Zamawiający kontra wykonawca. Spory, odwołania, praktyka KIO ebook

Copyright © by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2026

Zamawiający kontra wykonawca

Spory, odwołania, praktyka KIO

Zamawiający kontra wykonawca. Spory, odwołania, praktyka KIO

Copyright © Warszawa 2026 by Wiedza i Praktyka sp. z o.o

Autorzy i konsultanci:

Katarzyna Bełdowska, str. 5–25, 29–40 i 124–127

Justyna Rek-Pawłowska, str. 26–28

Agata Hryc-Ląd, str. 41–99

Jan Dutka, str. 100–111

Krzysztof Hodt, konsultacja wzorów: str. 113–123

Redakcja: Justyna Rek-Pawłowska

Korekta: Zespół

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Koordynator projektów wydawniczych:Anna Jagodzińska

Content & Publishing Leader:Marta Grabowska-Peda

Projekt graficzny okładki:Agnieszka Makowska

Zdjęcie na okładce:https://stock.adobe.com/pl

Skład i łamanie:6AN Studio, Tomasz Jakóbiak

Wydanie I

Stan prawny: marzec 2026 r.

ISBN: 978-83-8409-487-7

Kod produktu: UOX123

Wydawca:

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

www.wip.pl

Dystrybucja:Ateneum www.ateneum.pl

Druk i oprawa: KRM Druk sp. z o.o

Publikacja uwzględnia stan prawny obowiązujący na 13 marca 2026 r.

Niniejsza publikacja oraz wszystkie zawarte w niej teksty, grafiki i materiały są chronione prawem autorskim. Żadna część tej książki nie może być reprodukowana, przechowywana w systemach wyszukiwania lub transmitowana w jakiejkolwiek formie i jakimikolwiek środkami – elektronicznymi, mechanicznymi, kopiowania, nagrywania lub innymi – bez uprzedniej pisemnej zgody Redakcji.

Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło.

Treści zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności oraz z wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Niemniej jednak zawiera ona ogólne wskazówki i nie powinna być traktowana jako indywidualna porada prawna, finansowa, medyczna ani żadna inna forma profesjonalnej konsultacji.

Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte na podstawie informacji zawartych w tej publikacji. W przypadku potrzeby uzyskania specjalistycznej porady zaleca się konsultację z odpowiednim ekspertem lub specjalistą w danej dziedzinie.

Odwołanie do KIO – wysokość wpisu od odwołania, terminy, forma, treść

Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej to kluczowy środek ochrony prawnej w zamówieniach publicznych. Aby było skuteczne, musi spełniać określone warunki formalne i zostać złożone w odpowiednim terminie. W artykule wyjaśniamy m.in., jaki jest termin odwołania do KIO, jak wygląda jego forma, ile wynosi wpis od odwołania i kto może reprezentować wykonawcę w postępowaniu przed Izbą. Opracowanie obejmuje również zmiany obowiązujące od 13 marca 2026 r., które należy mieć na uwadze w toku przygotowań do rozprawy. Chodzi przede wszystkim o udział w postępowaniu przed KIO w trybie zdalnym. Dodatkowo należy pamiętać o nowych regułach „procesowych” w postępowaniu odwoławczym – m.in. obowiązkowej odpowiedzi zamawiającego na odwołanie, prekluzji dowodowej oraz zasadzie wzajemnego przekazywania pism stronom i uczestnikom. Nowe zasady dotyczą postępowań odwoławczych wszczętych od 13 marca 2026 r.

Środki ochrony prawnej regulują działy IX i X ustawy Pzp, w tym:

Jakie warunki musi spełniać odwołanie do KIO?

Aby móc skutecznie się odwołać, trzeba spełnić określone warunki:

Odwołanie nie przysługuje na działania i zaniechania zamawiającego, które ten podejmuje poza procedurą udzielenia zamówienia publicznego.

Ważne

Przedmiotem odwołania nie może być np.:

Stosownie bowiem do definicji postępowania o udzielenie zamówienia zawarcie umowy w sprawie zamówienia to wynik przetargu. Z kolei dokonanie przez zamawiającego wskazanych czynności, jakkolwiek może naruszać ustawę Pzp, i tak pozostaje bez wpływu na wynik postępowania.

Szczegóły dotyczące wskazanych warunków opisujemy dalej.

Kiedy można wnieść odwołanie do KIO?

O tym, co może stanowić podstawę odwołania oraz komu wolno je złożyć, przesądzają art. 513 i 505 ustawy Pzp.

Odwołanie przysługuje na:

– zgodnie z art. 513 ustawy Pzp.

