Ksef i Vat w instytucjach kultury ebook

Wstęp

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek wystawiania i odbierania faktur w formie ustrukturyzowanej w Krajowym Systemie e-Faktur w platformie służącej w szczególności do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

KSeF to platforma posiadająca wiele funkcjonalności, w tym funkcjonalności związane z uwierzytelnieniem oraz uprawnieniami do korzystania z KSeF. Zalicza się do nich w szczególności:

KSeF zawiera także funkcjonalności związane z obsługą e-Faktur. Zalicza się do nich w szczególności:

Z dniem 1 stycznia 2026 r. podniesiono próg zwolnienia podmiotowego z VATz 200.000 zł na 240.000 zł. Nowy limit dotyczy zarówno polskich podatników, jak i z innych krajów UE, którzy w Polsce korzystają ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME. Ze zwolnienia podmiotowego z VAT będą mogli korzystać także podatnicy, u których wartość sprzedaży w 2025 r. przekroczy stary limit (200.000 zł), ale nie przekroczy nowego (240.000 zł).

Kolejne zmiany w prawie:

1. Nowe JPK_VAT – Nowe struktury logiczne JPK_VAT z deklaracją mają na celu dostosowanie JPK_VAT z deklaracją do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w związku z czym wchodzą w życie równolegle – tj. od 1 lutego 2026 r. Dodatkowo struktura zawiera zmiany związane z ujmowaniem w strukturze JPK_VAT systemu kaucyjnego.

2. Kontrolowany podatnik będzie mógł złożyć korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej. Korekta będzie mogła częściowo uwzględniać nieprawidłowości stwierdzone przez urząd celno-skarbowy w trakcie kontroli. Kontrolowany przedsiębiorca będzie mógł złożyć tzw. deklarację „pierwotną”, czyli deklaracji, która nie została wcześniej złożona po wszczęciu lub zakończeniu kontroli celno-skarbowej. Termin na złożenie deklaracji „pierwotnej” – w ciągu 14 dni od wszczęcia lub zakończenia kontroli.Nie będą naliczane dalsze odsetki za zwłokę w przypadku zapłaty zaległości podatkowej wynikającej ze złożonej deklaracji lub korekty deklaracji.

Rozdział 1. KSEF w instytucjach kultury

Rozdział 1.

KSEF w instytucjach kultury

Jak przygotować się na obowiązkowe e-fakturowanie: problemy praktyczne

Instytucje kultury powinny przygotować się na praktyczne wyzwania związane z obowiązkowym stosowaniem KSeF. Dla jednostek, takich jak teatry, muzea czy domy kultury, niektóre regulacje – jak np. sposób wystawiania faktur z załącznikami, korekty in minus, czy obsługa faktur dla osób fizycznych – mogą okazać się szczególnie problematyczne. Sprawdź, jak zmieni się podejście do faktur korygujących, kiedy konieczne będzie posługiwanie się kodem QR i kiedy instytucja może skorzystać z wyjątku od obowiązku korzystania z KSeF.

W związku z funkcjonowaniem KSeF utrzymana ma być reguła, iż obniżenia podstawy opodatkowania podatnik ma dokonywać za okres rozliczeniowy, w którym wystawił ustrukturyzowaną fakturę korygującą.

Podatnicy wystawiający ustrukturyzowane faktury korygujące nie będą więc zobowiązani do tego, by posiadać dokumentację potwierdzającą uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą obniżenie podstawy opodatkowania (np. odrębne potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę).

Potwierdzenie dostarczenia korekty do nabywcy zapewniać ma natomiast system KSeF. Zasada ta byłaby stosowana dla wszystkich faktur wystawionych w KSeF, bez względu na status odbiorcy faktury korygującej. Wyjątki szczegółowo ujmie zaś planowany art. 29a ust. 13a ustawy o VAT, z którego wynika, iż, co do zasady, jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, to stosownej korekty dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.

Natomiast tam, gdzie nastąpiło udostępnienie faktury poza KSeF, wystawca będzie dokonywać korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego w okresie, w którym faktura została przesłana do KSeF.

Ważne

W dobie KSeF nastąpi modyfikacja sposobu rozliczania korekt in minus. Nastąpi więc pewien odwrót od reguł opartych na uzgodnieniu i spełnieniu warunków korekty. Kluczowy będzie zatem sam fakt wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej.

