Dlaczego wszyscy są ciągle zajęci - i dlaczego nikt nie wie dokładnie czym ebook

INTRO

Wtorek, godzina 11:17. Biuro typu open space, które w teorii zostało zaprojektowane po to, żeby ludzie współpracowali, a w praktyce przypomina cichą bibliotekę pełną ludzi udających, że mają bardzo ważne rzeczy do zrobienia. Na ekranach świecą arkusze Excela, Slack piszczy w tle jak elektroniczny świerszcz, ktoś szybko przechodzi z laptopem pod pachą, a dwie osoby stoją przy ekspresie do kawy i prowadzą rozmowę o tym, jak bardzo są dziś zawalone pracą. Jedna z nich mówi, że ma „kompletny chaos w kalendarzu”, druga odpowiada, że „nawet nie miała czasu zjeść śniadania”, po czym obie wracają do swoich biurek i przez następne dziesięć minut scrollują coś, co z daleka wygląda jak raport, ale z bliska okazuje się artykułem o tym, jak być bardziej produktywnym.

W całym pomieszczeniu panuje atmosfera intensywnej aktywności, która w rzeczywistości składa się głównie z klikania, pisania krótkich wiadomości i patrzenia na różne kolorowe interfejsy. Co jakiś czas ktoś wzdycha, ktoś mówi „muszę to jeszcze dziś zamknąć”, ktoś inny pyta, czy ktoś ma chwilę na szybki call, który w tajemniczy sposób trwa czterdzieści pięć minut. Nikt nie siedzi bezczynnie. Każdy coś robi. Każdy jest zajęty. Każdy wygląda tak, jakby był o jedną decyzję od zarządzania elektrownią jądrową.

A jednak, gdyby ktoś z zewnątrz zapytał prostą rzecz - czym dokładnie wszyscy ci ludzie są tak zajęci - odpowiedź zaczęłaby się rozpływać jak mgła.

Nie dlatego, że nic nie robią. Robią bardzo dużo rzeczy. Problem polega na tym, że ogromna część tych rzeczy istnieje głównie po to, żeby pokazać innym ludziom, że robią rzeczy.

I w tym miejscu zaczyna się jedna z najbardziej fascynujących zagadek współczesnego życia.

Dlaczego wszyscy są ciągle zajęci?

Jeszcze ciekawsze pytanie brzmi: dlaczego większość z nas nie potrafi dokładnie powiedzieć czym.

Jeśli ktoś uważnie przyjrzy się rozmowom dorosłych ludzi, zauważy pewien niezwykły rytuał. Spotykają się znajomi, dawno się nie widzieli, ktoś pyta „co u ciebie?”, a druga osoba odpowiada niemal automatycznie: „strasznie dużo pracy”. Czasami pojawia się wariant „nie wiem, kiedy ten miesiąc minął” albo „ciągle coś się dzieje”. Jest to zdanie wypowiadane z lekkim zmęczeniem, ale też z nutą dumy, jakby bycie zajętym było pewnym dowodem wartości.

Nikt nigdy nie mówi: „Szczerze mówiąc, miałem dziś trzy godziny, w których nie działo się absolutnie nic”.

To zdanie brzmiłoby niemal podejrzanie.

Bo w świecie dorosłych bezczynność nie jest neutralna. Bezczynność wygląda jak porażka organizacyjna, brak ambicji albo bardzo dziwna decyzja życiowa. Dlatego ludzie szybko nauczyli się, że lepiej wyglądać na zajętych, nawet jeśli nie do końca wiadomo czym.

Najbardziej niezwykłe jest to, że ten system działa niemal idealnie.

Każdy mówi, że jest zajęty. Każdy wierzy, że inni są jeszcze bardziej zajęci. A ponieważ wszyscy są zajęci, nikt nie ma czasu sprawdzić, czy to w ogóle ma sens.

Weźmy na przykład kalendarze.

Nowoczesny kalendarz jest jednym z najbardziej tajemniczych wynalazków współczesności. W teorii służy do planowania rzeczy, które naprawdę trzeba zrobić. W praktyce często staje się galerią wydarzeń o nazwach tak abstrakcyjnych, że przypominają tytuły projektów badawczych finansowanych przez bardzo bogatą organizację.

