Akta osobowe 2026 ebook

Akta osobowe 2026 r.

– prowadzenie, przechowywanie, zmiany

Redakcja

Praca zbiorowa pod nadzorem:

Katarzyny Wrońskiej-Zblewskiej

Wydawca:

Barbara Plucińska

Redaktor

Szymon Sokolik

Korekta

Zespół

Koordynator produkcji

Mariusz Jezierski

Opracowanie graficzne

Piotr Fedorczyk

Projekt graficzny okładki

Magdalen Huta

Druk

KRM Druk

Skład i łamanie

6AN Studio, Tomasz Jakóbiak

ISBN 978-83-8409-343-6

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: [email protected]

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2025

Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Publikacja „Akta osobowe 2025 r. – prowadzenie, przechowywanie, zmiany” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Akta osobowe 2025 r. – prowadzenie, przechowywanie, zmiany” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Akta osobowe 2025 r. – prowadzenie, przechowywanie, zmiany” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informacje o prenumeracie

tel. 22 518 29 29

e-mail: [email protected]

Okresy przechowywania akt osobowych (dla umów sprzed i po 1 stycznia 2019 r.).

Dla umów rozpoczętych po 31 grudnia 2018 r. dokumentację przechowujemy przez 10 lat od końca roku, w którym ustaje zatrudnienie. Natomiast w przypadku umów, które rozpoczęły się przed 1 stycznia 2019 roku okresy przechowywania dokumentacji nadal są „dawne”, czyli obejmują zasadniczo 50 lat od końca zatrudnienia – w przypadku akt osobowych i 3 lata od końca zatrudnienia w przypadku np. dokumentacji ewidencyjnej czy urlopowej. Jednak wówczas też można pod pewnymi warunkami przejść na nowy 10-letni okres. Sprawdź, jakie będą okresy przechowywania akt osobowych w różnych przypadkach.

Jakie są okresy przechowywania dokumentacji – w zależności od tego, kiedy rozpoczęła się umowa?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z danej umowy o pracę zależy od tego, kiedy ta umowa zaczęła obowiązywać. Datą graniczną jest tu moment wejścia w życie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

W związku z tym, w obecnym stanie prawnym:

Obliczanie okresu przechowywania akt

Pracownik został zatrudniony na czas określony w okresie 1 marca – 30 listopada 2025 r. Z końcem listopada jego stosunek pracy ustał z upływem czasu, na jaki została zawarta umowa, a pracodawca wydał mu świadectwo pracy. Akta osobowe takiego pracownika powinny być przechowywane przez 10 lat, licząc od 31 grudnia 2025 r., czyli do 31 grudnia 2035 r. (potem pracownik ma miesiąc na odbiór dokumentacji, a po tym terminie pracodawca ma 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji).

Uwaga: termin przechowywania liczony jest nie od 1 stycznia 2026, lecz od 31 grudnia 2025 r., więc teoretycznie powinien upływać już 30 grudnia 2035 r. Jednak dość powszechnie uważa się (i tak też wskazywały wyjaśnienia publikowane na stronach internetowych resortu przedsiębiorczości i technologii biznes.gov.pl.), że w takim przypadku powinien to być jednak 31 grudnia 2035 r.

Przez cały okres przechowywania pracodawca musi tak zabezpieczyć dokumenty, aby nie tylko nie uległy zniszczeniu czy uszkodzeniu, ale pozostały one poufne, integralne, kompletne oraz dostępne – np. na wypadek kontroli PIP lub ZUS czy w razie wniosku byłego pracownika o wydanie kopii dokumentów. Zasady te dotyczą w równej mierze akt papierowych i elektronicznych (o aktach elektronicznych napisano w dalszych wyjaśnieniach).

Którym pracownikom można skrócić okres przechowywania z 50 do 10 lat, a którym – nie?

Jak już wspomniano, pracodawca stosuje skrócony 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (a więc także np. ewidencji czasu pracy czy dokumentacji urlopowej) oraz akt osobowych pracownika dla wszystkich pracowników, którzy mają umowy, które rozpoczęły się 1 stycznia 2019 r. lub później.

