Das Nutzenversprechen

7.2.5     Die Skill-Liste

7.2.6     Die berufliche Erfahrung

7.2.7     Weitere Elemente

7.2.8     Das Kurzprofil und Spezialfälle

7.2.9     Der Unterschied Profil – Bewerbungsunterlagen

7.3     Die Website

7.3.1     Mythos und Wirklichkeit

7.3.2     Grundsätzliches

7.3.3     Inhalte

7.3.4     »Content ist König« – vom Umgang mit Suchmaschinen

7.3.5     Gestaltung

7.4     Portale von Vertriebspartnern

7.4.1     Die reinen Portale

7.4.2     Portale von Zwischenhändlern

7.5     Business-Netzwerke

7.6     Persönliches Netzwerk

7.7     Kontaktaufnahme mit potentiellen Auftraggebern

7.7.1     Kontaktaufnahme mit Endkunden

7.7.2     Kontaktaufnahme mit Projektdienstleistern

7.7.3     Kontaktaufnahme mit Zwischenhändlern und Vermittlern

7.8     Das Vertriebsgespräch

7.9     Verhandlungen

7.10   Öffentlichkeitsarbeit

Teil III Wie erbringe ich meine Leistung?

8        Unternehmensziel Nr. 1: Der zufriedene Auftraggeber

9        Die Beraterrolle des Freelancers

10      Weiterbildung, Weiterentwicklung

10.1   Was sollen wir lernen?

10.2   Wie sollen wir lernen?

10.2.1   Seminare

10.2.2   Wissenschaftliche Fachtagungen

10.2.3   Tagungen mit Praxisbezug

10.2.4   Fachbücher

10.2.5   Fachzeitschriften

10.2.6   Regionale Arbeitskreise

10.3   Weiterentwicklung beim Kunden

Teil IV Wie schütze ich meine Interessen?

11      Soziale Absicherung

12      Der Vertrag des IT-Freelancers

Von Rechtsanwalt Dr. Christoph Zahrnt

12.1   Der Freelancer und sein Endkunde

12.1.1   Der rechtliche Rahmen, insbesondere der Vertragsabschluss

12.1.1.1   Die Vertragsfreiheit und ihre Schranken

12.1.1.2   Wozu dient ein Vertrag: als Anspruchsgrundlage

12.1.1.3   Das Vertragsrecht regelt alles

12.1.1.4   Was sollen Sie regeln?

12.1.1.5   Wie mit Risiken umgehen?

12.1.1.6   Der Vertragspartner will seine AGB zum Vertragsbestandteil machen

12.1.1.7   Wie kommen Verträge zu Stande?

12.1.1.8   Insbesondere Vollmacht

12.1.2   Der Inhalt von Verträgen mit Endkunden

12.1.2.1   Dienstvertrag oder Werkvertrag?

12.1.2.2   Fragen zu spezifischen Leistungen

12.1.2.3   Vergütungsformen

12.1.2.4   Haftung auf Schadensersatz

12.1.2.5   Geheimhaltung und Wettbewerbsverbot

12.1.2.6   Schutz von personenbezogenen Daten

12.1.3   Durchführung von Aufträgen

12.1.3.1   Vertragsmanagement

12.1.3.2   Kaufmännische (korrekt: Unternehmerische) Bestätigungsschreiben und Protokolle

12.2   Der Freelancer und sein Projektdienstleister

12.2.1   Der rechtliche Rahmen, insbesondere der Vertragsabschluss

12.2.1.1   Verhältnis der Verträge zueinander

12.2.1.2   Verhältnis von seinem Angebot zu dem des Projektdienstleisters

12.2.2   Der Inhalt von Verträgen mit Projektdienstleistern

12.2.2.1   Tätigwerden des Freelancers beim Endkunden

12.2.2.2   Vertreten der Interessen des Projektdienstleisters gegenüber dem Endkunden

12.2.2.3   Haftung auf Schadensersatz

12.2.2.4   Geheimhaltung und Wettbewerbsverbot

12.2.2.5   Schutz von personenbezogenen Daten

12.2.3   Durchführung von Aufträgen

12.3   Der Freelancer und sein Zwischenhändler

12.3.1   Der rechtliche Rahmen

12.3.2   Der Inhalt von Verträgen mit Zwischenhändlern

12.3.2.1   Vorzeitiges Kündigungsrecht des Zwischenhändlers

12.3.2.2   Recht des Zwischenhändlers zur Vertragsverlängerung

12.3.2.3   Haftung auf Schadensersatz

12.3.2.4   Geheimhaltung und Wettbewerbsverbot

12.3.3   Durchführung von Aufträgen

13      Steuern

Von Steuerberatern Jürgen Brunnhuber, Brigitte Schlammer, Ute Spohrer und Monik Vent

13.1   Ertragsteuern

13.1.1   Die richtige Einkunftsart

13.1.1.1   Einkünfte aus Gewerbebetrieb

13.1.1.2   Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit

13.1.1.3   Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit

13.1.1.4   Übersicht über die Abgrenzung möglicher Einkunftsarten:

13.1.1.5   Unterschiede und Abgrenzungen

13.1.1.6   Übersicht über die Unterschiede der in Frage kommenden Einkunftsarten

13.1.2   Besteuerungszeitpunkt und Gewinnermittlung

13.1.2.1   Abgrenzung Gewinnermittlungsart und -ermittlungszeitraum

13.1.2.2   Betriebsvermögensvergleich

13.1.2.3   Einnahme-Überschuss-Rechnung

13.1.3   Betriebsausgaben

13.1.3.1   Definition

13.1.3.2   Besondere Betriebsausgaben

13.2   Umsatzsteuer

13.2.1   Soll- und Ist-Besteuerung

13.2.2   Besonderheiten bei Auslandsbeziehungen

13.2.2.1   Leistungsort

13.3   Verfahrensrecht

13.3.1   Erklärungs- und Mitwirkungspflichten

13.3.1.1   Erklärungspflichten

13.3.1.2   Mitwirkungspflichten

13.3.2   Prüfungen durch das Finanzamt

13.3.2.1   Zulässigkeit von Außenprüfungen

13.3.2.2   Grundsätzlich keine Prüfung ohne vorherige schriftliche Ankündigung

13.3.2.3   Wichtige Rechte und Pflichten

13.3.2.4   Der Datenzugriff

13.3.2.5   Auswirkungen von Prüfungen bei Auftraggebern und Geschäftspartnern

14      Scheinselbständigkeit – abhängige oder selbständige Beschäftigung?

Von Rechtsanwalt Thomas G.-E. Müller

14.1   Einführung

14.2   Abgrenzung: abhängige Beschäftigung – Selbständigkeit

14.2.1   Allgemeines: Die Kriterien des Bundessozialgerichts

14.2.1.1   Eingliederung in fremden Betrieb

14.2.1.2   Tätigkeit nach Weisungen

14.2.1.3   Kriterienkatalog

14.3   Feststellung der Versicherungspflicht

14.4   Arbeitsrechtliche Folgen

14.5   Lösungsmodelle

14.5.1   GmbH

14.5.2   GbR, oHG, KG

14.5.2.1   GbR

14.5.2.2   oHG

14.5.2.3   KG

14.5.3   Ergebnis

15      Literatur

Index

1 Einleitung

Wozu ein Buch über – und für – IT-Freelancer?

»Meine Erfahrung ist, dass sehr viele Freelancer sich vom Selbstständigen-Typus unterscheiden, der im Autorenprofil hervorgehoben wird: Diese Personen bieten keine Leistung mit einem besonderen USP an, sondern sind ›Java-Entwickler‹, ›Oracle-Datawarehouse-Entwickler‹, ›HTML-5-Experte‹ etc.

Diese Personen zielen auf den Markt der temporären Arbeitskräfte ab und arbeiten vor allem in Projekten mit, die jemand anderer entwickelt hat und der nun Spezialisten für die Umsetzung sucht. Moderne Söldner, wenn man so möchte (neutral bewertet).«

Aus einem anonymen Gutachten zu dem Exposé dieses Buches

Unternehmer oder Zeitarbeiter?