Wykonawcy mogą zatem składać odwołania na wszelkie czynności i zaniechania w postępowaniach krajowych.

Komu przysługuje odwołanie do KIO?

Podmioty uprawnione do wniesienia odwołania to:

jeżeli:

Jeśli w odwołaniu jest kwestionowana treść ogłoszenia o zamówieniu lub o konkursie bądź dokumenty zamówienia, odwołanie może złożyć również:

– zgodnie z art. 505 ustawy Pzp.

Zwrot wadium a odwołanie

Warto pamiętać, że wykonawca:

może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o zwrot wniesionego wadium.

Jednak jeśli wykonawca złoży taki wniosek, to deklaruje jednocześnie brak zainteresowania dalszym udziałem w postępowaniu. Podmiot, który zawnioskował o zwrot swojego wadium, traci prawo do wniesienia odwołania.

Czy złożenie odwołania do KIO wstrzymuje przetarg?

Odnośnie do kwestii wadium w trakcie postępowania odwoławczego, w obecnej ustawie Pzp nie ma regulacji, która mówi o:

Tym samym, zawsze wówczas gdy termin związania ofertą upłynie, zamawiający będzie zobowiązany zwrócić wykonawcy wadium. W takich okolicznościach, tj. w razie „bezwnioskowego” zwrotu wadium, wykonawca nie traci też prawa do wniesienia odwołania.

Treść, wzór odwołania do KIO – checklista wymogów formalnych odwołania

Artykuł 516 ust. 1 ustawy Pzp wskazuje, że treść odwołania powinna zawierać:

Aby odwołanie było skuteczne, trzeba do niego także dołączyć:

Ile kosztuje odwołanie do KIO?

Wysokość i sposób pobierania wpisu od odwołania określa rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz.U. poz. 2437), mając na względzie:

Wysokość opłat od odwołania w podziale na procedury i wartości zamówień

Rodzaj procedury i wartość zamówienia

Wysokość wpisu

Postępowanie na dostawy lub usługi o wartości mniejszej niż progi unijne

7.500 zł

Postępowanie na dostawy lub usługi o wartości równej progom unijnym lub wyższej

15.000 zł

Postępowanie na roboty budowlane o wartości mniejszej niż progi unijne

10.000 zł

Postępowanie na roboty budowlane o wartości równej progom unijnym lub wyższej od nich

20.000 zł

Postępowanie o udzielenie zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi o wartości od 130.000 zł, ale poniżej 750.000 euro

7.500 zł

Postępowanie o udzielenie zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi o wartości równej 750.000 euro lub wyższej

7.500 zł

Odwołanie na zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub zorganizowania konkursu na podstawie ustawy, mimo że zamawiający był do tego zobowiązany – w przypadku zamówienia na dostawy lub usługi bądź w konkursie

7.500 zł

Odwołanie na zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub zorganizowania konkursu na podstawie ustawy, mimo że zamawiający był do tego zobowiązany – w przypadku zamówienia na roboty budowlane

10.000 zł

Wpis od odwołania do KIO trzeba wpłacić najpóźniej do dnia upływu terminu złożenia odwołania (art. 517 ust. 2 ustawy Pzp). Dowód uiszczenia wpisu załącza się – co do zasady – do odwołania. Jednak można go także uzupełnić (samodzielnie i bez wezwania), najpóźniej do upływu terminu do wniesienia odwołania (art. 518 ust. 4 ustawy Pzp).

Kto może reprezentować wykonawcę?

Strony oraz uczestnicy postępowania odwoławczego mogą działać samodzielnie lub przez przedstawiciela, np. pełnomocnika. O tym, kto może być pełnomocnikiem w postępowaniu odwoławczym, mówi art. 510 ustawy Pzp. Będzie to:

Pełnomocnikiem osoby prawnej, przedsiębiorcy, w tym nieposiadającego osobowości prawnej, lub jednostki nieposiadającej osobowości prawnej może być również pracownik tej jednostki.

Ważne

Zastępstwo procesowe w postępowaniu odwoławczym nie jest zastrzeżone wyłącznie dla adwokatów czy radców prawnych. Pełnomocnikiem może być każda osoba, która realizuje powierzone jej zadania na podstawie umowy cywilnoprawnej, tj. umowy zlecenia.

Dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania odwołującego należy załączyć do odwołania. Pełnomocnik zamawiającego lub uczestnika postępowania przy pierwszej czynności przed prezesem Izby lub przed Izbą ma obowiązek dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub jego wierzytelny odpis. Adwokat i radca prawny mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie.

