Collection of CEPANI arbitral awards / Recueil de sentences arbitrales du Cepani / Verzameling van arbitrale uitspraken van Cepani - S. Bauwens - ebook

Collection of CEPANI arbitral awards / Recueil de sentences arbitrales du Cepani / Verzameling van arbitrale uitspraken van Cepani ebook

S. Bauwens

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Opis

This work, the third volume in its series, is devoted entirely to the procedural issues that may arise during the course of an arbitration procedure.

With this trilingual publication, CEPANI wishes to highlight the importance of the proper conduct of arbitral proceedings. Furthermore, the Centre also seeks to enhance the attractiveness of arbitration, in Belgium as well as internationally, by contributing to a better knowledge of arbitral proceedings and their rules.

The selected arbitral awards come with comments from expert practitioners and academics in English, Dutch or French, including a summary in the two other languages. The work also includes an index of key words for easy reference. ---------------------------------------
Cet ouvrage, intégralement consacré aux questions de procédure susceptibles d’être rencontrées tout au long de la procédure arbitrale, constitue le troisième volume de la série.

Cette publication trilingue, s’inscrit dans la volonté du CEPANI de mettre en évidence l’importance de la bonne conduite d’une procédure arbitrale. Le Centre a également l’ambition de renforcer l’attractivité de l’arbitrage, tant en Belgique qu’au niveau international, en diffusant une meilleure connaissance de la procédure arbitrale et de son règlement.

Une équipe de praticiens expérimentés et d’universitaires spécialisés commentent les décisions sélectionnées en anglais, néerlandais ou français. Un résumé est joint dans les deux autres langues. La consultation de cet ouvrage est facilitée par un index de mots clés. ---------------------------------------
Dit werk, het derde deel van een reeks, is integraal gewijd aan procedurekwesties die kunnen opduiken tijdens een arbitrageprocedure.

CEPANI wil met deze drietalige publicatie de aandacht vestigen op het belang van een goed gevoerde arbitrageprocedure. Daarnaast koestert het Centrum ook de ambitie om de aantrekkelijkheid van arbitrage te vergroten, zowel in België als internationaal, door in te zetten op een grotere bekendheid van de arbitrale procedure en van het desbetreffende reglement.

De geselecteerde arbitrale uitspraken zijn voorzien van commentaren door ervaren vakmensen en gespecialiseerde academici in het Engels, Frans of Nederlands, inclusief een samenvatting in de twee andere talen. Een index van sleutelwoorden vergemakkelijkt de raadpleging van het werk.

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Cette version numérique de l’ouvrage a été réalisée pour le Groupe Larcier.

Nous vous remercions de respecter la propriété littéraire et artistique.

Le « photoco-pillage » menace l’avenir du livre.

© Groupe Larcier s.a., 2015

Éditions Bruylant

Espace Jacqmotte

Rue Haute, 139 - Loft 6 - 1000 Bruxelles

Tous droits réservés pour tous pays.

Il est interdit, sauf accord préalable et écrit de l’éditeur, de reproduire (notamment par photocopie) partiellement ou totalement le présent ouvrage, de le stocker dans une banque de données ou de le communiquer au public, sous quelque forme et de quelque manière que ce soit.

ISBN : 978-2-8027-4385-9

Introduction

CEPANI (the Belgian Centre for Mediation and Arbitration) – the hub of arbitration in Belgium – has, for the last 40 years, been promoting and developing the use of mediation and arbitration in Belgium and internationally. It regularly organises colloquiums, lunch debates and other events on specific topics related to mediation and arbitration, and frequently publishes books and newsletters for anyone interested in alternative dispute resolution techniques.

In 2005 CEPANI published the first volume of arbitral awards issued under its Rules of Arbitration. The second volume followed in 2008, covering the period 1996-2001.

Today, with the help and support of a team of experienced Belgian and international practitioners as well as expert academics, CEPANI is publishing its third volume of arbitral awards devoted to issues likely to be encountered during arbitral proceedings.

In a dispute, correctly conducting arbitral proceedings is critically important. The conventional mechanisms of arbitral proceedings – as well as any ‘disruptions’ to them – are of interest to all arbitration stakeholders as well as being important in both practical and theoretical terms. So devoting an entire book to procedural issues likely to be encountered during arbitral proceedings seemed like a valuable and useful exercise.

The commented awards cover disputes in a variety of areas, including contract law, company law and distribution law. The comments make it possible to compare arbitral awards to prevailing case law and to emphasise their originality.

Given the target audience for this publication as well as CEPANI’s Belgian and international reach, it makes sense for this book to be published in three languages. CEPANI’s awards and comments are published in French, English or Dutch, with a summary provided in the other two languages so that anyone who so desires can easily learn more via their preferred language.

The parties involved have all given their permission to have their awards included in each volume in this series. However, to ensure confidentiality, each arbitral award has been anonymised in such a way that none of the parties involved can be identified.

In this book, the arbitrator plays a key role. He is a judge who leads the arbitral proceedings while seeking to avoid problems and doing his utmost to ensure compliance with the speed of the proceedings and the timetable for the proceedings. A skilled arbitrator will issue decisions supported by reasoning that is interesting and sometimes original and creative. The result is a gold mine of information and an astonishing source of inspiration.

Lastly, CEPANI would like to thank the professionals and academics who contributed directly and indirectly through their analyses and comments. Their enthusiasm, willingness to help and patience made it possible to bring this project to a successful completion.

Dirk De Meulemeester

President of CEPANI

Introduction

« Épicentre » de l’arbitrage en Belgique, le CEPANI (Centre belge d’arbitrage et de médiation) s’est donné, depuis plus de 40 ans, la mission de promouvoir et développer le recours à la médiation et à l’arbitrage tant en Belgique qu’au niveau international. C’est dans cette perspective que le Centre organise régulièrement des colloques, déjeuners débats et autres manifestations sur des thèmes particuliers en relation avec la médiation et l’arbitrage. Le centre publie, en outre, fréquemment des ouvrages et Newsletters à destination de toutes les personnes intéressées par les techniques alternatives de règlement des litiges.

C’est dans cet esprit que le CEPANI a publié, en 2005, un premier volume de sentences rendues en application de son règlement d’arbitrage et, en 2008, un deuxième volume de décisions arbitrales couvrant la période 1996-2001.

Aujourd’hui, avec la participation d’une équipe de praticiens expérimentés, belges et étrangers, renforcée d’universitaires spécialisés, le CEPANI, publie son troisième recueil de sentences intégralement consacré aux questions de procédure susceptibles d’être rencontrées tout au long de la procédure arbitrale.

Nul ne peut ignorer l’importance de la bonne conduite de la procédure arbitrale dans un litige. D’importance pratique et théorique, les mécanismes classiques de la procédure arbitrale ainsi que ses « perturbations » suscitent l’intérêt de tous les acteurs de l’arbitrage. Il paraissait donc intéressant qu’un ouvrage entier soit dédié aux questions de procédure.

Les sentences commentées portent sur des litiges recouvrant des matières variées telles que le droit des contrats, le droit des sociétés et de la distribution. Les commentaires permettent de situer la sentence arbitrale par rapport à la jurisprudence dominante et d’en souligner l’originalité.

En prenant en considération le public auquel cette publication est destinée ainsi que la dimension belge et résolument internationale du CEPANI, cet ouvrage se devait d’être trilingue. Le CEPANI publie, en effet, ces sentences et commentaires en français, anglais ou néerlandais. Un résumé est, en outre, chaque fois ajouté dans les deux autres langues afin que tous puissent aisément en prendre connaissance en fonction de leur langue de prédilection.

