Crashkurs Lohn und Gehalt - inkl. Arbeitshilfen online - Carola Hausen - ebook

Crashkurs Lohn und Gehalt - inkl. Arbeitshilfen online ebook

Carola Hausen

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Wie kann ich Löhne und Gehälter korrekt abrechnen und Haftungsrisiken vermeiden? Wie sind die komplexen Vorschriften des Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechts und ihre vielfältige Besonderheiten zu bewältigen? Dieser Crashkurs bietet Ihnen einen systematischen Überblick und eine fundierte Basis für eine korrekte Entgeltabrechnung. Inhalte: - Exemplarischer Ablauf einer Entgeltabrechnung - Entgeltfortzahlung für Krankheit und Feiertage, Teillohnzahlungszeiträume - Mutterschutz und Mutterschaftsgeld - Meldung zur Sozialversicherung - Wie typische Fehler vermieden werden - Konkrete Praxisfälle - Umfangreiche Arbeitsunterlagen und Checklisten für die tägliche Praxis - Neu: Sozialversicherungswerte 2019Arbeitshilfen online: - Gesetzestexte - Lohn- und Gehaltsrechner - Linkliste relevanter Quellen   

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Inhaltsverzeichnis

Hinweis zum UrheberrechtImpressumVorwort1   Einführung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung1.1   Arbeitgeber/Arbeitnehmer1.2   Arbeitsvertrag1.3   Arbeitslohn/Arbeitsentgelt1.4   Gesetzliche Grundlagen1.5   Lohn- und Gehaltsabrechnung und die einzelnen Abrechnungsschritte1.6   Lohn-/Entgeltarten1.6.1   Gehalt1.6.2   Stundenlohn1.6.3   Akkordlohn1.6.4   Prämienlohn1.6.5   Zulagen1.6.6   Zuschläge1.6.7   Zuschüsse1.6.8   Einmalige Zuwendungen1.6.9   Bezahlte Ausfallzeiten1.6.10   Sachbezüge1.7   Der Mindestlohn1.7.1   Grundsätzliches zum Mindestlohn1.7.2   Berechnung des Mindestlohns2   Grundlagen der Lohnbesteuerung2.1   Lohnsteuer als Sonderform der Einkommensteuer2.2   Persönliche Steuerpflicht – Arbeitnehmer2.3   Sachliche Steuerpflicht – Arbeitslohn2.4   Lohnsteuerabzugsmerkmale2.5   Lohnsteuerklassen2.6   Lohnsteuertabellen – Programmablaufpläne2.7   Solidaritätszuschlag2.8   Kirchensteuer2.9   Kinderfreibeträge2.10   Pauschalversteuerung3   Grundlagen der Sozialversicherung3.1   Grundsätze der Versicherungspflicht3.2   Beitragserhebung3.3   Beitragsabführung3.4   Der Gesundheitsfonds3.5   Beitragssätze3.6   Beitragsbemessungsgrenzen3.7   Meldepflichten3.8   Beitragsnachweise3.9   Fälligkeit der Beiträge und Beitragsnachweise3.10   Zweige der Sozialversicherung3.10.1   Gesetzliche Rentenversicherung – SGB VI3.10.2   Gesetzliche Arbeitslosenversicherung – SGB III3.10.3   Gesetzliche Krankenversicherung – SGB V3.10.4   Gesetzliche Pflegeversicherung – SGB XI3.10.5   Gesetzliche Unfallversicherung – SGB VII3.10.6   Besonderheiten in den neuen Bundesländern3.11   Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)3.12   Insolvenzgeldumlage4   Eintritt eines Arbeitnehmers – Anmeldung4.1   Steuerliche Anmeldung4.2   Anmeldung bei der Krankenkasse5   Die monatliche Lohnabrechnung und verschiedene Abrechnungsgruppen5.1   Gehaltsabrechnung ohne besondere Merkmale5.2   Überstundenabrechnung für Gehaltsempfänger5.3   Stundenlohnabrechnung, Zulagen, Zuschläge, Zuschüsse5.4   Überstundenabrechnung für Stundenlohnempfänger5.5   Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge5.6   Geringfügig Beschäftigte – Minijobs5.6.1   Geringfügig entlohnte Beschäftigung5.6.2   Kurzfristige Beschäftigung5.7   Auszubildende5.8   Studenten5.9   Praktikanten5.9.1   Pflichtpraktika5.9.2   Freiwillige Praktika5.10   Personen im Freiwilligendienst5.10.1   Jugendfreiwilligendienst5.10.2   Bundesfreiwilligendienst5.11   Rentner5.11.1   Regelaltersrentner5.11.2   Vollrentner mit vorgezogener Altersrente5.11.3   Teilrentner vor Erreichen der Regelaltersrente5.11.4   Rentner mit Erwerbsunfähigkeitsrente5.12   Beschäftigung in der Gleitzone (Niedriglohnbereich)6   Bezahlte und unbezahlte Ausfallzeiten6.1   Urlaub6.2   Entgeltfortzahlung an Feiertagen6.3   Entgeltfortzahlung bei Krankheit6.3.1   Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber6.3.2   Erstattungen gemäß AAG im Rahmen der Umlageversicherung U16.3.3   Krankengeld und Krankengeldzuschüsse6.4   Mutterschutz6.4.1   Beschäftigungsverbote nach dem Mutterschutzgesetz6.4.2   Erstattungen nach dem AAG über die Umlage 26.4.3   Be- und Abrechnungsbeispiele6.5   Elternzeit6.6   Pflege von Angehörigen6.6.1   Pflegezeit6.6.2   Familienpflegezeit6.7   Sonstige bezahlte und unbezahlte Freistellungen7   Einmalzahlungen/sonstige Bezüge7.1   Arbeitsrechtlicher Anspruch7.2   Versteuerung von sonstigen Bezügen7.3   Verbeitragung von Einmalzahlungen7.4   Sonderfall: Abfindungen7.5   Abrechnungsbeispiele8   Sachbezüge und Zuschüsse8.1   Grundlagen8.1.1   Allgemeine Grundlagen8.1.2   Bewertung von Sachbezügen8.1.3   Einkommensteuerpflicht von Sachbezügen8.1.4   Kirchensteuerpflicht bei der Lohnsteuerpauschalierung von Sachbezügen8.1.5   Sozialversicherungspflicht von Sachbezügen8.1.6   Umsatzsteuerpflicht von Sachbezügen8.1.7   Überblick über verschiedene Sachbezüge8.1.8   Ausnahmen: Welche Zuwendungen an Arbeitnehmer sind keine Sachbezüge?8.2   Firmenwagen zur privaten Nutzung8.2.1   Die 1-%-Regelung8.2.2   Die 0,03-%-Regelung8.2.3   Die Pauschalversteuerung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte8.2.4   Die 0,002-%-Methode8.2.5   Die Fahrtenbuchmethode8.2.6   Die Nutzung im Rahmen der doppelten Haushaltführung8.3   Überlassung eines Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs8.4   Jobtickets und Zuschüsse für Fahrten zur Arbeit8.4.1   Jobtickets8.4.2   Barzuschüsse zu Aufwendungen des Arbeitnehmers8.5   Gutscheine des Arbeitgebers – geringfügige Sachbezüge8.6   Fahrradüberlassung an den Arbeitnehmer8.7   Wohnungsüberlassung und Unterkunft8.8   Unterkunft und Verpflegung8.9   Kantinenmahlzeiten8.10   Essenmarken8.11   Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten8.12   Mitarbeiterrabatte8.13   Warengutscheine – beim eigenen Arbeitgeber einzulösen8.14   Arbeitgeberdarlehen8.15   Betriebsveranstaltungen8.16   Geschenke und Incentives9   Betriebliche Altersversorgung9.1   Direktzusage9.2   Unterstützungskasse9.3   Direktversicherung9.3.1   Steuerfreie Direktversicherungen9.3.2   Steuerfreie Direktversicherungen bei Entgeltumwandlung ab 20199.3.3   Der Förderbetrag für Geringverdiener9.3.4   Direktversicherung alter Fassung (bis 2004)9.4   Pensionskassen9.4.1   Kapitalgedeckte Pensionskasse9.4.2   Umlagefinanzierte Pensionskasse9.5   Pensionsfonds9.6   Das Sozialpartnermodell10   Ende der Beschäftigung10.1   Abmeldungen10.2   Zahlungen an ausgeschiedene Arbeitnehmer10.3   Lohnzahlung an Hinterbliebene11   Lohnpfändungen11.1   Voraussetzung für eine Lohnpfändung11.2   Hauptpflichten des Arbeitgebers11.3   Arten von Pfändungen11.4   Unterhaltsberechtigte Personen11.5   Pfändungsfreigrenzen11.6   Nettomethode bei der Lohnpfändung12   GmbH: Der Gesellschafter-Geschäftsführer13   Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung14   Prüfungen im Lohnbereich14.1   Lohnsteueraußenprüfung14.2   Prüfung durch die Träger der Rentenversicherung14.3   Lohnsteuer-Nachschau14.4   Prüfung durch das HauptzollamtAbkürzungsverzeichnisArbeitshilfen Online
[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

