KSeF 2026. Praktyczny przewodnik - wskazówki, przykłady, schematy ebook

Notki o autorach

Krzysztof Komorniczak – doradca podatkowy, partner i współzałożyciel Subteno Tax Komorniczak i Wspólnicy oraz Subteno Group, autor książek i publikacji o tematyce podatkowej, wykładowca uniwersytecki, przez wiele lat aktywny członek samorządu doradców podatkowych.

Joanna Szlęzak-Matusewicz – doradca podatkowy, partner w Subteno Tax Komorniczak i Wspólnicy oraz Subteno Group, Doktor nauk ekonomicznych oraz adiunkt i wykładowca w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie. Autorka książek i publikacji o tematyce podatkowej,

Piotr Paszek – doradca podatkowy, partner i dyrektor działu podatków pośrednich w Subteno Tax Komorniczak i Wspólnicy. Specjalizuje się w VAT i akcyzie. Autor licznych publikacji prasowych i książkowych o tematyce podatkowej.

Michał Samborski – doradca podatkowy, zastępca dyrektora działu podatków pośrednich w Subteno Tax Komorniczak i Wspólnicy. Specjalizuje się w VAT. Autor licznych publikacji prasowych i książkowych o tematyce podatkowej.

Karolina Mnich – aplikant radcowski w Subteno Tax Komorniczak i Wspólnicy sp.k., gdzie od kilku lat zdobywa doświadczenie zawodowe w zakresie podatków pośrednich. W swojej pracy łączy wiedzę prawniczą z podejściem analitycznym.

Zuzanna Kasperkowicz – konsultant podatkowy w dziale podatków pośrednich w Subteno Tax Komorniczak i Wspólnicy Sp. k. Ukończyła z wyróżnieniem studia prawnicze na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach.

Klaudia Stelmaszyńska – konsultant podatkowy w dziale cen transferowych w Subteno Tax Komorniczak i Wspólnicy Sp. k. Absolwentka Prawa na Uniwersytecie Wrocławskim.

27 sierpnia 2025 r. prezydent RP Karol Nawrocki podpisał ustawę z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, tym samym omawiane przepisy w zakresie KSEF zaczną obowiązywać od 1 lutego 2026 r. Ustawa wprowadza Krajowy System e-Faktur, jako jednolitą platformę do wystawiania i otrzymywania faktur. Jej celem jest pełna cyfryzacja obiegu faktur w Polsce, co ma usprawnić rozliczenia podatkowe i zwiększyć bezpieczeństwo transakcji.

Część I

KSeF 2026

1. Czym jest KSeF i jakie funkcje pełni

Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który jest administratorem danych w nim zawartych. System służy przede wszystkim do wystawiania, dostępu, otrzymywana i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

„Faktura ustrukturyzowana” to nazwa przewidziana w prawie, w praktyce – stosowana zamiennie z określeniem „e-faktura”. Fakturę ustrukturyzowaną definiuje się jako fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Podstawową cechą e-faktury jest więc jest jej wystawianie i przesyłanie w KSeF. Oprócz tego charakterystyczna jest jej określona forma – stąd też nazwa „ustrukturyzowana”. E-fakturę (fakturę ustrukturyzowaną) można przeciwstawić fakturom w formach tradycyjnych, do których zaliczamy papierową, ale także każdą inną formę elektroniczną. E-faktura ma ściśle ustalony format – jest sporządzana jako plik XML. E-faktura to w rzeczywistości linie kodu w określonym schemacie, pozwalającym na uporządkowanie danych w odpowiednich pozycjach.

Fragment przykładowej e-faktury wygląda następująco:

Jedna z przykładowych e-faktur opublikowanych przez Ministerstwo Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl/media/afqfu0g4/przykladowe-pliki-dla-struktury-logicznej-e-faktury-fa-2.zip

Ze wskazanego fragmentu możemy odczytać dane „Podmitu2” – czyli nabywcy: jego NIP, nazwę dane kontaktowe.

Wzór e-faktury – jej schemat – został opublikowany w formacie pliku .XSD. Każda e-faktura (plik XML) musi być zgodna ze schematem. Do tej pory obowiązywał schemat FA(2), a zastąpić ma go schemat FA (3).

Fragment schematu FA(2) odpowiadający częściowo przedstawionemu wyżej fragmentowi e-faktury wygląda następująco:

Oczywiście, istnieje możliwość wizualizacji e-faktury.

Struktura e-faktury ma umożliwiać automatyzację przepływu danych, co jest jednym z faktycznych funkcji KSeF. Wystawienie e-faktury oznacza, że trafiła ona do Systemu. Można powiedzieć, że e-faktura jest także, co do zasady, automatycznie otrzymywana przez odbiorcę – o ile jest on podmiotem korzystającym z KSeF.

Podatnicy powinni mieć świadomość, że funkcjonowanie KSeF oznacza automatyczny dostęp do faktur przez aparat skarbowy. Tutaj można na marginesie odnotować, że podatnicy będą zwolnieni z obowiązku przesłania na żądanie Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez podatnika. Jest to uzasadnione tym, że organ Krajowej Administracji Skarbowej nie może żądać dokumentów i informacji, do których ma dostęp.

Zasadniczo, e-faktura (faktura ustrukturowana) nie może funkcjonować poza KSeF. Podatnik może np. sporządzić dokument w formacie XML, w pełni zgodny z ustanowionym schematem i zawierający wszystkie dane wymagane dla faktury. Bez wysłania dokumentu do KSeF i otrzymania numeru identyfikującego w KSeF nie będziemy jednak mieli do czynienia z e-fakturą. Wysyłka faktury ustrukturyzowanej do KSeF musi być powiązana z przydzieleniem przez system numeru identyfikacyjnego tej (numeru faktury w KSeF). Powinno to nastąpić automatycznie. Jeżeli ten numer nie został przydzielony, to znaczy, że do przesłania e-faktury do KSeF nie doszło.

Dalsze funkcje KSeF są także związane, choćby pośrednio, z obsługą e-faktur. Przede wszystkim, chodzi tu o nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. System musi kontrolować, czy dany podmiot (podatnik lub osoba przez niego upoważniona) ma uprawnienie do wystawiania e-faktur.

Z założenia KSeF ma obsługiwać proces wystawiania i obsługi zdecydowanej większości faktur w Polsce. Każdy podatnik zasadniczo powinien posiadać dostęp do KSeF w zakresie, w jakim to jego dotyczy (wystawianie i otrzymywane przez niego faktur). Oddzielnym zagadnieniem jest sprawdzanie uprawnień i uwierzytelnianie w systemie, co sprowadza się, w uproszczeniu, do weryfikacji tożsamości podatnika lub osób uprawnionych do działania w imieniu podatnika.

Korzystanie z KSeF przez konkretnego użytkownika siłą rzeczy odbywa się za pośrednictwem wybranej aplikacji. Główną jej funkcją będzie łączenie się z KSeF i wymiana danych z Systemem. Ministerstwo Finansów przygotowało Aplikację Podatnika KSeF. Korzystnie z niej nie jest jednak w żaden sposób wymagane. Nie zawiera ona żadnych rozwiązań, których nie można byłoby zawrzeć w innych programach do obsługi KSeF. Należy zakładać, że poza szczególnymi przypadkami podatnicy będą korzystać z własnych systemów księgowych, a nie z Aplikacji przygotowanej przez Ministerstwo Finansów.

Michał Samborski

Podstawa prawna:

Art. 106nd ustawy o VAT.

Art. 193a § 2 ustawy – Ordynacja podatkowa.