L’autorisation préalable des parties intervenantes dans les sentences est à chaque fois sollicitée pour les différents volumes de recueils de sentences. Toutefois, et par souci de confidentialité, chaque décision arbitrale a été anonymsée afin qu’aucune partie ne puisse être identifiée.

Dans cet ouvrage, l’arbitre occupe une place centrale. C’est un juge, qui conduit la procédure arbitrale en essayant d’éviter les problèmes et en faisant respecter au mieux la célérité de la procédure et le calendrier procédural. De la qualité d’un arbitre découlent des décisions aux raisonnements intéressants, parfois originaux et créatifs qui constituent une richesse et une formidable source d’inspiration.

Enfin, le CEPANI tient à remercier chaleureusement les professionnels et universitaires qui ont contribué, directement et indirectement par leur analyse et leurs commentaires à cet ouvrage. Leur enthousiasme, leur disponibilité et leur patience ont permis à cet ambitieux projet d’aboutir.

Dirk De Meulemeester

Président du CEPANI

Inleiding

Als “epicentrum” van de arbitrage in België, heeft CEPANI (Belgisch Centrum voor arbitrage en mediatie) zich sinds meer dan 40 jaar tot taak gesteld het beroep op mediatie en op arbitrage zowel in België als op internationaal niveau te promoten en te ontwikkelen. Met het oog hierop organiseert het Centrum geregeld colloquia, lunchdebatten en andere evenementen rond bijzondere thema’s in verband met mediatie en arbitrage. Het Centrum publiceert bovendien vaak werken en Newsletters die bestemd zijn voor al wie belang stelt in alternatieve technieken voor geschillenregeling.

Het is in deze geest dat CEPANI in 2005 een eerste boekdeel heeft gepubliceerd met beslissingen die werden gewezen met toepassing van zijn arbitragereglement en in 2008 een tweede boekdeel met scheidsrechterlijke beslissingen die de periode 1996-2001 bestrijken.

Vandaag publiceert CEPANI, met de medewerking van een team van ervaren Belgische en buitenlandse vakmensen, versterkt met gespecialiseerde academici, zijn derde verzameling van uitspraken die integraal gewijd is aan procedurekwesties die zich gedurende de hele arbitrageprocedure voordoen of kunnen voordoen.

Iedereen moet weten hoe belangrijk het is dat de arbitrageprocedure bij een geschil goed gevoerd wordt. Aangezien ze zowel in de praktijk als in de theorie van belang zijn, wekken de klassieke mechanismen van de arbitrageprocedure alsook de “ontregelingen” ervan de interesse van alle spelers bij de arbitrage. Het leek dan ook interessant een volledig werk aan de procedurekwesties te wijden.

De becommentarieerde uitspraken hebben betrekking op geschillen in uiteenlopende materies, zoals het contractenrecht, het vennootschapsrecht en het distributierecht. De commentaren maken het mogelijk de arbitrale uitspraak te situeren ten opzichte van de overheersende rechtspraak en de originaliteit ervan te onderstrepen.

Rekening houdend met het publiek waarvoor deze publicatie bestemd is, alsook met de Belgische en resoluut internationale dimensie van CEPANI, moest dit werk drietalig zijn. CEPANI publiceert namelijk deze uitspraken en commentaren in het Frans, het Engels of het Nederlands. Bovendien wordt telkens een samenvatting in de twee andere talen toegevoegd opdat iedereen er in zijn geprefereerde taal kennis van kan nemen.

Telkens wordt voor de verschillende boekdelen met verzamelingen van uitspraken vooraf de toestemming van de tussenkomende partijen bij de uitspraken gevraagd. Ter wille van de vertrouwelijkheid werd elke arbitrale beslissing echter anoniem gemaakt opdat geen enkele partij geïdentificeerd kan worden.

De arbiter bekleedt in dit werk een centrale plaats. Hij is een rechter, die de arbitrageprocedure voert en daarbij probeert problemen te vermijden en de snelheid van de procedure en de procedurekalender zo goed mogelijk te doen respecteren. De kwaliteit van een arbiter leidt tot beslissingen met interessante, soms originele en creatieve redeneringen die een rijkdom en een formidabele bron van inspiratie vormen.

Ten slotte wil CEPANI van harte de professionals en academici danken die rechtstreeks en onrechtstreeks met hun analyse en hun commentaren hebben bijgedragen aan dit werk. Door hun enthousiasme, hun beschikbaarheid en hun geduld kon dit ambitieuze project slagen.

Dirk De Meulemeester

Voorzitter van CEPANI

List of authors

Liste des auteurs

Auteursregister

S. Bauwens, Advocaat

J. Bigwood, Ancien Bâtonnier

O. Caprasse, Professeur aux Université de Liège et de Bruxelles, avocat au barreau de Bruxelles

K. Cox, Senior Manager Deloitte

G. A. Dal, Ancien Bâtonnier, Professeur émérite de l’UCL

S. Davidson, Avocat

L. Demeyere, Advocaat

D. De Meulemeester, Advocaat, Voorzitter CEPANI

M. Draye, Advocaat

M. Gonda, Avocat

M. Hoche, Avocate stagiaire à l’École de formation professionnelle des barreaux de la Cour d’appel de Paris (EFB)

J. Kolber, Advocaat

P. Lefebvre, Avocat à la Cour de Cassation

H.-P. Lemaitre, Avocat, Professeur à l’ULB

D. Philippe, Professeur extraordinaire à l’Université catholique de Louvain, avocat aux barreaux de Bruxelles et Luxembourg, professeur visiteur à l’Université de Paris Nanterre

M. Piers, Docent Universiteit Gent

P. Taelman, Gewoon hoogleraar UGent, Vakgroep Procesrecht, Arbitrage en Internationaal Privaatrecht

J.-F. Tossens, Avocat, Maître de Conférences invité à l’Université catholique de Louvain

D. Van Gerven, Oud-Stafhouder

P. Van Leynseele, Advocaat

P. Wautelet, Professeur (ULg)

Arbitral awards

Sentences arbitrales

Arbitrale uitspraken

Sentence arbitrale N° 21080

Scope and nature of the Term of Reference – Determination of the points of the contention issues – Admissibility of the counterclaims

* * *

Entre les parties :

Partie A1 S.A.

Partie A2

– Demanderesses

– Défenderesses sur demandes reconventionnelles

Représentées par leurs conseils Me M. et Me N.

et :

Partie B1

Partie B2

– Défenderesses

– Demanderesses sur demandes reconventionnelles

Représentées par leur conseil Me O.

I. Décision sur l’étendue de l’objet du litige

Les arbitres doivent d’abord décider s’ils sont valablement saisis de la « demande additionnelle » – bijkomendevordering - formulée par les demandeurs dans leur « mémoire en réponse » et relative à une garantie pour dettes d’impôts s’élevant à 209 914 BEF.

Les défendeurs s’opposent à ce que cette demande soit tranchée dans le cadre du présent arbitrage.

Ni la requête d’arbitrage ni l’acte de mission du 10 février 1993, ne contiennent une référence à cette demande. Dans leur mémoire en réponse (p. 32), les demandeurs précisent que la S.P.R.L X fut prévenue le 15 décembre 1992 par le Service des contributions directes que, par rapport à l’année d’imposition 1989, un montant de 209 914 BEF restait dû.

