Crashkurs Lohn und Gehalt - inkl. Arbeitshilfen online ebook

[6]Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

1.1    Arbeitgeber/Arbeitnehmer

Wann müssen Sie sich mit Lohnabrechnung beschäftigen? – Wenn es einen Arbeitgeber und mindestens einen Arbeitnehmer gibt.

Wann ist man Arbeitgeber? Die Antwort ist ganz einfach: Arbeitgeber ist jeder, der eine andere Person als Arbeitnehmer beschäftigt. Arbeitgeber kann eine juristische oder natürliche Person sein. Arbeitgeber kann auch sein, wer selbst als Arbeitnehmer oder Beamter bei einem anderen Arbeitgeber beschäftigt ist. Entscheidend ist die weisungsgebundene Tätigkeit des Arbeitnehmers. In § 1 Abs. 2 LStDV heißt es: »Ein Dienstverhältnis liegt vor, wenn der Angestellte (Beschäftigte) dem Arbeitgeber (öffentliche Körperschaft, Unternehmer, Haushaltsvorstand) seine Arbeitskraft schuldet. Dies ist der Fall, wenn die tätige Person in der Betätigung ihres geschäftlichen Willens unter der Leitung des Arbeitgebers steht oder im geschäftlichen Organismus des Arbeitgebers dessen Weisungen zu verfolgen verpflichtet ist.«

Wann ist man Arbeitnehmer? Die Antwort ist nicht mehr ganz so einfach. Entscheidend ist, ob man abhängig beschäftigt ist und Arbeitslohn bezieht. § 1 Abs. 1 LStDV sagt dazu: »Arbeitnehmer sind Personen, die in öffentlichem oder privatem Dienst angestellt oder beschäftigt sind oder waren und die aus diesem Dienstverhältnis oder einem früheren Dienstverhältnis Arbeitslohn beziehen. Arbeitnehmer sind auch die Rechtsnachfolger dieser Personen, soweit sie Arbeitslohn aus dem früheren Dienstverhältnis ihres Rechtsvorgängers beziehen.« Das betrifft vor allem Witwen/Witwer, die Versorgungsbezüge in Form einer Beamtenpension oder Hinterbliebenenrente vom ehemaligen Arbeitgeber des Verstorbenen erhalten (siehe Kapitel 10.3).

Wann ist man kein Arbeitnehmer? Das ist oft nicht so leicht zu beantworten. § 1 Abs. 3 LStDV sagt: »Arbeitnehmer ist nicht, wer Lieferungen und sonstige Leistungen innerhalb der von ihm selbständig ausgeübten gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit im Inland gegen Entgelt ausführt, soweit es sich um die Entgelte für diese Lieferungen und sonstigen Leistungen handelt.«

[16]Nach welchen Kriterien muss man hier entscheiden? Jetzt wird es kompliziert. Das Arbeitsrecht, das Steuerrecht und das Sozialversicherungsrecht haben jeweils ihre eigene Rechtsprechung und die Aussagen stimmen nicht immer überein. Auch wer als vermeintlicher »Auftraggeber« einen Vertrag über sog. »freie Mitarbeit« geschlossen hat und darin ausdrücklich den »Auftragnehmer« für die Abführung von Steuern und Abgaben verantwortlich gemacht hat, ist noch nicht auf der sicheren Seite. Entscheidend ist nämlich immer die Ausgestaltung des Vertrags und nicht die Bezeichnung. Und wenn der Vertrag nur durch Handschlag zustande gekommen ist und der »Auftragnehmer« Rechnung legt? Auch dann muss die Tätigkeit immer auf die Kriterien einer abhängigen, weisungsgebundenen Tätigkeit geprüft werden.