Natomiast dokumenty pracownika, który ma umowę rozpoczętą po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., są zasadniczo nadal przechowywane „po staremu” (czyli akta pracownicze – przez 50 lat od rozwiązania stosunku pracy, inna dokumentacja, np. urlopowa czy ewidencyjna – przez 3 lata od tego momentu) – chyba że pracodawca złoży za swoich pracowników raport informacyjny do ZUS. W tym ostatnim przypadku okres przechowywania akt osobowych byłego pracownika zostanie skrócony do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony złożony (chyba, że nie minie wówczas jeszcze 10 lat od końca roku, w którym ustaje zatrudnienie – gdyż wtedy musimy przechowywać akta przez wspomniane 10 lat).

Dokumenty pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. muszą być przechowywane 50 lat. Za takich pracowników pracodawca nie może bowiem złożyć raportu informacyjnego. Dotyczy to także pracowników, którzy już dawno nie są u nas zatrudnieni, ale których akta nadal musimy przechowywać.

Uwaga: decydujący jest moment rozpoczęcia obowiązywania danej umowy. Jeśli więc pracownik ma dwie kolejno zawarte umowy, z których pierwsza zaczęła obowiązywać przed a druga po 1 stycznia 2019 r., to dokumentacja wytworzona w trakcie obowiązywania pierwszej umowy ma „stare”, a dokumentacja z drugiej umowy „nowe” okresy przechowywania (choćby między umowami nie było ani dnia przerwy). Przy czym „stary” okres liczy się od końca ostatniej z umów zawartych w dawnym stanie prawnym, a nowy – od końca roku kalendarzowego, w którym ustała ostatnia z umów objętych nowym okresem przechowywania.

Spór sądowy a okres przechowywania dokumentacji

Opisany 10-letni okres przechowywania akt osobowych ulegnie obowiązkowemu wydłużeniu, w przypadku gdy dokumenty z akt będą dowodami lub będą mogły być dowodami w postępowaniu (np. cywilnym, karnym, administracyjnym, dyscyplinarnym), a pracodawca:

Powództwo pracownika wobec pracodawcy a termin przechowywania akt

Były pracownik 5 lat po ustaniu zatrudnienia pozwał pracodawcę do sądu o ustalenie, że zdarzenie wypadkowe, jakiemu uległ podczas pracy w zakładzie, jest wypadkiem przy pracy. Roszczenie o ustalenie nie przedawnia się, więc sprawa została wszczęta i ruszył proces. Przesyłając do sądu odpowiedź na pozew pracownika, pracodawca przedłożył jako dowody m.in. umowę o pracę, zakres obowiązków pracownika, potwierdzenie zapoznania się z warunkami zatrudnienia oraz oceną ryzyka zawodowego i zasadami bhp obowiązującymi na danym stanowisku oraz orzeczenia lekarskie z badań profilaktycznych i dokumenty potwierdzające odbycie przez pracownika szkoleń w dziedzinie bhp. Sprawa w sądzie trwała w sumie 6 lat (wraz z instancją odwoławczą).

Do momentu ostatecznego i prawomocnego rozstrzygnięcia sądowego pracodawca będzie musiał przechowywać akta osobowe pracownika. Nawet pomimo faktu, że w czasie trwania sporu sądowego upłynęło 10 lat, w których normalnie musiałby przechowywać akta zgodnie z nowymi przepisami.

Spór sądowy pracownika z ZUS a termin przechowywania dokumentacji

Były pracownik wystąpił do ZUS o przyznanie emerytury pomostowej. W tym celu zwrócił się do byłego pracodawcy o wydanie zaświadczenia potwierdzającego, że wykonywał pracę w warunkach szczególnych. Poinformował go jednocześnie, że w razie negatywnej decyzji ZUS będzie odwoływał się do sądu ubezpieczeń społecznych. ZUS rzeczywiście wydał decyzję odmowną i były pracownik zaskarżył ją do sądu.

W takim przypadku pracodawca, który dowiedział się o sprawie sądowej, będzie musiał przechowywać dokumenty pracownika przez okres 11 lat (10 lat + 12 miesięcy). Kodeks pracy nie wymaga zachowania żadnej specjalnej formy dla takiej informacji. W praktyce więc powinno wystarczyć nawet ustne zawiadomienie od byłego pracownika. Po upływie 11 lat pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o jej zniszczeniu.