Do każdego pisma, które strony składają w formie pisemnej, trzeba dołączyć jego odpisy dla stron i uczestników postępowania. Zasada ta dotyczy również pełnomocnictw, jeśli tylko nie dostarczono ich bezpośrednio stronie lub uczestnikowi postępowania (art. 507 i 511 ust. 1 ustawy Pzp).

Ważne

Od 13 marca 2026 r. w toku postępowania odwoławczego pełnomocnictwo może zostać udzielone również ustnie na rozprawie albo posiedzeniu – poprzez oświadczenie strony lub uczestnika, włączone do protokołu.

W jakiej formie złożyć odwołanie i inne pisma w postępowaniu?

Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w:

– zgodnie z art. 508 ustawy Pzp.

Forma pisemna

Aby zachować pisemną formę czynności prawnej, wystarczy złożyć własnoręczny podpis na dokumencie, który obejmuje treść oświadczenia woli (art. 78 Kodeksu cywilnego).

Forma elektroniczna

Stosownie do art. 781 kc do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarczy złożyć oświadczenie woli w postaci elektronicznej i opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Postać elektroniczna

Postać elektroniczna to natomiast pojęcie, które określa „nośnik” dokumentu. W przeciwieństwie do postaci pisemnej nie będzie nim papier, lecz zapis cyfrowy, np. skan dokumentu.

Postać elektroniczna nie wskazuje na szczególne wymogi w zakresie podpisu dokumentu. Zatem, co do zasady, dokumentu takiego nie trzeba w żaden konkretny sposób podpisywać. Wyjątek stanowi tu odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego. Te wniesione w postaci elektronicznej wymagają podpisów zaufanych.

Podpis zaufany a podpis elektroniczny

Zgodnie z art. 3 pkt 14a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne podpis zaufany to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność zapewnia się za pomocą pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji.

Zawiera on:

Jednocześnie, ustawodawca wskazuje, że pisma w formie pisemnej wnosi się:

Pisma w postaci elektronicznej składa się z kolei, używając środków komunikacji elektronicznej (art. 508 ustawy Pzp).

Jak złożyć odwołanie do KIO?

W postępowaniu odwoławczym przed KIO nie wolno składać pism w postaci elektronicznej na pendrivie czy płycie CD.Właściwa ścieżka komunikacji elektronicznej to e-Doręczenia.

Uwaga

Zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań, wnoszenie do KIO odwołań i zgłaszanie przystąpień do postępowania odwoławczego w postaci elektronicznej odbywa się wyłącznie za pośrednictwem systemu e-Doręczeń.

Odwołanie wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych UZP: AE:PL-38390--18806-HVTGC-26 (należy wysłać pismo jako podpisany załącznik – kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany) wraz z wiadomością zawierającą dane identyfikujące sprawę. Gdy załącznik jest podpisany, nie trzeba podpisywać formularza wiadomości.

Odwołanie można złożyć w KIO także w formie pisemnej, poprzez operatora pocztowego, osobiście lub przez posłańca.

Pozostała korespondencja do KIO

W sprawach innych niż wniesienie odwołania lub zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego jest także dopuszczalna korespondencja e-mail na adres: [email protected].

Ważne

Od 13 marca 2026 r. do każdego pisma wnoszonego do Izby dołącza się dowód przekazania pisma albo jego kopii stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego albo oświadczenie o przekazaniu im pisma (lub kopii).

Powyższe rozwiązanie wzmacnia koncentrację materiału procesowego – sprawia, że stanowisko i materiał dowodowy są „w obiegu” od razu, dając pozostałym uczestnikom realną możliwość bieżącego wglądu i przygotowania się jeszcze przed rozprawą.

Wnoszenie pism w postępowaniu odwoławczym podczas rozprawy lub posiedzenia

Reguły składania pism różnią się w zależności od charakteru rozprawy/posiedzenia.

Wnoszenie pism podczas rozprawy stacjonarnej

Stosownie do § 4a rozporządzenia w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań strony oraz uczestnicy wnosząc pismo w postępowaniu odwoławczym podczas stacjonarnej rozprawy lub stacjonarnego posiedzenia, przekazują je wraz z odpisami dla stron i uczestników postępowania odwoławczego bezpośrednio przewodniczącemu składu orzekającego. Ta sama zasada dotyczy wnoszonych dowodów.

Wnoszenie pism podczas rozprawy zdalnej

Z kolei wnosząc pismo podczas zdalnej rozprawy lub zdalnego posiedzenia, należy przekazać je przy użyciu środka komunikacji elektronicznej wskazanego w zarządzeniu Prezesa Izby, o którym mowa w § 19 ust. 1 rozporządzenia. Chodzi w tym przypadku o zarządzenie, w którym prezes informuje strony o sposobie przeprowadzenia rozprawy oraz terminie i miejscu jej prowadzenia.