2. Etapy wdrożenia KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych reform w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Jej celem jest pełna cyfryzacja obiegu faktur, zwiększenie transparentności transakcji oraz uproszczenie rozliczeń podatkowych. Proces wdrożenia KSeF został podzielony na kilka etapów, które uwzględniają różne grupy podatników, poziom ich cyfryzacji oraz gotowość technologiczną – od dobrowolnego korzystania z systemu w 2022 roku, przez publikację nowej struktury logicznej FA (3) w 2025 roku, aż po obowiązkowe stosowanie KSeF od 2026 roku. Znajomość harmonogramu wdrożenia systemu jest kluczowa w celu uniknięcia błędów i kar, ale przede wszystkim do zachowania ciągłości prowadzonej działalności gospodarczej.

Harmonogram wdrażania KSeF

1. Etap przygotowawczy (2022–2025)

2. Etap obowiązkowy (2026–2027) – tzw. KSeF 2.0.

Data

Zakres obowiązku

1 lutego 2026 r.

obowiązek dla dużych podatników (sprzedaż > 200 mln zł w 2024 r.)

1 kwietnia 2026 r.

obowiązek dla pozostałych podatników (czynni i zwolnieni z VAT)

1 stycznia 2027 r.

obowiązek dla najmniejszych podatników (faktury do 450 zł, sprzedaż do 10 tys. zł/miesięcznie)

3. Okres przejściowy (do końca 2026 r.)

Karolina Mnich

Podstawa prawna:

Decyzja wykonawcza Rady UE 2022/1003 z 17 czerwca 2022 r. (Dz.Urz. UE L 168/81).

Art. 106nb ustawy o VAT.

Art. 23 ustawy nowelizującej ws. obligatoryjnego KSeF.

Art. 1 pkt 1 lit. a ustawy odraczającej obligatoryjny KSeF.

Art. 2 pkt 5, art. 145o, art. 145p projektu nowelizacji KSeF 2.0.

3. Jak przygotować się do stosowania KSeF

Przygotowanie do stosowania KSeF jest kwestią indywidualną, która musi być dostosowana do specyfiki danego podatnika. Można jednak wskazać obszary, na które powinna zostać zwrócona uwaga osób odpowiedzialnych za sprawy księgowe w przedsiębiorstwie.

Zdobycie wiedzy

Pierwszym krokiem w przygotowaniach do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) powinno być wstępne zrozumienie zasad jego działania, celów systemu oraz specyfiki e-faktury. Znajomość tych podstawowych kwestii pozwala nie tylko lepiej zrozumieć, z czym wiąże się wdrożenie KSeF, ale również ułatwia podejmowanie decyzji na kolejnych etapach — od wyboru narzędzi, przez dostosowanie procesów, aż po komunikację z zespołem czy kontrahentami.

Oprócz zdobywania informacji z różnych źródeł, warto zwrócić uwagę na Aplikację Podatnika KSeF w wersji testowej. Generalnie stanowi ona odzwierciedlenie aplikacji, jaką Ministerstwo Finansów przygotowało jako opcjonalne narzędzie do obsługi e-fakturowania. W wersji testowej należy używać danych zanonimizowanych, można posłużyć się np. wygenerowanym losowo NIP. W praktyce, wydaje się, że niewielu podatników będzie korzystać z rzeczywistej wersji Aplikacji Podatnika KSeF – przede wszystkim z uwagi na jej podstawowy charakter. Wersja testowa Aplikacji ma jednak, moim zdaniem, zalety jako materiał edukacyjny. Umożliwia ona sporządzanie, a także próbne „wystawianie” i „otrzymywanie” e-faktur w sposób, w jaki one funkcjonują. Użytkownik może także uzyskać generalny ogląd odnośnie do udzielania uprawnień do korzystania z KSeF.

Zalecane jest zaznajomienie się, przynajmniej w podstawowym zakresie, jak z technicznego punktu widzenia wygląda przykładowa e-faktura w formacie XML. Pomocny w tym zakresie jest schemat e-faktury w formie XSD. Rekomendowane jest tutaj posłużenie się programem do wizualizacji plików z tym rozszerzeniem.

Przygotowanie systemu księgowego

W związku z wprowadzeniem KSeF, wszystkie systemy księgowe powinny umożliwiać wystawianie i odbieranie e-faktur zgodnie z nowymi standardami. Kluczową kwestią może się natomiast okazać nie tylko to, czy e-faktura zostanie wystawiona zgodnie z przepisami podatkowymi, ale także to, czy jej treść odpowiada potrzebom konkretnego podatnika. Jest to istotne, zwłaszcza jeśli chodzi o integrację z systemem ERP w danym przedsiębiorstwie. Chodzi m.in. o zagadnienie dodatkowych danych na fakturze (poza wymaganymi przepisami), takich jak numery zamówień, wewnętrzne oznaczenia itp. W jakich polach e-faktury będą one podawane? Czy pozwolą na właściwe powiązanie faktury z innymi dokumentami, którymi posługuje się podatnik?

Kto będzie obsługiwał KSeF

Niezbędna zawczasu jest odpowiedź na pytanie, kto ma posiadać uprawnienie do korzystania z KSeF – czy będzie to jedynie sam podatnik, czy też uprawnienia zostaną dodatkowo przekazane innym osobom, np. pracownikom lub podmiotowi zewnętrznemu takiemu jak biuro rachunkowe. Powiązanym zagadnieniem jest ustalanie sposobów uwierzytelniania się w KSeF przez uprawnione osoby. Wydaje się, że KSeF de facto wymusi formalizację i uporządkowanie procesów i zasad fakturowania u niektórych podatników.

Warto zwrócić uwagę, że część podatników – niebędących osobami fizycznymi i nieposiadających kwalifikowanej pieczęci elektronicznej – musi dopełnić określonej formalności przed faktycznym rozpoczęciem korzystania z KSeF. Jest nią złożenie ZAW-FA (zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur).

Obrót dokumentacji

E-fakturowanie może wpłynąć na sposób przesyłania dokumentów pomiędzy kontrahentami, a także wewnątrz danego podmiotu (np. pomiędzy poszczególnymi działami w firmie). Związane jest to głównie z faktem, że e-faktura jest, w uproszczeniu, wysyłana i otrzymywana automatycznie. W praktyce funkcjonowania przedsiębiorstwa może to nieść daleko idące skutki.

Przykład

U podatnika funkcjonuje praktyka, że pewnych zakupów dokonuje pracownik działu produkcji. Wydatek jest kontrolowany na początku w tym dziale. Stamtąd otrzymana od kontrahenta faktura trafia do działu księgowości – zwykle z podaniem dodatkowych informacji (np. o jaki wydatek chodzi i czym jest on uzasadniony). W ten sposób dział księgowości otrzymuje fakturę przynajmniej wstępnie sprawdzoną merytorycznie.

Funkcjonowanie e-fakturowania, bez odpowiedniego przygotowania, może się wiązać u tego podatnika z komplikacjami. Zauważmy, że e-faktura poprzez KSeF trafia zapewne od razu do działu księgowości, który może nie mieć pełnej merytorycznej wiedzy o charakterze wydatku wskazanego na dokumencie. W związku z tym dział księgowości może być zmuszony do poszukiwania informacji na temat wydatku wskazanego na fakturze.

Odnotujmy, że w rezultacie zmienia się droga przepływu informacji w przedsiębiorstwie. We wskazanej sytuacji być może odpowiednim wyjściem byłoby poproszenie kontrahenta o podawanie dodatkowych informacji na fakturze (np. numerów wewnętrznych, danych pracownika dokonującego zakupu).

Michał Samborski

Podstawa prawna:

Art. 2 ust. 1 pkt 32a, art. 106na ustawy o VAT.