Wie erlangt man Sicherheit? Ein erster Schritt kann darin bestehen, einen kompetenten Fachmann zu fragen. Das kann ein Rechtsanwalt oder Steuerberater sein, welcher aber immer nur auf seinem Rechtsgebiet beraten darf. Endgültige Sicherheit erlangt man nur durch eine Anrufungsauskunft beim Finanzamt (in steuerrechtlicher Hinsicht) bzw. durch ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung (in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht).

1.2    Arbeitsvertrag

Arbeitgeber und Arbeitnehmer schließen einen Arbeitsvertrag über die zu erbringenden Leistungen. Seit 2017 gibt es nun endlich dafür eine gesetzliche Definition. In § 611a BGB heißt es: »(1) Durch den Arbeitsvertrag wird der Arbeitnehmer im Dienste eines anderen zur Leistung weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet. Das Weisungsrecht kann Inhalt, Durchführung, Zeit und Ort der Tätigkeit betreffen. Weisungsgebunden ist, wer nicht im Wesentlichen frei seine Tätigkeit gestalten und seine Arbeitszeit bestimmen kann. Der Grad der persönlichen Abhängigkeit hängt dabei auch von der Eigenart der jeweiligen Tätigkeit ab. Für die Feststellung, ob ein Arbeitsvertrag vorliegt, ist eine Gesamtbetrachtung aller Umstände vorzunehmen. Zeigt die tatsächliche Durchführung des Vertragsverhältnisses, dass es sich um ein Arbeitsverhältnis handelt, kommt es auf die Bezeichnung im Vertrag nicht an. (2) Der Arbeitgeber ist zur Zahlung der vereinbarten Vergütung verpflichtet.«

Damit ist eigentlich alles gesagt. Man muss sich nur noch daran halten.

[17]Muss der Arbeitsvertrag schriftlich vorliegen? Auch dafür gibt es eine gesetzliche Fundstelle. Im sog. Nachweisgesetz finden wir in § 2 »Nachweispflicht« folgende Aussage: »(1) Der Arbeitgeber hat spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen: 1. der Name und die Anschrift der Vertragsparteien, 2. der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses, 3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses, 4. der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, daß der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann, 5. eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit, 6. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit, 7. die vereinbarte Arbeitszeit, 8. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs, 9. die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, 10. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.«

Aber was passiert, wenn sich der Arbeitgeber nicht daran gehalten hat und der Arbeitnehmer nach einem Jahr immer noch ohne schriftlichen Arbeitsvertrag arbeitet? Dann ist der Vertrag natürlich trotzdem zustande gekommen. Schwierig wird es, wenn beide anfangen, sich zu streiten. Dann muss man vor dem Arbeitsgericht u. U. durch die Vorlage von geeigneten Unterlagen oder die Befragung von Zeugen beweisen, dass der Vertrag so und nicht anders zustande gekommen ist.

1.3    Arbeitslohn/Arbeitsentgelt

Der Arbeitsvertrag enthält Regelungen zur Vergütung des Arbeitnehmers. Darüber muss der Arbeitnehmer eine Abrechnung erhalten. Erstellen wir nun aber eine Lohnabrechnung oder eine Entgeltabrechnung? Gibt es da einen Unterschied? Ganz klar: Wir erstellen eine einheitliche Abrechnung, in der jeweils der Arbeitslohn und das Arbeitsentgelt ausgewiesen werden müssen. Der Grund ist, dass die Begriffe »Arbeitslohn« und »Arbeitsentgelt« aus verschiedenen Rechtsgebieten stammen und unterschiedlich definiert sind.

[18]Den Begriff »Arbeitslohn« findet man im Steuerrecht. § 2 Abs. 1 LStDV definiert: »Arbeitslohn sind alle Einnahmen, die dem Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis zufließen. Es ist unerheblich, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form die Einnahmen gewährt werden.« Damit ist immer der Bruttolohn gemeint.

