Dzień z życia zarządcy: Przewodnik dla zarządcy nieruchomości ebook

Dzień zarządcy nieruchomości nie zawsze zaczyna się od spokojnego wypicia kawy. Każdego dnia ciąży na Tobie odpowiedzialność: za ludzi, za powierzony majątek, za zgodność działań z prawem. Przygotowaliśmy poradnik, który – mamy nadzieję – zostanie Twoim codziennym towarzyszem.

Poradnik został przygotowany tak, by przeprowadzić Cię przez cały cykl pracy – od zdefiniowania ról i kompetencji, przez rytm codziennych zadań, po terminy cyklicznych przeglądów i obowiązków. Na początku porządkujemy fundamenty: czym w praktyce jest rola zarządcy, jaki jest zakres jego odpowiedzialności i jakie kompetencje są niezbędne, aby bezpiecznie i skutecznie prowadzić sprawy wspólnot i spółdzielni.

W poradniku nie brakuje dobrych praktyk, przykładów z codziennej pracy zarządcy; wskazówek dotyczących zarządzania dokumentacją i korespondencją, kontaktu z najemcami i mieszkańcami, budżetowania i raportowania, przygotowania i prowadzenia zebrań, wdrażania uchwał oraz współpracy z członkami wspólnoty. Otrzymasz zestawienie obowiązków zarządcy we wszystkich obszarach, za które jest odpowiedzialny – wraz z praktycznymi komentarzami, wzorami dokumentów, checklistami, terminarzami, procedurami i innymi narzędziami.

Cel? Żebyś w każdej chwili miał pod ręką prosty, zgodny z prawem zestaw kroków, które prowadzą do porządku, przejrzystości kosztów i bezpieczeństwa użytkowników.

Ten przewodnik jest pisany językiem praktyki, ale osadzony w aktualnych podstawach prawnych. Tam, gdzie przepisy milczą – pokazujemy dobre standardy. Tam, gdzie nakazują – dajemy konkretne narzędzia.

Ten e-book jest zgodny z wymogami Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA)

Zarządca nieruchomości odpowiada za bezpieczeństwo użytkowników, stan techniczny, finanse i dokumentację. W budynkach mieszkalnych, komercyjnych i przemysłowych występują różne aspekty zarządzania, lecz wspólne pozostają obowiązki m.in. wynikające z Prawa budowlanego, ustawy o własności lokali, RODO, przepisów szczególnych dotyczących ochrony przeciwpożarowej, bhp, ochrony środowiska.

Rola i odpowiedzialność zarządcy nieruchomości

Zarządzanie nieruchomością to podejmowanie decyzji i wykonywanie czynności zmierzających do utrzymania obiektu w stanie niepogorszonym oraz racjonalnego inwestowania (art. 185 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, dalej: ugn). Zarządca działa na podstawie umowy o zarządzanie lub uchwały właścicieli lokali.

Zakres odpowiedzialności zarządcy nieruchomości:

1) wobec zleceniodawcy – odpowiedzialność kontraktowa za należyte wykonanie umowy (art. 471 Kodeks cywilny, dalej: kc);

2) wobec osób trzecich – odpowiedzialność deliktowa za szkodę wyrządzoną czynem niedozwolonym (art. 415 kc);

3) administracyjna i wykroczeniowa – m.in. za naruszenia obowiązków z Prawa budowlanego (np. w zakresie kontroli i dokumentacji obiektu). W praktyce standardem jest polisa OC zarządcy (często wymagana umownie).

Zakres odpowiedzialności zarządcy nieruchomości

Do głównych obowiązków zarządcy nieruchomości należą (katalog otwarty) m.in.:

• Organizacja i dokumentowanie okresowych kontroli obiektu (art. 62 Prawa budowlanego) oraz prowadzenie c - KOB.

• Zapewnienie bezpieczeństwa pożarowego i ewakuacji.

• Planowanie, wykonanie i rozliczanie budżetu, nadzór nad umowami i usługami.

• Gospodarka mediami i rozliczenia kosztów.

• Reagowanie na awarie i szkody, likwidacja szkód ubezpieczeniowych.

• Windykacja należności.

• Reagowanie na sytuacje nieprzewidziane, kryzysowe.

• Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji, w tym przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO i ustawą o ochronie danych.

• Przygotowanie zebrań, komunikacja z właścicielami i najemcami, wykonywanie uchwał.

• Nadzór nad bhp przy pracach na obiekcie, koordynacja postępu i pracy podwykonawców.

Kwalifikacje zarządcy nieruchomości

Zarządcą nieruchomości w rozumieniu ustawy o gospodarowaniu nieruchomościami (dalej: ugn) może być osoba fizyczna lub prawna, która zawiera z właścicielem/wspólnotą umowę o zarządzanie (w formie pisemnej albo elektronicznej, pod rygorem nieważności).