Wir sind dem soeben zitierten Gutachter dankbar für die prägnante Formulierung der Kernfrage, der sich jeder IT-Freelancer stellen muss. Will ich tatsächlich Unternehmer sein oder einfach nur Zeitarbeiter? Auch wir haben uns vor der Entscheidung, mit dem Schreiben anzufangen, gefragt: Werden sich IT-Freelancer überhaupt für eine Darstellung der gesamten unternehmerischen Dimension dieses Berufs interessieren? Wird nicht der Mehrheit, mit steigender Tendenz, die Beschäftigung mit diesen Themen von den Zwischenhändlern, die sie an Endkunden weiterverkaufen, abgenommen? Fühlen sie sich nicht, bei aller Kritik, die manchmal an den Zwischenhändlern laut wird, in dieser eingeschränkten Unternehmerrolle heimlich recht wohl, eben weil sie nicht IT-Unternehmer sein wollen, sondern Java-Entwickler oder HTML-Experten?

Der Markt für IT-Freelancer folgt besonderen Regeln.

IT-Freelancer unterscheiden sich in mancherlei Hinsicht von anderen Selbständigen. Egal ob Söldner oder nicht, die folgenden Merkmale unterscheiden uns etwa vom Arzt, Optiker oder Inhaber einer Autowerkstatt:

Wir erbringen unsere Leistung nur äußerst selten für Privatpersonen, fast immer für Unternehmen, in den meisten Fällen für große. Unser Auftraggeber ist also wirtschaftlich meist viel mächtiger als wir.

Der Kunde findet uns nicht auf Facebook.

Die für viele Selbständigen gängigen Wege zur Kundengewinnung, von einem Praxisschild über Wurfsendungen, Einträge in Branchenregistern bis zu Plakaten an der U-Bahn-Station, funktionieren für uns nicht.

Viele von uns gewinnen ihre Kunden nicht selbst, sondern über diverse Modelle mit zwischengeschalteten Unternehmen.

Unsere Abnehmer sind meist keine Laien, sondern selbst IT-Professionals. Dementsprechend sind unsere Spielräume, wie wir eine Leistung erbringen, durch Vorgaben unserer Kunden begrenzt.

Unsere Einsätze für einen Kunden bemessen sich nicht in Stunden oder Tagen, sondern eher in Monaten bis hin zu Jahren. Wir können deshalb parallel nur wenige und auch im Lauf der Zeit hintereinander nur überschaubar viele Kunden bedienen.

Sind das Gründe gegen die Beschäftigung mit den unternehmerischen Aufgaben des IT-Freelancers? Nun, zunächst einmal sind es Gründe dafür. Die üblichen Ratgeber für Selbständige, Freiberufler oder Unternehmensgründer nehmen auf diese Besonderheiten kaum Rücksicht. Unter der Vielzahl insgesamt möglicher Unternehmensformen und Vertriebsmethoden sind etliche für uns unbedeutend. Zum Ausgleich dafür haben wir bei Produktgestaltung, Kundengewinnung und selbst der Durchführung unserer selbständigen Tätigkeit stets Spezifika zu bedenken, die sich aus den genannten Besonderheiten unserer Situation ergeben.

Wir können Aufgaben des Unternehmers delegieren, aber nie die Verantwortung.

Doch auch wenn die obige Liste manchem suggerieren mag, dass IT-Freelancer keine vollwertigen Unternehmer sind, sich also den Aufgaben des Unternehmers verweigern können, ohne Schaden zu nehmen: Dies ist ein Trugschluss. Beginnen wir mit dem Offensichtlichen: Jeder IT-Freelancer ist faktisch selbständiger Unternehmer. Egal wie viele Zwischenhändler ihm ihre Leistungen anbieten, egal wie viele Vorgaben ihm seine Auftraggeber machen – wenn es ernst wird, ist er für sich selbst verantwortlich und kann sich hinter niemandem verstecken. Ernst wird es vor allem dann, wenn es um die Herstellung einer passablen Auslastung geht, also um das Akquirieren von Aufträgen, die den Freelancer ernähren und ihn optimistisch in die Zukunft schauen lassen. Ernst wird es auch bei der korrekten Einschätzung von Vertragsklauseln und der Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten. Um bei der Söldner-Metapher zu bleiben: Wenn’s ums Überleben geht, wird jeder andere zunächst an sich denken und nicht an uns Freelancer. Das ist das Wesen der Selbständigkeit, egal in welchem Beruf.

Wir werden darüber hinaus zeigen, dass es auch innerhalb der Abhängigkeit von mächtigen Kunden und allgegenwärtigen Zwischenhändlern gute und weniger gute Wege gibt, interessante Aufgaben, eine zufriedenstellende Auslastung und erfreuliche Vertragsbedingungen zu erzielen. Nicht alle Zwischenhändler sind gleich, nicht alle Auftraggeber – und auch nicht alle Freelancer.

Was sagen wir also dem IT-Freelancer, der noch daran zweifelt, dass unternehmerisches Denken und Handeln die Mühe wert ist? Dass er auch ohne nähere Beschäftigung damit sein Auskommen findet? Zunächst einmal, dass er recht hat. Natürlich können wir überleben, ohne unser Verhalten zu optimieren. Das Schöne am Beruf des Informatikers ist, dass für uns die Gefahr, vollends ins soziale Netz abzurutschen, von allen Berufsgruppen mit am geringsten ist. Auf der anderen Seite zeigt uns der Blick in jede Buchhandlung, dass viele Menschen begierig sind, ihre Leistungen zu verbessern. Jeder kann Eier in die Pfanne schlagen – trotzdem werden millionenfach Kochbücher verkauft, die ein aufregenderes Geschmackserlebnis versprechen. Jeder kann um den Block rennen – trotzdem lebt eine ganze Branche davon, uns zu höheren sportlichen Leistungen zu verhelfen. Warum also nicht auch unser berufliches Handeln, den Kern unserer materiellen Existenz und eine Hauptquelle von Lebensfreude oder -frust, unter die Lupe nehmen und feststellen, ob wir das Beste aus unseren Fähigkeiten machen?

Die Kernfragen für jeden Unternehmer gelten auch für uns.

Unternehmer haben Verantwortung für alle Erfolgsfaktoren ihres Unternehmens, egal wie groß oder wie klein es ist oder in welcher Branche es sich bewegt. Entlang der Kernfragen, die sich jeder Unternehmer ständig stellen muss, gliedern wir dieses Buch:

Was biete ich an? »Ist doch klar« gilt nicht!

Voraussetzung dafür, über eine unternehmerische Tätigkeit überhaupt nachzudenken, ist eine Produktidee. Was bietet das Unternehmen dem Markt an? Wer braucht das Produkt? Wie hebt es sich von den Produkten der Mitbewerber ab? Ist der Käufer bereit, für den Nutzen des Produkts einen angemessenen Preis zu zahlen? Können wir Produkt und Nutzen überhaupt beschreiben? Erst wenn wir diese Fragen beantwortet haben, können wir darüber nachdenken, wie wir Kunden gewinnen und die Leistung erbringen. Deshalb stellen wir diese Überlegungen an den Anfang in dem ersten Teil: Was ist mein Produkt?

Die schönste Idee nützt nichts, wenn niemand davon erfährt. Die möglichen Käufer des Produkts müssen identifiziert, angesprochen und überzeugt werden. In großen Unternehmen gibt es für diese Aufgabe Spezialisten in einem eigenen Ressort, genannt Vertrieb. Doch auch und gerade das kleine Unternehmen braucht, um bekannt zu werden und in seinem Markt Fuß zu fassen, eine Vertriebsfunktion. Ohne sie wird das Produkt, sei es noch so schön, nicht umgesetzt werden können. Deshalb befasst sich der zweite Teil des Buches mit der Frage: Wie bekomme ich Kunden?

Ist der Kunde gefunden und von dem Produkt überzeugt worden, muss das Versprechen, das ihm damit gemacht wurde, eingelöst werden. Nur damit kann der Anbieter das nötige Vertrauen auf dem Markt erzeugen, das ihm langfristig stabile Geschäftsbeziehungen ermöglicht. Für IT-Freelancer gibt es eine Reihe von Überlegungen, die sie sich bei der Leistungserbringung zusätzlich zu ihrem technischen und fachlichen Know-how machen sollten. Diese stellen wir im dritten Teil dar: Wie erbringe ich meine Leistung?

Steuern und Verträge machen wenig Spaß, müssen aber sein.