Impressum

[6]Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

Print:ISBN 978-3-648-12379-9Bestell-Nr. 14057-0002ePub:ISBN 978-3-648-12380-5Bestell-Nr. 14057-0101ePDF:ISBN 978-3-648-12381-2Bestell-Nr. 14057-0151

Carola HausenCrashkurs Lohn und Gehalt2. Auflage, 2019

© 2019 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, [email protected]

Produktmanagement: Bernhard LandkammerLektorat: Gabriele Vogt

Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die der Vervielfältigung, des auszugsweisen Nachdrucks, der Übersetzung und der Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen, vorbehalten. Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.

[13]Vorwort

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für viele ein »rotes Tuch«. Bürokaufleute, Steuerfachangestellte, Finanzbuchhalter, Bilanzbuchhalter, aber auch Steuerberater und Personalverantwortliche machen um die Lohn- und Gehaltsabrechnung gern einen großen Bogen. »Zu kompliziert«, »viel zu umfangreich«, »zu hohes Haftungsrisiko« sind nur einige Argumente.

In der Tat: Die fachlichen Herausforderungen, die tagtäglich an die Mitarbeiter in den Lohnbuchhaltungen gestellt werden, sind umfangreich und scheinen manchmal zunächst unlösbar. So sind ja immer mindestens drei Rechtsgebiete betroffen: das Arbeitsrecht, das Steuerrecht und das Sozialversicherungsrecht. Manchmal auch noch mehr, wenn Sie z. B. eine Pfändung zu bearbeiten haben. Und da man nie in allem perfekt ist, kann man natürlich auch eine Menge falsch machen.