4. Okres przejściowy – KSeF jako rozwiązanie dobrowolne

Dzisiaj KSeF kojarzy się nam już właściwie z rozwiązaniem obowiązkowym, niemniej jednak jego początki były nieco inne. Począwszy od 1 stycznia 2022 r., podatnicy mogli korzystać z tego systemu na zasadzie dobrowolności. Ten etap notabene miał kluczowe znaczenie w kontekście przygotowania rynku, przetestowania wprowadzanych rozwiązań technicznych i zebrania opinii od przedsiębiorców, księgowych oraz dostawców oprogramowania przed ostatecznym wprowadzeniem obligu korzystania z KSeF. 

W okresie dobrowolności podatnicy mogą korzystać z KSeF, ale nie są do tego zobowiązani. Faktury wystawione w systemie mają pełną moc prawną, jednak równolegle można używać faktur papierowych lub elektronicznych w formacie PDF.

Należy zwrócić uwagę, że podatnik, który decyduje się na stosowanie systemu w okresie przejściowym, musi uzyskać zgodę nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Wymóg ten wynika wprost z przepisów ustawy o VAT, które jednocześnie nie zawierają szczegółowych regulacji co do formy takiej zgody, dlatego też przyjmuje się, że może ona zostać wyrażona w dowolny sposób (np. w umowie, ustnie, e-mailowo czy też w ramach odrębnego pisemnego dokumentu).

Korzyści płynące z korzystania z KSeF w okresie przejściowym:

Karolina Mnich

Podstawa prawna:

Art. 106na ustawy o VAT.

5. Proces wystawienia e-faktury w KSeF

Wraz z wejściem w życie nowelizacji ustawy o VAT KSeF stanie się zasadniczo jedynym kanałem wprowadzania faktur do obiegu (od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT). Jednocześnie, przesłana do systemu faktura ustrukturyzowana będzie jedyną dopuszczalną i uznawaną w świetle prawa za wystawioną formą faktury (z uwzględnieniem pewnych wyłączeń).

Proces wystawiania faktur w KSeF różni się od tradycyjnych metod fakturowania, ponieważ wymaga spełnienia określonych wymogów technicznych i formalnych. Każda faktura musi zostać przygotowana zgodnie z obowiązującym schematem, przesłana do systemu i pozytywnie zweryfikowana, zanim zostanie uznana za wystawioną.

Pomimo złożoności procesu wystawianie faktur w KSeF nie wymaga posiadaniaspecjalnego programu komercyjnego. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, które umożliwiają:

Materiały dostępne są na stronie portalu podatkowego w zakładce „bezpłatne narzędzie KSeF” (https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/).

Przed przystąpieniem do wystawiania faktury

Przygotowując się do wystawiania faktur w KSeF, szczególną uwagę warto zwrócić na następujące kwestie:

Poniżej przedstawimy szczegółowy opis przebiegu procesu fakturowania w KSeF, z uwzględnieniem kolejnych etapów, począwszy od przygotowania danych transa-kcyjnych aż po nadanie numeru referencyjnego przez system. Wcześniej jednak warto zwrócić uwagę na udostępnioną przez MF grafikę przedstawiającą sposób wystawiania faktur w systemie.

1. Autoryzacja użytkownika w KSeF

Autoryzacja użytkownika to krok, bez którego wystawienie faktury nie będzie możliwe. Jest to proces, który umożliwia dostęp do systemu i wykonywanie w nim wszelkich operacji (takich jak wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur).

System umożliwia autoryzację na jeden z kilku sposobów:

1. Profil zaufany

2. Podpis kwalifikowany

3. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna z NIP

4. Token KSeF/Certyfikat KSeF

Token KSeF

Certyfikat KSeF

Ciąg znaków (klucz dostępu)

Plik cyfrowy (certyfikat X.509)

Generowany w KSeF po zalogowaniu

Wydawany przez KSeF po uwierzytelnieniu

W celu integracji systemów księgowych z KSeF

W celu uwierzytelniania użytkownika

Do końca 2026 r.

2 lata (z możliwością odnowienia)

❌ Wycofywany od 2027 r.

✅ Obowiązkowy od 2027 r.

Osoby nieposiadające konta w KSeF (np. osoby fizyczne lub zagraniczni odbiorcy) będą mogły korzystać z systemu anonimowo (anonimowy dostęp do faktur), co wymagać będzie podania identyfikatora faktury, NIP, kwoty i danych nabywcy.

Autoryzacja w grupie VAT

Na wstępie przypomnijmy, że grupa VAT to nowy rodzaj podatnika wprowadzony w ramach pakietu SLIM VAT 3 (nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług z 2022 roku). Jest to zespół podmiotów, które są ze sobą powiązane finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie (przykładowo spółki należące do jednej grupy kapitałowej). Wprowadzenie tej instytucji miało na celu uproszczenie rozliczeń wewnętrznych, ograniczenie formalności oraz poprawę płynności finansowej w obrębie grup kapitałowych.

Po utworzeniu grupy VAT jej członkowie przestają być odrębnymi podatnikami VAT. Zamiast tego, podatnikiem staje się grupa jako całość, co oznacza, że wszelkie obowiązki związane z rozliczaniem podatku VAT – takie jak składanie deklaracji, prowadzenie ewidencji czy komunikacja z administracją skarbową – przejmuje przedstawiciel grupy VAT, wyznaczony spośród jej członków.

Ciekawym zagadnieniem jest dostęp do systemu przez podmioty, które weszły do grupy VAT i w związku z tym posiadają odrębny NIP. Jak wyjaśniło MF (https://ksef.podatki.gov.pl//pytania-i-odpowiedzi-ksef/): (…) wejście do grupy VAT nie oznacza utraty dostępu do faktur wystawionych lub otrzymanych przed wejściem do grupy VAT. W KSeF, w zakresie grup VAT funkcjonuje rozwiązanie pozwalające na sprawne zarządzanie procesem wystawiania i odbierania faktur przez poszczególnych członków jak i samą grupę VAT.

Więcej o korzystaniu z KSeF przez rrupy VAT znajdą Państwo w 50 punkcie.

2. Merytoryczne przygotowanie faktury

Na wstępnym etapie przygotowania faktury podatnik, tak jak dotychczas, powinien zadbać o zebranie danych potrzebnych do jej wystawienia. Faktura zwykle tworzona jest w systemie księgowym lub ERP. Wymagana przepisami treść faktury pozostaje zgodna z art. 106e ustawy o VAT. Nie przewiduje się nowych obowiązkowych pól merytorycznych, które musiałyby być uzupełniane tylko z powodu wprowadzenia KSeF. Należy zatem zgromadzić i uzgodnić następujące kwestie:

1) dane sprzedawcy i nabywcy – NIP, nazwa, adres;

2) numer faktury – nadawany przez system księgowy (nie przez KSeF);

3) daty – wystawienia, sprzedaży, ewentualnie zapłaty;

4) pozycje faktury – nazwa towaru/usługi, ilość, cena jednostkowa, stawka VAT;

5) kwoty – netto, VAT, brutto;

6) formę i termin płatności – np. przelew 14 dni;

7) dodatkowe informacje – np. numer zamówienia, adnotacje, dane odbiorcy.

Co istotne, a na co zwraca uwagę MF, w KSeF nie będzie technicznej możliwości wystawienia faktury bez podania NIP sprzedawcy. Jest to pole wymagane w elemencie Podmiot1 struktury logicznej. Jego wypełnienie ma znaczenie w kontekście samego przygotowania faktury, a także na późniejszych etapach procesu jej wystawiania – uwierzytelnienia i autoryzacji.