Bei den drei großen Schritten Produktdefinition, Vertrieb und Leistungserbringung steht das Unternehmen nicht im luftleeren Raum. Risiken wollen bedacht und entschärft werden. Die Interessen des Unternehmens und seiner Kunden sind sorgsam gegeneinander abzuwiegen. Und sobald das Unternehmen einen auch nur mäßig erfolgreichen Eindruck macht, wird der Staat versuchen, sich einen möglichst großen Anteil vom Erfolg abzuzweigen. Darauf muss sich der Unternehmer einstellen; er muss sich mit sozialer Absicherung, Verträgen und Steuern auseinandersetzen. Damit befasst sich der vierte Teil: Wie schütze ich meine Interessen?

Die Inhalte der ersten beiden Teile behandeln im weitesten Sinne unser Angebot nach außen und dessen Präsentation. Daraus ergibt sich, welche Überlegungen wir uns machen müssen und welche Ergebnisse wir dabei erzielen. Die meisten von uns sind aus unserer Projektarbeit den Umgang mit Vorgehensmodellen gewohnt. Abbildung 1–1 zeigt das Projektmodell der Definition unseres Unternehmens. Es ist wichtig, die Abhängigkeiten zwischen den Schritten zu kennen. Oft erleben wir, dass Freelancer den scheinbar ganz einfachen Wunsch haben, ihre Website oder ihr Profil neu zu gestalten. Bei der weiteren Diskussion merkt man, dass wichtige Fragen der Produktdefinition noch offen sind. Diese müssen geklärt werden, bevor man an die konkrete Gestaltung von Dokumenten gehen kann. Weitgehend unabhängig von der Produktdefinition kann man sich auf einen oder mehrere Vertriebswege festlegen. Diese beeinflussen ebenfalls die Ansprache des Marktes, will doch ein mittelständischer Endkunde anders angesprochen werden als ein großer Zwischenhändler, der täglich Dutzende von Freelancerkontrakten abwickelt.

Abb. 1–1 Aktivitäten und Ergebnisse bei der Gestaltung unseres Angebots

Wem soll das alles nützen? Nun, vor allem natürlich den IT-Freelancern selbst. Die soeben aufgeführten vier Kernfragen und der allermeiste Inhalt dahinter soll den IT-Freelancern Stoff zum Denken, Überprüfen des eigenen Handelns und Entscheiden für den zukünftigen Weg geben. Deshalb bedeutet, wenn nicht aus dem Kontext etwas anderes hervorgeht, das Wörtchen »wir« in diesem Buch die Gruppe der IT-Freelancer.

Das Unternehmenskonzept ist nie fertig.

Die meisten Fragen zum Dasein des IT-Freelancers stellen sich naturgemäß vor der Entscheidung, Freelancer zu werden, oder in der Anfangsphase der unternehmerischen Tätigkeit. Also könnte man meinen, ein Buch wie dieses sei ausschließlich für Anfänger interessant; wer schon einige Zeit im Geschäft sei, habe das relevante Wissen schon längst erworben. Auf der anderen Seite erleben die Autoren seit vielen Jahren, dass Gelegenheiten zum Erfahrungsaustausch gerade von erfahrenen Freelancern angeboten, gesucht und wahrgenommen werden. Die Klischeevorstellung, nach der ein typischer IT-Freelancer jung ist, noch keine Familie gegründet hat und bis zwei Uhr nachts mit Pizza vor dem Bildschirm sitzt, ist lustig, trifft aber in der Realität nicht zu. Die vier Kernfragen müssen vom IT-Freelancer in jeder Phase seiner Tätigkeit gestellt werden: vor der Entscheidung zur Selbständigkeit, in der Anfangsphase, aber auch vor größeren Akquisitionsvorhaben oder beim Aufkommen neuer Markttrends. Die Autoren regen also auch die erfahrenen alten Hasen an, das Buch durchzusehen und zu prüfen, ob die behandelten Themen für sie interessant sind.

Jeder Unternehmer ist von seinen Kunden abhängig. IT-Freelancer machen da keine Ausnahme. Trotzdem streben wir mit diesem Buch an, diese Abhängigkeiten zu reduzieren. Manche uns bekannten Freelancer entnehmen ihre Informationen über den Markt nur wenigen Quellen, etwa einem Vertriebspartner, für den sie gerade tätig sind. Bei einer solchen Sichtweise wird dann die Aussage eines Einzigen, die natürlich von seinen Geschäftsinteressen geprägt ist, leicht zur Aussage über den gesamten Markt. Wir wollen dem Freelancer hingegen zeigen, dass es für nahezu alle Entscheidungen vielfältige Alternativen gibt. Wenn wir eine Verpflichtung übernommen haben, müssen wir sie erfüllen. Bevor wir die nächste Verpflichtung annehmen, nützt es uns, ein weites Spektrum an Möglichkeiten betrachtet zu haben.

Natürlich können auch andere Marktteilnehmer von der Lektüre profitieren. Wer eng mit Freelancern zusammenarbeitet, sei es als Endkunde, Zwischenhändler oder Projektdienstleister, mag neugierig sein, wie der Partner auf der anderen Seite des Tisches tickt. Da sich jedoch in unserer Marktwirtschaft regelmäßig der Auftragnehmer auf den Kunden einzustellen hat (siehe die ersten drei unserer vier Kernfragen) und nicht umgekehrt, geben sich die Autoren hinsichtlich dieser Lesergruppe keinen großen Illusionen hin.

Immer gültige Patentrezepte anzubieten würde der Kernbotschaft dieses Buches und der Überzeugung der Autoren widersprechen. Unternehmerisches Denken bedeutet nicht, der Herde oder einem Experten nachzulaufen, sondern ein breites Handlungsrepertoire zur Verfügung zu haben und daraus die für die aktuelle Situation passende Handlung auszuwählen. An vielen Stellen beschreibt dieses Buch den Baukasten, ohne die für jede Person, Zeit und Situation passende Lösung vorzugeben. Einige Beispiele:

Bei der Produktdefinition zeigen wir eine ganze Reihe von Dimensionen, an denen entlang im Idealfall jeder einzelne Freelancer sein eigenes, unverwechselbares Produkt gestaltet. Es ist wie bei einem gut sortierten Gewürzregal: Kein Gewürz ist per se gut oder schlecht, es gibt viele vorzügliche, aber auch etliche ungünstige Kombinationen, und vollends unmöglich ist es, sie alle zu verwenden.

Wir zeigen ausführlich die Techniken zur Erstellung eines Freelancer-Profils. Aber wir zeigen kein »Muster-Profil«, denn ein solches gibt es nicht.

Wir beschreiben die Mechanismen, die einen Honorarsatz bestimmen, ohne den »richtigen« Honorarsatz, den es ebenso wenig gibt, zu versprechen.

Wir besprechen das Für und Wider der verschiedenen Vertriebsmodelle mit oder ohne dazwischengeschaltete Vertriebspartner, ohne dem einzelnen Freelancer die Entscheidung abnehmen zu können, kurz- oder langfristig einige davon zu bevorzugen oder auszuschließen.

Wir stellen Vertriebsinstrumente vor, die unserer Erfahrung nach in der beschriebenen Form den Zielmarkt treffen und einen guten Wirkungsgrad haben, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, was Form und kreative Gestaltung angeht.

In dem Abschnitt über Leistungserbringung motivieren wir dazu, dem Auftraggeber so weit wie möglich entgegenzukommen und nicht stur auf unseren vertraglich festgelegten Auftrag fixiert zu sein. Im darauffolgenden Kapitel über Vertragsrecht findet man die Grenzen dieser Haltung. Es obliegt dem Gespür des Einzelnen zu erkennen, ob die Kundensituation gerade nach Vorsicht oder nach Großzügigkeit im Umgang mit dem Auftraggeber verlangt.

An vielen Stellen motivieren wir unsere Darstellung durch kurze Geschichten aus der Praxis. Alle diese Geschichten haben wir selbst erlebt, oder sie wurden uns aus zuverlässiger Quelle berichtet. Um auf den Inhalt der Geschichten Bezug nehmen zu können, haben wir den handelnden Personen Namen gegeben. Natürlich sind diese Namen frei erfunden und haben mit den tatsächlich Handelnden keine Verbindung. Auch darüber hinaus haben wir die Geschichten gründlich anonymisiert. Fachgebiete und Branchen sind grundsätzlich verfremdet, so dass kein Fremder Rückschlüsse auf Zeit, Ort oder Personen ziehen kann. Wenn also eine Projektleiterin Rita in einer Versicherung auftritt, können alle Projektleiter, alle Ritas und alle Versicherungsangehörigen aufatmen: Ich bin’s bestimmt nicht.