„Sync operacyjny”.

„Status weekly”.

„Alignment call”.

„Quick catch-up”.

Jeśli ktoś spróbowałby zrozumieć te nazwy dosłownie, mógłby dojść do wniosku, że połowa świata zajmuje się synchronizowaniem rzeczy z innymi rzeczami, które wcześniej zostały zsynchronizowane w ramach wcześniejszej synchronizacji.

I nikt nie jest do końca pewien, czy to coś zmienia.

Ale wszyscy wpisują te rzeczy do kalendarza z niezwykłą powagą.

W pewnym sensie kalendarz stał się nowoczesnym dowodem istnienia. Jeśli dzień jest wypełniony blokami spotkań, wygląda jak dzień ważny. Jeśli pojawiają się puste przestrzenie, człowiek zaczyna się zastanawiać, czy czegoś nie przeoczył, czy ktoś o nim nie zapomniał, czy może przypadkiem nie stał się osobą mniej potrzebną.

Pusty kalendarz wywołuje niepokój.

Pełny kalendarz wywołuje zmęczenie.

Ale też daje pewien rodzaj psychologicznego komfortu.

Bo jeśli jesteś zmęczony, to znaczy, że robisz coś ważnego. A jeśli robisz coś ważnego, to twoje życie ma strukturę. A jeśli twoje życie ma strukturę, wszystko jest w porządku.

Przynajmniej na pierwszy rzut oka.

Kiedy przyjrzymy się temu bliżej, zaczyna pojawiać się dziwny paradoks. W historii ludzkości nigdy wcześniej nie było tak wielu narzędzi, które miały oszczędzać czas. Automatyczne pralki, szybkie pociągi, internet, aplikacje do zarządzania zadaniami, inteligentne telefony, które potrafią zrobić prawie wszystko oprócz przeżywania za nas naszych własnych dni.

Te wszystkie wynalazki miały jeden wspólny cel: sprawić, żeby życie było łatwiejsze.

A jednak w rozmowach dorosłych ludzi najczęściej powtarzanym zdaniem jest coś bardzo podobnego do: „nie mam czasu”.

Jest to zdanie wypowiadane przez ludzi, którzy mają w kieszeni urządzenie potężniejsze niż komputery, które kiedyś wysyłały rakiety w kosmos. Urządzenie, które potrafi natychmiast wysłać wiadomość na drugi koniec planety, znaleźć drogę przez nieznane miasto i przypomnieć o urodzinach cioci, której nikt nie widział od dziewięciu lat.

A mimo to wszyscy jesteśmy ciągle spóźnieni.

Zawsze jest jeszcze jeden mail. Jeszcze jeden dokument. Jeszcze jedna wiadomość, na którą trzeba odpowiedzieć. Jeszcze jedno spotkanie, które zostało nazwane „krótkim”, ale w jakiś sposób zaczęło żyć własnym życiem.

Najbardziej fascynujące jest to, że ogromna część tej zajętości nie wynika z dramatycznych wydarzeń ani wielkich projektów. Wynika z tysięcy drobnych rzeczy, które powoli wypełniają dzień, aż w pewnym momencie człowiek odkrywa, że jest godzina dziewiętnasta i nie bardzo pamięta, co właściwie się wydarzyło między dziewiątą rano a tą chwilą.

Dzień był pełen aktywności.

Ale trudno wskazać moment, w którym wydarzyło się coś konkretnego.

W tym sensie współczesna zajętość przypomina trochę ruch na ogromnym lotnisku. Wszędzie widać ludzi, którzy idą bardzo szybko. Niosą torby, patrzą na tablice odlotów, sprawdzają telefony, zatrzymują się na chwilę, po czym znów ruszają w inną stronę. Atmosfera jest dynamiczna, intensywna, pełna energii.

Gdyby jednak ktoś zatrzymał jedną z tych osób i zapytał spokojnie: dokąd dokładnie idziesz i czy naprawdę musisz tam być za trzy minuty - odpowiedź często zaczęłaby się od bardzo długiego „właściwie…”.

I to „właściwie” jest jednym z najciekawszych słów współczesnego życia.

