Uzyskaj dostęp do tej i ponad 250000 książek od 14,99 zł miesięcznie
Sprawdź, jak naprawdę wykorzystujesz swój czas. Zastosuj listy kontrolne i protokoły; naucz się dostrzegać pułapki czasowe oraz złodziei czasu
Ebooka przeczytasz w aplikacjach Legimi na:
Liczba stron: 114
Odsłuch ebooka (TTS) dostepny w abonamencie „ebooki+audiobooki bez limitu” w aplikacjach Legimi na:
Heinz Hütter
Zarządzanie czasem
JAK UMIEJĘTNIE PLANOWAĆ CZYNNOŚCI;NA CO NIE WARTO TRACIĆ CZASU
Wydano na licencji Cornelsen Verlag GmbH & Co. OHG, Berlin.
Przy opracowywaniu edycji polskiej wykorzystano tekst, układ graficzny oraz ilustracje z niemieckiego oryginału.
Tytuł oryginału: Zeitmanagement
Przekład: Urszula Goebel
Redakcja: Maria Białek
Korekta: Olga Gorczyca
Skład: Bernard Ptaszyński
Wszelkie prawa zastrzeżone. Zabrania się wykorzystywania niniejszej książki i jej części do innych celów niż prawnie ujęte bez uprzedniej pisemnej zgody wydawcy. Zgodnie z prawem autorskim, bez uprzedniej zgody wydawcy zabrania się powielania, zapisywania oraz zamieszczania dzieła lub jego części w sieci komputerowej, a także w wewnętrznej sieci szkół i innych placówek oświatowych.
© Cornelsen Verlag GmbH & Co. OHG, Berlin 2006
© BC Edukacja Sp. z o.o., Warszawa 2008
Wydanie I
ISBN: 978-83-61655-19-0
Skład wersji elektronicznej:
Virtualo Sp. z o.o.
Każdy z nas pragnie się dowiedzieć, jak efektywnie zarządzać czasem, jak dobrze zorganizować pracę, jak radzić sobie z codziennym stresem, jak postępować, aby lepiej i sprawniej wykonywać swoje zadania…
Często wydaje się nam, że wszyscy są od nas lepiej zorganizowani, że świetnie sobie radzą, perfekcyjnie wykonują zadania – porównujemy się z nimi, sięgamy po różne triki mające usprawnić nasze zarządzanie czasem, jednak najczęściej stwierdzamy, że metody te funkcjonują u innych, a u nas nie. Często taka postawa – oczekiwanie od siebie wzmożonej dyscypliny i samokontroli – prowadzi do jeszcze większej frustracji!
Kłopotliwe staje się zatem już samo podejście do problemu. Cóż bowiem znaczy „wykonywać coś perfekcyjnie” lub „świetnie sobie radzić z czasem”? Czy nie rozsądniej byłoby zapytać: Jak postępować, aby bardziej optymalnie wykonywać swoje obowiązki, jak lepiej radzić sobie ze stresem?
Być może masz już wytyczone cele, np. efektywniejsze wykorzystywanie czasu pracy, optymalne wykonywanie zadań. Świetnie! Cel to istotny element zarządzania czasem. A teraz spróbuj odpowiedzieć na pytanie, jakie jest najlepsze rozwiązanie twoich problemów. Może takie: nauczyć się odpowiednio selekcjonować wszystkie codziennie sprawy w zależności od roli, jaką odgrywają w życiu prywatnym i zawodowym, oraz tego, czy przynoszą nam zadowolenie i sukces, a może nawet szczęście. Ważne jest, by najistotniejsze sprawy potraktować poważnie i odpowiednio wcześnie podjąć się ich realizacji. Pomoże to zmniejszyć stres, który stanie się wyzwaniem, a nie problemem (oczywiście należy pamiętać, że sytuacji stresowych zupełnie uniknąć się nie da). Przyjmij założenie: od dziś podchodzę do swoich zadań z większym spokojem, jestem bardziej konsekwentny w dążeniu do realizacji celów, sprawy mniej istotne załatwiam pobieżnie.
