Cyfryzacja procesów zarządzania w spółdzielni i wspólnocie ebook

cyfryzacja procesów zarządzania to dziś nie tylko trend, ale wręcz konieczność w sprawnym funkcjonowaniu spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych. Nowe technologie, takie jak ChatGPT, wchodzą do branży nieruchomości, oferując realne wsparcie w analizie danych, komunikacji z mieszkańcami czy automatyzacji zadań. Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji mogą znacznie przyspieszyć codzienną pracę zarządców i ułatwić podejmowanie decyzji.

Z drugiej strony, cyfrowa transformacja wiąże się z koniecznością przestrzegania przepisów, w tym tych wynikających z unijnego Aktu w sprawie AI, obowiązującego od 2 lutego 2025 r. Warto pamiętać, że niektóre praktyki związane z AI – np. manipulacja zachowaniami użytkowników – są już zabronione. W publikacji podejmujemy temat zarówno szans, jak i zagrożeń wynikających z cyfryzacji. Poruszamy m.in. kwestie ochrony danych, roli Big Data w przewidywaniu trendów oraz sposobów na świadome i bezpieczne wdrażanie technologii.

Naszym celem jest dostarczenie praktycznych wskazówek dla osób zarządzających nieruchomościami, które chcą nadążać za zmianami, ale jednocześnie działać odpowiedzialnie. Mamy nadzieję, że poradnik będzie inspiracją i wsparciem w cyfrowej transformacji zarządzania nieruchomościami.

W raporcie przeczytasz m.in.:

• ChatGPT a ochrona danych osobowych

• AI w zarządzaniu nieruchomościami – niedopuszczalne praktyki

• Automatyczne generowanie raportów o stanie technicznym budynku

• Big Data do przewidywania kosztów utrzymania budynków

• Rola sztucznej inteligencji w sprzedaży i wynajmie nieruchomości

• Chmura obliczeniowa – jak ułatwi pracę zarządcy nieruchomości

• Korespondencja spółdzielni i wspólnot nie może naruszać RODO

• Przetwarzanie danych to również ich przesłanie

• Korespondencja elektroniczna – uniknij pięciu błędów!

• e-Doręczenia: Które urzędy będą obsługiwać Twoje pisma?

Ten e-book jest zgodny z wymogami Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA)

Uważaj, jakie dane podajesz, pytając ChatGPT

ChatGPT służy zadawaniu abstrakcyjnych pytań, które mogą odzwierciedlać realny problem. W praktyce jednak:

• użytkownicy mogą w ramach pytania konkretyzować nadmiernie daną sytuację, w tym podawać realne dane osobowe;

• właściciel rozwiązania ChatGPT (firma OpenAI) również przetwarza dane osobowe pytających, tym samym zbierając choćby wiedzę odnośnie tematów, jakie interesują konkretnego użytkownika.

UODO – na co zwróciło uwagę?

Jak zauważył Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), ChatGPT bazuje na zaawansowanym modelu językowym (GPT) szkolonym z wykorzystaniem danych. Tym samym, narzędzie uczy się:

• w oparciu o dane zgromadzone w Internecie, jak również

• poprzez przechowywanie i wykorzystywanie pytań zadawanych przez ludzi,

- przy czym te ostatnie dane mogą zawierać wrażliwe i bardzo osobiste informacje.

PRZYKŁAD

ChatGPT może, jak wskazuje UODO, udzielić porady dotyczącej kłótni małżeńskiej lub spraw medycznych. Niezależnie od UODO można wskazać, że to narzędzie może analogicznie wykorzystywać wiedzę z realnego świata dotyczącą negocjacji przywilejów pracowniczych, podwyżki czy też tajemnicy przedsiębiorstwa.

Stąd pojawia się problem zgodności ChatuGPT z przepisami o ochronie danych osobowych, a zwłaszcza z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO). Poniżej zaprezentowano najważniejsze rozstrzygnięcia organów z terenu państw UE. Z uwagi na fakt, że RODO obowiązuje na terenie całej Unii, dane rozstrzygnięcia mogą mieć wpływ na kierunek interpretacji prawa również na terenie Polski.

Jak chronić swoje dane, korzystając z ChatGPT

Z ChatuGPT lub innej formy technologii generatywnej AI korzystać mogą firmy z różnych branż. Zarówno branża budowlana, geodezyjna, jak i zarządcy nieruchomości mogą poszukiwać tam informacji branżowych oraz innych informacji związanych z prowadzoną działalnością (np. spraw kadrowych czy też spraw z zakresu PR).

Każdy użytkownik narzędzia klasy ChatGPT powinien mieć na uwadze, że podane przez niego informacje mogą trafić w obieg systemu uczenia się AI, a następnie zostać pośrednio ujawnione w ramach późniejszej odpowiedzi przekazywanej innym użytkownikom. Dlatego też zaleca się ostrożność co do szczegółowości zadawanych pytań.

Pamiętajmy, że RODO daje nam prawa, które możemy wykorzystać i skierować do twórcy danego narzędzia AI stosowny wniosek.

PODSUMOWANIE

• ChatGPT jest narzędziem AI, które może przetwarzać dane osobowe użytkowników, co budzi obawy związane z RODO.

• Urzędy ochrony danych w UE, w tym UODO, badają zgodność ChatGPT z przepisami o ochronie danych.

• Włoski organ nadzorczy nakazał OpenAI zaprzestanie przetwarzania danych włoskich obywateli, co podkreśla ważność prawidłowego zarządzania danymi.

• Istotne jest, aby użytkownicy byli świadomi, jak ich dane są wykorzystywane i jak mogą korzystać ze swoich praw w kontekście RODO.

• W odpowiedzi na rosnące wykorzystanie ChatGPT, europejskie instytucje pracują nad regulacjami, które mają na celu ochronę danych osobowych w kontekście AI.

Źródło:

• Informacje z cyklicznego biuletynu wydawanego przez Urząd Ochrony Danych Osobowych. Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO).

Ten e-book jest zgodny z wymogami Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA)