Vademecum dokumentacji kadrowej 2026. Od zatrudnienia do zwolnienia. Cześć 1 ebook

Redakcja

Vademecum dokumentacji kadrowej 2026 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika

Copyright © Warszawa 2026 by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Autorzy:Praca zbiorowa

Konsultacja merytoryczna:Katarzyna Wrońska-Zblewska

Redakcja:Anna Makarczuk

Korekta:Zespół

Koordynator produkcji:Mariusz Jezierski

Koordynator projektów wydawniczych:Anna Jagodzińska

Content & Publishing Leader:Marta Grabowska-Peda

Opracowanie graficzne:Piotr Fedorczyk

Projekt graficzny okładki:Agnieszka Makowska

Zdjęcie na okładce:Adobe Stock

Skład i łamanie:„Triograf” Dariusz Kołacz

WydanieI

Stan prawny:luty 2026

ISBN:978-83-8409-478-5

Kod produktu:UOB431

Wydawca:

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

www.wip.pl

Druk i oprawa:KRM Druk sp. z o.o.

Publikacja uwzględnia stan prawny obowiązujący na dzień 6 lutego 2026 r.

Niniejsza publikacja oraz wszystkie zawarte w niej teksty, grafiki i materiały są chronione prawem autorskim. Żadna część tej książki nie może być reprodukowana, przechowywana w systemach wyszukiwania lub transmitowana w jakiejkolwiek formie i jakimikolwiek środkami – elektronicznymi, mechanicznymi, kopiowania, nagrywania lub innymi – bez uprzedniej pisemnej zgody Redakcji.

Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło.

Treści zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności oraz z wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Niemniej jednak zawiera ona ogólne wskazówki i nie powinna być traktowana jako indywidualna porada prawna, finansowa, medyczna ani żadna inna forma profesjonalnej konsultacji.

Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte na podstawie informacji zawartych w tej publikacji. W przypadku potrzeby uzyskania specjalistycznej porady zaleca się konsultację z odpowiednim ekspertem lub specjalistą w danej dziedzinie.

Wstęp

Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców wiele obowiązków związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Aby pomóc zatrudniającym w prawidłowym wywiązaniu się z tych powinności, przygotowaliśmy „Vademecum dokumentacji kadrowej 2026 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika”. Jest to kompendium zawierające wzory dokumentów najczęściej wykorzystywanych przez pracodawców. Prezentowane wzory dokumentów zostały wybrane i przygotowane pod kątem potrzeb osób zajmujących się w firmie prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.

Dzięki publikacji można prawidłowo sporządzić najważniejsze dokumenty kadrowe od zatrudnienia do zwolnienia pracownika. Tylko bowiem właściwie, precyzyjnie sformułowane pismo czy umowa pozwoli pracodawcy osiągnąć zamierzony cel. Niekiedy wystarczy, że przez pomyłkę zmienione zostanie jedno słowo umowy czy innego pisma, nie będzie uwzględniony jakiś przypadek, nie zostanie zamieszczona odpowiednia klauzula i treść dokumentu okazuje się przeciwna do tego, co było intencją pracodawcy. Dodatkowo nieprecyzyjne sformułowania w dokumentach pracowniczych są jednymi z najczęstszych powodów sporów z pracownikami, które mogą znaleźć swój finał przed sądem pracy. Doradzamy, jak uniknąć takich problemów.

Co godne podkreślenia, publikujemy nie tylko wzory pism, ale radzimy, jak krok po kroku je wypełnić. Każdy wzór opatrzony jest bowiem przejrzystym komentarzem zawierającym informacje dotyczące danej umowy, pisma, procedury czy innego dokumentu. Dzięki temu Czytelnicy z łatwością dostosują wzór do konkretnej sytuacji i własnych potrzeb. Komentarz opisuje nie tylko sposób wypełnienia dokumentu. Zawiera także opis stanu prawnego, najważniejsze orzecznictwo sądów pracy oraz stanowiska urzędowe dotyczące stosowania konkretnego dokumentu. Przygotowaliśmy więc praktyczne porady i wskazówki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.

Przy czym nie tylko sporządzenie konkretnego dokumentu może sprawić pracodawcy kłopoty. Równie ważną i problematyczną kwestią jest przechowywanie pism związanych z zatrudnianiem pracowników – zwłaszcza po zmianach 2019 r., gdy obowiązuje nowy podział akt osobowych, a kilka dokumentów zmieniło swoje położenie. Nie może zabraknąć świadectwa pracy zmienionego w 2023 roku.

Aby ułatwić pracodawcy wywiązanie się z tego obowiązku, w przypadku każdego dokumentu wskazujemy, czy powinien być on przechowywany w teczce personalnej pracownika, a jeśli tak – do której z pięciu części (A, B, C, D czy E) należy go włożyć. Publikujemy też praktyczne zestawienie dokumentów przechowywanych w aktach osobowych pracownika.

Pokazujemy, na co zwracać uwagę, by nie popełnić błędu przy sporządzaniu danego dokumentu i nie narazić się na zarzuty inspektorów PIP w trakcie kontroli. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników jest bowiem jednym z najczęściej kontrolowanych przez PIP obowiązków.