Il n’appartient en principe pas aux arbitres d’étendre leur compétence au-delà des limites tracées par les parties et sans l’accord de toutes les parties en cause. À tort, les demandeurs font-ils valoir que l’absence de la demande litigieuse dans « l’acte de mission » n’affecte pas la recevabilité de cette demande. Il importe de souligner que l’acte de mission, imposé par le Règlement CEPANI, applicable en l’espèce, en prescrivant la « détermination des points litigieux » a précisément pour but de tracer clairement les limites du débat et l’étendue des pouvoirs des arbitres.

Un tel acte de mission, comme en l’espèce, détaillé et signé par les parties et leurs conseils, doit éliminer toutes incertitudes et éviter aux arbitres de statuer ultra petita (J. Linsmeau, « L’arbitrage volontaire en droit privé belge », R.P.D.B., Compl. t. VII, 1990, n° 190). On enlèverait toute valeur à ce document essentiel et on porterait atteinte au caractère volontaire et conventionnel de l’arbitrage en admettant qu’une partie puisse « imposer » aux arbitres et à l’autre partie d’étendre l’arbitrage à des « demandes additionnelles » non reprises dans l’acte de mission et ne constituant pas « l’accessoire naturel et indispensable » de la demande principale.

À tort, les demandeurs estiment-ils que l’acte de mission ne peut être opposé parce qu’il contient une note (p. 2, in fine) précisant qu’il s’agit d’un « résumé » et que « les arbitres statueront sur base de la demande d’arbitrage, des mémoires des parties, des dossiers produits et des moyens et arguments développés en plaidoiries ». Cette précision, qui avait pour but de faire savoir aux parties que les arbitres tiendraient évidemment compte des moyens et arguments invoqués par les parties postérieurement à l’acte de mission et, le cas échéant, d’éventuelles adaptations (p. ex., augmentation des montants) ou extensions ou réductions des demandes, le cas échéant moyennant l’accord des deux parties, n’affectait en rien leur obligation de rester liés, sauf accord des parties, par l’objet de l’arbitrage, tel qu’il était précisé dans l’acte de mission.

Le fait que le demande additionnelle litigieuse trouverait sa source dans les obligations de garantie reprises dans la convention du 7 mai 1990, ne change rien à ce qui précède et ne permettrait pas de la considérer comme recevable, sur base d’une application par analogie de l’article 807 du Code judiciaire, le fait et la garantie spécifique (art. 4.8) dont il s’agit en l’occurrence, n’étant pas invoqués dans l’acte de mission qui énonce, en détail, le cas échéant avec indication des garanties contractuelles concernées, les points litigieux soumis à l’arbitrage.

Enfin, dans la mesure où les demandeurs semblent faire valoir que le fait qui constitue la base de la demande additionnelle ne pouvait être connu au moment de l’arbitrage, il faut constater que ce même argument n’est pas avancé et ne vaut d’ailleurs pas par rapport au moment de la signature de l’acte de mission. D’ailleurs, même si l’affirmation des demandeurs était exacte, il importe de rappeler que la seule ignorance du fait litigieux ne permettrait nullement d’imposer aux arbitres, contre le gré de l’autre partie, de l’inclure dans l’objet de l’arbitrage.

Pour tous ces motifs, force est de constater que les arbitres ne sont pas régulièrement saisis de ladite demande additionnelle relative à une dette fiscale de 209 914 BEF.

II. Les parties en cause

1. Ainsi que le relève l’acte de mission (p. 4), les défendeurs font valoir qu’ils sont sans aucun lien de droit quelconque à l’égard de la société Partie A1 (première défenderesse) et que la demande de cette société est dès lors « non recevable et non fondée ». Dans leur mémoire en réponse (p. 3), les défendeurs précisent que ladite société « n’est ni co-acheteur, ni co-obligé, ni caution, et n’est jamais intervenue dans le cadre de la cession litigieuse ».

La convention litigieuse du 7 mai 1990 a été conclue, pour les demandeurs, par M. et Mme PartieA2 « agissant en leur propre nom ou pour compte d’une société en formation pour laquelle ils se portent fort ».

La S.A. Partie A1 a été constituée par acte notarié du 28 mai 1990. Par cession du ler juin 1990, elle est devenue propriétaire de la totalité des actions de la société X, moins deux actions qui sont restées la propriété de M. et Mme R., PartieA2.

Conformément à l’article 13bis des lois coordonnées sur les sociétés commerciales, ceux qui, au nom d’une société en formation, avant l’acquisition par celle-ci de la personnalité juridique, ont pris un engagement à quelque titre que ce soit, en sont personnellement et solidairement responsables, sauf convention contraire, si ces engagements ne sont pas repris par la société dans les deux mois de sa constitution, ou si la société n’est pas constituée dans les deux ans de la naissance de l’engagement. Lorsque les engagements sont repris par la société, ils sont réputés avoir été contractés par elle dès l’origine.

Cette disposition et la règle de la « transmission des obligations » à la société en voie de constitution s’appliquent également à la transmission de droits résultant, comme en l’occurrence, d’un contrat conclu par de personnes agissant pour compte de ladite société à constituer.

La reprise par la société constituée (la S.A. PartieA1) dans le délai légal des obligations contractées [par M. et Mme PartieA2], peut être tacite et doit en l’occurrence être admise vu le comportement de cette société qui, dès le début de la procédure d’arbitrage est apparue comme demanderesse.

La S.A. PartieA1 est dès lors recevable à agir dans le cadre de la présente procédure.

La même conclusion s’impose pour M. et Mme PartieA2, qui sont restés propriétaires de certaines actions ayant fait l’objet de la vente litigieuse et qui ont dès lors gardé un intérêt et la qualité pour agir.

La conjonction « ou », figurant dans l’intitulé de la convention du 7 mai 1990, n’a pas la signification exclusive que les défendeurs veulent lui attribuer. Elle n’exclut pas que toutes les parties [demanderesses] indiquées puissent faire valoir des droits partiels sur base du contrat de vente.

2. Les deux défendeurs étaient actionnaires de la S.P.R.L. X, dès lors vendeurs des actions de cette société au profit des parties demanderesses.

Le rôle respectif des deux défendeurs, et notamment de la Partie B1, devra, le cas échéant, être apprécié dans le cadre de la décision sur le fondement de l’action.

* * *

COMMENTARY

Ms J. Kolber, Advocaat

1.1. Case background

The present case is an excellent caveat for the users of CEPANI ­arbitrations to consider carefully the language of the Terms of ­Reference in their dispute. The present case illustrates potential difficulties concerning the admissibility of new claims in light of the language of the Terms of Reference.

The issue was essentially whether the claim ­introduced after the signature of the Terms of Reference was ­admissible. The arbitral tribunal considered it a new claim falling outside the scope of the Terms of Reference and, consequently, outside the tribunal’s mission.

CEPANI Rules in force as of 1 January 2013 provide that “the arbitral tribunal may refuse to examine such new claims if it considers that they might delay the examination of, or the ruling on, the original claim, or that they are beyond the limits of the Terms of Reference. It may also consider any other relevant circumstances”.1

CEPANI Rules allow thus, in certain circumstances, to consider new claims without considerable risk of annulment of the award. In the discussed case, the arbitral tribunal, however, has preferred not to take that risk.