Apropos Namen: Wir nennen keine Marktteilnehmer. Wer etwa unsere Betrachtungen über gute und weniger gute Verhaltensweisen von Vertriebspartnern liest, mag sich fragen: Wer sind denn nun die guten und die schlechten? Gerade weil wir dazu ermuntern, kritisch hinzusehen, enthalten wir uns jeder Wertung im Einzelnen. Das würde einem beweglichen Markt, auf dem Anbieter hinzukommen und wegfallen, ohnehin nicht gerecht werden. Wer einen Einstieg etwa in die Vertriebspartnerszene sucht, findet in einer Ausgabe des schon erwähnten IT-Freelancer-Magazins aktuellere Hinweise als wir sie im Rahmen eines Buches geben können.

2 Wichtige verwendete Begriffe

»Vermittler«, »Recruiter«, »Agentur« – who is who?

Aus unserer täglichen Arbeit wissen wir: Unklare Begriffe können die Ursache für endlose Diskussionen und unbrauchbare Ergebnisse sein. In der Kerninformatik, die auf Mathematik basiert, herrscht noch vorwiegend Klarheit: Jeder kennt den Unterschied zwischen einer Variable und einem Parameter. Bei den etwas anspruchsvolleren Konstrukten herrscht schon weniger Einigkeit: Was genau ist eine Komponente? Und in unserer Freelancerwelt? Da sagt der eine: »Ich habe mich bei einem Recruiter beworben.« Der andere: »Ich habe meinem Vermittler ein Angebot geschickt.« Wo ist der Unterschied – oder meinen sie das Gleiche?

Gender correctness ist ein hohes Gut – Lesbarkeit auch.

Als gemischtes Autorenteam hoffen wir, dass die geneigte Leserin uns zutraut, uns für gleiche Chancen und Risiken für Frauen und Männer einzusetzen. Auch in anderer Hinsicht sind wir gemischt: Den größten Teil des Buches schreiben eine Germanistin und ein Informatiker. Auch die deutsche Sprache und ein flüssig lesbarer Text sind uns wichtig. Deshalb sprechen wir einfach von Freelancern, Auftraggebern und dergleichen, schließen dabei stets stillschweigend die Freelancerinnen und Auftraggeberinnen mit ein. Zum Ausgleich lassen wir in unseren anonymisierten Praxisgeschichten überdurchschnittlich oft die vorbildgebende Rolle von einer Frau spielen. Das spiegelt die Erfahrung der Autoren wieder, dass Frauen im Gebiet der IT zwar numerisch unterrepräsentiert sind, die wenigen, die es auf sich nehmen, jedoch oft mit überdurchschnittlicher Initiative und Kreativität an die Sache herangehen.

Was macht den Freelancer aus? Eine Lanze hat er nicht mehr ...

Fangen wir bei uns selbst an, dem Freelancer. Wir sind das Hauptthema dieses Buches. Wir bieten unsere Dienstleistung am Markt an, und zwar als Einzelne. Wir treten nach außen als Einzelpersonen auf und erbringen auch unsere Leistung persönlich. In seltenen Fällen haben IT-Freelancer zusätzlich noch Angestellte, etwa Auszubildende oder Assistenten. Einen Unternehmer, der seine Leistung als Team anbietet, wie dies viele größere IT-Anbieter tun, würden wir jedoch nicht mehr als Freelancer bezeichnen, und solche Unternehmen beschreiben wir auch nicht in diesem Buch. Die Unternehmensform, die ein Freelancer wählt, ist für uns meist zweitrangig. Die meisten agieren als Personengesellschaft, aber auch wer etwa zur Haftungsbeschränkung eine GmbH gründet, kann Freelancer sein, vorausgesetzt, die GmbH bringt ausschließlich seine eigene Leistung auf den Markt.

Wer Freiberufler ist, bestimmt das Finanzamt.

Nicht jeder mag Anglizismen, und man könnte fragen, warum wir statt dem Begriff Freelancer nicht ein solides deutsches Wort verwenden, etwa Freiberufler oder Selbständiger. Viele IT-Freelancer sind Freiberufler, aber keineswegs alle, und das Wort bedeutet etwas ganz anderes. Es ist ein rein steuerrechtlicher Begriff. Freiberufler sind Angehörige bestimmter Berufsgruppen, die im Einkommensteuergesetz festgelegt sind. Als Konsequenz werden sie anders besteuert, haben gegenüber anderen Unternehmern erleichterte Buchführungspflichten und haben keine Kammerpflicht. Es ist für IT-Freelancer meist attraktiv, Freiberuflerstatus zu genießen, und wir werden ein ganzes Kapitel diesem Thema widmen. Wir wenden uns jedoch auch an jene Freelancer, die nicht Freiberufler sein dürfen oder wollen. Selbstverständlich verwenden wir im Text das Wort Freiberufler nur dann, wenn tatsächlich der steuerliche Status gemeint ist, also relativ selten und vorwiegend in dem Kapitel über Steuern.

Unternehmen mit mehreren Beschäftigten sind nicht unser Kernthema.

Probieren wir ein anderes deutsches Wort aus: Selbständiger. Dies nun wiederum ist weiter gefasst als Freelancer. Der Inhaber eines Softwarehauses mit zehn Mitarbeitern, von denen vier die Software erstellen, drei Vertrieb machen und drei den Kundensupport übernehmen, ist zweifellos selbständig. Er ist aber nicht Freelancer, denn die vom Kunden wahrgenommene Leistung wird nicht von ihm persönlich erbracht, auch nicht von einem der anderen Mitarbeiter, sondern von dem Unternehmen als Ganzes. Der Kunde hat ein Problem mit der Software, er ruft seinen Vertriebler an, dieser lässt die Sache von einem Supportmitarbeiter näher beleuchten, schließlich erklärt ein Entwickler dem Kunden, wo das Problem lag und wie es zu lösen ist. Wenn das gut gelaufen ist, sagt der Kunde hinterher, die ABC GmbH habe sich professionell verhalten. Bei einem Freelancer nimmt der Kunde hingegen bei jedem Kontakt dieselbe Person wahr. Den Begriff Selbständiger verwenden wir dann, wenn wir Aussagen machen, die für jeden Selbständigen zutreffen, nicht nur für den Freelancer. Also etwa: »Jeder Selbständige ist für seine Umsätze selbst verantwortlich, das nimmt ihm niemand ab.« Aber: »Als Freelancer tut man sich schwer, kontinuierlich Vertrieb zu machen, da man die meiste Zeit Projektarbeit für einen Kunden ausführt.«

Jetzt weiß der geneigte Freelancer also endlich genau, was er ist. Das reicht ihm nicht, er möchte auch Geschäfte machen. Für die Durchführung dieser Geschäfte sind im Wirtschaftsleben eine Reihe von Begriffen üblich, die wir durchgehend verwenden. Jeder Unternehmer muss ein oder mehrere Produkte definieren, die dem Markt angeboten werden. Das ist das A und O des Unternehmertums. »Gestatten, mein Name ist Huber von der XY GmbH!« Was sagt uns das? Außer zwei Namen nichts, und die sind bekanntlich Schall und Rauch. Was genau macht die XY GmbH? »Regelkreise für Parkassistenten in Automobilen.« Ah, jetzt tut sich vor uns eine ganze Welt auf, wir können uns vorstellen, worum es in diesem Unternehmen geht und welche neugierigen Fragen wir stellen, wenn wir Näheres erfahren wollen. Nur über ein Produkt kann der Kunde mit dem Anbieter ins Geschäft kommen.

Jedes Unternehmen braucht gute Produkte. Was eigentlich ist das Produkt des IT-Freelancers?

Das hört sich ziemlich selbstverständlich an. Wir wissen jedoch, dass viele IT-Freelancer die Definition und Kommunikation ihres Produkts vernachlässigen, und deshalb widmen wir diesem Thema den ersten großen Teil dieses Buches.

Die »Profile« vieler IT-Freelancer vertragen eine gründliche Renovierung.