Jeśli pragniesz szczęścia, zadowolenia, sukcesu – zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym – weź sobie te rady do serca.
Zarządzanie czasem dostarcza narzędzi wspomagających zarządzanie samym sobą.
Na dobry początek
Jeśli naprawdę chcesz zmienić swoje przyzwyczajenia i sposób myślenia, musisz je najpierw przeanalizować, przemyśleć własną postawę i okazać szczerą chęć zmiany. Wewnętrzna motywacja jest bardzo istotna. Zastanów się, jakie popełniałeś błędy w twoim planowaniu czasu i jak możesz to zmienić. Podejdź do sprawy z dystansem – łatwiej znajdziesz rozwiązanie.
Na dobry początek zapoznaj się z kilkoma powiedzeniami nawiązującymi do tematu „Praca i czas”:
Gdy
sam wszystko robisz, szybko się nie dorobisz.
(przysłowie chorwackie)
Nie
brakuje nam czasu, lecz trwonimy go.
(Seneka)
Brak
czasu jest nadczynnością gruczołu zarządzania u menedżerów.
(Mérleg Jennö)
Gdy
Bóg stwarzał świat, Europejczykom podarował zegar, a Afrykańczykom czas.
(Robbi Kastner)
Każdego
dnia
na pół godziny odsuń od siebie kłopoty; ten czas przeznacz na drzemkę.
(Abraham Lincoln)
To, co
wczoraj – minęło, o jutro zatroszczy się Bóg, ja żyję teraźniejszością.
(Inge
Meysel)
Jak korzystać z niniejszej książki?
Każdy czytelnik inaczej wykorzysta tę książkę. Jeden przeczyta ją, odłoży na bok, a po pewnym czasie zauważy, że nieświadomie zaczął stosować pewne zawarte w niej wskazówki. Inny po zakończonej lekturze podda skrupulatnej analizie wszystkie idee, a następnie będzie starał się wdrożyć je w życie. Kolejna osoba skorzysta z niej wybiórczo – skoncentruje się na najważniejszych dla siebie informacjach. Najbardziej optymalny sposób korzystania z niniejszej książki stanowi lektura aktywna, tzn. wykonywanie ćwiczeń, przygotowywanie i uzupełnianie formularzy oraz ankiet.
Pozycja ta uwzględnia różne przyzwyczajenia czytelników. Najważniejsze jednak, by czytać ją aktywnie. Podkreślaj najważniejsze informacje, dopisuj komentarze, załóż dzienniczek planowania czasu i umieszczaj w nim swoje przemyślenia, skojarzenia, doświadczenia i propozycje dotyczące zmian organizacji planu dnia. To pierwszy krok do prawidłowego zarządzania czasem!
Stwórz listę rzeczy do zrobienia!
Lista rzeczy do zrobienia to zbiór nasuwających się w czasie lektury sugestii i pomysłów, które warto zastosować w praktyce. Najlepiej sporządzić ją w formie tabeli i podzielić według części książki. Każdej z nich powinny odpowiadać:
rozdział i temat,
związane z tematem przemyślenia, sugestie, pomysły,
możliwe propozycje działań (zanotuj,
jak
zamierzasz wykorzystać zdobytą wiedzę w praktyce),
początek i zakończenie,
osiągnięcia (ocena
to
niezbędna część każdej metody).
Zarządzanie czasem to część zarządzania samym sobą
Zarządzanie czasem stanowi istotny element kształtowania naszego życia. „Kształtowanie” oznacza możliwość decydowania, wolny wybór, a „zarządzanie czasem” kojarzy się z administrowaniem, kontrolą. Czy w takim razie te pojęcia się nie wykluczają? W żadnym wypadku! Zarządzanie czasem może rzeczywiście stać się aktem kreatywnym.
2.1 Nowoczesne zarządzanie samym sobą – pytania
Współczesny człowiek jest często zawieszony między różnymi punktami orientacyjnymi życia zawodowego i prywatnego – tj. celami, wyobrażeniami, życzeniami i problemami. Punkty te ulegają jednak ciągłym zmianom. Nagle kończy się sen o karierze, bo zmienia się polityka firmy; sprawy prywatne przybierają nieoczekiwany obrót, bo odchodzi od nas partner.