It is indeed largely within the arbitral discretion to allow new claims.2 In arbitrations under current CEPANI rules, an arbitral ­tribunal may refuse new claims if it considers i.a. that new claims might delay the final decision on the original claim, if such claims are outside the limits of the Terms of Reference and if there are no other relevant circumstances.3

Accordingly, an arbitral tribunal in a given case must first consider whether a claim is new and then, whether in specific circumstances and particularly in light of the language of the Terms of Reference, it might be allowed and even advisable to examine the new claim together with the original claim(s). Indeed, the alternative, to consider new claims in separate proceedings may prove inefficient.

1.2. Definition of new claims

A claim is new if it exceeds the arbitral mission defined in the original submissions. If the Terms of Reference or a similar document is used, its language concerning the parties’ claims may be relevant for ­determining the admissibility of new claims, and accordingly the scope of the arbitral mission. The arbitral mission results from and is limited by the parties’ claims.

The doctrine considers claims new when they pertain to new facts in reference to the facts originally at stake in the dispute.4 This may be a difficult distinction to make. In the present case, the new claim was termed “additional” and it indirectly pertained to the claims ­introduced initially. Claimant alleged i.a. fraud or at least error ­relating to the share purchase agreement and claimed compensation resulting from the agreed warranties. This claim related to a warranty for a ­fiscal debt, presumably resulting from the imposition of a tax on what claimant considered incorrect value of the shares. On the facts of the case as briefly recapitulated in the award, this claim was ­apparently a new claim, rather than an additional claim, even though it pertained to the original claim.

1.3. Admissibility of new claim

In the case at hand, the precise language of the Terms of Reference regarding the admissibility of new claims is unknown. If the language of the Terms contained no clear prohibition to introduce new claims, one could argue that new claims were admissible and that the parties did not intend to restrict the arbitral discretion to allow new claims. If, however, no such clear prohibition appeared, it may be too far-fetching to assume that arbitrors must not allow new claims. Typically, the position of the Terms of Reference regarding new claims would be found in the part concerning the parties’ claims or concerning other particulars.5

The arbitral tribunal in the present case, however, looked for the source of admissibility of new claims in the language of the Terms of Reference regarding the issues at stake.6 The arbitral tribunal concluded that this language left no room for the parties to introduce new claims, because the tribunal is bound by the subject-matter of the dispute as definied in the Terms of Reference and because the definition of the issues at stake intended to delimit the arbitral mission.

Yet, as the famous Cubic Defense Systems case indirectly purports, the language of the “issues to be determined” could be read as restricting the arbitral mission only in exceptional circumstances.7 The relevant wording in Cubic Defense Systems evidently gave arbitrators the leeway to resolve the dispute as they found suitable: “In particular, the Arbitral Tribunal may have to consider the following issues, but not necessarily all of these, and not necessarily in the following order”8. Accordingly, one can argue that only a specific restrictive language may in a given case limit the arbitral discretion. In the present case, nothing suggests that the parties’ language in the section “issues at stake” was specifically intended to restrict new claims.

Claimant in the case at hand eventually failed in the dispute. This may have affected the arbitral tribunal’s decision not to allow the new claim. In light of the outcome of the dispute, claimant was inlikely to pursue that new claim before another tribunal. The decision to allow the new claim could, however, open a discussion as to the enforceability of the award. Had the result of the dispute been different, also the tribunal’s decision on the admissibility of new claims could have been different.

However, even if the claim in the present case were outside the scope of the Terms of Reference, the CEPANI arbitrators retain the discretion to admit it. CEPANI Rules in Article 23(8) clearly specify that the arbitrators merely may refuse to examine new claims if i.a. these are beyond the scope of the Terms. Importantly, the Rules require arbitrators to consider also other relevant circumstances. Indeed, it could be in the interest of the efficient administration of justice to review new claims pertaining to one specific dispute between the same parties, in the same proceedings.

As a matter of comparaison, ICC Rules are slightly more explicit as to the arbitral discretion to allow new claims. Article 23(4) of ICC Rules stated namely that “after the Terms of Reference have been signed or approved by the Court, no party shall make new claims which fall outside the limits of the Terms of Reference unless it has been authorized to do so by the arbitral tribunal, which shall consider the nature of such new claims, the stage of the arbitration ans other relevant circumstances”.9 Contrary to CEPANI Rules, the ICC Rules more clearly allow arbitral tribunals to authorise a party to introduce new claims, even if they are outside the scope of the Terms of Reference, whereas CEPANI Rules allow the tribunals to refuse to examine new claims only because they fall outside the scope of the Terms of Reference.

The decision to allow new claims is delicate. It is therefore advisable, in any arbitration, to consider carefully the admissibility and definition of new claims as well as the appropriate language of the Terms of Reference. The practical relevance of the lack of such considerations, as the present case may suggest, is a potentially higher complexity and cost of the final settlement of differences between the concerned parties. Finding the additional claim inadmissible does not make this claim go away. It also does not render it outside the general arbitral jurisdiction. It makes it merely inadmissible in the present dispute. Claimant would have to institute a separate proceeding to settle this claim. This could have been easily avoided by inserting appropriate language in the Terms of Reference.

1.4. Arbitral mission – Subject-matter of the dispute – Issues to be determined

The case at hand furthermore draws attention to an interesting ­issue of the distinction between the arbitral mandate, the subject ­matter of the dispute and the issues to be determined in a dispute.

The mandate is defined by the parties’ claims. Claims reflect what the party wishes to accomplish in the award10 and follow from a set of facts submitted to arbitrators.11 The parties may perceive the dispute to revolve around a certain subject matter, but upon ­review of the claims, the arbitral tribunal may conclude that the true difference lies elsewhere. The subject matter rather reveals the arbitrators’ vision of the dispute. Similarly, the issues to be determined reflect how arbitrators’ deconstruct the problems at stake.

Deconstruction of the issues is, however, possible only with the ­parties’ input. The first relevant information concerning the dispute is delivered thus in the parties’ claims. These are submitted according to the applicable rules, in the notice for arbitration, statement of claim and defence and possibly also in later submissions. Parties’ claims relate to the issues at stake in the dispute however only partially. The claims give rise to the dispute, set the dispute off. The claims ­reflect only how the parties see the dispute, and not necessarily, or not entirely, what the core of the problem is really about12. Indeed, with the parties’ initial submissions concerning the claims the first layers of the problem emerge.

The arbitral mandate and this arbitral deconstruction of the dispute are reflected in the CEPANI Terms of Reference. However, separate ­instruments are designed for each of these aspects. The parties’ claims (demandes des parties) (Art. 22 (1) (d) of the CEPANI Rules) define the arbitral mission; the issues to be determined (points litigieux) reflect the arbitrators’ perception of the case (Art. 22 (1) (e) of the CEPANI Rules). The Terms of Reference require the arbitrators to include the issues to be determined primarilyin order to encourage them to begin the analysis of the case at an early stage and thus speed up the arbitration process, and manage it more efficiently.

The arbitral tribunal in the present case was accordingly incorrect in contending that “l’acte de mission […] en prescrivant la ‘­détermination des points litigieux’ a précisément pour but de tracer clairement les limites du débat et l’étendue des pouvoirs des arbitres”. Again, under the Cubic Defense Systems line of reasoning, such would be the case only exceptionally. This approach rightly grants the arbitrators sufficient leeway to understand, analyse and eventually resolve the given dispute.