Man kann sich aber auch der Herausforderung stellen und sagen: Nun gerade! Das müsste doch zu schaffen sein! Und ich kann Ihnen versprechen: Es ist zu schaffen. Wenn Sie sich erst einmal richtig eingearbeitet haben, werden Sie feststellen, dass es sehr viel Spaß macht, sich mit Lohn und Gehalt zu beschäftigen. Es kommen immer wieder neue Abrechnungsfälle auf Sie zu und immer, wenn Sie denken, nun habe ich mich schon mit (fast) allem beschäftigt, was es in der Lohnabrechnung so geben kann, kommt wieder ein Fall, den Sie so noch nicht hatten …

Und dann kommen die Änderungen. Kein Jahr ist wie das andere, das ist ganz sicher. Sie müssen sich also ständig weiterbilden, damit Sie auf dem Laufenden sind. Was sich auf jeden Fall jährlich ändert, sind die Lohnsteuertabellen (siehe Kapitel 2.6) und die Beitragsbemessungsgrenzen (siehe Kapitel 3.6), gern auch öfter mal die Beitragssätze (siehe Kapitel 3.5) und Umlagesätze (siehe Kapitel 3.11 und 3.12), alle zwei Jahre die Pfändungsfreigrenzen usw. Dann kommen natürlich immer wieder Gesetzesänderungen dazu, sowie Ergebnisse der Gerichtsbarkeit, die dann in die Lohnsteuerrichtlinien, BMF-Schreiben oder Rundschreiben der Sozialversicherung einfließen.

Mit diesem Buch möchte ich Ihnen einen ersten Einblick in die Lohn- und Gehaltsabrechnung geben, viele Grundbegriffe und Abrechnungen erklären und Sie auch ein wenig auf Prüfungen durch das Finanzamt und die Deutsche Rentenversicherung vorbereiten.

[14]Die Abrechnungsbeispiele sind alle mit den Parametern für das Jahr 2019 erstellt. Wenn Sie das Buch in einem späteren Jahr zur Hand nehmen und die Beispiele nachvollziehen wollen, dann suchen Sie sich am besten einen Brutto-Netto-Rechner für das Jahr 2019 im Internet und versuchen damit, auf dasselbe Ergebnis zu kommen wie im Buch (das müsste klappen!). Natürlich können Sie die Beispiele auch als Vorlage für die Folgejahre nutzen, aber dann werden Sie auf jeden Fall Abweichungen feststellen.

Ich habe versucht, immer Beispiele zu wählen, die gut nachvollziehbar sind. Da es so viele verschiedene Varianten gibt, hier zu Ihrem Verständnis ein paar grundsätzliche Dinge:

Die Ergebnisse variieren von Arbeitnehmer zu Arbeitnehmer nicht nur hinsichtlich der lohnsteuerlichen Abzugsmerkmale, sondern auch noch hinsichtlich des Bundeslands bei der Kirchensteuer, der unterschiedlichen Krankenkassen, der Tatsache, ob ein Arbeitnehmer Kinder hat, hinsichtlich der Pflegeversicherung (siehe Kapitel 3.10.4), ob er privat krankenversichert ist und hinsichtlich des Rechtskreises (ja, wirklich: Es gibt immer noch Ost und West) usw.

Beispielsweise ist die Kirchensteuer in den Bundesländern unterschiedlich hoch (siehe Kapitel 2.8). Ich habe aber in allen Beispielen bei Religionszugehörigkeit mit 9 % Kirchensteuer gerechnet – hier bitte ich schon mal alle Leser aus Bayern und Baden-Württemberg, bei denen es 8 % sind, um Verständnis –, sozusagen im Interesse der Mehrheit. Dann gibt es hinsichtlich der Arbeitgeberanteile auch noch mal Unterschiede bei den Umlagen (siehe Kapitel 3.11).

Und noch etwas: Natürlich geht es im Text und bei allen Beispielen immer um Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen (außer beim Mutterschutz, das ist immer noch Frauensache). Ich habe der Einfachheit halber nur von Arbeitnehmern gesprochen. Das liest sich einfacher, und Sie wissen natürlich, dass immer beide gemeint sind.

Ich wünsche Ihnen auf jeden Fall viel Spaß bei der Eroberung Ihres neuen Fachgebiets!

[15]1   Einführung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung

1.1    Arbeitgeber/Arbeitnehmer

Wann müssen Sie sich mit Lohnabrechnung beschäftigen? – Wenn es einen Arbeitgeber und mindestens einen Arbeitnehmer gibt.