Proponujemy też wzory regulaminów i procedur, których wprowadzenie wprawdzie nie jest bezwzględnie wymagane przez przepisy, ich wdrożenie może jednak przynieść wymierne korzyści i zabezpieczyć pracodawcę na wypadek sporu z pracownikiem przed sądem pracy.

Wzory dokumentów do pobrania na: vademecum.wip.pl/czesc-1

Życzymy przydatnej lektury

Rozdział I Zatrudnianie pracowników

W tym rozdziale publikujemy wzory dokumentów niezbędnych na etapie zatrudniania pracownika. Najważniejszą rolę pełni tu umowa o pracę. Muszą się w niej bowiem znaleźć określone zapisy. Ich brak albo błędne sformułowanie może zaś powodować negatywne skutki dla pracodawcy.

Przedstawiamy w tym rozdziale cztery najczęściej używane rodzaje umów o pracę:

■ na okres próbny,

■ na czas określony (w tym na czas zastępstwa nieobecnego pracownika),

■ na czas nieokreślony.

Czytelnicy znajdą też w tym rozdziale wzór aneksu do umowy o pracę, a także szablony następujących dokumentów:

■ kwestionariusza osobowego dla kandydata do pracy,

■ kwestionariusza osobowego dla pracownika,

■ informacji o warunkach zatrudnienia – w wersji podstawowej oraz rozszerzonej dla pracodawców, u których nie obowiązuje regulamin pracy, uwzględniającej zmiany z kwietnia 2023 roku,

■ pisemnego zakresu obowiązków.

DOKUMENT

KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA KANDYDATA, KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA PRACOWNIKA

Wzór

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

1. Imię (imiona) i nazwisko: Maria Adamczyk

2. Data urodzenia: 5 maja 1971 r.

3. Dane kontaktowe: Tel 555-55-55-55

4. Wyksztacenie (gdy jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonm stanowisku)

– 1996 r. – Wyższa Szkoła Zarządzania i Administracji w Warszawie, magister

5. Kwalifikacje zawodowe (gdy są one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku)

– 2000 r. – Podyplomowe Studium Sekretarskie w Radomiu

– 2001 r. – kurs specjalistyczny j. angielskiego w Londynie

6. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia (gdy jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku)

– wrzesień 1996 r. – grudzień 1998 r. – firma „Rotex” w Warszawie, sekretariat,

– styczeń 1999 r. – marzec 2006 r. – firma „Instal – med.” w Radomiu, sekretariat prezesa,

– kwiecień 2006 r. – luty 2026 r. – Kancelaria Adwokacka w Warszawie, kierownik sekretariatu.

7. Dodatkowe dane osobowe, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych nie dotyczy

Gdynia, 12 lutego 2026 r.

Maria Adamczyk

Wzór

Kwestionariusz osobowy dla pracownika

1. Imię (imiona) i nazwisko: Maria Adamczyk

2. Adres zamieszkania: ul. Słowikowa 8 m. 5, 02-451 Warszawa

3. Numer PESEL (a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość) 71050504597

4. Imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, a także dane osobowe innych członków najbliższej rodziny, w przypadku zamiaru korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy: Agnieszka Adamczyk, urodzona 18 czerwca 2016 r.

5. Inne dane osobowe pracownika niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy nie dotyczy

6. Wykształcenie (jeżeli nie istniała podstawa do jego żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie nie dotyczy

7. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia (jeżeli nie istniała podstawa do jego żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie) nie dotyczy

8. Dodatkowe dane osobowe, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych nie dotyczy

9. Numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych 74 8567 2000 0000 4321 9865 7453

10. Osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku, jeżeli pracownik wyrazi zgodę na podanie danych osobowych takiej osoby Jerzy Adamczyk, ul. Słowikowa 8 m. 5, 02-451 Warszawa, tel. 555 555 555

Gdynia, 12 lutego 2026 r.

Maria Adamczyk

Wypełnienia kwestionariuszy osobowych, których wzory pomocnicze zawiera Biuletyn Informacji Publicznej (nie zawiera ich już nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej; dalej rozporządzenie w sprawie akt osobowych), pracodawca może żądać od osób ubiegających się o zatrudnienie w danej firmie oraz od pracowników tej firmy.

Natomiast pozyskiwanie i dalsze przetwarzanie danych osobowych od osób niebędących pracownikami, np. od:

■ zleceniobiorców czy

■ wykonawców dzieła,

podlega przede wszystkim przepisom ustawy Kodeks cywilny – odpowiednio, stosownie do konkretnej umowy, a także przepisom ustawy o ochronie danych osobowych. Przy zawieraniu umowy cywilnoprawnej konieczne jest określenie stron takiej umowy i danych niezbędnych do realizacji tej umowy.

Przetwarzanie danych zleceniobiorcy czy wykonawcy dzieła odbywa się przede wszystkim w celu realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.

Całą treść przeczytasz w pełnej wersji publikacji