1.5. Conclusion

The Terms of Reference, in any case, are primarily a useful ­procedural tool, rather than dogmatic authority. Parties’ attempts to frustrate the process, inspired possibly by an entirely accurate or precise language of the Terms, should be curbed.

* * *

SOMMAIRE

Portée et nature de l’acte de mission – Détermination des éléments litigieux – Recevabilité des demandes reconventionnelles

Dans un différend impliquant un contrat de vente d’actions, le tribunal arbitral a considéré que l’introduction d’une nouvelle demande n’est pas recevable, car elle ne sort pas de sa mission arbitrale. La nouvelle demande avait été formulée dans le mémoire en réponse du demandeur, c’est-à-dire après que l’acte de mission eut été signé. Le tribunal a considéré que l’acte de mission limite la mission arbitrale en ce qu’il définit les questions litigieuses à trancher. La mission était délimitée uniquement par les demandes initiales des parties et les termes de l’acte de mission, toute demande additionnelle ne s’y trouvant pas était considérée comme irrecevable.

SAMENVATTING

Omvang en karakter van de akte van opdracht – Bepaling van de te beslechten geschilpunten – Ontvankelijkheid van de tegenvordering

Bij een geschil betreffende een aandelenoverdracht oordeelde het scheidsgerecht dat het indienen van een nieuwe vordering onontvankelijk is, omdat deze buiten de arbitrale opdracht valt. De nieuwe vordering was geformuleerd in de memorie van antwoord van de eiser, dus nadat de akte van opdracht getekend was. Het scheidsgerecht oordeelde dat de akte van opdracht de arbitrale opdracht beperkt voor zover de te beslechten geschilpunten erdoor worden afgebakend. De opdracht was enkel beperkt door de aanvankelijke vorderingen van de partijen en de formulering van de akte van opdracht. Elke bijkomende vordering die daarin niet was opgenomen, werd als onontvankelijk beschouwd.

* * *

1 Article 23(8) of the CEPANI Rules; previously article 17(7).

2Cf. e.g. G. Born, International Commercial Arbitration, The Hague, Kluwer Law International, 2009, p. 2380-1.

3 Art. 23(8) of the CEPANI Rules states: “[…] The Arbitral Tribunal may refuse to examine such new claims if it considers that they might delay the examination of, or the ruling on, the originalclaim, or if they are beyond the limits of the Terms of Reference. It may also consider any other relevant circumstances.”

4Cf. e.g. Y. Derains, “Amendments the claims and new claims”, in Arbitral Procedure at theDawn of the New Millenium, Brussels, Bruylant, 2005, pp. 69-71.

5Cf. Article 22(1) (d) and (h).

6 Article 22(1) (e).

7 US Dis.Ct., Southern District of California 1998, The Ministry of Defense and Support for the Armed Forces of The Islamic Republic of Iran v. Cubic Defense Systems Inc., XXIVa Y.B. Com.Arb., 1999, pp. 875-881.

8 “The issues to be determined shall be those resulting from the Parties’ submissions and which are relevant to the adjudication of the Parties’ respective claims and defenses. In particular, the Arbitral Tribunal may have to consider the following issues (but not necessarily all of these, and not necessarily in the following order”.

9 This art. states precisely: “After the Terms of Reference have been signed or approved by the Court, no party shall make new claims or counterclaims which fall outside the limits of the Terms of Reference unless it has been authorized to do so by the Arbitral Tribunal, which shall consider the nature of such new claims or counterclaims, the stage of the arbitration and other relevant circumstances.”

10Cf. e.g. F. Perret, « Les conclusions et les chefs de demande dans l’arbitrage international », ASA Bulletin, 1996, vol. 14, No. 1. 

11Id.

12 V. Heiskanen, “Dealing with Pandora: The Concept of ‘Merits’ in International Commercial Arbitration”, Arbitration International, 2006, vol. 2006. No. 4, pp. 601, 605-6 and 611.

Sentence arbitrale N° 22024

Réouverture des débats – Conciliation n’est pas un fait nouveau découvert par la partie requérante – Conciliation et confidentialité – Accord de confidentialité – Distinction entre médiation et conciliation

* * *

Entre les parties :

Partie A

– Demanderesse

Représentée par son conseil Me M.

et :

Partie B1

Partie B2

Partie B3

Partie B4

– Défenderesses

Représentées par leur conseil Me N.

Vu le procès-verbal de l’audience du collège arbitral du – ;

Vu le procès-verbal de clôture des débats du – ;

Vu les conclusions prises par Me N. au nom des quatre sociétés défenderesses le – ;

Vu le mémoire additionnel pris par Me M. au nom de la société A le – ;

Vu la lettre de Me N. du –

I – Quant à la demande de réouverture des débats

Attendu que les débats ont été déclarés clos le - janvier -  ;

Attendu que les arbitres ont proposé aux conseils des parties de tenir le – mars – une réunion en vue de rechercher si une conciliation était possible ; que cette réunion confidentielle par sa nature, ce qui a été rappelé lors de cet entretien, s’est tenue en dehors de lierocédure ; qu’il est regrettable de voir l’une des parties se fonder sur la tenue de cette réunion pour invoquer un fait nouveau justifiant la réouverture des débats sur base de l’article 77 du Code judiciaire ;

Attendu qu’une réunion officieuse de conciliation ne peut constituer en soi un fait nouveau « découvert » par la partie demanderesse (cf. A. Fettweis, Manuel de procédure civile, n° 302) ; que le caractère confidentiel d’une telle réunion exclut au surplus qu’une partie puisse en faire état ;

Attendu qu’il n’y a donc pas lieu d’ordonner la réouverture des débats ;

* * *

COMMENTAIRE

M. Gonda,Avocat

Il ressort du texte de la sentence, ici commentée, qu’à l’issue de l’audience où se sont tenues les plaidoiries, les arbitres ont procédé à la clôture des débats, mais n’ont toutefois pas pris l’affaire en délibéré ; ils ont, en accord avec les parties, fixé une date pour une tentative de conciliation. Manifestement, celle-ci n’a pas abouti et l’une des parties a déposé une requête en réouverture des débats en alléguant comme fait nouveau la tenue même de cette réunion de conciliation.

L’article 772 du Code judiciaire prévoit en effet que si, pendant le délibéré, une pièce ou un fait nouveau et capital sont découverts par une partie, celle-ci peut demander la réouverture des débats.

Il ne s’agissait cependant pas d’invoquer un fait nouveau qui serait apparu à l’occasion de la conciliation mais la simple tenue de ladite réunion.

En l’espèce, la tenue d’une réunion de conciliation en ce qu’elle constitue un événement procédural, ne peut être considérée comme un fait nouveau (voir Cass., 22 mars 1993, Pas., p. 238, et concl. min. publ., qui considère que l’avis du ministère public donné en matière civile même sur des questions de faits ne constitue pas un fait nouveau et capital découvert pendant le délibéré). On ne pourra, dès lors, que souscrire au rejet prononcé par les arbitres à l’égard de cette requête en réouverture des débats.

Toutefois, cette sentence est riche d’enseignements en ce que les arbitres énoncent que cette réunion de conciliation est confidentielle par sa nature – cela ayant été rappelé lors dudit entretien. Ils regrettent qu’une des parties se fonde ainsi sur ladite réunion pour justifier une demande de réouverture des débats. Par ailleurs, ils motivent le rejet de la réouverture des débats non seulement par le fait que la conciliation n’est pas en soi un fait nouveau « découvert » par la partie requérante comme l’exige le prescrit légal mais qu’il s’agissait d’une réunion « tenue en dehors de la procédure ».