Bo „właściwie” oznacza moment, w którym narracja o byciu bardzo zajętym zaczyna spotykać się z rzeczywistością, w której wiele rzeczy wydarza się dlatego, że ktoś kiedyś uznał, że tak powinno wyglądać poważne życie.

W tej książce będziemy przyglądać się właśnie tym momentom.

Momentom, w których człowiek zatrzymuje się na sekundę i nagle zauważa, że ogromna część jego dnia składa się z rytuałów, które wszyscy traktują bardzo poważnie, choć nikt nie pamięta, kto właściwie wymyślił, że tak ma być.

Przyjrzymy się spotkaniom, które istnieją głównie dlatego, że poprzednie spotkania też istniały. Przyjrzymy się mailom, które powstają po to, żeby potwierdzić coś, co wszyscy już wiedzą. Przyjrzymy się kalendarzom, które wypełniają się wydarzeniami przypominającymi niekończące się przygotowanie do jakiegoś wielkiego momentu, który zaskakująco rzadko nadchodzi.

Będziemy też patrzeć na coś jeszcze ciekawszego.

Na ludzi, którzy z absolutną powagą bronią tych wszystkich systemów.

Bo każda struktura, nawet najbardziej absurdalna, po pewnym czasie zaczyna mieć swoich obrońców. Pojawiają się osoby, które tłumaczą, że to wszystko jest potrzebne, że to część profesjonalizmu, że tak wygląda dorosłość. I mówią to w taki sposób, że przez chwilę naprawdę zaczyna się wierzyć, że bez tych wszystkich maili, spotkań i raportów świat natychmiast pogrążyłby się w chaosie.

Możliwe, że to prawda.

Ale możliwe też, że chaos już tu jest, tylko został bardzo elegancko nazwany procesem.

Jedno jest pewne.

Jeśli ktoś przez chwilę spojrzy na współczesne życie z dystansu, może odkryć coś bardzo dziwnego. Że ogromna część naszej codziennej zajętości nie polega na robieniu rzeczy trudnych, tylko na utrzymywaniu w ruchu systemu, który sprawia, że wszyscy wyglądają na bardzo zajętych.

A kiedy już zacznie się to zauważać, trudno przestać.

Bo nagle widać to wszędzie.

W biurach, w rozmowach, w kalendarzach, w mailach wysyłanych o 22:37 z dopiskiem „na szybko”. W ludziach, którzy mówią, że potrzebują urlopu, żeby odpocząć od rzeczy, których sami nie potrafią dokładnie nazwać.

I wtedy pojawia się bardzo niewygodne pytanie.

Jeśli wszyscy jesteśmy tak strasznie zajęci, dlaczego tak często mamy wrażenie, że przez cały dzień kręciliśmy się w kółko?

Odpowiedź zaczyna się w Rozdziale 1.

Rozdział 1 - Najbardziej zajęta rzecz na świecie: kalendarz

Poniedziałek rano zaczyna się od spojrzenia na kalendarz. Nie jest to spojrzenie spokojne ani refleksyjne. To raczej szybki skan, coś pomiędzy kontrolą radarową a sprawdzaniem prognozy pogody przed huraganem. Kolorowe bloki stoją jeden obok drugiego, niektóre nachodzą na siebie, inne są połączone cienkimi liniami przypominającymi trajektorie lotów. Człowiek przez chwilę patrzy na ten obraz i próbuje przypomnieć sobie jedną prostą rzecz: kiedy dokładnie zgodził się na to wszystko.

Na pierwszy rzut oka kalendarz wygląda imponująco. Widać w nim ruch, dynamikę, zaangażowanie. Widać człowieka, który nie siedzi bezczynnie, tylko uczestniczy w wielu procesach jednocześnie. Jest spotkanie zespołu, jest aktualizacja projektu, jest coś nazwane „check-inem”, jest jeszcze coś o nazwie „alignment”, które brzmi jak fragment instrukcji obsługi satelity. Gdy ktoś zobaczy taki kalendarz z boku, natychmiast dochodzi do jednego wniosku: ta osoba musi być bardzo potrzebna.