Podstawowe elementy składowe faktury pozostają zatem bez zmian. W porównaniu do dotychczasowego procesu fakturowania zmianie ulegnie natomiast sposób przygotowania i przesyłania faktur pomiędzy uczestnikami obrotu gospodarczego. W związku z tym podatnicy będą zmuszeni dostosować swoje systemy księgowe i stosowane do tej pory procesy do zmieniających się przepisów, przy jednoczesnym zasadniczym zachowaniu dotychczasowego zakresu merytorycznego treści dokumentów księgowych (w odniesieniu do obowiązkowej treści faktury).

3. Techniczne przygotowanie faktury

Po przygotowaniu danych merytorycznych system przekształci je w plik XML zgodny ze schemą logiczną FA – na razie w wersji (2), a od 1 lutego 2026 r. w wersji (3) udostępnionej przez MF na portalu podatkowym. Można ją znaleźć i zapoznać się z jej treścią pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/struktura-logiczna-fa-3/.

Poprawność techniczna danych zakłada m.in.: brak niedozwolonych znaków, poprawny format daty (YYYY-MM-DD), liczby z kropką jako separatorem dziesiętnym.

4. Wysyłka faktury do KSeF

Podatnicy będą mogli skorzystać z dwóch rodzajów (trybów) wysyłek:

1) wysyłka wsadowa (batchowa) – umożliwia przesyłanie wielu faktur jednocześnie, co ułatwia automatyzację i masowe przetwarzanie dokumentów. Rozwiązanie przeznaczone jest głównie dla dużych firm, wykonujących sporą ilość transakcji.

W przypadku korzystania z metody wsadowej należy pamiętać, że jeśli w paczce znajdzie się choć jedna błędna faktura (odrzucona przez KSeF), to cała paczka zostanie odrzucona. System nie wskazuje błędnej faktury. W związku z powyższym faktury wysyłane metodą wsadową powinny zostać dokładnie zweryfikowane przed ich wysłaniem do KSeF.

2) wysyłka interaktywna (pojedyncza) – przesyłanie pojedynczych faktur w czasie rzeczywistym. Wysyłka może być realizowana przez aplikację webową, mobilną lub system księgowy. Jest to rozwiązanie odpowiednie dla mniejszych firm lub użytkowników indywidualnych.

Szczegółowe zapisy dotyczące trybów wysyłki (wsadowej i interaktywnej) znajdują się w dokumentacji technicznej API KSeF 2.0.

Warto wskazać, że podatnik może korzystać z obu rozwiązań jednocześnie – np. wysłać część faktur wysyłką wsadową, a część interaktywną. Należy jednak mieć na uwadze, że po tym jak dokumenty trafią za pośrednictwem API lub aplikacji do KSeF, nie są automatycznie uznane za wystawione. Konieczna jest jeszcze ich walidacja.

Wysłanie dokumentów księgowych co do zasady powinno odbywać się na bieżąco. Dopuszcza się jednak wysyłkę do KSeF kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF (por. https://ksef.podatki.gov.pl//pytania-i-odpowiedzi-ksef/).

Oznacza to, że można przykładowo wystawić fakturę np. z datą 8 sierpnia 2025 r. (P_1), ale przesłać ją do KSeF 9 sierpnia 2025 r., jeśli mieści się to w ustawowym terminie wystawienia faktury (np. do 15. dnia następnego miesiąca). Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT faktura zostaje uznana za wystawioną dopiero w dniu jej przesłania do KSeF, Oznacza to, że w podanym przykładzie faktura zostanie uznana za wystawioną w dniu 9 sierpnia 2025 r., gdyż wtedy została wysłana do systemu i otrzymała swój unikatowy numer identyfikacyjny. W kontekście ustalenia daty wystawienia faktury w KSeF bez znaczenia pozostaje data wpisana przez podatnika w polu P_1 (deklarowana data wystawienia faktury).

5. Walidacja

KSeF pełni funkcję strażnika poprawności faktur. Każdy dokument księgowy przesłany do systemu przechodzi przez automatyczną bramkę walidacyjną, gdzie zostaje poddany weryfikacji pod kątem zgodności zarówno z formatem XML, jak i schemą. Dodatkowo sprawdzana jest poprawność merytoryczna faktury, ale jedynie na podstawowym poziomie, tj. poprzez sprawdzenie, czy wypełnione zostały wszystkie wymagane pola. System nie weryfikuje natomiast prawidłowości elementów składowych treści faktury – system zaakceptuje fakturę w przypadku wprowadzenia błędnych danych nabywcy (nazwy, adresu lub NIP) czy też niewłaściwej ilości, ceny towaru. Innymi słowy, system nie weryfikuje zgodności faktury z rzeczywistym przebiegiem transakcji, którą dokumentuje.

Jedynie te faktury, które przejdą etap walidacji, otrzymają indywidualny numer referencyjny i uznawane są za wystawione. Dokumenty odrzucone przez system jako niepoprawnie wystawione traktowane są jako nieistniejące – nie zostają wprowadzone do obrotu.

Proces przebiegu walidacji faktury w KSeF

Odrzucenie faktury przez system może nastąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku ze wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną. W związku z tym, że faktura, która została odrzucona, nie jest uznawana za wystawioną, nie jest możliwe wystawienie do niej korekty bądź też jej anulowanie. Jak wskazuje MF: (…) w przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF (por. https://ksef.podatki.gov.pl//pytania-i-odpowiedzi-ksef/).

6. Nadanie numeru referencyjnego

Przesłana i zaakceptowana przez system faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny – jest to kluczowy moment w całym procesie fakturowania. Data nadania numeru jest bowiem uznawana za datę otrzymania faktury przez nabywcę (dla podmiotów z NIP). W przypadku faktur offline lub wystawianych na rzecz konsumentów – data otrzymania to data faktycznego przekazania dokumentu.

Numer referencyjny KSeF to unikalny identyfikator faktury nadawany automatycznie przez system KSeF po jej pozytywnej weryfikacji. Jest on widoczny tylko w systemie KSeF – nie musi być umieszczany na samej fakturze.

Należy pamiętać, że numer KSeF nie zastępuje numeru faktury. Podatnik nadal musi nadać fakturze swój własny numer (np. FV/07/2025/001), zgodny z zasadami numeracji dokumentów. Numer KSeF to dodatkowe oznaczenie służące do identyfikacji dokumentu w systemie.

Co ważne, po tym, jak system nada fakturze numer KSeF nie jest możliwa zmiana danych jej treści. Na tym etapie modyfikacje mogą być wprowadzane wyłącznie poprzez wystawienia faktury korygującej.

Udostępnienie faktury nabywcy

Odbiorca faktury nie dostaje automatycznej informacji z KSeF, że jakiś podmiot wystawił dla niego fakturę. Taką funkcję można jednak wprowadzić na poziomie wykorzystywanego programu finansowo-księgowego. Zarówno wystawione, jak i otrzymane faktury będą dostępne w narzędziu, które zostanie udostępnione przez Ministerstwo Finansów.

Dla podatników VAT faktury będą dostępne wyłącznie w KSeF.

Dla konsumentów i podmiotów bez NIP faktury mogą być przekazane poza systemem (np. e-mailem), ale muszą być oznaczone kodem QR umożliwiającym weryfikację w KSeF.

Tryby wystawiania faktur w KSeF

Na zakończenie warto wskazać, że po wejściu obowiązkowego KSeF proces wystawiania faktur będzie realizowany w trzech następujących trybach, co ma na celu zapewnienie elastyczności i ciągłości prowadzenia działalności:

1. bezpośrednio w KSeF (tryb online)

Faktura jest wystawiana i natychmiast przesyłana do KSeF – jest to domyślny i zalecany tryb działania.

2. w trybie offline24 – poza systemem, z obowiązkiem jej dosłania do systemu.