Kiedy nabywca musi skorygować podatek naliczony na podstawie faktury korygującej w KSeF

Zasadniczo, w świetle nowej regulacji z art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, nabywca byłby zobowiązany do pomniejszenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą.

Co do zasady nabywca będzie zatem obowiązany do skorygowania podatku naliczonego in minusw rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Moment wystawienia faktury w KSeF jest tożsamy z datą otrzymania takiej faktury przez nabywcę.

Tu warto przypomnieć, iż faktura ustrukturyzowana uznawana jest za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Z kolei w każdym przypadku, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą poza KSeF (zasada określona w art. 29a ust. 13a ustawy o VAT), trzeba również odpowiednio określić moment, w którym nabywca (podatnik zobowiązany do korekty podatku naliczonego) wszedł w posiadanie faktury korygującej.

Ważne

Jeżeli nabywca jest podatnikiem VAT, to faktura jest mu przesyłana wyłącznie w KSeF. Zatem datą otrzymania tej faktury dla ww. nabywców będzie dzień przydzielenia w KSeF numeru identyfikującego tę fakturę.

Zachowany byłby też dotychczasowy mechanizm, iż jeśli podatnik nie odliczył jeszcze VAT naliczonego z faktury, której dotyczy faktura korygująca, zaś prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

Kogo dotyczy obowiązek korekty podatku naliczonego z faktury korygującej

Obowiązek taki dotyczy nabywcy, niezależnie od tego, czy nabywca jest podatnikiem VAT czynnym, osobą prawną niebędącą podatnikiem, czy też podatnikiem zwolnionym podmiotowo lub wykonuje wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo.

Nabywca zwolniony na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy o VAT (chodzi o zwolnienie podmiotowe dotyczące podatnika z siedzibą w innym państwie członkowskim UE) podaje, na potrzeby wystawianej mu faktury, indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX („numer identyfikacyjny EX”) na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium kraju.

Czy e-faktury będą mogły być wystawiane także dla konsumentów

Planowane jest jednak dopuszczenie fakultatywnej możliwość wystawiania e-faktur dla nabywców będących osobami fizycznymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej.

Przy czym to podatnik (sprzedawca, wystawca faktury dla „niepodatnika”, czyli konsumenta) ma decydować, czy wystawi e-fakturę, czy jednak zdecyduje się na wystawienie faktury „tradycyjnej”. Innymi słowy, do wystawienia e-faktury dla konsumenta nie będzie wymagana zgoda nabywcy. Jednak:

1) samo wystawienie faktury na rzecz konsumenta wymagać ma wcześniejszego zgłoszenia żądania wystawienia tego dokumentu przez nabywcę;

2) podatnik będzie zaś zobowiązany na żądanie konsumenta wydać mu e-fakturę poza KSeF, jak i zapewnić mu odpowiedni dostęp do wystawionej faktury w KSeF.

Czyli że podmiot bez NIP, w tym zwłaszcza konsument, będzie mógł zażądać od wystawcy wydania e-faktury w taki sposób, który byłby dla niego wygodny i prosty, bez konieczności logowania się do KSeF.

Rozwijając ten problem, warto wskazać, że wprowadzony ma być tzw. dostęp anonimowy do faktury ustrukturyzowanej dla nabywcy bez NIP i dla konsumenta (jeśli nabywca ten chciałby mieć taki dostęp).

Nabywcy, który nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej na potrzeby wystawienia faktury i jest podmiotem innym niż zarejestrowany na potrzeby podatku VAT, w tym konsumentowi, wystawca zapewnia dostęp do tej e-faktury, poprzez podanie kodu weryfikującego tę fakturę w systemie oraz danych umożliwiających jej zidentyfikowanie albo oznaczenie kodem weryfikującym umożliwiającym dostęp do tej e-faktury w KSeF (kodem QR), w razie gdy jest ona użyta poza systemem.

Choć przypomnienia wymaga, że nie ulega zmianie podstawowa zasada dokumentowania sprzedaży, gdzie kupującym jest osoba prywatna. Stąd zasadniczym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nadal pozostanie paragon fiskalny.

Kiedy i na jakich zasadach można wystawiać faktury z załącznikiem w KSeF

Możliwość wystawiania tego typu faktur odnosi się do dokumentowania czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto).

Czyli przykładowo chodzi tu o media (energia, woda itp.), ale w praktyce przecież jest wiele podmiotów, które przecież tego typu należności refakturują.