Den Begriff »Arbeitsentgelt« findet man im Sozialversicherungsrecht. § 14 Abs. 1 Satz 1 SGB IV definiert: »Arbeitsentgelt sind alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, gleichgültig, ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahmen besteht, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form sie geleistet werden und ob sie unmittelbar aus der Beschäftigung oder im Zusammenhang mit ihr erzielt werden.« Auch hier ist das Bruttoentgelt gemeint.

Ist das nicht das Gleiche? Das mag man auf den ersten Blick denken, es ist jedoch nicht ganz so einfach. Im Steuerrecht ist die Definition umfassender als im SV-Recht. Die Lohnsteuerdurchführungsverordnung erläutert in § 2 LStDV noch diverse Besonderheiten, z. B. Einnahmen aus einem früheren Dienstverhältnis oder Entschädigungen für den Verlust des Arbeitsplatzes; und die Lohnsteuerhinweise (LStH) greifen Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) auf, in denen es um die Beurteilung als Arbeitslohn geht. Im Sozialversicherungsrecht gibt es die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV), welche ihrerseits das Arbeitsentgelt vom Arbeitslohn abgrenzt, indem sie z. B. die meisten lohnsteuerfreien und pauschalversteuerten Arbeitslohnbestandteile nicht als Arbeitsentgelt definiert.

Wie kann man sich orientieren? Grundsätzlich muss man sich bei jeder einzelnen Zuwendung, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, immer die Frage stellen, inwiefern sie Arbeitslohn bzw. Arbeitsentgelt darstellt. Als erste Unterscheidungshilfe: Die Arbeitslohndefinition ist ziemlich umfassend, sie bezeichnet »alle Einnahmen aus dem Dienstverhältnis«, während die Arbeitsentgeltdefinition diverse Ausnahmen davon definiert. Im Einzelnen kommen wir in Kapitel 1.6 noch dazu.

1.4    Gesetzliche Grundlagen

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung macht deshalb so viel Spaß, weil sie so vielseitig ist. Das glauben Sie nicht? Ich möchte Ihnen daher an dieser Stelle einen kleinen Überblick über die verschiedenen Rechtsgebiete verschaffen, die alle die Lohn- und Gehaltsabrechnung berühren. Fangen wir beim Bruttolohn an. Rechtsgrundlage ist [19]das Arbeitsrecht. Allein dafür gibt es Rechtsanwälte und Betriebsräte, die sich mit nichts anderem beschäftigen.

Die entscheidende Grundlage für den Bruttolohnanspruch ist der Arbeitsvertrag. Hier herrscht grundsätzlich Vertragsfreiheit, jedoch dürfen Gesetze, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen nicht umgangen werden. Im Arbeitsrecht haben wir u. a. das BGB und diverse Arbeitnehmerschutzgesetze, in denen Aussagen zum Bruttolohnanspruch zu finden sind, z. B.

das Mindestlohngesetz,

das Bundesurlaubsgesetz,

das Entgeltfortzahlungsgesetz,

das Mutterschutzgesetz,

das Jugendarbeitsschutzgesetz,

das Arbeitnehmer-Entsendegesetz u. v. a.

Außerdem ist zu prüfen, ob für das vorliegende Dienstverhältnis ein allgemeinverbindlicher oder ggf. nur für diese Branche oder dieses Unternehmen gültiger Tarifvertrag anzuwenden ist. Wenn es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt, dann kann dieser wiederum mit dem Arbeitgeber Betriebsvereinbarungen schließen, die besondere Arbeitslohnansprüche regeln, wie z. B. Urlaubgeld oder Weihnachtsgeld, sofern diese nicht bereits im Tarifvertrag geregelt sind. Außerdem sind weitere Rechtsnormen wie der Grundsatz der Gleichbehandlung der Arbeitnehmer zu beachten.