En cela, la sentence questionne la nature d’une pareille démarche. En effet, la conciliation se tient, en l’espèce, devant les arbitres. Tout ce qui s’y énonce, s’échange et pourrait être confié, se fait en présence des arbitres qui auront à statuer en droit ultérieurement si la conciliation n’aboutit pas. En cela, il n’y a aucune confidentialité à l’égard des arbitres et de la partie adverse.

Quant à la divulgation d’informations ainsi échangées à des tiers, rien ne diffère de l’arbitrage en lui-même : les séances de débats oraux tant dans le cadre de l’arbitrage sensu stricto que dans le cadre d’une tentative de conciliation ne sont pas publics, les conseils des parties et les arbitres sont soumis au devoir de réserve et de secret professionnel prévu à l’article 458 du Code pénal ; quant aux parties elles-mêmes il y a débat quant à la confidentialité qu’elles doivent conférer aux informations recueillies dans le cadre de l’arbitrage.

Au demeurant, la conciliation telle qu’elle est prévue dans le code judiciaire n’est pas, par sa nature et par définition, une procédure confidentielle. Bien au contraire, les conciliations judiciaires telles qu’organisées sur pied de l’article 731 du Code judiciaire ne dérogent pas au principe de la publicité des débats et, sauf exception prévue par la loi, elles se déroulent en audiences publiques. Les échanges entre avocats sont couverts par le secret professionnel, auquel ils sont soumis, mais dès que des parties assistent personnellement à des réunions de conciliation, la question de la confidentialité des informations échangées pose un débat qui ne peut être définitivement résolu que par un accord exprès de confidentialité.

C’est du reste bien l’un des motifs de la loi du 21 février 2005 en matière de médiation qui organise précisément cette nécessaire confidentialité dans le cadre des procédures de médiation.

Il semble qu’il y ait eu, dans le chef des intervenants au présent arbitrage, une méprise procédant d’une confusion entre conciliation et procédure de médiation telle qu’organisée par les articles 1724 à 1737 du Code judiciaire. C’est en cela que la sentence revêt un intérêt pour la pratique des méthodes alternatives de résolution des conflits. En effet, la médiation est, de son côté, un processus par définition confidentiel, ce qui a pour objectif de créer un espace de discussion qui permet une plus grande liberté de parole, tant dans les débats portant sur les causes et les enjeux sous-jacents d’un conflit, mais également à propos des éléments qui permettent l’élaboration d’une solution amiable et parfois originale. Cette confidentialité-là s’impose non seulement aux intervenants professionnels, mais également aux parties elles-mêmes – tenues, le cas échéant, à des dommages et intérêts. Elle a pour double effet que, si un accord n’est pas atteint, les informations échangées ou solutions proposées ne peuvent en aucun cas être évoquées dans un débat judiciaire ou arbitral ultérieur.

D’autre part, il est tout à fait inconcevable que le tiers neutre qui siège en qualité de médiateur devienne a posteriori le juge, l’arbitre, voire l’expert dans le même litige : à preuve, l’article 1728, §1er, alinéa 3, du Code judiciaire lui fait interdiction d’être appelé comme témoin dans une procédure civile ou administrative relative aux faits dont il a pris connaissance au cours de la médiation. En effet, si le médiateur devenait ultérieurement juge ou arbitre, il aurait eu connaissance de faits qui lui furent confiés sous le sceau d’un secret garantit, du reste, par le Code pénal (voir supra).

Les praticiens s’interrogent occasionnellement sur la distinction qu’il y a à faire entre les concepts de conciliation et médiation ; l’incident qui a dû être résolu par les arbitres dans la présente affaire est donc illustratif de la nécessaire distinction entre les genres. On ne peut que se réjouir de ce que des arbitres, à l’issue des débats examinent, en accord avec les parties, la possibilité de les voir dégager ensemble une solution transactionnelle, laquelle sera actée dans une sentence d’accord. Mais il n’est pas, à notre estime, nécessaire de clore les débats dans la mesure où pareille réunion peut, tout aussi bien, constituer la suite logique d’un débat interactif après les plaidoiries. Par ailleurs, le principe du contradictoire s’oppose à ce qu’une session qualifiée de confidentielle soit organisée par les arbitres. Si une procédure alternative de résolution du conflit – d’une autre nature que l’arbitrage – devait être organisée, elle eût pu l’être devant d’autres tiers neutres n’ayant pas de contact avec les arbitres.

Enfin, on ne redira manifestement jamais assez que l’on attend des arbitres qu’ils disent le droit et non les sentiments que peuvent inspirer une argumentation ou une stratégie adoptée par les parties en litige.

* * *

SUMMARY

Reopening of the debates – Conciliation is not a new fact discovered by the applicant – Conciliation and confidentiality – Confidentiality agreement – Distinction between mediation and conciliation

The reopening of a conciliation meeting, organized by the arbitrators after the oral pleadings, is not considered by them as a new fact under which a reopening of the debates can be required.

Moreover, the arbitrators argue that this attempt of conciliation is confidential. Therefore the parties may not refer to the conciliation.

* * *

SAMENVATTING

Heropening van de debatten – De verzoening is geen nieuw feit dat door de verzoekende partij wordt ontdekt – Verzoening en vertrouwelijkheid – Vertrouwelijkheidsovereenkomst– Onderscheid tussen mediatie en verzoening

Het houden van een verzoeningszitting, georganiseerd door de arbiters na afsluiting van de pleidooien, wordt door hen niet beschouwd als een nieuw feit ingevolge waarvan een heropening van de debatten bevolen kan worden.

Overigens beschouwen de arbiters dat deze poging tot bemiddeling gedekt is door de vertrouwelijkheid en dat de partijen er bijgevolg geen melding kunnen van maken.

Arbitral award N° 22068

Admissibility of evidence – Admissibility of claims – Modifications to the procedural calendar – Mission of the Arbitral Tribunal – Mission of the CEPANI secretariat

* * *

Between the parties:

Party A

– Claimant –

– Respondent on counterclaims –

Represented by its counsel Mr M.

and:

Party B

– Respondent –

– Claimant on counterclaims –

Represented by its counsel Mr N.

I. – Second Interim Final Award

Party A and Party B

Taking into consideration

1. The Terms of Reference, dated 6th November 1997

2. The agreement of parties to extend the time for filing written submissions, dated January 7th 1998.

3. (a) The first written submissions on behalf of claimant, dated November 28, 1997.

(b) The first written submissions on behalf of respondent, dated February 30, 1998.

(c) The secondary written submissions on behalf of claimant, dated April 30, 1998.

(d) The secondary written submissions on behalf of respondent, dated June 6, 1998.

4. The hearings and pleadings of the parties held in [city] on September 2 and 3, 1998.

5. The interim final award, dated September 3, 1998.

6. The order to the parties, dated September 4, 1998.

The order to the parties dated October 8, 1998.

7. The third written submissions on behalf of claimant, dated September 4, 1998.

The third written submissions on behalf of respondent, dated November 13, 1998.

It is observed that in the last submissions of Mr N. acting as counsel of the defendant, PartyB, it is alleged that:

“Respondent considers that the alterations to the arbitration procedures have not allowed the proceedings to be conducted in an equitable manner and have therefore violated its right of defence” (see p. 2 written submissions).

“Respondent considers such a denial of due process and a violation of their fundamental rights of defences”.