Wann ist man Arbeitgeber? Die Antwort ist ganz einfach: Arbeitgeber ist jeder, der eine andere Person als Arbeitnehmer beschäftigt. Arbeitgeber kann eine juristische oder natürliche Person sein. Arbeitgeber kann auch sein, wer selbst als Arbeitnehmer oder Beamter bei einem anderen Arbeitgeber beschäftigt ist. Entscheidend ist die weisungsgebundene Tätigkeit des Arbeitnehmers. In § 1 Abs. 2 LStDV heißt es: »Ein Dienstverhältnis liegt vor, wenn der Angestellte (Beschäftigte) dem Arbeitgeber (öffentliche Körperschaft, Unternehmer, Haushaltsvorstand) seine Arbeitskraft schuldet. Dies ist der Fall, wenn die tätige Person in der Betätigung ihres geschäftlichen Willens unter der Leitung des Arbeitgebers steht oder im geschäftlichen Organismus des Arbeitgebers dessen Weisungen zu verfolgen verpflichtet ist.«

Wann ist man Arbeitnehmer? Die Antwort ist nicht mehr ganz so einfach. Entscheidend ist, ob man abhängig beschäftigt ist und Arbeitslohn bezieht. § 1 Abs. 1 LStDV sagt dazu: »Arbeitnehmer sind Personen, die in öffentlichem oder privatem Dienst angestellt oder beschäftigt sind oder waren und die aus diesem Dienstverhältnis oder einem früheren Dienstverhältnis Arbeitslohn beziehen. Arbeitnehmer sind auch die Rechtsnachfolger dieser Personen, soweit sie Arbeitslohn aus dem früheren Dienstverhältnis ihres Rechtsvorgängers beziehen.« Das betrifft vor allem Witwen/Witwer, die Versorgungsbezüge in Form einer Beamtenpension oder Hinterbliebenenrente vom ehemaligen Arbeitgeber des Verstorbenen erhalten (siehe Kapitel 10.3).

Wann ist man kein Arbeitnehmer? Das ist oft nicht so leicht zu beantworten. § 1 Abs. 3 LStDV sagt: »Arbeitnehmer ist nicht, wer Lieferungen und sonstige Leistungen innerhalb der von ihm selbständig ausgeübten gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit im Inland gegen Entgelt ausführt, soweit es sich um die Entgelte für diese Lieferungen und sonstigen Leistungen handelt.«

[16]Nach welchen Kriterien muss man hier entscheiden? Jetzt wird es kompliziert. Das Arbeitsrecht, das Steuerrecht und das Sozialversicherungsrecht haben jeweils ihre eigene Rechtsprechung und die Aussagen stimmen nicht immer überein. Auch wer als vermeintlicher »Auftraggeber« einen Vertrag über sog. »freie Mitarbeit« geschlossen hat und darin ausdrücklich den »Auftragnehmer« für die Abführung von Steuern und Abgaben verantwortlich gemacht hat, ist noch nicht auf der sicheren Seite. Entscheidend ist nämlich immer die Ausgestaltung des Vertrags und nicht die Bezeichnung. Und wenn der Vertrag nur durch Handschlag zustande gekommen ist und der »Auftragnehmer« Rechnung legt? Auch dann muss die Tätigkeit immer auf die Kriterien einer abhängigen, weisungsgebundenen Tätigkeit geprüft werden.

Wie erlangt man Sicherheit? Ein erster Schritt kann darin bestehen, einen kompetenten Fachmann zu fragen. Das kann ein Rechtsanwalt oder Steuerberater sein, welcher aber immer nur auf seinem Rechtsgebiet beraten darf. Endgültige Sicherheit erlangt man nur durch eine Anrufungsauskunft beim Finanzamt (in steuerrechtlicher Hinsicht) bzw. durch ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung (in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht).

1.2    Arbeitsvertrag

Arbeitgeber und Arbeitnehmer schließen einen Arbeitsvertrag über die zu erbringenden Leistungen. Seit 2017 gibt es nun endlich dafür eine gesetzliche Definition. In § 611a BGB heißt es: »(1) Durch den Arbeitsvertrag wird der Arbeitnehmer im Dienste eines anderen zur Leistung weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet. Das Weisungsrecht kann Inhalt, Durchführung, Zeit und Ort der Tätigkeit betreffen. Weisungsgebunden ist, wer nicht im Wesentlichen frei seine Tätigkeit gestalten und seine Arbeitszeit bestimmen kann. Der Grad der persönlichen Abhängigkeit hängt dabei auch von der Eigenart der jeweiligen Tätigkeit ab. Für die Feststellung, ob ein Arbeitsvertrag vorliegt, ist eine Gesamtbetrachtung aller Umstände vorzunehmen. Zeigt die tatsächliche Durchführung des Vertragsverhältnisses, dass es sich um ein Arbeitsverhältnis handelt, kommt es auf die Bezeichnung im Vertrag nicht an. (2) Der Arbeitgeber ist zur Zahlung der vereinbarten Vergütung verpflichtet.«

Damit ist eigentlich alles gesagt. Man muss sich nur noch daran halten.

[17]Muss der Arbeitsvertrag schriftlich vorliegen? Auch dafür gibt es eine gesetzliche Fundstelle. Im sog. Nachweisgesetz finden wir in § 2 »Nachweispflicht« folgende Aussage: »(1) Der Arbeitgeber hat spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen: 1. der Name und die Anschrift der Vertragsparteien, 2. der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses, 3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses, 4. der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, daß der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann, 5. eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit, 6. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit, 7. die vereinbarte Arbeitszeit, 8. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs, 9. die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, 10. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.«

Aber was passiert, wenn sich der Arbeitgeber nicht daran gehalten hat und der Arbeitnehmer nach einem Jahr immer noch ohne schriftlichen Arbeitsvertrag arbeitet? Dann ist der Vertrag natürlich trotzdem zustande gekommen. Schwierig wird es, wenn beide anfangen, sich zu streiten. Dann muss man vor dem Arbeitsgericht u. U. durch die Vorlage von geeigneten Unterlagen oder die Befragung von Zeugen beweisen, dass der Vertrag so und nicht anders zustande gekommen ist.