Als gesetzliche Grundlage für die steuerrechtliche Definition des Bruttoarbeitslohns kommen

das Einkommensteuergesetz (EStG) und die

Lohnsteuerdurchführungsverordnung (LStDV)

hinzu. Das EStG ist auch die Grundlage für den Lohnsteuerabzug, denn ein spezielles »Lohnsteuergesetz« gibt es nicht. Dann müssen wir noch

das Solidaritätszuschlaggesetz (SolZG) und

die Kirchensteuergesetze der einzelnen Bundesländer beachten.

Sehr hilfreich sind auch die Lohnsteuerrichtlinien (LStR) einschließlich der Lohnsteuerhinweise (LStH). Die LStR haben keinen Gesetzescharakter, sondern sie werden vom Bundesfinanzministerium erlassen und binden die Finanzverwaltung, während die Hinweise Ergänzungen enthalten, die sich i. d. R. aus der Rechtspre[20]chung ergeben haben. Damit hat man eine sehr gute Linie, an die man sich halten kann und bei der man ziemlich sicher sein kann, dass man im Sinne der Finanzverwaltung richtig gehandelt hat.

Als gesetzliche Grundlage für die Definition des Arbeitsentgelts und den Abzug der Sozialversicherungsbeiträge gibt es das Sozialgesetzbuch (SGB), welches aus zwölf Einzelgesetzen besteht, von denen für die Lohnabrechnung folgende relevant sind:

SGB IV: »Gemeinsame Vorschriften«

SGB III: »Arbeitsförderung«

SGB V: »Gesetzliche Krankenversicherung«

SGB VI: »Gesetzliche Rentenversicherung«

SGB VII: »Gesetzliche Unfallversicherung«

SGB XI: »Gesetzliche Pflegeversicherung«

sowie

die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) und

die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV).

Dann gibt es eine Reihe von weiteren Gesetzen, die ebenfalls mit der Lohnabrechnung zu tun haben, wie z. B. das Betriebsrentengesetz (BetrAVG) oder das 5. Vermögensbildungsgesetz (5. VermBG). Sollte Ihnen für einen Mitarbeiter eine Pfändungsanordnung zugestellt werden, müssen Sie sich auch noch mit der Zivilprozessordnung (ZPO) beschäftigen.

1.5    Lohn- und Gehaltsabrechnung und die einzelnen Abrechnungsschritte

Manchmal herrscht die Meinung vor, Lohn- und Gehaltsabrechnung sei ganz einfach: Man müsse nur ein paar Zahlen ins Lohnprogramm eintippen und alles andere macht der Computer. Es kann also eigentlich gar nichts schiefgehen. Wenn Sie dann aber zum ersten Mal vor Ihrem Lohnprogramm sitzen, dann werden Sie feststellen, dass Sie bei der Eingabe bestimmte Arbeitsschritte einhalten und in bestimmten Abrechnungsstufen vorgehen müssen. Dazu braucht man erst einmal Grundwissen.

Sie fangen immer mit der Einrichtung der Stammdaten an. Hier wird die Grundlage gelegt für die nachfolgenden Abrechnungen, die zugegebenermaßen weitestgehend [21]automatisiert ablaufen. Dabei ist zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerstammdaten zu unterscheiden.

Zu den Arbeitgeberstammdaten gehören Angaben zum Bundesland, zum Finanzamt, zum Lohnsteuerabzug, zu den einzelnen Krankenkassen und ggf. auch Arbeitszeitmodelle.

Zu den Arbeitnehmerstammdaten gehören die persönlichen Daten, wie z. B. Gehalt oder Stundenlohn, die steuerrelevanten Daten, die SV-rechtlichen Daten sowie Angaben zu Verträgen wie z. B. vermögenswirksame Leistungen oder betriebliche Altersversorgung. Diese sind verpflichtend in einem Lohnkonto aufzuzeichnen, welches allerdings nicht mehr auf Papier geführt werden muss.