Pismo trzeba wówczas przekazać:

1) przewodniczącemu składu orzekającego na adres elektroniczny wskazany przez przewodniczącego składu orzekającego podczas zdalnej rozprawy lub zdalnego posiedzenia, a także

2) stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego na adres elektroniczny wskazany przez stronę oraz uczestnika postępowania odwoławczego podczas zdalnej rozprawy lub zdalnego posiedzenia.

WAŻNE

Wedle reżimu prawnego obowiązującego od 13 marca 2026 r., pisma składane „na sali” podczas rozprawy lub posiedzenia w trybie stacjonarnym – jeżeli są wnoszone pisemnie – składa się wraz z odpisami dla stron i uczestników. Natomiast pisma składane podczas rozprawy lub posiedzenia w trybie zdalnym wnosi się w postaci elektronicznej; jeżeli z uwagi na przeszkody techniczne lub inne okoliczności uzasadniające odstąpienie od komunikacji elektronicznej nie da się tego zrobić, o dopuszczalnym sposobie złożenia pisma rozstrzyga przewodniczący składu orzekającego.

Przekazanie odwołania zamawiającemu

Odwołujący przekazuje odwołanie zamawiającemu przed upływem terminu na odwołanie w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Odwołanie w formie lub postaci elektronicznej trzeba przekazać zamawiającemu w formie, w której zostało wniesione. To z kolei, które złożono pisemnie, przekazuje się zamawiającemu w formie kopii. Przyjmuje się, że zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia. Jeżeli przekazano mu jego kopię, zanim upłynął termin do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (art. 514 ust. 2 i 3 ustawy Pzp).

Rada

Wnosząc odwołanie, należy wykazać, że zamawiający otrzymał je w prawidłowy sposób. W tym celu trzeba załączyć do odwołania kopię dowodu na tę okoliczność. Będzie to np. wydruk wiadomości e-mail wysłanej na właściwy adres elektronicznej skrzynki pocztowej zamawiającego.

Jeśli Izba stwierdzi, że odwołanie zawiera braki formalne, wezwie do ich uzupełnienia lub poprawienia. Jeżeli odwołujący nie uzupełni lub nie poprawi odwołania w terminie 3 dni, zostanie mu ono zwrócone w formie postanowienia. Odpis tego samego postanowienia otrzyma zamawiający (art. 519 ustawy Pzp).

Jaki jest czas na złożenie odwołania do KIO?

Odwołanie wnosi się do prezesa KIO w terminie:

(art. 515 ustawy Pzp).

Zdarzeniem, które rozpoczyna bieg standardowych terminów, jest odpowiednio:

Uwaga

Terminy na złożenie odwołania wydłużają się o 5 dni – stosownie do 10 lub 15 dni – jeśli o kwestionowanej czynności poinformowano wykonawcę inaczej niż za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Odwołanie przysługuje również wtedy, gdy mimo takiego obowiązku zamawiający nie zawiadomił o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej. Termin na złożenie odwołania wynosi wówczas odpowiednio:

Dodatkowo gdy zlecono zamówienie w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo z wolnej ręki, wówczas gdy zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy, odwołanie można wnieść w terminie:

Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia lub gdy ogłoszenie nie uzasadnia wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo z wolnej ręki, termin na wniesienie odwołania wynosi stosownie:

Terminy na złożenie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej

Przedmiot odwołania

Termin złożenia odwołania

Czynność w procedurze krajowej

5 dni

Czynność w procedurze unijnej

10 dni

Brak zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub niezaproszenie do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej

Brak publikacji ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy, gdy zlecono zamówienie w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo z wolnej ręki

Brak publikacji ogłoszenia lub gdy ogłoszenie nie uzasadnia wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo z wolnej ręki

Poznaj zasady liczenia terminów, aby nie popełnić błędu

Termin na wniesienie odwołania to termin zawity. Oznacza to, że jest to termin nieprzekraczalny i nie da się go przywrócić. Jego bezskuteczny upływ powoduje zatem, że wykonawca traci prawo do złożenia odwołania. Jeśli zaś je złoży po tym terminie, Izba postanowi o jego odrzuceniu zgodnie z art. 528 pkt 3 ustawy Pzp. Dlatego właśnie bardzo ważne jest, aby właściwie policzyć termin na wniesienie odwołania.