Tryb przewidziany dla sytuacji, kiedy wystawienie faktury online nie jest możliwe np. ze względu na brak dostępu do Internetu. Faktura jest wówczas wystawiana lokalnie i musi zostać przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

3. w czasie awarii systemu – z późniejszym przesłaniem po ustaniu awarii

Gdy system KSeF jest niedostępny z winy MF (np. awaria serwera, prace serwisowe) ustawodawca przewiduje możliwość lokalnego wystawienia faktury z obowiązkiem jej przesłania do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii, wskazanego w komunikacie o jej zakończeniu.

O awariach i czasie ich trwania MF będzie informować poprzez wydawanie stosownych komunikatów.

Karolina Mnich

Podstawa prawna:

Art. 2 pkt 47, art. 106e ustawy o VAT.

Art. 106nf ust. 1 i 4, art. 106nda, art. 106ga ust. 2 pkt 4 nowelizacji KSeF 2.0.

§ 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. poz. 2481 ze zm.).

6. Data wystawienia a data przesłania faktury do KSeF

W kontekście Krajowego Systemu e-Faktur data wystawienia faktury ma kluczowe znaczenie i różni się od zasad przewidzianych dla tradycyjnej formy fakturowania, gdzie datą wystawienia faktury jest ta wskazana w treści dokumentu księgowego.

Ma to znaczenie i może wpływać na takie kwestie, jak:

Przepisy regulujące kwestie związane z KSeF wskazują, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu. Nie jest zatem ważna data wpisana na fakturze przez podatnika w polu P_1. Oznacza to, że jeśli faktura została sporządzona np. 5 sierpnia, ale przesłana do KSeF dopiero 6 sierpnia, to oficjalną datą wystawienia jest 6 sierpnia.

UWAGA

Samo wygenerowanie faktury w systemie księgowym nie oznacza jeszcze jej wystawienia. Faktura jest uznana za wystawioną dopiero po jej przesłaniu do KSeF i otrzymaniu UPO (urzędowego poświadczenia odbioru).

Przykład

Opóźniona wysyłka

Podatnik wygenerował w systemie księgowym fakturę 15 lipca. Faktura został przesłana do KSeF 16 lipca. Datą wystawienia tej faktury będzie 16 lipca, jako dzień jej przesłania do systemu.

Przykład

Wysyłka tuż przed północą

Podatnik przesłał fakturę do KSeF 31 sierpnia o godz. 23:59:59. 1 września otrzymał UPO. Datą wystawienia tej faktury będzie 31 sierpnia, ponieważ faktura została poprawnie przesłana (podatnik zlecił wysyłkę prawidłowo stworzonej faktury) przed końcem tego dnia.

Przykład

Faktura odrzucona przez KSeF

Dnia 30 sierpnia podatnik przesłał fakturę do KSeF, jednak z powodu błędów formalnych została ona odrzucona. W związku z zaistniałą sytuacją podatnik zidentyfikował i poprawił powstałe błędy. Poprawnie stworzona faktura została ponownie przesłana do systemu 31 sierpnia. Datą wystawienia tej faktury będzie 31 sierpnia – liczy się bowiem data skutecznej wysyłki faktury do systemu.

Przykład

Moment powstania obowiązku podatkowego

Podatnik wystawił faktura za energię elektryczną w systemie księgowym 31 sierpnia (dotyczyła sprzedaży energii za sierpień). Faktura została przesłana do KSeF 1 września. 

Obowiązek podatkowy z tytułu dostawy energii elektrycznej powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż z chwilą upływu terminu płatności. Jeżeli faktura została przesyłana do KSeF przed upływem terminu płatności, obowiązek podatkowy z tytułu dostawy energii elektrycznej powstanie 31 sierpnia, czyli w dacie przesłania tej faktury do systemu.

Wyjątki od zasady ogólnej

Od ogólnej zasady, zgodnie z którą datą wystawienia faktury jest data jej przesłania do KSeF, istnieją wyjątki. Są to szczególne sytuacje, w których datą wystawienia faktury może być data wskazana w polu P_1, czyli ta wskazana przez podatnika. Mowa o następujących sytuacjach:

UWAGA

Warto zwrócić uwagę na wprowadzony w ramach projektu nowelizacji ustawy o VAT (KSeF 2.0) art. 106nda ust. 16. Przepis ten pozwala na uznanie za fakturę wystawioną w trybie offline-24 (poza systemem) fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data jej wystawienia, wskazana na tej fakturze (w polu P_1).

W odpowiedzi na pojawiające się wątpliwości interpretacyjne związane z tym przepisem Ministerstwo Finansów zamieściło na swojej stronie internetowej, pod adresem: https://ksef.podatki.gov.pl//ksef-na-okres-obligatoryjny/informacje-ogolne-ksef-20/faktura-ustrukturyzowana-i-struktura-logiczna-fa/ informację wyjaśniającą, że ogólna zasada, zgodnie z którą datą wystawienia faktury w KSeF jest data jej przesłania do systemu, ma zastosowanie wyłączniewtedy, gdy faktura ustrukturyzowana została przesłana do KSeF w tym samym dniu co data wskazana w polu P_1.

Jeżeli natomiast data wskazana przez podatnika (wpisana w polu P_1) i data przesłania faktury do KSeF są różne (faktura zostanie przesłana w późniejszym terminie), fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w trybie offline24, co oznacza, że datą jej wystawienia będzie data wskazana w polu P_1.

Warto zauważyć, że faktura wystawiona w trybie offline-24 powinna zostać przesłana do systemu niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia. Wspomniany art. 106nda ust. 16 ustawy KSeF 2.0 pozwala natomiast traktować fakturę wystawioną online i przesłaną do KSeF w dacie późniejszej niż data wskazana w polu P_1 jako fakturę wystawioną w trybie offline-24.

Można zatem dojść do wniosku, że faktura wystawiona online, ale przesłana do KSeF dzień później, może zostać uznana za wystawioną w trybie offline-24 i wówczas datą jej wystawienia będzie data z pola P_1. Jeżeli przesłanie faktury online do systemu nastąpi natomiast w późniejszym terminie, datą jej wystawienia będzie data przesłania do KSeF. 

Nieprecyzyjność przepisów pozwalająca na ich interpretacje w sposób wskazany wcześniej prowadzi do rozbieżności pomiędzy ich literalnym brzmieniem a informacjami podanymi przez MF. Należy jednak pamiętać, że stanowisko Ministerstwa Finansów ma charakter informacyjny i nie jest wiążące dla podatników, ponieważ nie stanowi elementu obowiązujących przepisów prawa. W tym zakresie należy wypatrywać kolejnych wyjaśnień bądź interpretacji podatkowych, które będą wskazówkami dla prawidłowego zrozumienia przepisów i właściwego określania dat wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Idealną sytuacją jest ta, kiedy data wystawienia dokumentu w pliku jest tożsama z bieżącą datą. Podatnik nie jest jednak zobowiązany do stworzenia dokumentu księgowego i jego przesłania do systemu w tej samej dacie. Możliwe jest wystawienie faktury kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Innymi słowy, wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.

Na koniec warto również zwrócić uwagę na różnicę pomiędzy datą wskazaną w polu P_1 oraz tą widniejącą w polu DataWytworzeniaFa. Pierwsza z nich to data wpisana przez podatnika, druga ma natomiast jedynie charakter techniczny – stanowi generowaną przez system datę i czas wytworzenia faktury (por. https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef/).

Karolina Mnich

Podstawa prawna:

Art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4, art. 89a ust. 2 pkt 5, art. 106na ust. 1 ustawy o VAT.

Art. 106nda ust. 1, 2 i 16, art. 106nf ust. 9, art. 106nh ust. 4 ustawy KSeF 2.0.