Die Bewegungsdaten werden monatlich erfasst. Dazu gehören z. B. bei Stundenlohnempfängern die Arbeitszeiten, Freistellungszeiten wie z. B. Krankheitszeiten oder Mutterschutz oder einmalig gewährte Zuwendungen wie Urlaubsgeld, Prämien o. ä.

Die Lohnabrechnung selbst ist dann nur noch ein Knopfdruck, vorausgesetzt, Sie haben vorher alles richtig eingegeben. Die Daten, die sich aus der Lohnabrechnung ergeben, sind als Bewegungsdaten im Lohnkonto des Arbeitnehmers aufzuzeichnen. Das macht Ihr Lohnprogramm tatsächlich automatisch.

Zusätzlich zur Lohnabrechnung für den Arbeitnehmer erfolgt die Ermittlung der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Dazu mehr im Kapitel 3.

Anschließend erstellen Sie alle elektronischen Meldungen. Dazu gehören die Lohnsteueranmeldung, die Beitragsnachweise für die Krankenkassen sowie steuerliche und SV-rechtliche An-, Ab- und Unterbrechungsmeldungen für einzelne Arbeitnehmer.

Anschließend wird der Monatsabschluss durchgeführt; dabei werden die einzelnen Lohnkonten jeden Monat um eine Abrechnung ergänzt und zum Jahresende abgeschlossen. Zum neuen Jahr wird automatisch ein neues Lohnkonto eröffnet. Die Gesamtwerte aller Mitarbeiter werden monatlich in einem Lohnjournal zusammengefasst, das Ihnen einen Überblick über die gesamte Abrechnung des Monats bzw. Jahres für die ganze Firma gibt.

[22]ZumJahresende werden die Lohnsteuerbescheinigungen und die SV-Jahresmeldungen für alle Arbeitnehmer erstellt, zusätzlich einmalig die elektronische Meldung an die Berufsgenossenschaften (Träger der gesetzlichen Unfallversicherung).

Und zwischendurch gilt es, immer wieder Änderungen bei den Arbeitnehmern einzupflegen und – leider – eine Menge Papierarbeit zu erledigen. Trotz der Zunahme von elektronischen Meldungen gibt es immer noch viele Papierbescheinigungen, die ausgestellt werden müssen, z. B. für die Arbeitsagentur bzw. das Jobcenter, die Elterngeldstelle, für das BaföG-Amt, für die Wohngeldstelle, für die Ermittlung der Kita-Kosten usw.

1.6    Lohn-/Entgeltarten

Lohn kann als Geld oder Geldeswert vorliegen. Was bedeutet das? Auch Zuwendungen des Arbeitgebers, die nicht in Geld bestehen und die dem Arbeitnehmer im Rahmen seines Dienstverhältnisses zufließen, die sog. Sachbezüge, gehören grundsätzlich zum Arbeitslohn und zum Arbeitsentgelt. Das ist jeweils einzeln zu prüfen. Geldlohn bzw. Barlohn sind alle in Geld bestehenden Lohnbestandteile, die dem Arbeitnehmer für ein aktives Dienstverhältnis (z. B. Stundenlohn oder Gehalt), aus einem früheren Dienstverhältnis (z. B. Versorgungsbezüge, sog. Betriebsrenten oder auch Abfindungen) oder auch für ein künftiges Dienstverhältnis zufließen.

Sachlohn sind alle Einnahmen in Geldeswert, d. h., der Arbeitnehmer erhält im Rahmen seines Dienstverhältnisses von seinem Arbeitgeber eine Ware oder Dienstleistung, durch die er persönlich bereichert wird und die er ansonsten von seinem versteuerten und verbeitragten Nettolohn bezahlen müsste.

Arbeitsentgelt im SV-rechtlichen Sinne kann aus Barlohn und Sachlohn bestehen; es kann jedoch immer nur für ein aktives Dienstverhältnis zufließen (d. h., Versorgungsbezüge und Abfindungen sind kein Arbeitsentgelt).

1.7    Der Mindestlohn