Upływa okres przechowywania dokumentacji – co z nią robimy?

Po upływie wymaganego okresu przechowywania akt osobowych pracodawca niszczy dokumentację (taki zapis sugeruje obowiązek zniszczenia, a nie dobrowolność, zatem wydaje się, że pracodawca nie może przechowywać dokumentów po upływie ustawowego terminu, nawet jeśli ma takie możliwości). Ma na to 12 miesięcy, licząc od upływu okresu przeznaczonego na odbiór dokumentów z akt (czyli od upływu miesiąca po terminie przechowywania akt). Zanim jednak pracodawca podejmie decyzję o zniszczeniu dokumentów, były pracownik ma szansę odebrać „zbędne” już wówczas dla pracodawcy dokumenty.

Wybór sposobu zniszczenia należy do pracodawcy, jednak istotne jest, aby dokumenty zostały zniszczone tak, żeby odtworzenie ich treści nie było możliwe. Przykładowo, pracodawca nie może po prostu zamazać danych pracownika czarnym flamastrem i „oddać” takich dokumentów na makulaturę. Zamiast tego powinien np. skorzystać z niszczarki dokumentów zapewniającej taki stopień zniszczenia dokumentów, aby nie było możliwe ich ponowne „poskładanie”.

Zawieramy kolejną umowę z tym samym pracownikiem – jaki jest termin przechowywania akt?

Jeśli ponownie zatrudniamy tego samego pracownika (wszystko jedno czy po przerwie, czy na podstawie kolejnej umowy bez ani dnia przerwy) – powinniśmy wrócić do jego poprzednich akt osobowych, kontynuując poprzednią dokumentację (w tym przypadku nie są potrzebne jakiekolwiek przegródki itp.). Jednak dotyczy to tylko przypadku, gdy zarówno poprzednia, jak i nowa umowa mają ten sam okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jeśli zaś poprzednia i nowa umowa mają różne okresy przechowywania dokumentacji (bo pierwsza zaczęła obowiązywać przed, a druga po 1 stycznia 2019 r.), to – zdaniem ministerstwa pracy – należy rozdzielić obie dokumentacje. I to nawet w przypadku, gdy między umowami nie było ani jednego dnia przerwy. Ministerstwo rekomenduje wówczas założenie zupełnie nowych teczek, z nową numeracją. Niektórzy eksperci uważają jednak, że wystarczy jakikolwiek sposób wyodrębnienia starych i nowych akt (np. przegródki w dotychczasowych teczkach). W każdym razie należy w jakiś sposób wyodrębnić wówczas obie dokumentacje – bo mają różne okresy przechowywania i co za tym idzie – w innym momencie będą usuwane (więcej o tym przypadku w dalszych wyjaśnieniach).

Jeśli zaś zawieramy nową umowę – choćby nawet po przerwie – ale wszystkie umowy mają już nowy 10-letni okres przechowywania akt, to okres ten będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał ostatni stosunek pracy danego pracownika. Jeśli zaś zatrudnimy pracownika po ponad 10-letniej przerwie i okaże się, że akta pracownicze zostały już zniszczone w związku z upływem terminu ich przechowywania, założymy dla pracownika nowe akta.

Kontynuowanie dawnej dokumentacji, gdy pracownik wraca po kilku latach

Pracownik został zatrudniony na zastępstwo w okresie 1 lutego – 30 listopada 2025 r.Kiedy powrócił do pracy zastępowany pracownik, stosunek pracy zastępcy automatycznie ustał, a pracodawca wydał mu świadectwo pracy. Pod koniec stycznia 2026 r., pojawiła się potrzeba zastępstwa kolejnego pracownika i pracodawca ponownie zatrudnił na zastępstwo tę samą osobę. W takim przypadku nie zakłada się nowych akt osobowych dla zastępcy, a jedynie kontynuuje poprzednie.