Tymczasem sam właściciel kalendarza często patrzy na te kolorowe prostokąty z lekkim poczuciem dezorientacji. Wiele z tych spotkań pojawiło się tam kilka dni wcześniej, czasem kilka tygodni wcześniej, a niektóre powtarzają się co tydzień w sposób tak automatyczny, że nikt już nie pamięta, kiedy zaczęły istnieć. Kalendarz nie jest więc dokumentem decyzji. Jest raczej zapisem procesu, który rozwinął się powoli, niemal organicznie, aż pewnego dnia ktoś odkrył, że jego dzień wygląda jak plansza do gry, w której każdy ruch został już wcześniej zaplanowany.

Najciekawsze jest to, że kalendarz nie tylko pokazuje zajętość. On ją produkuje. Kiedy człowiek widzi pustą przestrzeń między 13:00 a 14:00, pojawia się delikatne uczucie niepokoju, jakby ta godzina była dziurą w konstrukcji dnia. Właśnie dlatego bardzo szybko powstaje pomysł, żeby coś tam wstawić. Może szybkie spotkanie. Może rozmowę o czymś, co i tak można by było napisać w dwóch zdaniach. Może coś, co brzmi poważnie, choć w praktyce polega głównie na mówieniu „zróbmy follow-up”.

W ten sposób kalendarz staje się czymś w rodzaju ekosystemu.

Im więcej rzeczy w nim jest, tym więcej nowych rzeczy zaczyna się pojawiać.

Jednym z najbardziej eleganckich wynalazków współczesnego kalendarza jest wydarzenie cykliczne. To moment, w którym pojedyncze spotkanie przestaje być wydarzeniem, a zaczyna być zjawiskiem naturalnym. Nie trzeba już zapraszać ludzi co tydzień. Wystarczy kliknąć jedną opcję i nagle coś zaczyna istnieć w nieskończoność, jak fazy księżyca albo sezon na truskawki.

Problem polega na tym, że wydarzenia cykliczne mają niezwykłą zdolność przetrwania.

Nawet wtedy, gdy nikt już nie pamięta, dlaczego powstały.

Po kilku miesiącach w kalendarzu można znaleźć spotkania, które wyglądają jak małe pomniki dawno zapomnianych decyzji. Ludzie przychodzą na nie z poczuciem lekkiego obowiązku, siadają przed ekranem, ktoś mówi „czy mamy coś do omówienia?”, zapada chwila ciszy, po czym wszyscy zgodnie dochodzą do wniosku, że „chyba nie”, ale skoro już się spotkali, to może jednak warto coś powiedzieć.

Właśnie w tym momencie zaczyna się magia zajętości.

Bo jeśli spotkanie trwa trzydzieści minut, to znaczy, że przez trzydzieści minut wszyscy byli zajęci. Nikt nie siedział bezczynnie, nikt nie patrzył przez okno. Wszyscy wykonywali czynność, która miała nazwę, zaproszenie i link do rozmowy. Z punktu widzenia kalendarza dzień został więc zagospodarowany perfekcyjnie.

Z punktu widzenia rzeczywistości bywa z tym różnie.

Najbardziej niezwykłe w kalendarzu jest to, że działa jak bardzo subtelna gra społeczna. Każdy widzi, że inni są zajęci. Każdy chce również wyglądać na zajętego. W rezultacie powstaje delikatna spirala aktywności, w której kolejne spotkania tworzą kolejne spotkania, a kolejne rozmowy prowadzą do potrzeby następnych rozmów.

• Spotkanie jest organizowane po to, żeby omówić coś, co wcześniej zostało poruszone w innym spotkaniu.

• W trakcie spotkania pojawia się pomysł na kolejne spotkanie, które pozwoli doprecyzować to, co właśnie zostało omówione.

• Po spotkaniu powstaje podsumowanie, które generuje nową rozmowę, ponieważ ktoś chce upewnić się, że wszyscy dobrze zrozumieli podsumowanie.

• Po tej rozmowie pojawia się sugestia krótkiego calla, żeby wszystko zamknąć.

I w tym momencie cykl zaczyna się od nowa.