Ważne

Podatnik przed wystawieniem i przesłaniem do KSeF faktury z załącznikiem jest obowiązany złożyć zgłoszenie do Szefa KAS o zamiarze wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem. W ramach zgłoszenia konieczne będzie oświadczenie podatnika, że jest on świadomy konsekwencji wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem niezgodnie z zasadami określonymi przez ministra finansów. Dodatkowo podatnik jest zobowiązany do zgłoszenia do Szefa KAS zamiaru zaprzestania wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem.

Załącznik jest w takiej sytuacji integralną częścią zarówno faktury ustrukturyzowanej, faktury wystawionej w czasie awarii lub niedostępności KSeF, jak i tej wystawionej w nowym trybie offline24 oraz zawiera wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, lub dane ściśle powiązane z tymi danymi. Jedna faktura może zawierać tylko jeden załącznik. Przy czym istotne jest, by w załącznikach nie zamieszczać treści reklamowych czy informacji marketingowych. Mają to być natomiast tylko dane wynikające z charakteru prowadzonej działalności i powiązane z obowiązkowymi elementami faktury. Naruszenie tych zasad może nawet skutkować odebraniem podatnikowi możliwości wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem.

Jak uzyskać certyfikat KSeF potrzebny do wystawiania faktur w trybie offline24

Szczegółowo kwestia ta będzie uregulowana w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT. Ogólnie zaś można wskazać, iż na potrzeby wystawienia faktury w trybie offline24 i udostępnienia jej w sposób inny niż przy użyciu KSeF – podatnik będzie obowiązany do pobrania certyfikatu KSeF. Certyfikat ten jest niezbędny dla potwierdzenia tożsamości wystawcy tej faktury. Certyfikat będzie możliwy do pobrania po uwierzytelnieniu się w KSeF, zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami.

Zasady poboru certyfikatu KSeF oraz opis wymagań technicznych dla poboru certyfikatu KSeF będą zawarte w specyfikacji oprogramowania interfejsowego. Certyfikat jest niezbędny do wytworzenia kodu QR zapewniającego autentyczność pochodzenia i integralność treści tej faktury. Aby bowiem oznaczyć fakturę wystawianą w trybie offline24 kodem, należy pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat KSeF, który umożliwia uwierzytelnienie się tego wystawcy przy wystawianiu tej faktury.

Kto do końca 2026 r. będzie mógł wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne zamiast w KSeF

Dopuszcza się możliwość, w okresie przejściowym, trwającym do końca 2026 r., wystawiania (nadal) przez podatników faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych w sytuacji, jeżeli łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu fakturami jest mniejsza lub równa 10.000 zł.

Przepis nie będzie miał więc zastosowania, jeżeli łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegająca udokumentowaniu takimi fakturami jest większa niż 10.000 zł.

Podatnik obowiązany będzie wystawiać e-faktury, począwszy od faktury, którą przekroczono tę wartość. Stąd jeżeli w danym miesiącu faktury nie spełnią wskazanego wyżej warunku, podatnik nie może ponownie skorzystać z możliwości wystawiania faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych.

W konsekwencji do 31 grudnia 2026 r. podatnicy, u których wdrożenie KSeF mogłoby być problematyczne, zaś skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, mogą wystawiać faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne, zamiast e-faktur.

KSeF w instytucji kultury – podsumowanie

1. Korekta faktur in minus

w KSeF kluczowy będzie moment wystawienia i otrzymania ustrukturyzowanej faktury korygującej, bez konieczności uzgadniania korekty z nabywcą; wyjątki dotyczą faktur poza KSeF.

2. Korekta VAT przez nabywcę

obowiązek pomniejszenia podatku naliczonego powstaje w okresie otrzymania faktury korygującej w KSeF, a dla podatników z NIP datą tą jest dzień nadania numeru w systemie.

3. Faktury dla konsumentów

e-faktury będzie można wystawiać także osobom fizycznym, bez ich zgody, ale na ich żądanie trzeba zapewnić dostęp poza KSeF lub w formie kodu QR.

4. Faktury z załącznikiem i tryb offline24

możliwość wystawiania faktur z załącznikiem dotyczy m.in. mediów i wymaga zgłoszenia do Szefa KAS; w trybie offline24 konieczne jest posiadanie certyfikatu KSeF.

5. Okres przejściowy do końca 2026 r.

instytucje o sprzedaży do 10.000 zł miesięcznie mogą nadal wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne zamiast e-faktur.