Nie obowiązują już państwowe licencje, które zniesiono w 2014 r. Aktualnie licencje branżowe są dobrowolne.

Właściciele lokali wspólnoty mieszkaniowej mogą powierzyć zarząd dowolnej osobie fizycznej lub prawnej (np. firmie zarządczej) na podstawie art. 18 ustawy o własności lokali, dalej: uwl. Zawodowy zarządca nieruchomości (ten, kto wykonuje czynności na podstawie umowy o zarządzanie) musi posiadać obowiązkowe ubezpieczenie OC. Obowiązek ubezpieczenia powstaje najpóźniej dzień przed rozpoczęciem czynności.

Zarząd właścicielski (np. społeczny zarząd wspólnoty, który nie zawiera umowy o zarządzanie jako „zarządca” z ugn), co do zasady, nie podlega temu obowiązkowi OC, choć polisa jest rekomendowana. Każdy podmiot (osoba lub firma) może zostać zarządcą, o ile zawrze ważną umowę, spełni wymóg OC i będzie wykonywać czynności z należytą starannością. We wspólnocie powierzenie zarządu następuje uchwałą/umową na podstawie ustawy o własności lokali (dalej: uwl).

Zarządca musi posiadać adres do e-doręczeń

Od 1 kwietnia 2025 r. podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców w KRS powinien posiadać tzw. adres do e-doręczeń. Wymóg ten dotyczy także spółdzielni oraz firm.

E-doręczenia to odpowiednik listu poleconego. Firmy mogą wykorzystywać „cyfrowy polecony” do bezpłatnego odbierania wezwań, zawiadomień, decyzji z urzędów oraz składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych.

Ważne

Adres do e-doręczeń to nie to samo co adres e-mail. Adres do e-doręczeń podlega wpisaniu do oficjalnej bazy adresów elektronicznych. Figurowanie adresu w tej oficjalnej bazie odróżnia niniejszy e-adres od innych adresów elektronicznych, którymi firma dysponuje na własny użytek.

Aktualnie, zgodnie z przepisami:

• adres do e-doręczeń powinny od 1 kwietnia posiadać spółdzielnie mieszkaniowe oraz firmy zarządców nieruchomości wpisanych do KRS (np. spółki jawne czy też spółki z o.o.);

• jednoosobowe firmy zarządców wpisane wcześniej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) muszą uzyskać wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych do 30 września 2026 r.;

• podmioty nowo rejestrowane będą na bieżąco zobowiązywane do dopełniania omawianych wymogów podczas dokonywania rejestracji;

• wspólnota mieszkaniowa nie musi posiadać takiego adresu, choć może się na jego posiadanie zdecydować fakultatywnie.

Spółdzielnia lub firma zarządcy zamierzająca wysyłać cyfrowe listy polecone nie tylko do podmiotów publicznych, ale również do innych osób i podmiotów posiadających adresy do e-doręczeń, może skorzystać z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU). KDU to podmioty, które uzyskały uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i wpisano je do rejestru dostawców usług zaufania.

Ważne

Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest równoważna prawnie z tradycyjną pocztową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Zmiana zarządcy nieruchomości

Przekazanie nieruchomości to nie tylko kwestia praw własności. Nowy zarządca budynku dziedziczy również szereg obowiązków związanych z dokumentacją, przeglądami i bezpieczeństwem użytkowników. Zmiana zarządcy nieruchomości wymaga:

1) decyzji właścicieli (uchwała we wspólnocie) albo

2) wypowiedzenia/wygaśnięcia umowy o zarządzanie (w zasobach prywatnych/komercyjnych – na warunkach umownych i przepisów kc, w szczególności art. 746 kc dla umowy zlecenia).

Nowy zarządca powinien przejąć nieruchomość protokolarnie. Należy przy tym przekazać m.in.:

• klucze,

• dostępy do serwisów, danych,

• umowy z dostawcami,

• rejestry i bazy,

• dokumentację techniczną oraz KOB/e-KOB,

• harmonogramy przeglądów stanu technicznego,

• dokumentację pokontrolną,

• dokumentacje dotyczącą ppoż./bhp,

• dokumentację finansową, w tym rozliczenia finansowe (stany kont, należności/zobowiązania, kaucje);

• dokumentację z zebrań zarządu, głosowań.

Dotychczasowy zarządca nieruchomości ma obowiązek rozliczyć się i wydać wszystko, co uzyskał przy wykonywaniu zlecenia (art. 740 kc), w tym komplet dokumentacji i nośników danych (najlepiej według listy kontrolnej załączonej do protokołu). W przypadku wspólnot/spółdzielni warto równolegle uchwalić upoważnienia bankowe oraz zaktualizować dane korespondencyjne u dostawców i w urzędach.