Najbardziej zdumiewające jest to, że nikt nie planuje tego systemu w całości. On powstaje spontanicznie, trochę jak ruch uliczny w dużym mieście. Każdy kierowca podejmuje małe decyzje, które z jego perspektywy wydają się całkowicie racjonalne. Skręca w prawo, bo tak jest szybciej. Zmienia pas, bo tamten wygląda na mniej zatłoczony. Przyspiesza, bo światło zaraz się zmieni.

A jednak po pewnym czasie wszyscy stoją w korku.

I każdy jest przekonany, że korek istnieje dlatego, że inni ludzie podejmują dziwne decyzje.

Kalendarz działa podobnie.

Każde pojedyncze spotkanie ma swoje uzasadnienie. Ktoś musi coś wyjaśnić. Ktoś potrzebuje informacji. Ktoś chce upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy te wszystkie uzasadnienia zaczynają się nakładać na siebie, aż w pewnym momencie dzień składa się głównie z rozmów o tym, jak idą rozmowy o pracy.

I właśnie wtedy pojawia się jedno z najbardziej eleganckich zdań współczesnego życia zawodowego.

„Mam dziś kompletnie zapchany kalendarz.”

To zdanie brzmi jak raport z intensywnej operacji logistycznej. W rzeczywistości często oznacza coś dużo prostszego. Oznacza, że ktoś przez cały dzień będzie rozmawiał z innymi ludźmi o rzeczach, które również próbują zrozumieć.

Nie oznacza to oczywiście, że spotkania są zawsze bezużyteczne. Czasami są bardzo potrzebne. Czasami jedna rozmowa potrafi rozwiązać problem, który przez tydzień wyglądał jak bardzo skomplikowana zagadka. Problem polega raczej na tym, że system nie odróżnia tych rozmów od wszystkich pozostałych.

Dla kalendarza każde spotkanie jest równie ważne.

Kalendarz nie wie, czy rozmowa zmieni losy projektu, czy tylko wypełni pół godziny ciszy.

On tylko liczy bloki.

I właśnie dlatego kalendarz potrafi wyglądać jak najbardziej zajęta rzecz na świecie, nawet wtedy, gdy jego właściciel ma dziwne poczucie, że przez cały dzień głównie uczestniczył w wydarzeniach, które same w sobie nie prowadziły do niczego konkretnego.

W pewnym sensie kalendarz jest perfekcyjnym symbolem współczesnej zajętości.

Pokazuje ruch.

Pokazuje strukturę.

Pokazuje ludzi, którzy coś robią.

Ale bardzo rzadko pokazuje jedno.

Dlaczego to wszystko w ogóle tam jest.

Istnieje zdanie, które wielu dorosłych ludzi wypowiada z całkowitą szczerością: „nie wiem, kiedy ten dzień minął”. Zdanie to nie oznacza zazwyczaj, że wydarzyło się coś niezwykłego. Oznacza raczej, że dzień został wypełniony wieloma małymi aktywnościami, które każda z osobna wyglądała sensownie, ale razem stworzyły coś w rodzaju mgły.

To mgła zajętości.

A w tej mgle kalendarz jest jak mapa miasta, w którym wszystkie ulice prowadzą do kolejnych spotkań.

Na szczęście kalendarz nie jest jedyną instytucją, która potrafi wypełnić dzień aktywnością. Istnieje jeszcze coś znacznie bardziej dynamicznego, znacznie bardziej nieprzewidywalnego i znacznie trudniejszego do kontrolowania.

Nazywa się skrzynka mailowa.

Rozdział 2 - Skrzynka mailowa, czyli najdłuższa rozmowa w historii ludzkości

Jest 8:42 rano. Człowiek jeszcze nie zdążył dobrze wypić pierwszej kawy, a jego skrzynka mailowa już prowadzi życie towarzyskie na poziomie dużego wesela. Nowe wiadomości pojawiły się w nocy, pojawiły się rano, pojawiły się także w czasie, kiedy telefon leżał przez chwilę na stole podczas śniadania. Liczba nieprzeczytanych maili jest dziwnie konkretna. Czternaście. Nie jest to liczba dramatyczna, ale wystarczająca, żeby poczuć lekkie napięcie, jakby dzień już zaczął się rozpędzać.