Apropos Kommunikation: Unser Produkt ist eventuell schon dann fertig und erfolgversprechend, wenn wir es auf einem Schmierzettel oder gar nur in unserem Kopf festgelegt haben. Um am Markt wirksam zu werden, muss unsere Produktidee nach außen kommuniziert werden: Wir brauchen eine Produktdarstellung, bei Freelancern auch oft Profil genannt. Profile können in unterschiedlichen Formen auftreten; die wichtigsten sind das Textdokument, sei es als Datei oder auf Papier, und die Website. Ein Profil, das vorwiegend oder ausschließlich unsere fachlichen Fähigkeiten, neudeutsch Skills, darstellt, bezeichnen wir als Skillprofil. Dass zwischen einem Skillprofil und einem erstklassigen Profil, das uns über unsere Mitbewerber hinaushebt und unserem Kunden einen besonderen Nutzen verspricht, ein Unterschied besteht, werden wir ausführlich zeigen.

Auch Freelancer, Produkt und Profil machen noch kein Geschäft aus. Zu diesem Zweck müssen Kunde und Freelancer in Kontakt treten. Tut der Kunde den ersten Schritt, nennt man das eine Anfrage. Der Kunde meldet einen Bedarf an und fragt nach, ob und zu welchen Bedingungen der Freelancer diesen Bedarf erfüllen kann. Anfragen, die an mehrere potentielle Anbieter gehen oder gar veröffentlicht werden, nennt man auch manchmal Ausschreibungen. Entschließt sich der Freelancer, eine Kundenanfrage bedienen zu wollen, macht er ein Angebot. Die Anfrage ist stets unverbindlich, d.h., sowohl Anfragender wie auch Anbieter können sich frei entscheiden, ob sie das Geschäft tatsächlich durchführen wollen. Ein Angebot mag zunächst ebenfalls unverbindlich entworfen werden, etwa zur Abstimmung mit dem Kunden. Wenn beide Seiten die Angebotsphase jedoch bis zum Ende durchziehen, ist es schließlich ein verbindliches Dokument.

»Angebot« – ein schillernder Begriff, den nur die Juristen präzise benutzen.

Der aufmerksame Leser mag gemerkt haben, dass wir das Wort Angebot in zwei unterschiedlichen Bedeutungen verwendet haben. Einmal sprachen wir bei Produkten davon, dass sie ein Angebot an den Markt darstellen. Dieses Angebot ist in aller Regel unverbindlich, allein schon deshalb, weil es nicht an die spezifischen Bedürfnisse eines Kunden angepasst ist. Ein IT-Freelancer mag in seiner Produktdefinition die Konfiguration von CAD-Systemen für Kfz-Zulieferer in Süddeutschland anbieten. Damit ist sein Angebot an den Markt grob beschrieben, aber noch längst kein Angebot im kaufmännischen Sinn gemacht. Wir wissen nichts darüber, wann, wo, für wen, in welchem Umfang und unter welchen technischen Randbedingungen er dieses Produkt konkret an den Kunden bringen wird. In den meisten Fällen wird durch den Kontext klar erkennbar sein, ob wir von dem allgemeinen Produktangebot oder von einem konkreten Angebot im kaufmännischen und rechtlichen Sinn sprechen; wo dies nicht der Fall ist, verwenden wir den längeren Begriff Produktangebot, wenn wir dieses meinen.

Die Gestaltung des Produkts ist Kernaufgabe des Marketings. Dieser Begriff wird unterschiedlich verwendet. In den Unternehmen ist die Marketing-Abteilung meist getrennt vom Vertrieb: Das Marketing befasst sich mit den Bedürfnissen des Marktes allgemein, der Vertrieb kümmert sich um die konkreten Kunden und Interessenten. Im Gegensatz dazu definiert [Gabler, S. 2010] das Marketing als »die konsequente Ausrichtung des gesamten Unternehmens an den Bedürfnissen des Marktes«. Im Folgenden werden die Aufgaben des Marketings jedoch etwas enger gefasst, und in diesem Sinn verwenden wir den Begriff in diesem Buch: Produkt-, Preis-, Kommunikations- und Vertriebspolitik.

Dem Geschäft mit Zwischenhändlern und Recruitern widmen wir ein ausführliches Kapitel. Diese entstammen teilweise der Personalbranche und verwenden den Begriff Bewerbung dort, wo wir vom Angebot sprechen. Der Begriff Bewerbung ist vollkommen zutreffend, wenn das Ziel eine Festanstellung als Arbeitnehmer ist. Für Freelancer ist er zumindest irreführend und meist unzutreffend, und wir verwenden ihn deshalb nicht.

Wir haben unterschiedliche Sorten von Kunden, für die wir klare Begriffe brauchen.

Apropos Zwischenhändler: Wir haben unterschiedliche Spielarten von Kundenbeziehungen, die sich zum Teil rechtlich, jedenfalls aber hinsichtlich der unternehmerischen Chancen, Risiken und Spielregeln unterscheiden. Abbildung 2–1 stellt diese und die von uns verwendeten Begriffe übersichtsartig dar. Gleichzeitig werden in diesem Bild die unterschiedlichen Akteure unseres Geschäfts dargestellt, die uns in gleicher Gestalt in den Illustrationen dieses Buches öfter begegnen werden.

Abb. 2–1 Kundenarten

Einen Kunden, der unsere Leistung aus einem eigenen Budget bezahlt, für seine eigenen Zwecke nutzt und nicht an andere weiterreicht, nennen wir Endkunde. Das kann ein großes oder kleines Unternehmen, im seltenen Fall sogar eine Privatperson sein.

Manchmal erhalten wir unseren Auftrag direkt vom Endkunden; dann gibt es aus unserer Sicht keinen weiteren Vertragspartner, und es würde eigentlich der Begriff des Kunden ausreichen. Um ihn von den anderen Fällen zu unterscheiden, in denen wir ebenfalls Kunden haben, die jedoch keine Endkunden sind, nennen wir ihn auch in diesem Fall Endkunde.

Zwischenhändler verkaufen Manpower – Projektdienstleister verantworten ein Ergebnis.

In den komplizierteren Fällen steht zwischen uns und dem Endkunden noch ein weiterer Partner. Wenn er unsere Leistung an den Endkunden im Wesentlichen unverändert weiterreicht, nennen wir ihn Zwischenhändler. Wenn er unsere Leistung mit der anderer Freelancer oder seines eigenen Personals anreichert, daraus ein übergreifendes Produkt bündelt und dieses dem Endkunden verkauft, nennen wir ihn Projektdienstleister. Die rechtlichen und geschäftlichen Auswirkungen dieser Modelle werden wir ausführlich behandeln; hier geht es zunächst nur um die Einführung der Begriffe.

Als Sammelbegriff für Zwischenhändler und Projektdienstleister (und Vermittler, die jedoch nur eine untergeordnete Rolle spielen) verwenden wir den Begriff Vertriebspartner. Damit bezeichnen wir deren aus unserer Sicht wichtigste Funktion: Sie eröffnen uns den Kontakt zu Endkunden, an die wir ohne sie nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand kämen.

Wenn wir diese Vertriebspartner, aber auch die Endkunden meinen, verwenden wir den noch weiter gefassten Sammelbegriff Kunde.

Der Kunde ist meist ein Unternehmen – der Auftraggeber eine Person.

Unternehmen sind im Wirtschaftsleben von hoher Bedeutung, aber sie treffen keine Entscheidungen, setzen keine Ziele und beurteilen nicht unsere Leistung. Dies tun Personen innerhalb dieser Unternehmen. ([Gabler, S. 1532] nennt sie Instanzen, aber dieser Begriff wird in der Praxis fast nie verwendet.) Eine Person im Unternehmen, die dies für uns übernimmt, also über unsere Beauftragung und unsere Tätigkeit entscheidet, nennen wir unseren Auftraggeber. Er und seine Bedürfnisse sind in weiten Passagen dieses Buches präsent. Der Unterschied zwischen Kunde und Auftraggeber ist bedeutsam. Wir werden etwa sehen, dass es uns wenig nützt, Funktionen zu übernehmen oder Ergebnisse zu erarbeiten, die zwar nutzbringend für den Kunden (die anonyme Organisation) wären, den Wünschen unseres Auftraggebers jedoch zuwiderlaufen.