KSeF, BHP i rozliczanie delegacji – obowiązki kadrowe w nowej rzeczywistości podatkowej

Chociaż formalnie nowe obowiązki dotyczą głównie działów księgowo-finansowych, to skutki zmian odczują również działy kadr. Szczególnie istotne staną się tematy takie jak rozliczanie delegacji, dokumentowanie wydatków na środki BHP, posiłki profilaktyczne, szkolenia i wyposażenie stanowisk pracy. Przyjrzyjmy się temu, jak przygotować kadry do współpracy z KSeF-em i jakie procedury warto wdrożyć, aby uniknąć chaosu dokumentacyjnego. Strach przed KSeF-em wynika głównie z niewiedzy i braku procedur.

KSeF i wydatki BHP – kiedy dokumentuje pracodawca, a kiedy pracownik

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikom środków ochrony indywidualnej (odzież ochronna, okulary, kaski, maski, ochronniki słuchu itd.). Jeśli zakup i rozliczenie tych środków następuje centralnie, nie ma większego problemu: faktura trafia do księgowości i zostaje uwięziona w KSeF-ie.

Sytuacja komplikuje się, gdy zakup realizuje pracownik i chce otrzymać zwrot kosztów. Do końca stycznia 2026 r. możliwe będzie tradycyjne rozliczenie na podstawie faktury papierowej. Po tym terminie konieczne będzie zadbanie o to, by dokument znalazł się w KSeF.

KSeF i badania lekarskie i okulary korekcyjne – kto, komu, za co

Standardowo pracownik otrzymuje skierowanie na badanie okresowe i korzysta z placówki współpracującej z pracodawcą. Faktura trafia bezpośrednio do firmy. Problem pojawia się przy badaniach realizowanych indywidualnie lub przy zakupie okularów korekcyjnych do pracy przy monitorze.

Faktura za okulary powinna być wystawiona na pracownika, ponieważ to on jest faktycznym nabywcą i użytkownikiem produktu. Pracodawca nie ma prawa do odliczenia VAT-u ani wtedy, gdy faktura jest na pracownika, ani gdy na firmę. Kadry muszą mieć procedury, które jasno określają, jak takie dokumenty rozliczać.

KSeF i napoje i posiłki profilaktyczne – kto kupuje, kto dokumentuje

Jeśli dostarczenie napojów i posiłków jest organizowane centralnie, nie ma problemu z dokumentacją. Gorzej, gdy to pracownik kupuje wodę w upalny dzień czy opłaca posiłek przy pracy uciążliwej.

Od lutego 2026 r. konieczne będzie uwzględnienie wymogu posiadania dokumentu w KSeF. Kadry powinny przygotować instrukcje dla pracowników, jakie dokumenty należy uzyskać i jak je rozliczyć.

KSeF i szkolenia BHP i inne – odpowiedzialność po stronie pracodawcy

Szkolenia BHP (wstępne, okresowe, specjalistyczne) są organizowane przez pracodawcę. Kadry kontaktują się z firmami szkoleniowymi, otrzymują faktury (także przez KSeF) i rozliczają usługę. Kluczowe będzie zidentyfikowanie, od kiedy dana firma przesyła faktury wyłącznie przez KSeF, i zapewnienie dostępu do tych dokumentów.

KSeF i wyposażenie stanowisk pracy i środki pierwszej pomocy

Kadry najczęściej nie odpowiadają bezpośrednio za zakupy biurek, foteli czy apteczek. Mają jednak rolę inicjatora lub koordynatora potrzeb. To dział BHP lub administracja odpowiada za zakupy, ale kadry powinny znać zasady obiegu dokumentów w firmie i umieć wskazać, co musi trafić do KSeF.

KSeF i delegacje w nowej rzeczywistości: dokumentacja, której nie można przegapić

Delegacja to klasyczny przypadek, w którym pracownik ponosi wiele drobnych wydatków. Mogą to być: bilety, noclegi, posiłki, opłaty parkingowe, zakup drobnego sprzętu czy usługi lokalne. Do tej pory wystarczała faktura papierowa lub paragon z NIP-em.

Od lutego 2026 r. wiele z tych dokumentów będzie musiało zostać wystawione w KSeF. Kadry powinny:

KSeF – jak zapobiegać chaosowi: wskazówki dla działu kadr

1.