1.3    Arbeitslohn/Arbeitsentgelt

Der Arbeitsvertrag enthält Regelungen zur Vergütung des Arbeitnehmers. Darüber muss der Arbeitnehmer eine Abrechnung erhalten. Erstellen wir nun aber eine Lohnabrechnung oder eine Entgeltabrechnung? Gibt es da einen Unterschied? Ganz klar: Wir erstellen eine einheitliche Abrechnung, in der jeweils der Arbeitslohn und das Arbeitsentgelt ausgewiesen werden müssen. Der Grund ist, dass die Begriffe »Arbeitslohn« und »Arbeitsentgelt« aus verschiedenen Rechtsgebieten stammen und unterschiedlich definiert sind.

[18]Den Begriff »Arbeitslohn« findet man im Steuerrecht. § 2 Abs. 1 LStDV definiert: »Arbeitslohn sind alle Einnahmen, die dem Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis zufließen. Es ist unerheblich, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form die Einnahmen gewährt werden.« Damit ist immer der Bruttolohn gemeint.

Den Begriff »Arbeitsentgelt« findet man im Sozialversicherungsrecht. § 14 Abs. 1 Satz 1 SGB IV definiert: »Arbeitsentgelt sind alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, gleichgültig, ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahmen besteht, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form sie geleistet werden und ob sie unmittelbar aus der Beschäftigung oder im Zusammenhang mit ihr erzielt werden.« Auch hier ist das Bruttoentgelt gemeint.

Ist das nicht das Gleiche? Das mag man auf den ersten Blick denken, es ist jedoch nicht ganz so einfach. Im Steuerrecht ist die Definition umfassender als im SV-Recht. Die Lohnsteuerdurchführungsverordnung erläutert in § 2 LStDV noch diverse Besonderheiten, z. B. Einnahmen aus einem früheren Dienstverhältnis oder Entschädigungen für den Verlust des Arbeitsplatzes; und die Lohnsteuerhinweise (LStH) greifen Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) auf, in denen es um die Beurteilung als Arbeitslohn geht. Im Sozialversicherungsrecht gibt es die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV), welche ihrerseits das Arbeitsentgelt vom Arbeitslohn abgrenzt, indem sie z. B. die meisten lohnsteuerfreien und pauschalversteuerten Arbeitslohnbestandteile nicht als Arbeitsentgelt definiert.

Wie kann man sich orientieren? Grundsätzlich muss man sich bei jeder einzelnen Zuwendung, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, immer die Frage stellen, inwiefern sie Arbeitslohn bzw. Arbeitsentgelt darstellt. Als erste Unterscheidungshilfe: Die Arbeitslohndefinition ist ziemlich umfassend, sie bezeichnet »alle Einnahmen aus dem Dienstverhältnis«, während die Arbeitsentgeltdefinition diverse Ausnahmen davon definiert. Im Einzelnen kommen wir in Kapitel 1.6 noch dazu.

1.4    Gesetzliche Grundlagen

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung macht deshalb so viel Spaß, weil sie so vielseitig ist. Das glauben Sie nicht? Ich möchte Ihnen daher an dieser Stelle einen kleinen Überblick über die verschiedenen Rechtsgebiete verschaffen, die alle die Lohn- und Gehaltsabrechnung berühren. Fangen wir beim Bruttolohn an. Rechtsgrundlage ist [19]das Arbeitsrecht. Allein dafür gibt es Rechtsanwälte und Betriebsräte, die sich mit nichts anderem beschäftigen.

Die entscheidende Grundlage für den Bruttolohnanspruch ist der Arbeitsvertrag. Hier herrscht grundsätzlich Vertragsfreiheit, jedoch dürfen Gesetze, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen nicht umgangen werden. Im Arbeitsrecht haben wir u. a. das BGB und diverse Arbeitnehmerschutzgesetze, in denen Aussagen zum Bruttolohnanspruch zu finden sind, z. B.

das Mindestlohngesetz,

das Bundesurlaubsgesetz,

das Entgeltfortzahlungsgesetz,

das Mutterschutzgesetz,

das Jugendarbeitsschutzgesetz,

das Arbeitnehmer-Entsendegesetz u. v. a.

Außerdem ist zu prüfen, ob für das vorliegende Dienstverhältnis ein allgemeinverbindlicher oder ggf. nur für diese Branche oder dieses Unternehmen gültiger Tarifvertrag anzuwenden ist. Wenn es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt, dann kann dieser wiederum mit dem Arbeitgeber Betriebsvereinbarungen schließen, die besondere Arbeitslohnansprüche regeln, wie z. B. Urlaubgeld oder Weihnachtsgeld, sofern diese nicht bereits im Tarifvertrag geregelt sind. Außerdem sind weitere Rechtsnormen wie der Grundsatz der Gleichbehandlung der Arbeitnehmer zu beachten.