7. Urzędowe poświadczenie odbioru

Urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) to dokument znany podatnikom VAT do tej pory m.in. w związku z przesyłaniem do urzędu plików JPK. Można je pobrać w formie pliku PDF lub XML. 

W kontekście KSeF UPO to dokument będący częścią procesu elektronicznego fakturowania. Potwierdza on odbiór faktury przez KSeF, po jego wygenerowaniu możemy mieć pewność, że faktura została skutecznie przesłana i zarejestrowana w systemie. W treści tego dokumentu znajdziemy m.in. takie informacje, jak: numer KSeF faktury, datę wysłania faktury do systemu oraz datę jej zarejestrowania przez KSeF.

Źródło: https://www.podatki.gov.pl/media/8635/opis-element%C3%B3w-upo_ksef.pdf.

Czy trzeba pobierać UPO dla każdej faktury

Nie, nie jest to obowiązkowe. Dane zawarte w UPO są dostępne już w momencie wysyłki faktury przez API KSeF. Pobieranie UPO może być uzasadnione w szczególnych przypadkach, np. dla celów dowodowych w postępowaniach sądowych.

Format i archiwizacja

UPO może być zapisane jako plik PDF, XML lub HTML. Jeżeli podatnik zdecyduje się na archiwizację UPO dla każdej faktury, będzie się to wiązało z koniecznością gromadzenia dodatkowych dokumentów, co z kolei będzie wymagało zapewnienia odpowiedniego miejsca i stworzenia systemu indeksacji, który umożliwi wyszukiwanie plików.

UPO dla faktur wysyłanych w ramach paczki

W przypadku przesyłania faktur do KSeF w ramach paczki KSeF automatycznie generuje jedno zbiorcze UPO. Jeżeli podatnik chciałby przedstawić UPO konkretnej faktury, może to prowadzić do ujawnienia danych innych kontrahentów.

Podatnik ma jednak również możliwość pobrania UPO dla pojedynczej faktury za pośrednictwem API, niemniej jednak wprowadzony został limit zapytań. W ciągu jednej godziny można zadać 50 takich zapytań, co może stanowić problem, jeżeli podatnik chciałby pobrać UPO do dużej liczby faktur.

Dodatkowo w przypadku przesyłania faktur paczkami po pobraniu przez podatnika UPO do pojedynczej faktury w przestrzeni będą istnieć dwa różne dokumenty UPO – jedno zbiorcze dla całej paczki oraz jedno indywidualne dla konkretnej faktury. To zjawisko może prowadzić do wątpliwości interpretacyjnych i organizacyjnych, szczególnie w kontekście udostępniania UPO kontrahentom lub w postępowaniach dowodowych.

Jak pobrać UPO

Aby pobrać UPO dla pojedynczej faktury, można skorzystać z jednej z poniższych opcji.

1. Aplikacja Podatnika KSeF (oficjalna aplikacja Ministerstwa Finansów) – dostępna na stronie: ksef.podatki.gov.pl:

Aplikacja umożliwia również anonimowy podgląd faktury, bez logowania, jeśli posiadamy numer referencyjny sesji – generowany przy wysyłce faktury do KSeF.

2. Programy księgowe z integracją KSeF (na przykładzie Comarch Optima)

Jeśli korzystasz z oprogramowania takiego jak Comarch Optima, możesz pobrać UPO bezpośrednio z poziomu programu:

https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2025_5/dokumentacja/odbior-upo-dla-dokumentow-wyslanych-do-ksef/

3. API KSeF

Dla firm z własnymi systemami informatycznymi możliwe jest pobieranie UPO przez REST API KSeF. Wymaga to:

To rozwiązanie jest bardziej techniczne i wymaga integracji z systemem KSeF.

Karolina Mnich

8. Uprawnienia w KSeF

Przy wprowadzaniu KSeF zdecydowano się na zastosowanie modelu poświadczeń, co oznacza, że każda osoba korzystająca z tego systemu musi uprzednio przejść proces uwierzytelniania i autoryzacji. Dopiero po skutecznym uwierzytelnieniu w systemie, podatnik zyskuje dostęp do funkcji takich jak wystawianie, odbieranie oraz przeglądanie faktur ustrukturyzowanych.

Z KSeF nie musi korzystać jednak wyłącznie sam podatnik – przepisy umożliwiają delegowanie uprawnień innym osobom lub podmiotom. Dostęp ten może zostać przyznany przykładowo pracownikowi bądź firmie zewnętrznej obsługującej fakturowanie.

Rodzaje uprawnień w KSeF – kto i do czego może być uprawniony

Rodzaje uprawnień związanych z korzystaniem z KSeF określa rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF. Dokument ten wyróżnia następujące uprawnienia:

1) do nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,

2) do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych, faktur ustrukturyzowanych w postaci elektronicznej wystawionych zgodnie ze wzorem przewidzianym przez przepisy, faktur w postaci elektronicznej wystawionych w okresie trwania awarii w KSeF, faktur w postaci elektronicznej wystawionych w okresie trwania niedostępności KSeF oraz w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF,

3) do upoważnienia nabywcy do samofakturowania,

4) do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF.

Uprawnienia te można podzielić na pierwotne i wtórne.

Tabela. Rodzaje uprawnień

UPRAWNIENIA

PIERWOTNE (właścicielskie, bezpośrednie)

WTÓRNE

Są to uprawnienia, które przyznano podatnikowi.

W odniesieniu do osób fizycznych i komorników, uprawnienia te są przypisane automatycznie i nie ma potrzeby dokonywania dodatkowych czynności polegających na ich zgłaszaniu. Taki podmiot może korzystać z systemu za pomocą podpisu zaufanego bądź kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeżeli osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera ani NIP, ani numeru PESEL, możliwe jest zgłoszenie tzw. odcisku palca podpisu (jest to czynność, którą należy wykonać za pomocą zawiadomienia ZAW-FA).

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, mogą korzystać z systemu na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez konieczności zgłaszania tego w urzędzie skarbowym. We wszystkich pozostałych przypadkach taki podmiot musi złożyć zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskaże osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF (osoba ta będzie mogła nadawać dalsze uprawnienia w ramach KSeF drogą elektroniczną).

Są to uprawnienia, które podatnik (posiadający uprawnienia właścicielskie) przekazał na rzecz osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego osobą fizyczną.

Kto może nadawać uprawnienia i korzystać z KSeF

Z KSeF mogą korzystać następujące podmioty, jeżeli zostaną uwierzytelnione w sposób określony w odpowiednich przepisach.

Tabela. Podmioty uprawnione

Lp.

RODZAJ PODMIOTU

1

Podatnicy

2

Podmioty wskazane przez podatników

3

Organy egzekucyjne i komornicy sądowi

4

Osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne i komorników sądowych

5

Osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub organ egzekucyjny, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu

6

Podmioty inne niż oznaczone cyframi 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym

Uprawnienia do nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, a także uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych, faktur ustrukturyzowanych w postaci elektronicznej wystawionych zgodnie ze wzorem przewidzianym przez przepisy, faktur w postaci elektronicznej wystawionych w okresie trwania awarii w KSeF, faktur w postaci elektronicznej wystawionych w okresie trwania niedostępności KSeF oraz w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF, posiada nie tylko podatnik, ale także m.in. wskazana przez niego osoba fizyczna czy osoba fizyczna wskazana przez osobę fizyczną, której wcześniej podatnik nadał uprawnienia do nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF. Oprócz tego podatnik może wskazać także inny podmiot niebędący osobą fizyczną, który będzie posiadał uprawnienia – ale tylko w zakresie samego wystawiania lub dostępu do e-faktur.