Przeanalizuj wszystkie procesy, w których pracownicy przynoszą faktury.

2.

Podziel dokumenty na te, które muszą być wystawione w KSeF, i te, które mogą funkcjonować tradycyjnie.

3.

Przygotuj wzory instrukcji dla pracowników wyjeżdżających na delegację.

4.

Zapewnij działowi kadr dostęp do wyszukiwarki faktur w KSeF.

5.

Wprowadź jasne procedury współpracy z działem księgowości.

6.

Przeszkol pracowników z podstaw KSeF: co to jest, co muszą wiedzieć, jak dbać o dokumenty.

Identyfikacja pracownika w KSeF i rozliczanie delegacji

Choć w teorii system KSeF umożliwia oznaczenie pracownika na fakturze, w praktyce wiele zależy od drugiej strony, czyli sprzedawcy. Pracodawca może wygenerować wewnętrzny identyfikator pracownika, który składa się z numeru NIP firmy oraz czterech dodatkowych cyfr (nadanych wewnętrznie) i cyfry kontrolnej. Taki identyfikator można przypisać konkretnemu pracownikowi – np. osobie jeżdżącej w delegacje czy dokonującej zakupów służbowych.

Problem pojawia się wtedy, gdy wystawca faktury (dostawca) nie obsługuje jeszcze tej funkcji lub nie umie jej użyć. W takiej sytuacji dane pracownika nie pojawią się na fakturze automatycznie, a cały system identyfikacji wewnętrznej przestaje działać tak, jak powinien.

Jakie dane pracownika można dodać na fakturze

W systemie KSeF można – opcjonalnie – podać dane kontaktowe osoby, która dokonała zakupu. Należy do nich:

Dzięki temu dział księgowości może łatwiej zidentyfikować pracownika, który inicjował wydatek, co znacznie usprawnia rozliczenia delegacji. Dodatkową opcją jest wpisanie adresu korespondencyjnego oraz tzw. numeru klienta, który może być przypisany do danej osoby, działu lub projektu.

Co, jeśli dostawca nie obsługuje identyfikatora pracownika

W takiej sytuacji warto wdrożyć wewnętrzne rozwiązania organizacyjne, np. ustalić z pracownikami, że przy każdej fakturze służbowej podają swój adres e-mail lub numer telefonu, który pojawi się w danych faktury jako dane kontaktowe odbiorcy. Dzięki temu będzie można łatwiej powiązać dokument z konkretną osobą.

Rozliczanie delegacji – co zmienia KSeF

W okresie przejściowym do końca 2026 roku delegacje można rozliczać zarówno na podstawie faktur KSeF, jak i faktur papierowych lub paragonów uproszczonych z NIP-em (do 450 zł). W 2027 roku wszystko będzie musiało trafić do KSeF.

Typowe scenariusze w delegacji:

Kiedy pracownik płaci, a kiedy pracodawca

Z punktu widzenia KSeF i delegacji ważne jest, kto poniósł wydatek:

Jakie dokumenty mogą trafić do KSeF

Rodzaj dokumentu

Trafia do KSeF?

Można rozliczyć?

Faktura z numerem KSeF

tak

tak

Paragon uproszczony z NIP do 450 zł

nie

tak

Faktura papierowa z kasy fiskalnej

nie (do końca 2026)

tak

Potwierdzenie transakcji z kodami QR

tak

tak

Wizualizacja faktury z kodem QR

tak

tak

Noty księgowe i noty korygujące a KSeF – co zmieni się od 2026 roku

Czy po 1 lutego 2026 r. będzie można wystawiać noty korygujące? A co z notami księgowymi, które nie są fakturami, ale funkcjonują w obiegu dokumentów? Sprawdź, jak nowe regulacje dotyczące KSeF wpłyną na praktykę księgową i które dokumenty nie będą objęte obowiązkowym e-fakturowaniem.

Jako noty księgowe określa się zwykle dokumenty dotyczące rozliczeń, które nie dotyczą czynności opodatkowanych podatkiem VAT (dostaw towarów i świadczenia usług). Generalnie, chodzi tu o noty obciążeniowe, wystawiane zwykle, gdy nie sporządza się faktur. Występują też noty uznaniowe, przypominające faktury korygujące in minus.

