Jak księgować? Ściąga w Excelu ebook

Parę słów wstępu

Od kilku lat wspieram przyszłych i aktualnych księgowych w praktycznej i mam nadzieję, efektywnej nauce obsługi Excela. Wyjaśnienia dotyczące funkcjonalności arkusza kalkulacyjnego staram się opierać tylko na zagadnieniach bezpośrednio związanych z pracą księgowego tak, aby nauka ta przynosiła wymierne korzyści. Obecny czas już nie pozostawia wyboru i księgowy oprócz doskonałej znajomości przepisów, zasad księgowania, sporządzania sprawozdań, musi swobodnie korzystać z narzędzi informatycznych, jakimi są finansowo księgowe programy komputerowe oraz arkusze kalkulacyjne.

Niniejsza broszura adresowana jest głównie do osób przygotowujących się do zawodu księgowego, ale mogą z niej korzystać także osoby, rozpoczynające pracę w tym zawodzie. Niniejsza publikacja może też być wsparciem dla programistów, którzy pracują przy tworzeniu i rozwoju programów finansowo — księgowych. Dość często zdarzało mi się tłumaczyć tym osobom niuanse zagadnień księgowych, których znajomość okazywała się niezbędna dla wykonywania prac związanych z programami księgowymi.

W pierwszym rozdziale został opisany skrótowo plan kont w powiązaniu z bilansem i rachunkiem zysków i strat. Warto mieć świadomość tego, jak powiązane są księgowania z późniejszym sprawozdaniem finansowym. Zagadnienie jest ujęte tylko w perspektywie rachunkowości finansowej.

A drugim rozdziale zostały opisane operacje gospodarcze, na podstawie których prezentowane są przykładowe księgowania.

Trzeci rozdział, to opis skoroszytu Excela, który jest narzędziem, którego zadaniem jest wsparcie w nauce księgowania. W ostatnim rozdziale został umieszczony link do pobrania prezentowanego w niniejszej publikacji pliku Excela.

Plan kont

Plan kont jest podstawowym narzędziem księgowego. Służy on do porządkowania danych wartościowych w taki sposób, aby możliwe było uzyskanie wielu istotnych — z punktu widzenia księgowości — informacji o jednostce gospodarczej. Inne wymogi są stawiane planom kont na potrzeby rachunkowości finansowej, a inne na potrzeby rachunkowości zarządczej. Pomiędzy rachunkowością finansową, a zarządczą jest wiele różnic. Zostały one przedstawione w tabeli poniżej (rys. 1).

Rys. 1

Rachunkowość finansowa — rachunkowość zarządcza

Analizując informacje podane w powyższej tabeli na temat rachunkowości finansowej i rachunkowości zarządczej widać, że inne jest zapotrzebowanie na dane dla obligatoryjnej rachunkowości finansowej, a inne dla fakultatywnej rachunkowości zarządczej. Oczywiście nie ma potrzeby tworzenia dwóch osobnych planów kont na potrzeby obu rodzajów rachunkowości. Praktyka jest taka, że najpierw tworzony jest plan kont dla rachunkowości finansowej, a później rozbudowywany o dodatkowe konta księgowe, które będą służyły zbieraniu danych z księgowań dla rachunkowości zarządczej.

Dla tzw. jednostek innych, mikro i małych, nie ma w Polsce przepisów, które nakazywałyby konkretne plany kont. Każde przedsiębiorstwo buduje swój plan kont według własnych wizji, uwzględniając oczywiście potrzeby sprawozdawczości finansowej. Z reguły podmioty gospodarcze korzystają z wzorcowego planu kont, który jest tzw. dobrą praktyką stosowaną w Polsce. Przyjmowanie przez podmioty gospodarcze planów kont wg tych samych bądź bardzo podobnych założeń, jest bardzo wygodne w praktyce i pozwala na swobodą wymianę wiedzy pomiędzy różnymi podmiotami.

We wzorcowym planie kont, szeroko stosowanym w Polsce, plan kont jest podzielony na zespoły (grupy) kont:

*Zespół zero — Aktywa trwałe,

*Zespół jeden — Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz krótkoterminowe aktywa finansowe,

*Zespół dwa — Rozrachunki i roszczenia,

*Zespół trzy — Materiały i towary,

*Zespół cztery — Koszty według rodzajów i ich rozliczenie,

*Zespół pięć — Koszty