Praca zdalna po zmianach z 2023 r. – zasady wprowadzania i stosowania, przykłady wzory zapisów. Stan prawny lipiec 2023 ebook

Redakcja

Praca zbiorowa pod nadzorem merytorycznym:

Katarzyny Wrońskiej-Zblewskiej

Wydawca:

Barbara Plucińska

Redaktor

Szymon Sokolik

Korekta

Zespół

Koordynator produkcji

Mariusz Jezierski

Opracowanie graficzne

Piotr Fedorczyk

Projekt graficzny okładki

Magdalen Huta

Druk

KRM Druk

Skład i łamanie

„Triograf” Dariusz Kołacz

ISBN 978-83-8344-250-1

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: [email protected]

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2023

Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Publikacja „Praca zdalna po zmianach z 2023 roku–zasady wprowadzania i stosowania, przykłady, wzory zapisów” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Praca zdalna po zmianach z 2023 roku–zasady wprowadzania i stosowania, przykłady, wzory zapisów” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Praca zdalna po zmianach z 2023 roku–zasady wprowadzania i stosowania, przykłady, wzory zapisów” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informacje o prenumeracie

tel. 22 518 29 29

e-mail: [email protected]

Od Redakcji

Jak stosować obowiązujące od 2023 roku nowe kodeksowe przepisy o pracy zdalnej? Przede wszystkim trzeba pamiętać o tym, że obecnie mamy kilka różnych rodzajów pracy zdalnej i każdy „rządzi się” nieco innymi zasadami. Mamy więc: pracę zdalną inicjowaną już na początku zatrudnienia, okazjonalną pracę zdalną, zwykłą (regularną) pracę zdalną lub hybrydową, pracę zdalną na obligatoryjny wniosek pracownika oraz pracę zdalną na polecenie pracodawcy.

Jakie zatem obowiązki ma pracodawca, który chce obecnie wdrożyć i stosować pracę zdalną? Przede wszystkim powinien uregulować zasady takiej pracy w porozumieniu ze związkami lub regulaminie pracy zdalnej – albo ewentualnie w indywidualnych porozumieniach z pracownikami czy poleceniach (tu warto poznać wzory konkretnych zapisów). Po drugie, musi przygotować również kilka innych, dodatkowych dokumentów do wręczenia pracownikowi. Po trzecie, musi zastanowić się jak zorganizować podział pracy i bieżącą współpracę z pracownikiem zdalnym.

Jak dobrze uregulować te zasady? Jak nie zapomnieć o żadnym z obowiązków? Jak prawidłowo ułożyć współpracę z pracownikami zdalnymi? Jak zwracać pracownikowi koszty pracy zdalnej (i w jakim zakresie)? Jak można kontrolować pracę pracownika zdalnego?

Pomoże w tym niniejsza książka, która – oprócz wyjaśnień – zawiera także liczne przykłady, schematy i gotowe wzory zapisów regulaminowych.

Praca zdalna na stałe wpisana do Kodeksu pracy – nowe zasady

Koniec obowiązywania przepisów antycovidowych

7 kwietnia 2023 r. praca zdalna została na stałe wprowadzona do kodeksu pracy, a zasady pracy zdalnej ustalone przepisami antykryzysowymi przestały obowiązywać. Jednocześnie nowe regulacje kodeksowe o pracy zdalnej zastąpiły wcześniejsze kodeksowe przepisy o telepracy (które zostały uchylone). Przypomnijmy: telepraca polegała na regularnym wykonywaniu obowiązków służbowych poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Uchylone kodeksowe regulacje telepracy cieszyły się jednak niedużym zainteresowaniem w praktyce – w przeciwieństwie do pracy zdalnej.

Jakie są rodzaje pracy zdalnej (schemat)

Dotychczas przepisy antycovidowe przewidywały oficjalnie tylko jeden rodzaj pracy zdalnej. Jednak uchwalona nowelizacja Kodeksu pracy dotycząca m.in. pracy zdalnej wprowadza kilka różnych rodzajów takiej pracy. Jakie są to rodzaje – i na jakich zasadach każdy z nich może być stosowany? Najlepiej pokazać to na schemacie (na następnej stronie).

Od czego rozpocząć przygotowania do wdrożenia nowej pracy zdalnej?

Na początek warto poświęcić czas na przemyślenie, jak praca zdalna ma wyglądać w danym zakładzie pracy (tj. czy będzie ona stałym elementem organizacji pracy w firmie, czy też raczej zaistnieje jako praca hybrydowa, a może pracodawca stawia na pracę stacjonarną i praca zdalna będzie pojawiała się jedynie okazjonalnie).

Warto także przeliczyć koszty takiej pracy, aby ocenić wszystkie „za i przeciw”. Może się bowiem okazać, że praca zdalna lub chociaż hybrydowa będzie w firmie bardzo opłacalna (np. oszczędności na wynajmowanej powierzchni biura, niższe koszty ogrzewania, możliwość wynajęcia części pomieszczeń lub miejsc parkingowych innym firmom itp.).

Jeśli praca zdalna otrzymała „zielone światło”, trzeba opracować m.in. zasady zabezpieczenia danych firmowych oraz danych osobowych, ustalić, kto będzie odpowiedzialny za serwis i przeglądy narzędzi pracy zdalnej, przygotować ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej i jej wpływu na zdrowie pracownika, zaktualizować informacje o warunkach zatrudnienia czy przygotować niezbędne pracownikom szkolenia.

Całość przeczytasz w pełnej wersji publikacji

Znajdziesz tam również:

Przypadek 1. Uzgodnienie pracy zdalnej już przy nawiązywaniu umowy o pracę – bez wniosku pracownika

Przypadek 2. Praca zdalna okazjonalna zainicjowana w trakcie zatrudnienia (na wniosek pracownika)

Przypadek 3. Regularna praca zdalna uzgodniona przez strony już w trakcie zatrudnienia (na wniosek pracownika lub na podstawie propozycji pracodawcy)

Przypadek 4. Stała praca zdalna lub hybrydowa zainicjowana w trakcie zatrudnienia – w przypadkach gdy pracodawca musi uwzględnić wniosek

Przypadek 5. Praca zdalna zainicjowana na polecenie pracodawcy

Uregulowanie zasad pracy zdalnej w porozumieniu ze związkami albo regulaminie pracy zdalnej, albo indywidualnych porozumieniach (poleceniach)

Praca hybrydowa

Zwrot kosztów pracy zdalnej, ekwiwalenty i ryczałty

Kontrola pracy pracownika zdalnego

Motywacja pracownika podczas pracy zdalnej

Pytania i odpowiedzi dotyczące pracy zdalnej