Als gesetzliche Grundlage für die steuerrechtliche Definition des Bruttoarbeitslohns kommen

das Einkommensteuergesetz (EStG) und die

Lohnsteuerdurchführungsverordnung (LStDV)

hinzu. Das EStG ist auch die Grundlage für den Lohnsteuerabzug, denn ein spezielles »Lohnsteuergesetz« gibt es nicht. Dann müssen wir noch

das Solidaritätszuschlaggesetz (SolZG) und

die Kirchensteuergesetze der einzelnen Bundesländer beachten.

Sehr hilfreich sind auch die Lohnsteuerrichtlinien (LStR) einschließlich der Lohnsteuerhinweise (LStH). Die LStR haben keinen Gesetzescharakter, sondern sie werden vom Bundesfinanzministerium erlassen und binden die Finanzverwaltung, während die Hinweise Ergänzungen enthalten, die sich i. d. R. aus der Rechtspre[20]chung ergeben haben. Damit hat man eine sehr gute Linie, an die man sich halten kann und bei der man ziemlich sicher sein kann, dass man im Sinne der Finanzverwaltung richtig gehandelt hat.

Als gesetzliche Grundlage für die Definition des Arbeitsentgelts und den Abzug der Sozialversicherungsbeiträge gibt es das Sozialgesetzbuch (SGB), welches aus zwölf Einzelgesetzen besteht, von denen für die Lohnabrechnung folgende relevant sind:

SGB IV: »Gemeinsame Vorschriften«

SGB III: »Arbeitsförderung«

SGB V: »Gesetzliche Krankenversicherung«

SGB VI: »Gesetzliche Rentenversicherung«

SGB VII: »Gesetzliche Unfallversicherung«

SGB XI: »Gesetzliche Pflegeversicherung«

sowie

die Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) und

die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV).

Dann gibt es eine Reihe von weiteren Gesetzen, die ebenfalls mit der Lohnabrechnung zu tun haben, wie z. B. das Betriebsrentengesetz (BetrAVG) oder das 5. Vermögensbildungsgesetz (5. VermBG). Sollte Ihnen für einen Mitarbeiter eine Pfändungsanordnung zugestellt werden, müssen Sie sich auch noch mit der Zivilprozessordnung (ZPO) beschäftigen.

1.5    Lohn- und Gehaltsabrechnung und die einzelnen Abrechnungsschritte

Manchmal herrscht die Meinung vor, Lohn- und Gehaltsabrechnung sei ganz einfach: Man müsse nur ein paar Zahlen ins Lohnprogramm eintippen und alles andere macht der Computer. Es kann also eigentlich gar nichts schiefgehen. Wenn Sie dann aber zum ersten Mal vor Ihrem Lohnprogramm sitzen, dann werden Sie feststellen, dass Sie bei der Eingabe bestimmte Arbeitsschritte einhalten und in bestimmten Abrechnungsstufen vorgehen müssen. Dazu braucht man erst einmal Grundwissen.

Sie fangen immer mit der Einrichtung der Stammdaten an. Hier wird die Grundlage gelegt für die nachfolgenden Abrechnungen, die zugegebenermaßen weitestgehend [21]automatisiert ablaufen. Dabei ist zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerstammdaten zu unterscheiden.

Zu den Arbeitgeberstammdaten gehören Angaben zum Bundesland, zum Finanzamt, zum Lohnsteuerabzug, zu den einzelnen Krankenkassen und ggf. auch Arbeitszeitmodelle.

Zu den Arbeitnehmerstammdaten gehören die persönlichen Daten, wie z. B. Gehalt oder Stundenlohn, die steuerrelevanten Daten, die SV-rechtlichen Daten sowie Angaben zu Verträgen wie z. B. vermögenswirksame Leistungen oder betriebliche Altersversorgung. Diese sind verpflichtend in einem Lohnkonto aufzuzeichnen, welches allerdings nicht mehr auf Papier geführt werden muss.

Die Bewegungsdaten werden monatlich erfasst. Dazu gehören z. B. bei Stundenlohnempfängern die Arbeitszeiten, Freistellungszeiten wie z. B. Krankheitszeiten oder Mutterschutz oder einmalig gewährte Zuwendungen wie Urlaubsgeld, Prämien o. ä.

Die Lohnabrechnung selbst ist dann nur noch ein Knopfdruck, vorausgesetzt, Sie haben vorher alles richtig eingegeben. Die Daten, die sich aus der Lohnabrechnung ergeben, sind als Bewegungsdaten im Lohnkonto des Arbeitnehmers aufzuzeichnen. Das macht Ihr Lohnprogramm tatsächlich automatisch.

Zusätzlich zur Lohnabrechnung für den Arbeitnehmer erfolgt die Ermittlung der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Dazu mehr im Kapitel 3.

Anschließend erstellen Sie alle elektronischen Meldungen. Dazu gehören die Lohnsteueranmeldung, die Beitragsnachweise für die Krankenkassen sowie steuerliche und SV-rechtliche An-, Ab- und Unterbrechungsmeldungen für einzelne Arbeitnehmer.

Anschließend wird der Monatsabschluss durchgeführt; dabei werden die einzelnen Lohnkonten jeden Monat um eine Abrechnung ergänzt und zum Jahresende abgeschlossen. Zum neuen Jahr wird automatisch ein neues Lohnkonto eröffnet. Die Gesamtwerte aller Mitarbeiter werden monatlich in einem Lohnjournal zusammengefasst, das Ihnen einen Überblick über die gesamte Abrechnung des Monats bzw. Jahres für die ganze Firma gibt.