Typowym przykładem, w którym stosuje się noty księgowe, są odszkodowania (którym nie towarzyszy dostawa towarów lub świadczenie usługi) W interpretacji z 9 marca 2018 r. (0114-KDIP1-1.4012.13.2018.2.AM) dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że opłaty za opóźnienie w zwrocie, uszkodzenie oraz zagubienie urządzenia abonenckiego przez abonenta są rodzajem kar umownych naliczanych przez wnioskodawcę i nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Tym samym wnioskodawca nie jest zobowiązany do wystawiania faktur VAT z tego tytułu. KSeF służy tylko do przesyłania faktur (jedynym wyjątkiem jest przesyłanie załączników do faktur w niektórych przypadkach, o czym mowa szerzej w punkcie 25).

Noty księgowe a obowiązek KSeF od 2026 roku – czy podlegają e-fakturowaniu

System nie obsługuje not księgowych, w tym not obciążeniowych, mimo ich pewnego podobieństwa do faktur.

Jak wskazał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 29 maja 2025 r. (0114-KDIP1-3.4012.383.2025.1.AMA): obowiązek, który będzie wynikał z art. 106ga ust. 1 ustawy, od 1 lutego 2026 r., nie wymaga wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w przypadku dokumentów innych niż faktury, określone w art. 2 pkt 31 ustawy. W sytuacji dokumentowania wyłącznie czynności niepodlegającej ustawie VAT – nie wystawia się faktury (art. 106 ust. 1 ustawy). Dodatkowo, z obowiązujących przepisów dotyczących KSeF ani z przepisów, które wejdą w życie z 1 lutego 2026 r., nie wynika, aby przy użyciu KSeF wystawiane musiały być noty księgowe typu noty obciążeniowe. Wynikało to z faktu, że dokumenty te nie stanowią faktur w rozumieniu ustawy.

Likwidacja not korygujących od 2026 roku – co zmienia KSeF

Noty korygujące były fakturami korygującymi sporządzanymi przez nabywcę. Można było nimi poprawiać pomyłki, z wyjątkiem odnoszących się do wartości sprzedaży i wysokości podatku. Wystawienie noty wymagało akceptacji wystawcy faktury (sprzedawcy).

Krajowy System e-Faktur od początku nie przewidywał możliwości przesyłania not korygujących (pomimo że stanowiły one szczególnego rodzaju faktury korygujące). Od 1 lutego 2026 r. not korygujących nie będzie można wystawiać w żadnym przypadku – nawet jeśli mamy do czynienia z fakturą pierwotną sporządzoną w postaci tradycyjnej.

Noty księgowe KSeF 2026 – podsumowanie

1.

Noty księgowe (w tym obciążeniowe) nie będą objęte obowiązkiem KSeF od 2026 roku, ponieważ nie stanowią faktur w rozumieniu ustawy o VAT. Dotyczy to m.in. dokumentów związanych z karami umownymi, odszkodowaniami czy opłatami niezwiązanymi z dostawą towarów lub usług.

2.

System KSeF nie obsługuje i nie będzie obsługiwał not korygujących, które były dotąd wystawiane przez nabywcę. Po 1 lutego 2026 r. nie będzie już możliwe ich stosowanie – niezależnie od formy faktury pierwotnej.

3.

Dokumenty niebędące fakturami, takie jak noty księgowe, nie podlegają obowiązkowi e-fakturowania, co oznacza, że instytucje kultury nadal będą mogły korzystać z nich poza systemem KSeF – zgodnie z dotychczasową praktyką rachunkową.

Michał Samborski

Podstawa prawna

Zbiorcza faktura korygująca w KSeF – kiedy i jak ją wystawić

Zbiorcza faktura korygująca to rozwiązanie, które może znacznie uprościć rozliczenia – ale tylko w określonych przypadkach. Sprawdź, kiedy można z niego skorzystać w KSeF, jak wygląda różnica między korektą in minusa in plusi na co szczególnie uważać, aby uniknąć błędów. Dowiesz się, jakie możliwości daje struktura e-faktury i czy zawsze można zastosować uproszczenia.

Rodzaje faktur korygujących w strukturze e-faktury – czym wyróżnia się zbiorcza faktura korygująca?

Na podstawie struktury e-faktury można wyróżnić cztery rodzaje faktur korygujących:

Opracowanie własne na podstawie Aplikacji podatnika KSeF

W rozróżnieniu tym chodzi jednak zasadniczo o uporządkowanie funkcjonowania dotychczasowej praktyki. Wyjątkiem są jednak korekty zbiorcze.