Zgodnie z art. 509 ust. 1 ustawy Pzp, aby obliczyć terminy, stosujemy przepisy prawa cywilnego. I tak:

1. Zgodnie z art. 111 Kodeksu cywilnego termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia.

2. Jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, wówczas obliczając go, nie uwzględnia się dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło.

3. Dzień jest rozumiany jako doba i liczy się go od północy do północy, tj. obejmuje on 24 godziny i kończy się o godzinie 24.00.

Termin, którego początek należy utożsamić z wystąpieniem jakiegoś zdarzenia, należy liczyć dopiero od następnego dnia. Bardzo istotne jest zatem, aby prawidłowo ustalić, od jakiego zdarzenia liczyć termin.

Ważne

Zdarzeniem, które wszczyna bieg terminu standstill, jest przesłanie zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty. Termin na złożenie odwołania na wynik postępowania wszczyna swój bieg w dniu następnym po przekazaniu wykonawcy zawiadomienia w przedmiotowej kwestii.

Jeżeli koniec terminu na czynność przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy (zgodnie z art. 509 ust. 2 ustawy Pzp).

Przykład

Termin na wniesienie odwołania, który upływa w sobotę, wydłuża się do poniedziałku do godziny 24.00.

Czynności zamawiającego, który otrzymał odwołanie

W przypadku odwołania zamawiający ma 2 dni od dnia jego otrzymania na to, by przesłać innym wykonawcom, którzy uczestniczą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, odwołanie albo jego kopię.

Dodatkowo, jeżeli odwołanie dotyczy treści ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia, zamawiający zamieszcza również w tym terminie kopię odwołania na stronie internetowej, na której zamieścił ogłoszenie o zamówieniu lub udostępnił dokumenty zamówienia.

Przekazując kopię odwołania innym wykonawcom, zamawiający musi ich także wezwać, aby przystąpili do postępowania odwoławczego (art. 524 ustawy Pzp).

Uwaga! Obowiązkowa odpowiedź zamawiającego na odwołanie

W przypadku postępowań odwoławczych wszczętych od 13 marca 2026 r. na skutek postępowań wszczętych po tej dacie zamawiający jest zobowiązany odnieść się do zarzutów przedstawionych w odwołaniu, wnosząc odpowiedź na odwołanie w terminie wyznaczonym przez prezesa KIO.Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 5 dni od dnia przekazania zamawiającemu odwołania albo jego kopii.

W ramach odpowiedzi zamawiający może:

W odpowiedzi na odwołanie zamawiający ustosunkowuje się do treści odwołania (w szczególności do zarzutów), wskazuje twierdzenia, a także dołącza dowody na poparcie swoich twierdzeń lub w celu odparcia twierdzeń powołanych w odwołaniu.

Jeśli zamawiający uwzględni odwołanie w całości lub w części, uczestnik postępowania odwoławczego, który przystąpił do postępowania po stronie zamawiającego, może zgłosić sprzeciw.

UWAGA

Zmiana względem dotychczasowych zasad polega przede wszystkim na tym, że odpowiedź na odwołanie nie ma już charakteru fakultatywnego – jej wniesienie jest obowiązkowe i następuje w terminie zakreślonym przez prezesa Izby. Rozwiązanie to ma na celu wzmocnienie równowagi między stronami postępowania. Założeniem jest, że skoro wykonawcy działają w krótkich, ustawowych terminach na wniesienie odwołania, to zamawiający – dla zachowania równego traktowania – powinni równie sprawnie i terminowo odnosić się do podniesionych zarzutów.

Sprawdź, kiedy Izba umarza postępowanie

W przypadku uwzględnienia przez zamawiającego zarzutów odwołania w całości lub w części Izba może podjąć decyzję o umorzeniu postępowania w całości lub w części stosownie do uwzględnionych zarzutów. Takie działanie Izby będzie zasadne, gdy:

Jeśli KIO umorzy postępowanie z uwagi na to, że zamawiający uwzględnił zarzuty, wówczas wykonuje on, powtarza lub unieważnia czynności w postępowaniu. Robi to zgodnie z żądaniem, jakie zawarto w odwołaniu w zakresie uwzględnionych zarzutów.

Umorzenie postępowania odwoławczego następuje na podstawie art. 568 pkt 3 ustawy Pzp. Na czynności wykonane w związku z uwzględnieniem zarzutów nie przysługuje odwołanie.

Jak prawidłowo przystąpić do odwołania?

Wykonawca może zgłosić przystąpienie do postępowania odwoławczego w terminie 3 dni od dnia otrzymania odwołania (albo jego kopii). Zgłoszenie trzeba:

W przypadku gdy zgłoszenie przystąpienia zostało wniesione w formie pisemnej, stronom postępowania należy przesłać jego kopię.