[22]ZumJahresende werden die Lohnsteuerbescheinigungen und die SV-Jahresmeldungen für alle Arbeitnehmer erstellt, zusätzlich einmalig die elektronische Meldung an die Berufsgenossenschaften (Träger der gesetzlichen Unfallversicherung).

Wichtig

Zum Jahreswechsel brauchen Sie auf jeden Fall ein neues Update für Ihr Lohnprogramm für das neue Jahr. Da es jedes Jahr gesetzliche Neuregelungen gibt, können Sie mit der alten Version nicht weiterarbeiten!

Und zwischendurch gilt es, immer wieder Änderungen bei den Arbeitnehmern einzupflegen und – leider – eine Menge Papierarbeit zu erledigen. Trotz der Zunahme von elektronischen Meldungen gibt es immer noch viele Papierbescheinigungen, die ausgestellt werden müssen, z. B. für die Arbeitsagentur bzw. das Jobcenter, die Elterngeldstelle, für das BaföG-Amt, für die Wohngeldstelle, für die Ermittlung der Kita-Kosten usw.

1.6    Lohn-/Entgeltarten

Lohn kann als Geld oder Geldeswert vorliegen. Was bedeutet das? Auch Zuwendungen des Arbeitgebers, die nicht in Geld bestehen und die dem Arbeitnehmer im Rahmen seines Dienstverhältnisses zufließen, die sog. Sachbezüge, gehören grundsätzlich zum Arbeitslohn und zum Arbeitsentgelt. Das ist jeweils einzeln zu prüfen. Geldlohn bzw. Barlohn sind alle in Geld bestehenden Lohnbestandteile, die dem Arbeitnehmer für ein aktives Dienstverhältnis (z. B. Stundenlohn oder Gehalt), aus einem früheren Dienstverhältnis (z. B. Versorgungsbezüge, sog. Betriebsrenten oder auch Abfindungen) oder auch für ein künftiges Dienstverhältnis zufließen.

Sachlohn sind alle Einnahmen in Geldeswert, d. h., der Arbeitnehmer erhält im Rahmen seines Dienstverhältnisses von seinem Arbeitgeber eine Ware oder Dienstleistung, durch die er persönlich bereichert wird und die er ansonsten von seinem versteuerten und verbeitragten Nettolohn bezahlen müsste.

Arbeitsentgelt im SV-rechtlichen Sinne kann aus Barlohn und Sachlohn bestehen; es kann jedoch immer nur für ein aktives Dienstverhältnis zufließen (d. h., Versorgungsbezüge und Abfindungen sind kein Arbeitsentgelt).

[23]1.6.1   Gehalt

Gehalt wird üblicherweise für Angestellte bezahlt und stellt einen festen Monatsbetrag dar, unabhängig von der tatsächlichen Anzahl der Arbeitstage des Monats.

1.6.2   Stundenlohn

Im Gegensatz zu Gehaltsempfängern, bei denen ein festes Monatsgehalt vereinbart ist, ist beim Stundenlohnempfänger jeden Monat aufs Neue zu ermitteln, wie viele Stunden mit dem entsprechenden Stundensatz zu bezahlen sind. Zu ermitteln sind zunächst die Soll-Stunden, bestehend aus Normal-Arbeitsstunden und auf Arbeitstage entfallende bezahlte Feiertagsstunden. Anschließend werden monatlich die Ist-Stunden für jeden Arbeitnehmer ermittelt, bestehend aus tatsächlichen Arbeitsstunden (einschließlich Überstunden), sowie bezahlten Ausfallstunden (z. B. für Urlaub, bei Krankheit und Mutterschutz). Bei Stundenlohnempfängern werden die Arbeitsstunden dann monatlich mit dem Stundenlohn multipliziert und bezahlt. Eventuelle Mehr- oder Minusstunden können beim Gehaltsempfänger, aber auch beim Stundenlohnempfänger jeweils monatlich berücksichtigt werden oder einem Stundenkonto gutgeschrieben und entweder mit Freizeitausgleich bzw. einer eigenen Überstundenauszahlung ausgeglichen werden.

1.6.3   Akkordlohn

Akkordlohn kann nur dann gezahlt werden, wenn es eine messbare Leistung gibt. Er ist in erster Linie in Produktionsbetrieben zu finden.

Akkordlohn kann als Stückakkord, Zeitakkord oder Gruppenakkord berechnet werden.

1.6.4   Prämienlohn

Prämienlohn ist eine Mischform aus Zeitlohn (Stundenlohn) und Leistungslohn. Zum vereinbarten Zeitlohn wird eine Prämie gezahlt, wenn bestimmte Ziele erreicht worden sind.

[24]1.6.5   Zulagen

Zulagen sind Leistungen des Arbeitgebers, die zusätzlich zum vereinbarten Grundlohn oder Grundgehalt bezahlt werden. Das können sein:

Erschwerniszulagen (z. B. wegen Hitze, Lärm, Schmutz o. ä.)