Zbiorcza faktura korygująca in minus – jak ją wystawić przy rabacie okresowym

Schemat e-faktury zdaje się dopuszczać jeden rodzaj zbiorczych faktur korygujących – korekt in minus dotyczących rabatu w danym okresie. Tylko w tym przypadku możliwe jest wystawienie jednej faktury korygującej do więcej niż jednej faktury pierwotnej.

Chodzi o przypadek, w którym podatnik udziela opustu lub obniżki w odniesieniu do wielu dostaw towarów lub usług w wybranym przez siebie okresie. Najczęściej spotyka się rabaty miesięczne, kwartalne lub roczne, ale nie jest to wymogiem, okres może np. obejmować kilka dni (wybranych przez podatnika). Zwykle rabat w danym okresie odnosi się do wielu faktur pierwotnych.

Jak wykazać rabat na zbiorczej fakturze korygującej in minus

Faktura dotycząca rabatu w danym okresie powinna zawierać dodatkowo oznaczenie okresu, którego dotyczy. Jej treść może być uproszczona, jeśli rabat dotyczy wszystkich towarów i usług ze wskazanego okresu. Wtedy bowiem na dokumencie nie trzeba zawierać nazwy (rodzaju) towarów lub usług objętych korektą.

Dla porównania, gdy rabat z danego okresu nie dotyczy tylko niektórych towarów lub usług z okresu, to wszystkie te towary lub usługi muszą być wymienione na fakturze.

Struktura e-faktury w pełni pozwala na odpowiednie sporządzenie faktur korygujących in minusw obu powyższych przypadkach.

Czy możliwa jest zbiorcza faktura korygująca in plusw KSeF

Struktura e-faktury zdaje się natomiast całkowicie wykluczać sporządzanie tzw. zbiorczych faktur korygujących in plus (zwiększających podstawę opodatkowania).

Wystawianie tego typu dokumentów jest dopuszczalne w świetle dotychczasowej praktyki dotyczącej formy tradycyjnej. Przykładowo można wskazać na interpretację dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 sierpnia 2022 r. (0113-KDIPT1- -2.4012.389.2022.2.JSZ), gdzie stwierdzono, że: możliwe jest wystawienie zbiorczej faktury korygującej dotyczącej korekty zmieniającej ceny sprzedawanych przez Państwa produktów (WDT). Przy czym w przypadku, gdy korekta dotyczy obniżki ceny sprzedawanych towarów, to mogą Państwo skorzystać z uproszczenia, o którym mowa w art. 106j ust. 3 ustawy. Natomiast gdy faktura zbiorcza korygująca dotyczy innych przypadków niż obniżka ceny, to taka zbiorcza faktura korygująca musi spełniać wszystkie warunki określone dla faktur korygujących wskazane w art. 106j. ust. 2 ustawy.

Dlaczego KSeF nie pozwala na zbiorczą fakturę korygującą in plus

Rzecz w tym, że zbiorcza faktura korygująca in plus odwołuje się do wielu faktur pierwotnych. Jednocześnie jednak nie przewidziano żadnych uproszczeń w treści takiego dokumentu. W szczególności faktura korygująca in plus musi odwoływać się do wszystkich towarów lub usług objętych korektą. Zaletą mogło być jednak to, że mamy do czynienia z jednym dokumentem (jedną fakturą korygującą).

Struktura e-faktury zdaje się, jednakże wykluczać samą techniczną możliwość wystawienia zbiorczej faktury in plus. Tak więc każda faktura korygująca zwiększająca podstawę opodatkowania może odwoływać się tylko do jednej faktury pierwotnej.

Zbiorcza faktura korygująca w KSeF od 2026 roku – podsumowanie

1. Zbiorcza faktura korygująca in minus możliwa jest tylko w przypadku rabatów za dany okres

Można nią objąć wiele faktur pierwotnych, o ile wszystkie dotyczą tego samego okresu i udzielonego opustu. Struktura e-faktury umożliwia wystawienie takiej korekty w pełni zgodnie z przepisami.

2. Nie ma możliwości wystawienia zbiorczej faktury korygującej in plusw KSeF

Korekty zwiększające podstawę opodatkowania muszą odnosić się do każdej faktury osobno. System nie przewiduje uproszczeń ani technicznego wsparcia dla jednej korekty do wielu faktur w tym przypadku.