Mr N.’s account of the arbitral proceedings does not in the least correspond to reality. On the contrary, the arbitrators have particularly endeavoured to grant both parties the most extensive facilities to present their arguments. The arbitrators made it their special concern that the parties would not try and outsmart one another by producing evidence which not been communicated beforehand or by developing new arguments to which no possibility for response was available anymore.

The arbitrators have scrupulously paid attention to the observance of the “equal opportunities” rule between the parties, as set out in the terms of Reference.

The “equal opportunities” rules was first violated by the defendant, represented by Mr N., when the latter presented his last written submissions on 30th June 1998, in which new arguments and new evidence were advanced.

As the last word had been reserved for the defendant, represented by Mr N., and the applicant, represented by Mr M. did not have the opportunity anymore to reply, the arbitrators would have been within their rights to refuse to take Mr N.’s clients’ new arguments and evidence under consideration, in accordance with the spirit of article 25.7 of the CEPANI Rules.

The arbitrators have preferred, however, to set new additional time limits in order to allow the parties to respond in full to all new arguments and evidence.

The arbitrators’ attitude was inspired as well by the fact that the applicant, represented by Mr M. had unilaterally taken the initiative, on 31 August 1998, or only two days before the pleadings scheduled for 2 September 1998, to respond to the new and unforeseen arguments and evidence submitted by Mr N., this after having objected to the latter’s course of action and without having obtained a new time limit from the arbitrators for the submission of new arguments and evidence in reply thereto.

Under these circumstance – after having ruled on jurisdiction on 3 September –, the arbitrators issued an “Order to the Parties” on 4 September 1998 so as to re-establish the fair balance of equal opportunities as between the parties.

In order to maintain this balance of equal opportunities between the parties, the abovementioned order expressly provided that both parties should restrict their additional argument so as to reply to the new arguments and evidence contained in Mr N.’s last written submission of 30 June 1998.

Furthermore it should be pointed out that on 29 September 1998 Mr N., the defendant’s counsel, applied for an extension of the time limit within which his last submissions had to be entered following the Order to the parties of 4 September 1998 – which was granted –, but that he did not apply for permission to again present new evidence.

It is therefore quite incomprehensible why Mr N. should contend that there has been a “denial of due process and violation of fundamental right of defence”.

The arbitrators could not reasonably allow that after the repeated changes to the limits set out in the terms of reference and after the cascade of subsequent extensions the adjudication of the case would be postponed virtually indefinitely, the more so as CEPANI, after having granted several previous extensions, repeated and justifiably insisted that the deadline for the decision be complied with (N.B. CEPANI has granted successive extensions of the date on which the final decision had to be rendered, first from 13 March 1998 to 18 August 1998, then to 15 October 1998, to 15 November 1998, and finally to15 December 1998. Furthermore, it is obvious that the parties had had a more than reasonable period of time in which to produce their arguments).

Regarding the organisation of the proceedings it would appear useful to recapitulate the following elements for completeness’ sake.

II. – First fixation

Originally the definitive calendar of the Terms of Reference contained the following dates.

1. Synthesis of point of claim (Mr M.): 1 December 1998

2. Points of defence (Mr N.): 15 December 1997

3. Points of reply (Mr M.): 5 February 1998

4. Defendant’s final response (Mr N.): 15 February 1998

5. Oral submissions and pleadings: 15 February 1998

On 18 November 1997 CEPANI fixed the date for the rendering of the Award on 13 March 1998.

III. – Second fixation

On 7 January 1998 both parties announced that by their own initiative they had agreed to extend the delays for entering written submissions as follows:

1. B (Mr N.): 15 February 1998

2. A (Mr M.): 30 April 1998

3. B (Mr N.): 30 June 1998

It should be stressed that CEPANI granted a new time limit for the rendering of the Award, setting the date at 13 August 1998. Later, on 22 July 1998, this date was again extended by CEPANI to 15 October 1998, then to 15 November 1998, and finally to 15 December 1998.

IV. – Third fixation

During the long holiday period and in the absence of arbitrator X (who was on vacation), M. addressed a strong protest to the former concerning the violation of his clients’ rights, because on 30 June 1998 Mr N. had communicated a number of new arguments and new evidence. Mr M. insisted upon an extension.

On 27 July 1998 Mr N. objecting to a further postponement, replied as follows:

“The submissions are closed. The final response was for PartyB as defendant in the present arbitration proceedings. PartyA has given simple opportunity to develop its arguments and produce evidence of support of their claim”.

N. wrongly refers to a letter by the President of the Arbitration Tribunal allegedly dated 7 August 1998. This is absolutely incorrect. Not on 7 August 1998 (such a letter by arbitrator X. does not exist), but on 27 July 1998, arbitrator X. sent a handwritten letter by fax from Spain to the parties. This fax, which is formally dated 27 July 1998 did not quote Mr N.’s cited text, but also stated:

“This being reminded I will of course report to CEPANI the request of M for further extension. In the meantime I cannot but confirm the mentioned dates”.

Later – on 6 August 1998 – arbitrator X.’s Law Office repeated to parties:

“When CEPANI will have decided about the request of M., I shall inform the parties accordingly.

In the meantime, parties should remain prepared for hearings and pleadings to be held as scheduled on 2nd September, eventually the 3rd September”.

Meanwhile, on 4 August 1998, CEPANI had transmitted the following telefax message to an agency in Spain, which transmitted it to arbitrator X. only about ten days later:

“We acknowledge receipt of your telefax messages of July 29, 1998 and July 30, 1998.

Since the parties have agreed on the calendar of the proceedings, we have to point out that it is not for CEPANI as arbitral institution but for the arbitrator in the particular case to decide on extensions of time limits for the submission of pleadings and for a postponement of hearing, in case a party files such a request.

Obviously such decision is to be taken after consultation with the parties and in light of a possible agreement between parties on the calendar of the proceedings.”

As result of this, arbitrator Y, acting in the same name of the President of the Arbitration Tribunal arbitrator X., addressed the following telefax message to both counsel 20 August 1998.

“Dear Colleagues,

Arbitrators inform that the hearings scheduled on September 1998 are maintained.

Arbitrators will then decide if or on which date continuation has to be granted with regards to the document in dispute.

I remain.”

This implies that arbitrator X’s original miscalculation – he thought that the fixation of the time limits for the proceedings as the fixation of the deadline for the rendering of the Award both belonged to CEPANI – was duly corrected by the letter of 20 August 1998.

All this led to one and the same result: the maintenance of the fixed date for pleadings – i.e. 2 September 1998 – as requested by Mr N. and the redress of the “equal opportunities” between parties, which were first violated by Mr N. and subsequently by Mr M.

Consequently, it is incomprehensible how Mr N.’s clients could allege that no fair trial was conducted, or that their rights of defence were violated.

* * *

COMMENTARY

M. Draye, Advocaat

Good things might come to those who wait, but not to those who wait too late – issues surrounding the late submission of new evidence

The arbitral tribunal, rather than the CEPANIsecretariat, decides on modifications to the procedural calendar.

In the subject case, the procedural calendar was modified on multiple occasions (i) as a result of the parties’ agreement; (ii) upon respondent’s own request; and (iii) as a result of respondent’s submission of new evidence and argumentation in its last submissions without permission from the Tribunal. Claimant objected against the submission of this new evidence.