Funktionszulagen (wegen Übernahme zusätzlicher Verantwortung)

Leistungszulagen

Persönliche Zulagen

Sozialzulagen

1.6.6   Zuschläge

Zuschläge sind ebenfalls zusätzliche Zahlungen des Arbeitgebers, die als Zuschlag zum jeweiligen Stundenlohn gezahlt werden. Mit ihnen werden besondere Belastungen des Arbeitnehmers abgegolten. Gebräuchlich sind

Überstundenzuschläge,

Sonntags-, Feiertags-, Nachtzuschläge.

1.6.7   Zuschüsse

Zuschüsse haben i. d. R. sozialen Charakter. Sie werden gezahlt z. B.

für vermögenswirksame Leistungen,

für betriebliche Altersversorgung,

als Kindergartenzuschuss,

als Fahrtkostenzuschuss,

als Krankengeldzuschuss.

1.6.8   Einmalige Zuwendungen

Bestimmte Zahlungen erhält der Arbeitnehmer nicht monatlich, sondern i. d. R. einmal im Jahr. Dazu gehören z. B.

13. oder 14. Monatsgehalt,

Urlaubsgeld,

Weihnachtsgeld,

[25]Tantiemen,

Boni,

Jubiläumszuwendungen,

Zuwendungen zu Geburt oder Heirat,

einmalig gezahlte Prämien,

Abfindungen,

Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre, der mit einer einmaligen Zahlung ausgezahlt wird.

Ob der Arbeitnehmer auf diese Zahlungen einen Rechtsanspruch hat, richtet sich nach dem Arbeits- oder Tarifvertrag. Möglicherweise hat er eine solche Leistung ohne Vorbehalt dreimal hintereinander bekommen. Dann ist eine sog. betriebliche Übung entstanden, aus der sich auch ein Rechtsanspruch für die Zukunft herleitet.

Steuerrechtlich spricht man hier von sog. sonstigen Bezügen. Die Versteuerung muss immer über die Lohnsteuerjahrestabelle in Form einer Hochrechnung auf das ganze Kalenderjahr erfolgen.

Sozialversicherungsrechtlich ist bei Einmalzahlungen immer die Beitragsbemessungsgrenze für den bisher zurückgelegten Zeitraum des Kalenderjahres (z. B. Januar bis Juni) zu beachten. Ist die jeweilige anteilige Beitragsbemessungsgrenze (jeweils für KV/PV und RV/AV) noch nicht oder genau erreicht, ist die gesamte Einmalzahlung beitragspflichtig; ist sie überschritten, ist nur der Betrag bis zur anteiligen Beitragsbemessungsgrenze beitragspflichtig. Ein vollständiges Abrechnungsbeispiel finden Sie in Kapitel 7.5.

1.6.9   Bezahlte Ausfallzeiten

Bestimmte Ausfallzeiten der Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen bezahlen. Dazu gehören

Urlaub gem. Bundesurlaubsgesetz (siehe Kapitel 6.1),

bezahlte Wochenfeiertage gem. Entgeltfortzahlungsgesetz (siehe Kapitel 6.2),

Entgeltfortzahlung bei Krankheit gem. Entgeltfortzahlungsgesetz (siehe Kapitel 6.3),

Mutterschutz gem. Mutterschutzgesetz (siehe Kapitel 6.4),

[26]bezahlte Freistellungen gem. BGB, z. B. eigene Eheschließung, Todesfall eines nahen Angehörigen.

1.6.10   Sachbezüge

Sachbezüge sind wie bereits erwähnt alle nicht in Geld bestehenden Einnahmen des Arbeitnehmers, die ihm aus einem Dienstverhältnis zufließen (siehe § 8 Abs. 2 und 3 EStG). Sachbezüge können sein

die Übereignung von Waren,

die Übereignung von Gutscheinen,

die Überlassung von Gegenständen zum Gebrauch.

Eine ausführliche Erläuterung der einzelnen Sachbezüge finden Sie in Kapitel 8.

1.7    Der Mindestlohn

1.7.1   Grundsätzliches zum Mindestlohn

Seit dem 1.1.2015 gibt es bekanntlich den Mindestlohn. Zu seiner Einführung im Jahr 2015 betrug er 8,50 Euro pro Stunde, 2017 wurde er auf 8,84 Euro heraufgesetzt, seit 2019 beträgt er 9,19 Euro und 2020 wird er voraussichtlich 9,35 Euro pro Stunde betragen. Er wird von der Mindestlohnkommission regelmäßig überprüft und kann entsprechend der Entwicklung der Tariflöhne angepasst werden.

Der Mindestlohn gilt bis auf wenige Ausnahmen für alle Arbeitnehmer – einschließlich der Minijobber. In den Branchen, in denen durch Mindestlohnverordnung oder allgemeinverbindliche Tarifverträge ein höherer Mindestlohn festgesetzt wurde, gilt dann entsprechend dieser höhere Lohn.

Von der Verpflichtung, Mindestlohn zu zahlen, gibt es nur wenige personelle Ausnahmen. Dazu gehören

Auszubildende,

Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung,

Pflichtpraktikanten,

Personen im Orientierungspraktikum bis zu drei Monaten,

[27]Personen im studienbegleitenden Praktikum bis zu drei Monaten,

Personen in einer Einstiegsqualifizierung oder Berufsausbildungsvorbereitung,

Personen, die vor Beschäftigungsbeginn langzeitarbeitslos waren, begrenzt auf bis zu sechs Monate.