3. Przy wystawianiu korekt zbiorczych trzeba szczególnie uważać na zgodność treści z rzeczywistym zakresem korekty

Rabat obejmujący wszystkie towary może być opisany uproszczonym zapisem, ale jeśli dotyczy tylko wybranych pozycji, muszą one zostać wymienione z nazwy.

Michał Samborski

Podstawa prawna

Podatnicy zwolnieni z VAT a KSeF – czy będą musieli korzystać z systemu

Od 1 kwietnia 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmie niemal wszystkich podatników, także tych korzystających ze zwolnienia z VAT. Sprawdź, jakie obowiązki w KSeF mają podatnicy zwolnieni z VAT, kiedy muszą wystawiać e-faktury i w jakich przypadkach nadal mogą korzystać z tradycyjnej formy faktury.

Jako podatnika zwolnionego z VAT określa się podatnika zwolnionego podmiotowo albo wykonującego wyłącznie czynności podlegające zwolnieniu przedmiotowemu. Zwolnienie podmiotowe warunkowane jest nieprzekroczeniem określonej w przepisach wartości sprzedaży (w 2025 roku 200.000 zł rocznie, od 1 stycznia 2026 r. jest to 240.000 zł rocznie). Natomiast zwolnienie przedmiotowe dotyczy przypadków wskazanych przez ustawodawcę w treści ustawy o VAT, a także w treści aktów wykonawczych. Co istotne, podatnicy zwolnieni z VAT nie są zobowiązani do dokonywania rejestracji na potrzeby VAT.

Obowiązek korzystania z KSeF

Zasadniczo, od 1 kwietnia 2026 r. wszyscy podatnicy, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, będą zobowiązani do wystawiania faktur za pomocą KSeF.

W przepisach dotyczących KSeF przewidziano tylko jedno wyłączenie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej przedmiotowo. Wyłączenie to dotyczy usług, które można określić jako zwolnione świadczenia finansowe. W ich przypadku, jeżeli podatnik wystawia fakturę, to nie musi tego czynić w postaci e-faktury w KSeF. Fakt, że w odniesieniu do podatników zwolnionych z VAT przewidziano tylko jedno wyłączenie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie oznacza jednak, że na podatnikach zwolnionych z VAT, których wyłączenie to nie dotyczy, ciąży faktyczny obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Co istotne, przepisy ustawy o VAT przewidują wyłączenie z obowiązku wystawiania faktur w ogóle w odniesieniu do podatników zwolnionych z VAT. Każdy z podatników korzystających ze zwolnienia z VAT będzie mógł zatem zdecydować, czy będzie dokumentował dokonane przez siebie transakcje fakturami, czy też nie.

Jeżeli podatnik zwolniony z VAT nie zdecyduje się na wystawianie faktur, to wówczas w stosunku do niego nie aktualizuje się obowiązek korzystania z KSeF. Jeżeli jednak podatnik zwolniony zdecyduje się na dokumentowanie dokonanych przez siebie transakcji za pomocą faktur, faktury te będzie musiał wystawiać za pomocą KSeF.

Należy jednakże pamiętać, że jeżeli nabywca zgłosi podatnikowi zwolnionemu z VAT żądanie wystawienia faktury, podatnik zwolniony z VAT ma obowiązek ją wystawić, jeżeli żądanie to zostało zgłoszone przez nabywcę w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Wówczas podatnik zwolniony z VAT ma obowiązek wystawienia tej faktury w KSeF.

Fakturę w KSeF będzie musiał wystawić także podatnik zwolniony z VAT, który dobrowolnie (tj. bez żądania nabywcy) wystawi fakturę dokumentującą konkretną transakcję.

Jeżeli nabywcą w ramach danej transakcji realizowanej przez podatnika zwolnionego z VAT jest konsument, tj. osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, a podatnik zwolniony z VAT wystawi dobrowolnie fakturę lub otrzyma zgłoszenie żądania wystawienia faktury przez nabywcę w odpowiednim terminie, nie ciąży na nim obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Może wówczas wystawić fakturę elektroniczną lub w formie papierowej.

Odbiór faktur w KSeF przez podatników zwolnionych

W kontekście odbioru faktur ustrukturyzowanych przez podatników zwolnionych z VAT należy rozważyć dwa możliwe scenariusze – w zależności od tego, czy taki podatnik posiada NIP.

Po pierwsze, jeżeli podatnik zwolniony z VAT posługuje się NIP, to ma on techniczną możliwość korzystania z KSeF. W