Coraz częściej brakuje nam stałych odniesień. Zmiany i związany z nimi stres sprawiają, że zmuszeni jesteśmy do ciągłej weryfikacji podejmowanych działań, tworzenia odpowiednich warunków dla ich efektywnej realizacji, nawet gdyby za chwilę miały się zdezaktualizować.
Obecnie tego typu problemy coraz bardziej przybierają na sile. Przy tak dużym tempie rozwoju gospodarczego i społecznego człowiek zmuszony jest do zmiany organizacji czasu. Odpowiednie zarządzanie sobą i swoim czasem pomaga wyznaczyć właściwe granice i priorytety działań.
Istotę zarządzania samym sobą wyraża następujące pytanie: Jak postępować, by być szczęśliwym i zadowolonym, by móc z radością i bez zbędnego nakładu pracy oraz energii realizować swoje cele i wizje?
2.2 Nowoczesne zarządzanie samym sobą – schemat
Diagram zamieszczony na następnej stronie to schematyczne ujęcie zarządzania samym sobą. Obrazuje typowe życiowe role i dwa wymiary tego zarządzania.
Aby móc mówić o zarządzaniu samym sobą, należy wziąć pod uwagę cztery aspekty:
1. Krąg życiowych ról.
2. Przebieg czasu.
3. Postrzeganie czasu.
4. Punkt „teraz” (czas podejmowania decyzji i działania).
1. Krąg życiowych ról to opis ról, jakie człowiek przyjmuje w danym systemie i danej społeczności. Każda rola wiąże się z pewnymi prawami, celami, które dana osoba pragnie osiągnąć, ale też z obowiązkami. Określa również stosunek do innych oraz granice wpływu na drugiego człowieka i na system społeczny.
Przykład 1a
Pani Kowalska jest główną księgową w niedużej firmie, działa też w kilku stowarzyszeniach. Jej mąż pracuje na stanowisku szefa działu. Mają dwoje dzieci w wieku szkolnym. Są właścicielami domu z ogrodem. Pani Kowalska pełni kilka ról, które wymagają od niej różnych umiejętności i zaangażowania; musi umieć je godzić, co jest bardzo wyczerpujące, zwłaszcza gdy kolidują ze sobą. W takich chwilach zaczyna wątpić, czy wszystkiemu podoła i czy jest w stanie pogodzić pracę, życie prywatne, działalność społeczną. Nie jest pewna, czy jedno nie dzieje się kosztem drugiego.
Podstawowym wyzwaniem współczesnego człowieka jest umiejętność godzenia oczekiwań związanych z pełnionymi przez niego rolami. Nie jest to łatwe, ponieważ każda z nich składa się z ról mniejszych, podrzędnych.
Krąg życiowych ról i pytania w dwuwymiarowym schemacie zarządzania samym sobą
Przykład 1b
Pani Kowalska, jako główna księgowa, jest odpowiedzialna za wyniki swojego działu, ma pod sobą podwładnych, motywuje ich do działania, gdy pojawiają się problemy. Poza tym pracuje w grupie projektowej, która zajmuje się instalacją nowego oprogramowania.
Odpowiednie zarządzanie czasem pozwoli pogodzić oczekiwania z pełnionymi życiowymi rolami.
2. Przebieg czasu mierzony jest według dwóch krańcowych punktów: przeszłości (pochodzenie i rozwój) oraz przyszłości (kariera i planowanie życia).
Przyszłość można podzielić, biorąc pod uwagę horyzont oczekiwań, na krótkoterminową (do kilku tygodni), średnioterminową (kilka miesięcy) i długoterminową (kilka lat). Ponieważ często mamy na głowie kilka spraw, które należy zrealizować w różnych terminach, powinniśmy zadać sobie pytanie, co jest ważniejsze – załatwienie sprawy pilnej i krótkoterminowej czy skoncentrowanie się na realizowaniu własnych celów, na sprawach długoterminowych.