Rada

Żeby zgłoszenie było „użyteczne” w praktyce, powinno jasno pokazać, po czyjej stronie wykonawca staje i dlaczego (interes w rozstrzygnięciu na korzyść tej strony). Po skutecznym przystąpieniu wykonawca staje się uczestnikiem postępowania po tej stronie i – co do zasady – nie może podejmować czynności sprzecznych z działaniami strony, do której przystąpił. Wyjątkiem jest sprzeciw uczestnika po stronie zamawiającego wobec uwzględnienia zarzutów odwołania.

Począwszy od 13 marca 2026 r., zgłoszenie przystąpienia przestało być „krótkim oświadczeniem o interesie w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść danej strony”, a stało się pismem merytorycznym. Wykonawca od razu w piśmie przystąpienia musi wskazać twierdzenia i dołączyć dowody (na poparcie swoich twierdzeń albo w celu odparcia twierdzeń z odwołania lub odpowiedzi na odwołanie). Ponadto wykonawca obowiązkowo dołącza dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy.

Opozycja przeciw przystąpieniu

Nie później niż do czasu otwarcia rozprawy zamawiający albo odwołujący mogą zgłosić opozycję przeciw przystąpieniu innego wykonawcy, uprawdopodabniając brak interesu po jego stronie. KIO rozstrzyga opozycję (także na posiedzeniu niejawnym), a na postanowienie w tym zakresie nie przysługuje skarga do sądu.

Wykonawca powinien realnie ocenić, czy brak przystąpienia nie zamknie mu drogi do kwestionowania późniejszych działań zamawiającego podjętych w następstwie odwołania (art. 527 ustawy Pzp).

Obowiązki dowodowe zamawiającego i wykonawcy – co zmieniło się od 13 marca 2026 r.?

Od 13 marca 2026 r. obowiązuje zasada koncentracji materiału dowodowego przed rozprawą (prekluzja dowodowa). W praktyce oznacza to, że dowody należy przedstawić najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozprawy (lub posiedzenia), zasadniczo wraz z pierwszymi pismami w sprawie:

Jeżeli dowód zostanie złożony później, strona lub uczestnik ryzykuje, że Izba uzna go za spóźnionyi pominie przy rozstrzyganiu sporu.

UWAGA

Jeżeli „dzień poprzedzający” dzień rozprawy wypada w sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, projektowane doprecyzowanie ma prowadzić do tego, że termin na przedstawienie dowodów upłynie w dniu rozprawy, ale przed jej otwarciem. Z punktu widzenia bezpieczeństwa procesowego lepiej jednak nie opierać strategii na takim wariancie i zamknąć komplet dowodów wcześniej.

To istotna zmiana w porównaniu do dotychczasowej praktyki, wedle której dowody można było przedstawiać w zasadzie aż do zamknięcia rozprawy. Jej celem jest ograniczenie „dosyłania” dowodów na rozprawie, które utrudnia drugiej stronie realne odniesienie się do nich w krótkich terminach postępowania odwoławczego.

Ustawodawca przesuwa więc ciężar przygotowania dowodów na etap pism przed rozprawą, aby usprawnić i przyspieszyć postępowanie oraz wzmocnić równość stron poprzez wcześniejsze ujawnienie materiału dowodowego.

Rodzaje dowodów w postępowaniu przed KIO

W postępowaniu odwoławczym dowodami są w szczególności dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz przesłuchanie stron. Przedmiotem dowodu są natomiast fakty istotne co do rozstrzygnięcia sprawy (art. 538 ust. 1 ustawy Pzp).

Wskazówki, jak właściwie przygotować dowody

Ustawa Pzp wymaga, aby strona i uczestnik wskazywali dowody na poparcie faktów, z których wywodzą skutki prawne, a we wniosku dowodowym:

Przykład

W praktyce najlepiej działa prosta konstrukcja: twierdzenie ® konkretny dokument/fragment akt ® fakt do wykazania. Same ogólne odwołania typu „w aktach sprawy” nie będą wystarczające.

Kiedy mimo prekluzji dowód będzie jeszcze dopuszczalny?

Nadal będzie możliwe przedstawienie dowodu do zamknięcia rozprawy, ale tylko w sytuacjach wyjątkowych: gdy wcześniejsze pozyskanie dowodu nie było możliwe albo gdy konieczność jego powołania wynikła dopiero w toku postępowania (art. 535 ust. 2 ustawy Pzp). Spóźnienie trzeba będzie zatem realnie uzasadnić.