Zatrudnienie przed i po 1 stycznia 2019 r. – dwa okresy przechowywania akt

Strony zawarły umowę o pracę na czas określony od 1 grudnia 2018 r. do 31 grudnia 2019 r. Bezpośrednio po niej (od 1 stycznia 2020 r.) zawarły umowę na czas nieokreślony. Pracodawca nie składał raportu ZUS RIA. Oznacza to, że do pierwszej umowy stosujemy stary, a do drugiej – nowy okres przechowywania akt. A co za tym idzie – należy rozdzielić dokumentację pracowniczą obu tych umów.

Uwaga: zasada kontynuacji „starej” teczki akt osobowych odnosi się nie tylko do całkowicie nowych akt osobowych, zakładanych dla pracowników zatrudnianych od 1 stycznia 2019 r., ale również (na mocy przepisów przejściowych) do teczek pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., pozostających w stosunku pracy u danego pracodawcy w dniu wejścia w życie nowelizacji (czyli 1 stycznia 2019 r.), za których pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA.

Zatrudnienie przed i po 1 stycznia 2019 r. – złożony raport ZUS RIA

Pracownik był zatrudniony na czas określony w okresie 1 kwietnia 2018 r. – 31 marca 2021 r. Pracodawca wydał mu świadectwo pracy za okres zatrudnienia i złożył za niego raport ZUS RIA. W styczniu 2026 r. pracownik ponownie został zatrudniony na czas nieokreślony. W takim przypadku kontynuujemy poprzednie akta, gdyż obie umowy mają ten sam okres ich przechowywania.

Pierwsza umowa zawarta przed 1 stycznia 2019, druga – po tym dniu – osobowe akta

Jeżeli pracownik miał nawiązany stosunek pracy od 1 stycznia 2018 r. do 31 grud-nia 2021 r., a następnie zostanie ponownie zatrudniony przez tego samego pracodawcę na zastępstwo od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2028 r. – to:

W tym przypadku nie kontynuujemy poprzednich teczek, lecz rozdzielamy obie dokumentacje.

Uwaga: podobny skutek będzie w przypadku, gdy między umowami nie było przerw, ale jedna była zawarta w starym, a druga w nowym stanie prawnym. Również należy wówczas rozdzielić akta z jednej i drugiej umowy.

Od kiedy liczy się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Kodeks pracy wyjaśnia, że nowy, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest liczony od 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. W przypadku kolejnych umów z tym samym pracodawcą okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się „ostatni” stosunek pracy. A jak liczyć 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w sytuacji, gdy strony zawarły kilka umów na kolejne, następujące po sobie okresy? Czy okres przechowywania takich dokumentów należy liczyć:

Resort pracy opowiedział się za tym pierwszym rozwiązaniem, wiążąc moment rozpoczęcia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z tym, czy dokumentacja jest kontynuowana czy też nie. Natomiast kontynuowana będzie tylko wtedy, gdy poprzednia i kolejna umowa mają ten sam okres przechowywania. Jeśli zaś poprzednia umowa ma dawne okresy, a kolejna nowy okres – to wtedy dokumentację z tych umów należy w jakiś sposób rozdzielić (przepisy nie przesądzają jak, a więc nasi eksperci uznają każdy sposób rozdzielenia za dopuszczalny, choćby to była np. przegródka w jednej teczce). O rozdzielaniu akt resort pracy wypowiedział się w swoim stanowisku kilka lat temu i ponownie to potwierdził.

Zdaniem resortu pracy:

(…) Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej należy liczyć – zgodnie z odpowiednimi przepisami - od zakończenia stosunku pracy, którego dokumentacja dotyczyła, jeżeli prowadzenie tej dokumentacji nie jest kontynuowane [podkreślenie red.] w związku z zawarciem między stronami kolejnego stosunku pracy.

Artykuł 945 § 1 k.p. stanowi, iż w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b (tj. 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł), pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł (art. 945 § 2 K.p.).

Należy mieć jednak na uwadze przepisy ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt (…) (Dz.U. z 2018 r. poz. 357). Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się art. 94 pkt 9a i 9b, z zastrzeżeniem ust. 2, oraz art. 948-9412 ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą (nie wymieniono art. 945 k.p.).

Z kolei zgodnie z regulacją art. 9 ww. ustawy w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, art. 945