Umiejętność balansowania między sprawami długo- i krótkoterminowymi to warunek prawidłowego zarządzania własnym czasem.
3. Czas w jednej chwili może zmienić swoją formę. Gdy wspominamy urlop, powiemy: „Było świetnie, czas minął tak szybko”. Nudną konferencję skomentujemy natomiast w ten sposób: „Czas się strasznie dłużył”. Jak widać, miarą czasu jest tempo jego upływu.
Postrzeganie czasu jest bardzo różne. Nie dlatego, że urlop jest przyjemny, a praca nuży. Równie dobrze może być odwrotnie. Postrzeganie czasu zależy raczej od tego, czy go wykorzystujemy, czy też przeżywamy. Wykorzystanie czasu oznacza koncentrację na danym celu i jego konsekwentne, czasami pełne wyrzeczeń, realizowanie. Przeżywanie czasu pozornie jest celem samym w sobie – jak czerpanie radości z luźnej, miłej atmosfery w pracy lub uwolnienie się od zmartwień, pozostawienie za sobą problemów. Jest takie, ponieważ od pewnego czasu coraz głośniej mówi się, że radość oraz zadowolenie (tak w życiu prywatnym, jak i zawodowym) wpływają pozytywnie na zdrowie i atmosferę w pracy. W tym miejscu nasuwa się kolejne pytanie związane z zarządzaniem czasem: Ciężko pracować czy cieszyć się życiem?
4. Punkt „teraz” to punkt przecięcia się osi czasu. To moment, w którym zadajemy sobie pytania: „Co teraz robię?”, „Co jest celem mojego działania?”. Do punktu „teraz” odnosi się praktyczne zarządzanie czasem w ramach szerzej pojmowanego zarządzania samym sobą.
Praktyczne zarządzanie czasem polega na podejmowaniu decyzji dotyczących roli, którą narzucimy sobie w następnej kolejności, horyzontów czasowych, wykorzystania czasu i zadań, które będziemy wykonywać.
Zarządzanie czasem to praktyczny aspekt zarządzania samym sobą. Każdego dnia, w każdej chwili podejmujemy przecież decyzje, zastanawiamy się, czy coś zrobimy, czy nie. W tym kontekście można powiedzieć, że „teraz” to „wciąż, zawsze”. Trudno byłoby jednak pytać: „Co teraz będę robił?” lub „Co teraz powinienem robić, co byłoby rozsądne?”.
Pytanie: „Co teraz będę robił?” należy stawiać w konkretnych momentach zarządzania czasem: stałych porach planowania, lukach czasowych, przerwach, na początku projektu lub gdy dojdzie do nieprzewidzianych sytuacji.
2.4 Narzędzia wspomagające zarządzanie czasem
Istotną rolę w organizacji dnia odgrywają proste narzędzia wspomagające zarządzanie czasem. Należą do nich:
metody i techniki planowania, które nadają zarządzaniu czasem odpowiednią formę (np. planowanie celów, porządkowanie dziennego kalendarza),
zasady dotyczące planowania i podejmowania decyzji,
ćwiczenia służące nabyciu i utrwaleniu pewnych nawyków,
materiały pomocnicze (np. formularze, listy kontrolne, terminarz, organizer, programy komputerowe ułatwiające zarządzanie czasem).
2.5 Funkcje zarządzania czasem
Wcześniej padło już najważniejsze w zarządzaniu samym sobą pytanie: „Jak postępować, by być szczęśliwym i zadowolonym, by móc z radością i bez zbędnego nakładu pracy oraz energii realizować swoje cele i wizje?”
Nawet jeśli nie można sobie stawiać tego pytania codziennie, warto do niego powracać. Wskazuje bowiem na cztery klasyczne funkcje praktycznego zarządzania czasem:
1. Działanie ukierunkowane na cele – działanie w odniesieniu do przyszłości (sukcesu, szczęścia, zadowolenia).
2. Działanie proaktywne – działanie w oparciu o prognozy.
3. Optymalne wykorzystanie własnych zasobów – odpowiednie wykorzystanie energii i umiejętności oraz ich dalszy rozwój.
4. Pokonanie stresu – eliminowanie czynników negatywnych dla naszego zdrowia, samopoczucia oraz stanu intelektualno-emocjonalnego.