Izba może odmówić przeprowadzenia dowodu, jeżeli:

Dlatego kluczowe jest praktyczne założenie: najważniejsze dowody powinny być gotowe przed rozprawą, a nie na rozprawę.

Czy trzeba wszystko załączać do pism?

Od 13 marca 2026 r. strony i uczestnicy nie mają obowiązku dołączania dokumentów, jeżeli dokumenty te znajdują się w aktach sprawy odwoławczej, w tym w dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia (art. 535 ust. 3 ustawy Pzp). To ułatwienie nie zwalnia jednak z obowiązku precyzyjnego wskazania, na jakim dokumencie i jakim fragmencie opiera się teza.

Niezależnie od inicjatywy dowodowej stron Izba zachowuje kompetencję do:

Zdalne rozprawy przed KIO – co trzeba wiedzieć?

Od 13 marca 2026 r. jawna rozprawa (oraz posiedzenie jawne) może odbywać się w formule zdalnej, jeżeli pozwala na to charakter czynności i nie występują okoliczności utrudniające. Jednocześnie musi być możliwe zagwarantowanie ochrony praw procesowych stron i uczestników oraz prawidłowy tok postępowania (dodawany art. 508a ustawy Pzp).

Kiedy w praktyce można spodziewać się zarządzenia rozprawy stacjonarnej zamiast zdalnej?

Zdalność rozpraw i posiedzeń ma stać się rozwiązaniem domyślnymi standardowym tam, gdzie nie ma przeszkód organizacyjnych lub prawnych, w szczególności gdy:

Przebieg zdalnej rozprawy w praktyce

W formule zdalnej nie ulegają modyfikacji zasady ani skutki procesowe rozprawy – zmienia się wyłącznie sposób uczestnictwa stron, uczestników i pełnomocników w czynnościach.

Skład orzekający i protokolant prowadzą czynności na sali rozpraw, natomiast strony, uczestnicy i pełnomocnicy mogą brać udział na odległość, przy zapewnieniu dwukierunkowej transmisji obrazu i dźwięku (art. 508a ust. 2 ustawy Pzp).

Z punktu widzenia przygotowania do rozprawy oznacza to konieczność zapewnienia:

Co istotne, zdalność rozprawy nie oznacza obowiązku udziału zdalnego – strona lub uczestnik ma wybór, czy stawić się na sali rozpraw, czy uczestniczyć na odległość, a w praktyce będzie możliwy model „mieszany”, w którym część osób jest na sali, a część łączy się zdalnie.

Sprawdź, kiedy KIO może odmówić osobie zdalnego udziału w rozprawie

Zdalny udział nie ma charakteru bezwarunkowego. Jeżeli:

Izba może postanowieniem odmówić tej osobie udziału zdalnego.

Skutkiem jest traktowanie jej jak osoby, która nie stawiła się na rozprawie lub posiedzeniu, a na takie postanowienie nie przysługuje skarga do sądu (art. 549 ust. 5 ustawy Pzp). W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia warunków odpowiednich do sytuacji, respektujących powagę Izby i nieutrudniających dokonywania czynności procesowych.

Reguły składania pism podczas sprawy

Pisma składane podczas zdalnej rozprawy lub zdalnego posiedzenia wnosi się w postaci elektronicznej. Jeżeli z przyczyn technicznych nie jest to możliwe, przewodniczący składu orzekającego rozstrzyga o sposobie złożenia pisma.

Rada

Z perspektywy praktycznej warto założyć, że udział zdalny wymaga gotowości do sprawnego „obrotu” dokumentami w trakcie czynności (szybkie wniesienie), w tym przygotowania plików i możliwości ich niezwłocznego przekazania.

Organizacja udziału zdalnego w rozprawie

Dla organizacji udziału kluczowe jest to, że informacja o możliwości zdalnego udziału będzie przekazywana stronom i uczestnikom wraz z zawiadomieniem o terminie rozprawy/posiedzenia.

Prezes Izby będzie bowiem każdorazowo:

W praktyce decyzję „zdalnie czy na sali” warto podejmować od razu po zawiadomieniu, aby nie zostawiać kwestii organizacyjnych na ostatnią chwilę.

UWAGA

Standardy techniczne oprogramowania i wymagania sprzętowe niezbędne do udziału zdalnego są podane w obwieszczeniu na stronie podmiotowej BIP przez prezesa UZP (art. 508a ust. 3 ustawy Pzp).

Szczegóły organizacyjne (w tym m.in. sposób potwierdzania zdalnego udziału) doprecyzowuje znowelizowane rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą (Dz.U. poz. 2453 ze zm.).