Awaiting its decision on the admissibility of the new evidence, the Arbitral Tribunal maintained the scheduled hearing date for pleadings on all other matters. Subsequently, the Tribunal issued a procedural order in which it admitted the new evidence and set a new round of submissions to allow both parties the opportunity to comment. In these new submissions, respondent alleged that the modifications to the procedural calendar constituted a denial of due process and a violation of its fundamental rights of defence.

The Tribunal’s approach throughout the proceedings struck a right balance between considerations of procedural economy and the Parties’ procedural rights. The Tribunal therefore rightly dismissed respondent’s allegations.

I. – Facts and background

1. The dispute in the subject case relates to a contract for the carriage of containers over sea from the United States to Russia. The contract contained a clause providing for arbitration under CEPANI Rules with seat in Antwerp, Belgium. English law applied on the merits.

2. After assuming jurisdiction in its Interim Final Award, the Arbitral Tribunal dealt in its Second Interim Final Award with respondent’s allegation of denial of due process and violation of rights of defence. In its third written submission, respondent had raised that the various alterations to the procedural calendar had prevented the arbitration proceedings from taking place in an equitable manner and submitted that this constituted a “denial of due process and a violation of [its] fundamental rights of defence”.

3. In the Terms of Reference,1 parties provided for a procedural calendar consisting of a double round of submissions with the last word for respondent, followed by a hearing for oral submissions. However, as appears from the Tribunal’s summary of the procedural background in the Second Interim Final Award, the procedural calendar was modified on various occasions, both in terms of deadlines and the number of rounds of submissions.

4. A first modification was made after claimant’s first submission, when the parties themselves agreed to extend the deadlines for their further submissions.

5. A second modification was made when respondent requested an extension for its second submission, which was granted by the Tribunal. In its request, however, respondent did not request permission to file new evidence.

6. A third modification was made after respondent introduced new evidence and – on the basis thereof – new arguments in its second submission, which would normally be the last written submission pursuant to the (modified) procedural calendar. Left without a chance to reply, claimant protested against respondent’s submission of new evidence in a letter to the Tribunal and requested an extension on the allegation of a violation of its rights of defence. Respondent dismissed claimant’s protest and argued that, as a respondent, it had the final word. According to respondent, the phase of written submissions was closed and the hearing should go ahead as planned.

7. As a result of a misconception that the fixation of time limits for submissions is a competence of Cepani,2the President of the Tribunal answered to the parties that it would consult Cepaniabout the requested extension. In a reply to the President, the Cepanisecretariat pointed out that this was not part of its competence, but that it is “for the arbitrator in the particular case to decide on extensions of time limits for the submission of pleadings and for a postponement of the hearing, in case a party files such a request”, with due consideration for an agreement between the parties, if any.

8. As the answer to the parties came with some delay – due to the fact that, in addition to the abovementioned misconception, the President of the Tribunal was on holiday and documents were not transmitted to him promptly at the place of destination – claimant unilaterally submitted its comments on respondent’s new evidence and argumentation to the Tribunal only two days before the scheduled hearing would take place.

9. In order to avoid further delays and disruptions in the arbitral proceedings as well as to restore the balance between the parties in terms of “equal opportunities”, the Tribunal decided to maintain the hearing date as planned. Furthermore, it informed the parties that it would decide at this occasion what to do with the new documents and arguments submitted by respondent.

10. After the hearing and after assuming jurisdiction in the Interim Final Award, the Tribunal dealt with the issue of the newly submitted evidence in a procedural order. The Tribunal decided to accept this new evidence, but set time limits for a third round of submissions, expressly restricted to the new evidence and argumentation. In its third submission, respondent brought its allegation that the modifications to the procedural calendar violated principles of due process and its rights of defence.

11. In the Second Interim Final Award, the Arbitral Tribunal rejected this allegation. It first reminded respondent of its own role in each of the modifications to the procedural calendar. It then held that the hearing date was maintained as planned, as the Tribunal could not reasonably have allowed further delays in light of the delays already caused by the previous modifications and the CEPANI secretariat’s insistence that the last deadline for rendering the award be met. Finally, the Tribunal held that it could have simply refused to take the new evidence into consideration “in the spirit of article 25.7 of the CEPANI Rules”.3 When deciding to admit this new evidence nonetheless, new time limits were necessary to “re-establish the fair balance between of equal opportunities between the parties”.

II. – Commentary

12. The present case offers an example of an arbitral tribunal’s task in maintaining the efficiency of the progress of the proceedings, in particular with regard to the management of the procedural calendar and the introduction of new evidence.

13. After a short introduction on the arbitral tribunal’s general powers to organise the proceedings and on the comparison with the role of an institution’s secretariat (see i), this commentary will turn to an arbitral tribunal’s power to manage the procedural calendar (see ii); the tribunal’s power to decide on the admissibility of new evidence and new arguments (see iii); and, finally, an analysis of the decisions of the Tribunal in the subject case in light of these principles (see iv).

i. An arbitral tribunal has the power to determine procedural matters which the parties have not agreed upon, within the limits permitted by due process and rights of defence

14. As arbitration is a form of consensual dispute resolution, parties have the possibility to agree on elements of procedure. They may do so directly in their arbitration agreement or by reference to arbitration rules. Often, however, parties will not agree to detailed procedural rules beforehand, and finding an agreement on procedural issues may become difficult once a dispute has arisen and tactical considerations come into play. While the parties maintain the ultimate power to create their own procedural rules at all times, the management of the procedure will therefore, in practice, usually shift to the tribunal from its constitution onwards.

15. In cases where the parties have not agreed, the arbitral tribunal, as part of its judicial function, maintains a general power to decide on all issues relating to the organisation of the proceedings. Such power is referred to in various arbitration laws and rules, including the Belgian Law on Arbitration4, which states in article 1700, §§1 and 2 “[t]he parties are free to agree on the procedure to be followed by the arbitral tribunal in conducting the proceedings. Failing such agreement, the arbitral tribunal may, subject to the provisions of Part 6 of this Code, determine the rules of procedure applicable to the arbitration in such manner as it considers appropriate”. A tribunal is to exercise this power within the limits of its own general duty to conduct the arbitration proceedings in an efficient manner5 and, more importantly, the fundamental procedural rights of the parties.6 A failure to respect the parties’ procedural rights may expose any award rendered to a risk of annulment.7 When faced with procedural issues on which the parties cannot agree, the role of a tribunal is to assess the specific circumstances of the case, with careful consideration of the parties’ rights of defence and the principles of due process at all times. The tribunal must then take the decisions it considers necessary to ensure an efficient development of the proceedings.

16. This power of an arbitral tribunal is to be distinguished from the task of a secretariat in institutional arbitration proceedings (such as the Cepanisecretariat). A secretariat is a neutral organ with an administrative role. It offers support and assistance to the arbitration proceedings and supervises their general progress. As part of this supervising task, a secretariat has the power decide on extensions of a tribunal’s deadline to render an award when such a deadline is prescribed by the institution’s rules.8

17. Generally speaking, however, a secretariat does not have the power to take decisions pertaining directly to the organisation of ongoing arbitration proceedings, as such power falls within the competence of the arbitral tribunal. One exception exists when such decisions would be necessary prior to the constitution of the arbitral tribunal (e.g. a secretariat may have to decide on a request for extension of a time limit for the submission of an answer to a request for arbitration).

ii. Arbitrators, rather than the CEPANI secretariat, decide on the modifications to the procedural calendar

18. In the subject case, the Arbitral Tribunal initially wrongly assumed that the CEPANI