Z tego wynika, że podatnik może budować swoistą drabinkę uprawnień związanych z KSeF, w zależności od tego, komu i jakie uprawnienia przyzna. W związku z tym, że podatnik posiada możliwość przyznania uprawnień zarówno osobom fizycznym, jak i podmiotom niebędącym osobami fizycznymi, KSeF gwarantuje elastyczność w tym zakresie. Podatnik może wybrać, jaki konkretnie rodzaj uprawnień przekazuje danej osobie lub podmiotowi.

Standardowy model uprawnień w KSeF – jak działa i kto ma dostęp do faktur

Standardowy model uprawnień KSeF (pojęciem tym posłużono się w materiałach Ministerstwa Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl//baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/standardowy-model-uprawnien-ksef/) wygląda następująco:

1. Podatnik (czyli sprzedawca) to podmiot, który posiada pełen zakres uprawnień pierwotnych oraz domyślnych (czyli właścicielskich) w KSeF. Jest zatem uprawniony do:

2. Osoba fizyczna (1), która została uprawniona przez podatnika (czyli sprzedawcę), to podmiot, który może posiadać w KSeF uprawnienia do:

Uprawnienia te są każdorazowo przypisane do konkretnej osoby fizycznej na podstawie numeru PESEL lub NIP bądź też unikalnych danych przypisanych do certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego (tzw. odcisku palca certyfikatu zgłoszonego do systemu).

Osoba fizyczna (1), która posiada nadane uprawnienia, może następnie elektronicznie przekazać je dalej – innym użytkownikom, pod warunkiem że sama ma do tego odpowiednie uprawnienia w systemie.

3. Podmiot – uprawniony przez podatnika (czyli sprzedawcę) – w celu umożliwienia uprawnień pośrednich może zostać uprawniony do:

Dalsze przekazywanie uprawnień w KSeF może odbywać się automatycznie – na rzecz osób fizycznych, które są upoważnione do wystawiania lub odbierania faktur w imieniu wskazanego podmiotu. Taki mechanizm umożliwia pośrednie delegowanie uprawnień o jeden poziom w dół, co oznacza, że uprawniona osoba lub podmiot (np. biuro rachunkowe) może przypisać dostęp swoim pracownikom bez konieczności każdorazowego zgłaszania ich przez podatnika.

Rozwiązanie to upraszcza zarządzanie dostępem, zwłaszcza gdy podatnik współpracuje z zewnętrznymi usługodawcami. W praktyce wystarczy, aby podatnik nadał uprawnienia biuru rachunkowemu – a samo biuro może już samodzielnie aktualizować listę swoich pracowników uprawnionych do działania w jego imieniu. Skorzystanie z tej funkcji jest całkowicie dobrowolne.

4. Osoba fizyczna (2), czyli osoba pośrednio uprawniona przez podatnika – tj. uprawniona przez podmiot, który podatnik wskazał jako uprawniony w zakresie wystawiania lub odbierania faktur – może posiadać w KSeF uprawnienia do:

jeżeli uprawnienia, które nadał jej przez podmiot, pokrywają się z uprawnieniami nadanymi podmiotowi przez podatnika.

W takim przypadku podmiot wskazuje tę osobę nie w imieniu podatnika, ale w imieniu własnym. Co istotne, jedno przypisanie danej osoby przez ten podmiot powoduje, że zyskuje ona uprawnienia wobec wszystkich podatników, którzy wcześniej wskazali ten podmiot jako uprawniony do działania w ich imieniu. Działa to również w przypadku, gdy ten podmiot działa sam jako podatnik. Nie ma potrzeby stosowania żadnego specjalnego trybu – wystarczy, że dana osoba została już wcześniej upoważniona do działania w ramach podmiotu, a automatycznie uzyskuje takie same uprawnienia także wobec innych podatników, którzy ten podmiot wskazali jako uprawniony.

Sposoby nadawania lub odbierania uprawnień

Uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane, zmieniane lub odbierane na dwa sposoby:

1) elektronicznie, czyli za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego KSeF – podatnik lub inny upoważniony podmiot wprowadza niezbędne dane, które pozwalają określić zakres i rodzaj uprawnień (do elektronicznego nadawania uprawnień można wykorzystać własny program księgowy odpowiednio skomunikowany z KSeF albo aplikację webową Ministerstwa Finansów),

2) poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego dotyczącego nadania lub cofnięcia uprawnień do korzystania z KSeF (obecnie ZAW-FA może być składane jedynie w formie papierowej, a od 1 lutego 2026 r. dostępna będzie także forma elektroniczna).

WAŻNE

ZAW-FA jest przewidziane wyłącznie dla podmiotów innych niż osoby fizyczne, które nie mają technicznej możliwości uwierzytelnienia się przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Jest to rozwiązanie dedykowane głównie spółkom oraz organizacjom niemającym pełnej infrastruktury pieczęci elektronicznej.

Tabela. Sposób nadawania uprawnień

SPOSÓB NADANIA UPRAWNIEŃ

RODZAJ PODMIOTU

Elektronicznie (za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego KSeF)

Osoby fizyczne, podmioty posiadające możliwość uwierzytelnienia się przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

Za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA (możliwe w formie papierowej)

Podmioty inne niż osoby fizyczne, które nie mają możliwości uwierzytelnienia się przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

Do nadania uprawnień potrzebne są następujące dane:

Ponadto, od rodzaju podmiotu, któremu nadawane są uprawnienia, zależy zakres dodatkowych danych, które należy podać w systemie:

1. Podmiot niebędący osobą fizyczną

W przypadku podmiotu, który nie jest osobą fizyczną, konieczne jest wskazanie:

2. Osoba fizyczna

W przypadku osoby fizycznej, której nadawane bądź odbierane jest uprawnienie, konieczne jest wskazanie:

Tabela. Szczególne przypadki nadawania uprawnień

RODZAJ PODMIOTU

WYMAGANE DANE

Nabywca zagraniczny wystawiający fakturę, nieposiadający polskiego NIP (w przypadku samofakturowania)

Numer identyfikacyjny VAT w kraju UE, nazwa i adres nabywcy, dane z certyfikatu/pieczęci elektronicznej

Rolnik ryczałtowy

Oświadczenie zgodnie z art. 116 ust. 3 ustawy o VAT, tj. wskazujące na to, że dany rolnik jest rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku VAT jako dostawca produktów rolnych oraz świadczący usługi rolnicze

Podatnik wskazany przez rolnika ryczałtowego, będącego nabywcą produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego

NIP i nazwa nabywcy oraz NIP rolnika ryczałtowego

Podmiot upoważniony do wystawiania e-faktur

Numer identyfikacyjny (nadawany przez KSeF) i nazwa podmiotu

Dla osób fizycznych wystawiających faktury w imieniu podmiotów (np. JST, grupy VAT)

NIP jednostki lub urzędu oraz dane osobowe osoby fizycznej

Oddziały, zakłady i inne jednostki wewnętrzne

NIP jednostki lub unikalny identyfikator jednostki (NIP + ciąg znaków numerycznych)

Nadanie uprawnień w KSeF – od kiedy są skuteczne

Aby uprawnienia w KSeF mogły zacząć działać, konieczne jest ich uprzednie wprowadzenie do systemu. Moment osiągnięcia skuteczności uprawnień zależy od sposobu, w jaki zgłoszenie zostało złożone.

Tabela. Sposób nadania uprawnień a ich skuteczność

SPOSÓB NADANIA UPRAWNIEŃ

MOMENT UZYSKANIA SKUTECZNOŚCI

Zgłoszenie elektroniczne

Od razu po przetworzeniu dyspozycji

Formularz ZAW-FA

Po wprowadzeniu zawiadomienia przez właściwy urząd skarbowy

Wynika to z informacji wskazanych przez Ministerstwo Finansów:

W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji. Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności zweryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu. W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego. W ZAW-FA znajdują się pola dotyczące obowiązkowych adresów e-mail, na które wysyłane będą powiadomienia o nadaniu uprawnień.