Nowy zarządca we wspólnocie – co się zmienia, a co zostaje

W odniesieniu do wielorodzinnych obiektów budowlanych zarządzanych w ramach wspólnoty mieszkaniowej zmiana składu członków wspólnoty ma charakter systemowy i jest bezpośrednio związana z przenoszeniem prawa własności do lokali wchodzących w skład nieruchomości.

Co do zasady, fluktuacja ta nie wpływa bezpośrednio na mechanizmy zarządzania nieruchomością wspólną, o ile nie dochodzi do zmiany osób sprawujących funkcje w zarządzie wspólnoty lub nie pojawią się członkowie forsujący odmienne podejście do eksploatacji i strategii inwestycyjnej budynku.

Z perspektywy trwałości i ciągłości gromadzenia, a także archiwizacji dokumentacji technicznej oraz eksploatacyjnej kluczowym ogniwem systemu zarządzania zasobem mieszkaniowym pozostaje zarząd wspólnoty lub ustanowiony profesjonalny zarządca nieruchomości.

Dokumentacja techniczna podstawą ciągłości zarządzania

Najistotniejsze dla zachowania bezpieczeństwa użytkowania, prawidłowego funkcjonowania i zgodnego z przepisami utrzymania obiektu są sytuacje, w których dochodzi do zmiany zarządcy lub składu organów decyzyjnych wspólnoty.

Każdy nowy podmiot przejmujący obowiązki związane z zarządzaniem nieruchomością powinien być wyposażony w kompletną dokumentację budynku – począwszy od dokumentacji projektowej, poprzez dokumentację powykonawczą, aż po dokumentację eksploatacyjną i protokoły kontroli okresowych stanu technicznego obiektu.

Przekazanie dokumentacji – obowiązek wynikający z ustawy

Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, w szczególności przepisami ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, na właścicielu, zarządcy lub – w pewnych przypadkach – użytkowniku obiektu budowlanego ciąży obowiązek prowadzenia dokumentacji obiektu oraz jej udostępniania w przypadku zmiany podmiotu odpowiedzialnego za obiekt.

Ważne

Przekazanie dokumentacji technicznej powinno następować w sposób pełny i uporządkowany, tak aby umożliwić kontynuację czynności eksploatacyjnych, konserwacyjnych oraz modernizacyjnych w sposób zgodny z przepisami prawa oraz zasadami wiedzy technicznej.

Przykład

Wśród dokumentów podlegających obligatoryjnemu przekazaniu znajdują się m.in.: dokumentacja budowy oraz projekt budowlany, protokoły odbiorów technicznych, opinie i ekspertyzy techniczne, pomiary i szkice geodezyjne, instrukcje użytkowania obiektu i instalacji, a także książka obiektu budowlanego, bądź dostęp do cyfrowej książki obiektu budowlanego (c-KOB).

Przykład

W przypadku umowy sprzedaży, dzierżawy lub wynajęcia budynku wyposażonego w system ogrzewania konieczną częścią tej przekazywanej dokumentacji jest także świadectwo charakterystyki energetycznej, co wprost wynika z ustawy z 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków.

Książka obiektu budowlanego – instrukcja użytkowania dla zarządcy

Książka obiektu budowlanego, jako podstawowy dokument zawierający informacje o stanie technicznym obiektu, przeprowadzanych kontrolach okresowych, naprawach i modernizacjach, stanowi podstawowe źródło wiedzy dla nowego podmiotu odpowiedzialnego za zarządzanie. Jej analiza umożliwia identyfikację obszarów potencjalnie wymagających interwencji technicznej oraz określenie stopnia pilności planowanych robót.

Dokumentacja nie istnieje lub jest niekompletna

Zdarzają się jednak przypadki, w których przekazywana dokumentacja jest niepełna, nieaktualna bądź niespójna. Taka sytuacja jest podstawą do powzięcia wątpliwości co do legalności przeprowadzonych na obiekcie robót budowlanych oraz może prowadzić do trudności w realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa budowlanego.

Uzupełnienie braków

Osoba przejmująca zarządzanie powinna wówczas podjąć działania zmierzające do uzupełnienia braków poprzez wystąpienie do:

1) poprzedniego zarządcy, inwestora lub właściciela z żądaniem przekazania dokumentów (w pierwszej kolejności),

2) do odpowiednich organów administracji architektoniczno-budowlanej lub nadzoru budowlanego (w dalszej kolejności).

Ważne

Działania te mają również na celu weryfikację, czy prowadzone są lub prowadzone były postępowania administracyjne względem tego budynku. Jest to istotne z punktu widzenia ewentualnych powinności, które mogłyby być egzekwowane już w stosunku do nowego podmiotu odpowiedzialnego za budynek.

W takich przypadkach konieczne jest przeanalizowanie akt sprawy administracyjnej oraz wyciągnięcie wniosków co do potencjalnych obowiązków wynikających z wydanych decyzji, nakazów lub postanowień.