Możliwość udziału w rozprawach i posiedzeniach za pośrednictwem środków informatycznych pozwalających na komunikowanie się na odległość dotyczy:

Aby zapewnić sprawny przebieg zdalnej rozprawy i zdalnego posiedzenia, dopuszczona została również możliwość udzielenia pełnomocnictwa w drodze ustnego i włączonego do protokołu oświadczenia strony.

Termin rozpoznania i uzasadnienie wyroku

W praktyce należy pamiętać, że Izba rozpoznaje odwołanie w terminie 15 dni od dnia jego doręczenia Prezesowi Izby (art. 544 ust. 1 ustawy Pzp). Jest to jednak termin instrukcyjny – porządkuje dynamikę postępowania, a jego przekroczenie nie rodzi negatywnych skutków procesowych. Od 13 marca 2026 r., jeżeli odwołujący był wzywany w trybie art. 518 ust. 1 ustawy Pzp do poprawienia/uzupełnienia odwołania albo do złożenia dowodu uiszczenia wpisu lub dokumentu umocowania, bieg 15 dni liczy się od dnia usunięcia braku lub złożenia wymaganego dowodu.

Równolegle Izba sporządza z urzędu uzasadnienie orzeczenia w terminie 7 dni od ogłoszenia (art. 559 ust. 1 ustawy Pzp). Od 13 marca 2026 r. doprecyzowano zasady doręczeń: odpis orzeczenia wraz z uzasadnieniem doręcza się stronom i uczestnikom (lub ich pełnomocnikom) niezwłocznie po sporządzeniu uzasadnienia (art. 560 ustawy Pzp), co porządkuje praktykę przez jednoznaczne „powiązanie” doręczenia z momentem sporządzenia uzasadnienia, a nie z samym ogłoszeniem orzeczenia.

Podstawa prawna

Checklista zmian w postępowaniu odwoławczym przed KIO – co nowego od 13 marca 2026 r.?

Poniżej przedstawiamy zestawienie najważniejszych zmian w postępowaniu odwoławczym przed KIO, które wchodzą w życie 13 marca 2026 r. na mocy tzw. ustawy deregulacyjnej (Dz.U. poz. 769). W tabeli na końcu tekstu znajdziesz krótkie rekomendacje wdrożeniowe nowych przepisów – sprawdź, o czym już dziś warto pamiętać.

1. Forma zdalna – decyzja i zasady uczestnictwa

2. Kiedy rozprawy/posiedzenia nie mogą być zdalne?

Ustawa wprowadza katalog przesłanek wyłączających formę zdalną (art. 508a Pzp), m.in. gdy:

3. Koncentracja materiału dowodowego

albo najpóźniej w dniu poprzedzającym rozprawę/posiedzenie.

4. Odpowiedź na odwołanie – minimalny termin i „pakiet dowodowy” zamawiającego

5. Pełnomocnictwo „do protokołu”

Nowelizacja dopuszcza udzielenie pełnomocnictwa ustnie, poprzez oświadczenie do protokołu (art. 511 ust. 1a Pzp).

6. Kto będzie fizycznie na sali?

Przy rozprawie zdalnej w siedzibie KIO obecni mają być fizycznie zasadniczo skład orzekający i protokolant, a strony/uczestnicy mogą łączyć się online.

7. Wymogi techniczne – komunikat Prezesa UZP

Standardy techniczne i wymagania sprzętowe udziału zdalnego w rozprawach wynikają z obwieszczenia prezesa UZP z 13 marca 2026 r. w sprawie standardów technicznych oprogramowania i wymagań sprzętowych niezbędnych do uczestniczenia w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu.

8. Odmowa udziału zdalnego – konsekwencje procesowe

Jak wykorzystać checklistę w praktyce? Rekomendacje wdrożeniowe

Obszar

Co wdrożyć w jednostce w związku ze zdalnymi rozprawami?

Odwołania i odpowiedzi

szablony pism z sekcją „twierdzenia + dowody” oraz procedurę kompletowania materiału dowodowego w krótkich terminach

Terminy/dowody

wewnętrzny „deadline” na dowody: najpóźniej dzień przed rozprawą/posiedzeniem (nie planować uzupełnień „na sali”)

Udział zdalny

checklistę techniczną i „plan B” (udział stacjonarny) na wypadek odmowy udziału zdalnego, ewentualnie osoba, która zastąpi pełnomocnika

Pełnomocnictwa

procedurę udzielania pełnomocnictwa do protokołu i zakres umocowania na rozprawę