Warto dodać jeszcze piątą funkcję zarządzania czasem – zachowanie równowagi, które oznacza optymalne wypełnianie codziennych obowiązków przy jednoczesnym zachowaniu równowagi. Nie zawsze mamy przecież do czynienia ze sprawami, które mają sens. W przypadku niektórych trzeba po prostu zacisnąć zęby i przez nie przebrnąć. Funkcja ta, o czym się często zapomina, powinna stanowić podstawę wszelkich działań.
Kierowanie się wymienionymi metodami w codziennym życiu pomaga lepiej zarządzać czasem, co z kolei pozwala na:
myślenie zorientowane
na
wynik,
kierowanie się priorytetami,
poprawienie formy podejmowanych działań,
poprawienie jakości realizowanych działań i proponowanych rozwiązań,
lepsze wykorzystanie własnych zasobów
przy
zachowaniu wewnętrznej równowagi,
zyskanie czasu,
prowadzenie harmonijnego życia zawodowego i prywatnego.
Niektórzy postrzegają zarządzanie czasem jedynie w aspekcie jego pozyskiwania, tak jakby w głowach tykały im zegarki. Warto jednak pamiętać, że zbyt duże tempo pracy źle wpływa na jej jakość i wywołuje większy stres.
Choć może to brzmieć paradoksalnie, słowa Laozi są wciąż aktualne: Jeśli się spieszysz, idź wolniej.
2.6 Jak zarządzasz swoim czasem?
Może omówione do tej pory zagadnienia pozwoliły już rozwiać niektóre z twoich wątpliwości lub sprawiły, że pewne kwestie widzisz w zupełnie innym świetle. Rozwiąż test dotyczący nastawienia do zarządzania czasem. Zakreśl odpowiedzi, które według ciebie są właściwe, dokończ zdania lub odpowiedz na zadane pytania.
1. Dzięki odpowiedniej organizacji czasu można zmienić: wiele rzeczy/niektóre rzeczy/niewiele rzeczy.
2. Planowanie czasu oznacza dla mnie…
3. Moje planowanie czasu mogłoby być lepsze, gdyby…
4. Kto jest winien/Co jest winne temu, że mam problemy z odpowiednim zaplanowaniem czasu?
5. Jak powinienem postępować, by być w pełni zadowolonym z własnej organizacji czasu?
6. Co mi w tym przeszkadza?
Podsumowanie
W porównaniu z umiejętnością codziennej organizacji pracy wszystko inne w życiu wydaje się jedynie dziecinadą
– twierdził Johann Wolfgang Goethe. I chyba miał rację…
Zarządzanie czasem przedstawiane
jest
często jako bardzo proste – wystarczy, że będziemy przestrzegać kilku zasad i na pewno osiągniemy sukces. Jednak wiele z tych reguł funkcjonuje tylko w określonych sytuacjach.
Zarządzanie czasem oznacza zarządzanie samym sobą. Dużą część naszych codziennych zadań wyznaczają
cele
wynikające z pełnionych przez nas życiowych ról. Są to najistotniejsze zadania. Ich pozostała część, niezwiązana bezpośrednio z celami, wynika z codziennych potrzeb.
Zadania konkurują
ze
sobą i wymagają realizacji. Warto zastanowić się od czasu do czasu: „Co jest celem mojego działania, co powinienem teraz robić?”, by dokonać właściwego wyboru.
Pytania: „Co
jest
celem mojego działania, co powinienem teraz robić?” nie można sobie stawiać zbyt często, w przeciwnym razie nie będziemy w stanie nic zdziałać. W zarządzaniu czasem ważna jest elastyczność, zdolność balansowania między różnymi życiowymi rolami, między krótko-, średnio- i długoterminowymi zadaniami. Istotne jest też, aby nie tylko orientować się, jakie zadania wymagają wykonania, ale też mieć wgląd w każde z nich.