Przekazanie dokumentacji między zarządcami

W sytuacji zmiany stanu prawnego obiektu budowlanego obowiązkiem właściciela bądź zarządcy pozostaje przekazanie pełnej dokumentacji technicznej oraz eksploatacyjnej dotyczącej danego obiektu. Obowiązek ten wynika wprost z przepisów ustawy Prawo budowlane, w szczególności z art. 63 ust. 1, zgodnie z którym podmiot odpowiedzialny za obiekt zobowiązany jest do gromadzenia i przechowywania przez cały okres jego istnienia dokumentów wskazanych w art. 60 tej ustawy.

Wśród tych dokumentów znajdują się:

• dokumentacja budowy,

• dokumentacja powykonawcza,

• inne dokumenty oraz decyzje związane z obiektem, a także

• instrukcje obsługi i eksploatacji obiektu, instalacji oraz urządzeń technicznych z nim związanych.

Dokumentacją uzupełniającą będzie ta opracowana w toku eksploatacji budynku, obejmująca projekty, opracowania techniczne oraz dokumentację robót budowlanych prowadzonych w okresie użytkowania. Obowiązek ten potwierdzają również przepisy art. 60a ustawy – Prawo budowlane, jak i rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z 15 grudnia 2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego oraz Systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego, które określa szczegółowy zakres dokumentów, jakie należy w niej rejestrować.

Dokumentacji techniczna – podstawowy katalog

Do podstawowego katalogu dokumentów technicznych zalicza się:

• protokoły z okresowych kontroli technicznych (art. 62 ustawy – Prawo budowlane);

• ekspertyzy i opinie techniczne sporządzane przez specjalistów z podaniem ich danych osobowych;

• dokumentację dotyczącą urządzeń przeciwpożarowych, ich przeglądów, konserwacji i napraw;

• protokoły odbiorów robót budowlanych wykonanych po oddaniu obiektu do użytkowania;

• dokumentację katastrof budowlanych dotyczących obiektu;

• decyzje, postanowienia, zaświadczenia i inne dokumenty wydane przez organy administracji publicznej w odniesieniu do obiektu.

Analiza obowiązujących przepisów pozwala na wyodrębnienie dwóch głównych kategorii dokumentów:

1) materiały dotyczące procesu budowlanego,

2) materiały dotyczące eksploatacji i utrzymania technicznego nieruchomości.

Dokumentacja budowy, zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ustawy – Prawo budowlane, obejmuje:

• pozwolenie na budowę wraz z projektem budowlanym,

• dziennik budowy,

• protokoły odbiorów częściowych i końcowych, rysunki i opisy wykonawcze;

• operaty geodezyjne oraz

• książkę obmiarów.

Ważne

Dokumentacja powykonawcza jest to dokumentacja budowy uzupełniona o zmiany wprowadzone podczas realizacji oraz wyniki pomiarów geodezyjnych wykonanych po zakończeniu robót.

Świadectwo energetyczne – obowiązkowy załącznik przy sprzedaży

W przypadku obiektów, dla których wymagane jest świadectwo charakterystyki energetycznej (np. budynki ogrzewane), dokument ten powinien również zostać przekazany.

Do dokumentacji urzędowej związanej z procesem budowlanym zaliczamy również:

• decyzję o pozwoleniu na budowę,

• potwierdzenie zgłoszenia budowy,

• zawiadomienie o zakończeniu budowy,

• decyzję o pozwoleniu na użytkowanie – jeśli była wymagana.

W zakresie dokumentacji użytkowania kluczowe znaczenie mają protokoły z przeglądów technicznych, oceny stanu technicznego oraz wyniki badań wymaganych przepisami szczególnymi.

Cykliczne kontrole – kto, kiedy, na jakiej podstawie

Obiekt budowlany powinien być poddawany cyklicznym przeglądom technicznym, których zakres i częstotliwość kształtują się następująco:

1) Kontrola okresowa przeprowadzana co najmniej raz w roku – art. 62 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo budowlane.

2) Dodatkowa kontrola półroczna dla obiektów o dużej powierzchni – art. 62 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo budowlane.

3) Kontrola pięcioletnia obejmująca m.in. instalację elektryczną i piorunochronną – art. 62 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo budowlane.

4) Przeglądy doraźne po wystąpieniu uszkodzeń elementów budynku – art. 62 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo budowlane.

5) Kontrola w przypadku zgłoszenia nieprawidłowości przez użytkowników lokali – art. 62 ust. 1 pkt 4a oraz ust. 2a ustawy Prawo budowlane.

6) Obowiązek przeprowadzenia kontroli na podstawie postanowienia organu nadzoru budowlanego – art. 62 ust. 3 ustawy Prawo budowlane.