In der Regel bieten mehrere Anbieter ihre Leistungen einem Kunden auf einen konkreten Bedarf hin an. Der Kunde wählt in Gestalt des Auftraggebers aus und erteilt schließlich einen Auftrag. Das ist nun die für beide Seiten verbindliche Grundlage, das Geschäft tatsächlich abzuwickeln; der Auftrag enthält für beide Seiten Rechte und Pflichten. Wir werden ein ausführliches Kapitel den Vertragsbedingungen widmen.

In vielen Unternehmen unterscheidet man begrifflich zwischen den Aufträgen, die das eigene Unternehmen von seinen Kunden erhalten hat, und denen, die es an seine Lieferanten erteilt. Natürlich sind beide, rechtlich wie wirtschaftlich gesehen, gleichwertig; sie unterscheiden sich nur im Blickwinkel. Das konkrete Verhalten eines Unternehmens unterscheidet sich jedoch grundlegend, je nachdem, ob es Auftraggeber oder -nehmer ist. Der Begriff Auftrag wird im engeren Sinn für die von Kunden erhaltenen Aufträge, der Begriff Bestellung für die an Lieferanten erteilten Aufträge verwendet. Ein Automotive-Zulieferer wird also sagen: »Wir haben vom Hersteller XY einen Auftrag über 50.000 Bordcomputer erhalten. Als Folge davon haben wir Unterstützungsleistung bei der Anpassung unserer CAD-Systeme an die des Kunden bestellt.« Der Freelancer, der diese Unterstützung leistet, sagt: »Ich habe von einem Automotive-Zulieferer einen Auftrag erhalten. Als Folge davon habe ich mir einen neuen Rechner bestellt, um eine saubere Installation des CAD-Systems vornehmen zu können.«

Da wir uns mit der Welt aus Sicht des IT-Freelancers befassen, bezeichnen wir das Geschäft mit unseren Kunden stets als Aufträge, nicht als Bestellungen. Die Aufträge, die unser Kunde erhält, sind für uns von geringerer Bedeutung, meist nur, wenn er als Zwischenhändler bestimmte Bedingungen seines Kunden an uns durchreicht. Unsere eigenen Bestellungen, etwa für einen Rechner, einen Internetanschluss oder einen Hotelaufenthalt, leisten nur einen geringen Beitrag zu unserem Unternehmenserfolg, jedenfalls solange wir uns nicht grob unvernünftig verhalten und überteuerte Ware und Leistung einkaufen; entsprechend gering ist ihr Anteil an diesem Buch.

3 Freelancer werden, Freelancer sein

Anfrage an den Selbständigen-Beirat der Gesellschaft für Informatik:

»Derzeit bin ich Angestellter im Rechenzentrum der XY GmbH. Wie auch bei meinem vorigen Arbeitgeber, bin ich mit der Qualität des Managements hier unzufrieden und möchte mich deshalb selbständig machen, um mehr Freiheiten in der Arbeitsgestaltung zu haben.

Bitte beantworten Sie mir folgende Fragen: Ich werde zum Ende dieses Jahres kündigen. Kann ich mein Auto auch schon vorher als Geschäftswagen absetzen? Und was muss ich tun, um keine Sozialversicherungsbeiträge mehr zahlen zu müssen?«

Webchat mit Studenten zum Thema Freiberuflichkeit in der IT. Die Teilnehmer stellen folgende Eingangsfragen:

»Die schwierigste zuerst: Wie kommt man an Aufträge?«

»Wie findet man seine Nische? Als Freelancer kann man ja nicht alles können.«

»Muss man bei der Akquise auf Referenzprojekte verweisen können?«

Stellen wir uns eine alltägliche Besprechung in der IT-Abteilung eines Unternehmens vor. Es sitzen fünf Personen am Tisch, davon drei Angestellte und zwei Freelancer. Woran erkennen wir die Freelancer?

Im vergangenen Jahrhundert hätten wir antworten können: an Anzug und Krawatte – aber die Kleiderordnung ist inzwischen vielerorts auch für Externe lockerer geworden. Vermutlich lautet die Antwort deshalb: Wir erkennen sie gar nicht. Alle Anwesenden reden mit, machen Vorschläge, haben Fachkompetenz.

»Du hast dich selbständig gemacht? Toll, jetzt hast du bestimmt viele Freiheiten!«

Beobachtungen dieser Art veranlassen die breite Öffentlichkeit, aber auch manche IT-Kollegen, unter einem Freelancer jemanden zu verstehen, der sich von einem Arbeitnehmer nicht wesentlich unterscheidet. Ausnahme: Er ist von der ungeliebten gesetzlichen Sozialversicherung befreit, er zahlt viel weniger Steuern und kann sich zum Segeln oder Mountainbiken auch werktags freinehmen, wenn er das gerade will. All dies sind nämlich die vielzitierten Freiheiten des Selbständigen.

Überlegungen dieser Art haben auch den ersten Fragesteller aus den einleitenden Beispielen geleitet. Er will keinen Chef haben und sich von einigen unbequemen Pflichten des Berufslebens befreien. In dieser Weise beginnen etliche Beratungsgespräche für potentielle Freelancer. Dass sie recht schnell einen anderen Verlauf nehmen, zeigen die weiteren zitierten Fragen. Die an dem Chat teilnehmenden Studenten hatten sich offensichtlich bereits vorbereitet und erkannt, dass die zentralen Entscheidungen rund um die Selbständigkeit nicht beim Finanzamt oder der Sportausübung zu finden sind, sondern bei den Freelancern selbst: Was bieten sie an? Und wie verkaufen sie es?

In diesem Kapitel stellen wir Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen der Existenz als Arbeitnehmer und als Freelancer vor. Diese beschäftigen uns nicht nur am Anfang, bei der Entscheidung für die Selbständigkeit, sondern bei vielerlei Tätigkeiten und Entscheidungen während unseres Berufswegs. Diese Darstellung ist also gleichzeitig ein Überblick über die im weiteren Verlauf des Buches behandelten Themen.

3.1 Angestellter versus Freelancer

Wenn auch die Teilnehmer an unserer fiktiven Besprechung äußerlich kaum als Interne oder Externe zu erkennen sind, gehen ihnen doch unterschiedliche Dinge durch den Kopf. Worin unterscheidet sich ihre Situation?

Potential vs. Erfahrung

Vor allem zu Anfang des Berufslebens werden Angestellte aufgrund ihres Potentials ausgewählt. Der Arbeitgeber weiß, dass auch ein gut ausgebildeter Kandidat längst nicht alle Fertigkeiten schon besitzt, die für erfolgreiches Agieren im Unternehmen gebraucht werden. Der Arbeitgeber ist bereit, einen nicht zu unterschätzenden Aufwand für die Einarbeitung zu spendieren, um im Anschluss daran hoffentlich lange Zeit von dieser Investition profitieren zu können. Bei Angestellten mit Berufserfahrung gehen Umfang und Bedeutung der Einarbeitung womöglich zurück, aber die prinzipielle Bereitschaft dazu bleibt oft bestehen.

Wer beauftragt gerne einen unerfahrenen Unternehmer?

Wer hingegen einen Selbständigen einsetzt, hat eine andere Erwartungshaltung. Das Auftragsverhältnis ist von vornherein zeitlich begrenzt. Eine Investition würde sich also kaum auf lange Zeit auszahlen. Deshalb wird vom IT-Freelancer mehr als vom Angestellten erwartet, dass er schon zum Zeitpunkt der Beauftragung alle relevanten Erfahrungen mitbringt, möglicherweise mit Ausnahme von Spezialitäten, die nur bei dem konkreten Kundenunternehmen angeeignet werden können.

Aufgaben vs. Produkt

Bei der Definition der Position eines Angestellten macht der Arbeitgeber den ersten Schritt. Er beschreibt die Aufgaben, die den Kandidaten erwarten, und die Voraussetzungen, die er mitbringen muss bzw. soll. Aufgabe des Kandidaten ist es zu prüfen, ob er diese Voraussetzungen erfüllen kann und will.

Im Extremfall kann auch der IT-Freelancer sich auf diese Aufgabenteilung einlassen. Es gibt Fälle, in denen es für ihn ausreicht, auf eine fertige Projektausschreibung zu reagieren. Wir werden jedoch sehen, dass die Aussichten auf attraktive Aufträge deutlich steigen, wenn der Freelancer, wie jeder Unternehmer, sich zuvor gründliche Gedanken über sein Produkt gemacht hat und in der Lage ist, dieses ansprechend darzustellen. Mit der Produktdefinition und -darstellung beschäftigt sich deshalb der erste große Teil dieses Buches.