Zuzanna Kasperkowicz

Podstawa prawna:

Art. 106nb ustawy o VAT.

§ 3 ust. 1, 2 i 3, § 4 ust. 1, ust. 2, ust. 3–9, § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF.

9. ZAW-FA: Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF

Generalnie, podatnicy z mocy prawa uzyskują dostęp do KSeF. Aby móc korzystać z KSeF, dany podmiot musi posiadać jednak odpowiednie narzędzia uwierzytelniające oraz odpowiednie uprawnienia. Zasadniczo, w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, narzędziem przeznaczonym do uwierzytelnienia w KSeF jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Jednakże, z uwagi na fakt, że na podatniku nie ciąży obowiązek posiadania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, ustawodawca przewidział alternatywną formę nadawania i odbierania uprawnień dla tych podmiotów.

Do czego służy formularz ZAW-FA i kto może go złożyć

Jeżeli podmiot niebędący osobą fizyczną nie ma technicznej możliwości uwierzytelnienia się przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, to wówczas powinien złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, służący do nadawania i odbierania uprawnień w zakresie korzystania z KSeF, celem dokonania pierwszej autoryzacji w systemie.

Za pośrednictwem formularza ZAW-FA możliwe jest także:

Przykład

Spółka z o.o. będąca podatnikiem chce uwierzytelnić się w ramach KSeF. Nie posiada ona jednak kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. W związku z tym, spółka powinna złożyć zawiadomienie ZAW-FA, w którym wyznaczy konkretną osobę fizyczną do korzystania z KSeF. Formularz ZAW-FA powinien zostać podpisany przez osobę reprezentującą spółkę (np. prezesa zarządu).

Oprócz tego formularz ZAW-FA może złożyć także podatnik będący osobą fizyczną, jeżeli posiada on kwalifikowany podpis elektroniczny, ale podpis ten nie zawiera w sobie NIP ani numeru PESEL. Wówczas, poprzez złożenie przedmiotowego formularza, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu w celu przypisania go do konkretnego podatnika. Do każdorazowej zmiany bądź odnowienia podpisu na inny niezawierający NIP i numeru PESEL konieczne jest złożenie kolejnego zawiadomienia.

PODATNIK NIEBĘDĄCY

OSOBĄ FIZYCZNĄ

PODATNIK BĘDĄCY

OSOBĄ FIZYCZNĄ

CEL ZŁOŻENIA FORMULARZA ZAW-FA

Składa formularz ZAW-FA w celu nadania uprawnień, jeżeli nie ma technicznej możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

Składa formularz ZAW-FA w celu zgłoszenia danych unikalnych kwalifikowanego podpisu elektronicznego (tzw. odcisk palca)

Kogo należy wskazać w formularzu ZAW-FA

Z uwagi na fakt, że w przepisach nie określono konkretnych podmiotów, które można wskazać w treści formularza ZAW-FA, podmiot niebędący osobą fizyczną składający ten formularz może wskazać dowolną osobę.

Zawiadomieniem ZAW-FA można zgłosić tylko pierwszą osobę o najszerszym zakresie uprawnień umożliwiających nadawanie dalszych uprawnień kolejnym osobom. Kolejne osoby o najszerszym zakresie uprawnień mogą być zgłaszane drogą elektroniczną przez osobę, która posiada uprawnienia do nadawania uprawnień. W ramach zgłoszenia upoważnić można zatem tylko jedną osobę, która następnie może nadać kolejnym osobom uprawnienia drogą elektroniczną.

Co istotne, w zawiadomieniu ZAW-FA wskazać należy dane aktualne na moment składania zgłoszenia. Nie została przewidziana możliwość aktualizacji danych zgłoszonych w zawiadomieniu. Zakładając, że NIP danego podmiotu, a także NIP oraz numer PESEL osoby uprawnionej nie ulegną zmianie, nie ma potrzeby aktualizacji pozostałych danych.

Przykładowo, jak wynika z odpowiedzi udzielonej przez Ministerstwo Finansów na pytanie, czy wspólnik spółki jawnej ma możliwość uwierzytelnienia się przez profil zaufany lub druk ZAW-FA: Spółka jawna (jako podatnik niebędący osobą fizyczną) może uwierzytelnić się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną. Jeżeli Spółka nie posiada pieczęci kwalifikowanej, to może złożyć ZAW-FA. Jeżeli wspólnik spółki jawnej zostanie wyznaczony w ZAW-FA, to będzie mógł się uwierzytelnić w kontekście spółki np. swoim profilem zaufanym.

Jak wypełnić formularz ZAW-FA

Składając formularz ZAW-FA w celu nadania lub odebrania uprawnień do korzystania z KSeF, należy wskazać następujące dane:

1) NIP podatnika,

2) dane podmiotu, któremu jest nadawane lub odbierane uprawnienie – w przypadku podmiotu,

3) dane osoby fizycznej, której jest nadawane lub odbierane uprawnienie – w przypadku osoby fizycznej,

4) rodzaj przedmiotowego uprawnienia,

5) informację, czy podmiot lub osoba fizyczna, którym nadawane lub odbierane jest uprawnienie, jest przedstawicielem podatkowym.

Tabela. Dane w formularzu

POLE

FORMULARZA

DANE

A.

Miejsce i cel składania

B.

Dane podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia do korzystania z KSeF

C.

Dane osoby uprawnionej do korzystania z KSeF

D.

Zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL

E.

Podpis podatnika lub podmiotu/osoby reprezentującej

Sposób złożenia formularza ZAW-FA

Formularz ZAW-FA może zostać złożony przez podatnika do urzędu skarbowego:

1) w postaci papierowej – osobiście bądź listownie,

2)elektronicznie – za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy (od 1 lutego 2026 r.).

Przyznanie uprawnień

Uprawnienia, które nadawane są za pomocą formularza ZAW-FA, będą wprowadzane do systemu przez właściwe urzędy skarbowe po uprzednim zweryfikowaniu przedmiotowego formularza pod kątem formalnym.

Osoba, która została wskazana w formularzu, uzyskuje pełen zakres uprawnień w zakresie korzystania z KSeF, tzn. że co do zasady jest uprawniona do:

Odebranie uprawnień

Po nadaniu uprawnień określonej osobie fizycznej za pośrednictwem formularza ZAW-FA przez podmiot niebędący osobą fizyczną, który nie ma technicznej możliwości uwierzytelnienia się w KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, możliwe jest także odebranie tych uprawnień.

ODEBRANIE UPRAWNIEŃ

SPOSÓB ODEBRANIA UPRAWNIEŃ

DZIAŁANIE

Za pośrednictwem formularza ZAW-FA

W części formularza ZAW-FA oznaczonej literą A, pod poz. 6 należy wskazać pole 2 (odebranie uprawnień)

Elektronicznie

Konieczność posiadania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG)

Jeżeli podatnikiem jest osoba fizyczna, która prowadzi JDG, to nie ma ona możliwości złożenia formularza ZAW-FA w celu nadania uprawnień – może to zrobić tylko drogą elektroniczną. Osoba fizyczna prowadząca JDG może złożyć przedmiotowy formularz wtedy, gdy posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie posiada numeru PESEL lub NIP, a za pomocą tego podpisu chce korzystać z KSeF.

Wówczas powinna ona wypełnić część D przedmiotowego formularza, oznaczoną jako Zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL.

Zuzanna Kasperkowicz

Podstawa prawna:

§ 5 rozporządzenia ws. korzystania z KSeF, wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF stanowiący załącznik do rozporządzenia ws. korzystania z KSeF.