Personalentwicklung vs. Leistungserbringung

Egal ob Berufsanfänger oder alter Hase – die meisten Angestellten wollen nicht ihr Leben lang das Gleiche machen. Sie wollen dazulernen, neue technische Fähigkeiten erwerben oder eine Führungslaufbahn einschlagen. Sie erwarten, dass der Arbeitgeber dazu Anstöße gibt und Beiträge leistet. Zwar sind nicht alle Arbeitgeber bereit, in die Entwicklung ihrer Mitarbeiter zu investieren, und es wird von den Mitarbeitern ein gewisser Grad an Eigeninitiative verlangt, aber das Instrument der Personalentwicklung ist grundsätzlich etabliert, und ganze Abteilungen setzen es in die Praxis um.

Was tun Sie für die Weiterbildung Ihrer Autowerkstatt?

Solche Abteilungen arbeiten nie für den Freelancer. Von ihm wird erwartet, dass er die notwendigen Fähigkeiten zur Erfüllung seiner Aufgabe von Anfang an mitbringt. Aus dem gleichen Grund, aus dem der Auftraggeber nicht bereit ist, ihn für die aktuelle Aufgabe zu qualifizieren, denkt er auch nicht an seine Weiterentwicklung: weil das Verhältnis auf Zeit angelegt ist und die Investition sich mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht auszahlen würde. Wir werden zwar sehen, dass es von dieser Regel Ausnahmen gibt, die wir für uns nutzen können, aber zunächst einmal hat das Prinzip Gültigkeit.

Bewerben vs. Verkaufen

Auch große Talente werden selten ohne ihr Zutun entdeckt. Wenn wir gute Fähigkeiten haben und sie zum Einsatz bringen wollen, müssen wir dafür sorgen, dass jemand, der Bedarf an unserer Leistung hat, sie wahrnimmt. Bei Angestellten heißt dieser Prozess Bewerbung.

Eigentlich müssen sich alle verkaufen – aber das Talent und die Bereitschaft schwanken.

Ist das Bewerben nicht eine Art des Verkaufens? Im Prinzip ja: Dort ist jemand, der einen Bedarf hat, hier jemand, der glaubt, den Bedarf decken zu können und dies überzeugend darstellen muss. In der Realität jedoch kann, wer die häufigen Stoßseufzer von Personalexperten – etwa [Mell 2009, S. 42 ff.] – liest, nur zu dem Schluss kommen: Die meisten Angestellten haben keine große Lust, zu Meistern im Verkaufen zu werden. Und da sie es nicht häufig tun müssen, haben sie auch wenig Gelegenheit zum Üben. Die Arbeitgeber und ihre Personal-berater haben sich an diesen Zustand gewöhnt und sind zu mancher Anstrengung bereit, den unverwechselbaren Kern des Kandidaten aus seiner Bewerbung herauszulesen.

Darauf kann der Freelancer kaum spekulieren. Er ist Anbieter auf einem Markt mit vielen anderen großen und kleineren Anbietern. Zwar gibt es bequeme Wege, auf denen er sich scheinbar von der Verantwortung für das Verkaufen der eigenen Leistung freikaufen kann; wir werden im Kapitel über Vertriebswege ausführlich auf deren Vorund Nachteile eingehen. Wer an die Aufgabe des Verkaufens lustlos herangeht, wird jedoch im Wettbewerb mit anderen, die sich dieser Aufgabe stellen, Nachteile erleiden, auch wenn seine eigentliche Leistung sich sehen lassen kann.

Wer verkauft, braucht ein Produkt. Diese beiden Konzepte sind der wesentliche Unterschied zwischen Arbeitnehmer und Unternehmer, und wir tun gut daran, diesen Unterschied nicht geringzuschätzen. [De Beuckelaer, S. 78] bringt ihn auf den Punkt: »The difference between trading in potatoes or derivatives is not that dramatic ... But between growing potatoes, and trading in potatoes, there are worlds.« Wenn wir also gute Unternehmer sein wollen, haben wir ab sofort zwei Berufe: den als Informatiker und einen ebenso wichtigen als Verkäufer unserer Leistung.

Verkaufen macht nicht immer Spaß – deshalb sind gute Verkäufer so rar.

Eine der wichtigsten Eigenschaften des Verkäufers ist Frustrationstoleranz. Wir wissen aus unserer täglichen Erfahrung auch als Käufer: Ein Verkäufer hört viel öfter ein Nein als ein Ja als Reaktion auf sein Angebot. Das ist eine wirtschaftliche Notwendigkeit, holt doch der kluge Käufer in der Regel mehrere Angebote ein, um sich dann für eines zu entscheiden. In dem Moment, in dem der Verkäufer die Ablehnung hört, vielleicht schon die dritte an einem Tag oder die zwölfte in einer Woche, nützt ihm wirtschaftlicher Sachverstand wenig. Ein Neinist eine Enttäuschung, besonders wenn es sich nicht auf irgendeine Ware, sondern auf eine persönliche Leistung bezieht. In Zeiten hoher Arbeitslosigkeit liest man Reportagen über Menschen, die Dutzende Bewerbungen geschrieben, viele Ablehnungen erhalten haben und die darüber verzweifelt sind. Wer mit Ablehnungen, auch vielen hintereinander, nicht umgehen kann, wird beim Verkaufen nicht glücklich werden. Auch in diesem Licht sollte man Bestrebungen der Politik sehen, Langzeitarbeitslose zu Selbständigen, also zu Verkäufern ihrer eigenen Leistung umzuerziehen.

Betriebsfamilie vs. Kundenbeziehung

Arbeitnehmer haben einen Vertrag, Freelancer auch. Beide Verträge enthalten Rechte und Pflichten. Gut, der eine läuft auf etwas längere Zeit als der andere, aber beide müssen erfüllt werden. Wo ist der große Unterschied?

Moderne Chefs treten nicht mehr vor ihre Belegschaft und sprechen von ihr als »unserer großen Familie«. Aber viele Verhaltensweisen deuten noch auf eine außerordentlich hohe emotionale Bindung hin.

Arbeitnehmer identifizieren sich mit »ihrem« Unternehmen ...

Der Arbeitgeber, vor allem, wenn er einen regional oder gar weithin bekannten Namen trägt, ist Teil der persönlichen Identität. »Mensch, wir haben uns seit dem Abitur nicht gesehen. Wie geht’s dir?« – »Ich bin Informatiker und arbeite beim XY. Und ich habe zwei Kinder und ein Reihenhaus in Pemmelsdorf.« Vielleicht kommt der XY erst nach den Kindern, aber sicher nicht weit danach.

Identifikation erwartet der Auftraggeber auch von uns Freelancern. Es geht nicht nur darum, unsere eigene Aufgabe vorbildlich zu erledigen. Wir sollen das Gesamtunternehmen mögen und positiv nach innen wie außen vertreten. Wer im Rechenzentrum eines Automobilherstellers arbeitet, seinen Job tadellos macht, aber bei jeder Gelegenheit durchscheinen lässt, er hielte die Produkte des Hauses für minderwertige Schüsseln, wird sich wenig Freunde im Management machen.

Abfällige Bemerkungen über das Geschäft des Auftraggebers sollte sich der Freelancer nicht erlauben. Aber anders als der Angestellte sieht er sich nicht der Erwartung gegenüber, alle Vorgänge im Haus enthusiastisch zu begrüßen. Solange er das fair und sachlich tut, kann er sogar den Vorteil, etliche Unternehmen von innen zu kennen, ausspielen und bei Gelegenheit einflechten, er habe den Deployment-Prozess anderswo schon reibungsloser laufen sehen.

... manchmal zu stark.

Dieser Unterschied hört sich vernachlässigbar an, er ist es aber nach unserer Beobachtung nicht. Wir haben schon etliche zutiefst frustrierte, innerlich mehr als gekündigte Festangestellte erlebt, die ihrer beruflichen Zukunft keinerlei Freude mehr abgewinnen konnten. Acht Stunden Groll an 200 Tagen im Jahr, das ist wahrlich keine Perspektive für ein erfülltes Leben. Bei Freelancern ist dieser Gemütszustand nahezu unbekannt.

Wir können es nicht wissenschaftlich beweisen, haben jedoch eine plausible Erklärung hierfür. Für den Angestellten ähnelt die Bindung an den Betrieb tatsächlich der an die Familie. Was tun Kinder, deren Mutter alkoholkrank ist und deren Vater prügelt? Sie schämen sich, anstatt stolz zu sein, dass sie trotz schwieriger Umfeldbedingungen immerhin noch zur Schule gehen und dem Stoff folgen können. Wenn wir uns sehr stark mit unserem Umfeld identifizieren, vermengen wir die Fehlleistungen anderer mit unseren eigenen, wir übertragen die Kritik an dem Gesamtsystem auf uns persönlich: Seht ihr, so einem chaotischen Haufen gehöre ich an. So kommt es, dass die zitierten Frustrierten meist auf die Frage, was denn an ihrem eigenen Arbeitsalltag so unerträglich sei, keine schlüssige Antwort wissen. Ein häufiges Argumentationsmuster verläuft so: »Ich mache einen guten Job, aber die anderen wissen mit meinen genialen Ergebnissen nichts Rechtes anzufangen.« Gegenfragen: Was stört dich daran? Kommt dein Gehalt deswegen unpünktlich? Ist deine Tätigkeit unangenehm? Wirst du von deinem Chef schlecht beurteilt?

Der Unternehmer findet seine Kunden sehr okay – auch wenn sie Fehler haben.

Der Freelancer kann solche Verhältnisse gelassener beurteilen. Sein Verhältnis zum Kunden ist mit dem eines Arztes oder Rechtsanwalts vergleichbar. Natürlich versuchen beide ihren Patienten oder Mandanten erstklassig zu helfen. Wenn aber der Patient weiterhin Schweinshaxe vor dem Fernseher isst anstatt Gemüse nach einem ausgiebigen Spaziergang, oder wenn der Mandant unverdrossen Verträge mündlich abschließt, anstatt die Bedingungen klar zu fixieren, schlafen Arzt und Anwalt deswegen nicht schlecht, sondern helfen ihrem Kunden beim nächsten Mal wieder gelassen lächelnd aus der Patsche.

Loyalität spart dem Unternehmer viel Geld bei der Akquisition.

Manchmal wird aus der begrenzten Identifikation des Freelancers mit dem Gesamtunternehmen des Kunden und aus der begrenzten Laufzeit des Vertrags geschlossen, es mangle ihm an Loyalität mit seinem Kunden. Unser Verhalten beim Kunden werden wir im Abschnitt über die Leistungserbringung ausführlich beleuchten und dabei auch dieses Loyalitäts-Argument widerlegen. In aller Kürze: Wenn auch unser Auftrag zeitlich begrenzt ist, können und sollen wir Freelancer uns um eine dauerhafte Kundenbeziehung über das Vertragsende hinaus bemühen. Ein Folgeauftrag ist um ein Mehrfaches einfacher zu erlangen als ein Auftrag für einen Neukunden. Auf diese Weise kann eine Kundenbeziehung, auch wenn zwischen einzelnen Projekteinsätzen Pausen eintreten, im günstigsten Fall über ein ganzes Freelancerleben halten und immer wieder zu beiderseitiger Zufriedenheit führen. Gerade für den Freelancer, der an seine eigenen Interessen denkt, lohnt sich also Loyalität. Das hebt ihn sogar über den Angestellten hinaus, denn für diesen gilt oft: Vom Tag seiner Kündigung an gilt er als Unperson, und hat er ein Unternehmen einmal verlassen, gibt es kaum einen Weg zurück.

Kündigung vs. Vertragsende

Die meisten Arbeitnehmer in unserer Berufsgruppe haben einen unbefristeten Arbeitsvertrag. Dieser hat eine mehr oder weniger lange Kündigungsfrist, und es gibt auch Zeitverträge. In der Mehrzahl der Fälle ist das Arbeitsverhältnis jedoch von beiden Seiten auf lange Dauer angelegt. Entsprechend singulär ist für den Angestellten die Kündigung. Eine Kündigung durch den Arbeitgeber – oder die ernstgemeinte Empfehlung, zur Vermeidung von Unheil besser selbst zu kündigen – kommt einer Katastrophe gleich. Sie setzt den Arbeitnehmer unter Druck, eine mindestens gleichwertige oder bessere Position in begrenzter Zeit unter psychischer Belastung zu finden. Doch auch die Kündigung durch den Angestellten erzeugt Herzrasen. Sie ist ein Mittel, das er nicht unbegrenzt oft einsetzen kann. Verpasst er die Chance seines Lebens? Wird an der neuen Arbeitsstelle wirklich alles besser? Darf er es seinen bisherigen Kollegen und Chefs überhaupt antun? Solche Erwägungen hört man von Arbeitnehmern, die sich neu orientieren. Auch Jahre danach merkt man bei manchen, dass ein Jobwechsel eine schicksalhafte Entscheidung ist, die einen neuen Lebensabschnitt begründet, etwa wenn jemand erzählt: »Meiner jetzigen Frau bin ich drei Jahre, nachdem ich bei XY AG angefangen habe, begegnet ...«

Wer Veränderung scheut, hat als Freelancer wenig Spaß.

Würde der Freelancer jeden Wechsel des Auftraggebers ähnlich einschneidend empfinden, wäre sein Gemütsleben erheblich belastet. Für ihn bietet dieser Wechsel deutlich weniger Dramatik. Seine Verträge werden von beiden Seiten in der Erwartung geschlossen, nur begrenzte Zeit zu dauern. Natürlich gibt es Verlängerungsoptionen, und mit etwas Geschick können wir Anschlussaufträge erhalten, die das Risiko einer erneuten Akquisition um einige Zeit verschieben. Aber von extremen Ausnahmen abgesehen, wechseln Freelancer ihren Auftraggeber deutlich häufiger als Angestellte ihren Arbeitgeber.

Das ist für Freelancer nicht nur nachteilig. Würden sie das Auslaufen eines Vertrags als ebenso einschneidend empfinden wie Arbeitnehmer, würde sich wohl kaum jemand freiwillig diese Tortur antun. Es gibt eine Reihe von Spielregeln, die uns helfen, mit dieser Situation gut fertigzuwerden.

Für Angestellte ist Kündigung ein Tabuthema. Die Identifikation mit dem Arbeitgeber verlangt, an einen Wechsel gar nicht zu denken, und wenn doch, dann dies im stillen Kämmerlein zu tun. Auch wer den Wechsel vorbereitet, sieht sich zu mancherlei Heimlichkeiten veranlasst, etwa zu plötzlich anberaumten Urlaubstagen, um Bewerbungstermine wahrnehmen zu können.

Ein Unternehmer ruht sich nie auf einer einzigen Kundenbeziehung aus.

Für Freelancer gibt es dieses Tabu nicht. Wenn sie Kontakte zu vielen Ansprechpartnern bei ehemaligen oder potentiellen Kunden haben, hebt das ihr Image. Auch im eigenen Interesse werden sie ihren derzeitigen Kunden nicht zur Unzeit im Stich lassen, aber wenn sie sich über die Zeit nach Vertragsende Gedanken machen und dafür vorsorgen, macht ihnen niemand einen Vorwurf.

Besonders krass ist der Unterschied, wenn wir uns folgende Situation eines Arbeitnehmers vorstellen. »Müller, tut uns leid, aber ab April haben wir nicht mehr genügend für Sie zu tun. Sie wissen ja, der schleppende Auftragseingang ...« Wer als Arbeitnehmer unerwartet seinen Job verliert, fällt zunächst einmal in ein tiefes Loch. Die Identifikation mit dem Arbeitgeber bedeutet ja auch, sich darauf verlassen zu können, dass dieser seinerseits genügend verkauft, um das Gehalt zahlen zu können. Wer jäh aus diesem Urvertrauen gerissen wird, beginnt sich zu fragen: Ist mein Wissen draußen überhaupt noch etwas wert? Kann ich mich noch auf Neues einstellen? Ich habe mich seit Jahren nirgends mehr beworben – kann ich das überhaupt noch? Wie erkläre ich bei der Bewerbung, dass ausgerechnet ich freigesetzt wurde? Und vor allem: Warum zum Teufel kann ich nicht einfach in Ruhe meine Arbeit machen und jeden Monat mein Gehalt bekommen?

Vertrag läuft aus? Don’t panic!