Wydawca: BC Edukacja Kategoria: Nauka i nowe technologie Język: polski Rok wydania: 2008

Uzyskaj dostęp do tej
i ponad 20000 książek
od 6,99 zł miesięcznie.

Wypróbuj przez
7 dni za darmo

Ebooka przeczytasz w aplikacjach Legimi na:

e-czytniku kup za 1 zł
tablecie  
smartfonie  
komputerze  
Czytaj w chmurze®
w aplikacjach Legimi.
Dlaczego warto?
Czytaj i słuchaj w chmurze®
w aplikacjach Legimi.
Dlaczego warto?
Liczba stron: 114 Przeczytaj fragment ebooka

Odsłuch ebooka (TTS) dostępny w abonamencie „ebooki+audiobooki bez limitu” w aplikacji Legimi na:

Androida
iOS
Czytaj i słuchaj w chmurze®
w aplikacjach Legimi.
Dlaczego warto?

Ebooka przeczytasz na:

Kindlu MOBI
e-czytniku EPUB
tablecie EPUB
smartfonie EPUB
komputerze PDF
Czytaj w chmurze®
w aplikacjach Legimi.
Dlaczego warto?
Czytaj i słuchaj w chmurze®
w aplikacjach Legimi.
Dlaczego warto?
Zabezpieczenie: watermark Przeczytaj fragment ebooka

Opis ebooka Zarządzanie czasem. Wydanie 2 - Heinz Hütter

Sprawdź, jak naprawdę wykorzystujesz swój czas. Zastosuj listy kontrolne i protokoły; naucz się dostrzegać pułapki czasowe oraz złodziei czasu

Opinie o ebooku Zarządzanie czasem. Wydanie 2 - Heinz Hütter

Cytaty z ebooka Zarządzanie czasem. Wydanie 2 - Heinz Hütter

W książce „Siedem nawyków skutecznego działania” Stephen Covey omawia trzy rodzaje zarządzania czasem. Dopóki nie zaczęliśmy stosować pojęcia czwartej generacji zarządzania czasem najważniejszym kryterium w pracy była wydajność. Efekt i ukierunkowanie się na sprawy najistotniejsze nie miały dużego znaczenia. Pragmatyczne zarządzanie czasem oznacza, że zanim przystąpimy do realizacji zadania, powinniśmy wszystko przemyśleć. Covey podkreśla, że sprawy, które są
Krąg życiowych ról i pytania w dwuwymiarowym schemacie zarządzania samym sobą Przykład 1b Pani Kowalska, jako główna księgowa, jest odpowiedzialna za wyniki swojego działu, ma pod sobą podwładnych, motywuje ich do działania, gdy pojawiają się problemy. Poza tym pracuje w grupie projektowej, która zajmuje się instalacją nowego oprogramowania. Odpowiednie zarządzanie czasem pozwoli pogodzić oczekiwania z pełnionymi życiowymi rolami. 2.

Fragment ebooka Zarządzanie czasem. Wydanie 2 - Heinz Hütter

He­inz Hüt­ter

Za­rzą­dza­nie cza­sem

JAK UMIE­JĘT­NIE PLA­NO­WAĆ CZYN­NO­ŚCI;NA CO NIE WAR­TO TRA­CIĆ CZA­SU

Wy­da­no na li­cen­cji Cor­nel­sen Ver­lag GmbH & Co. OHG, Ber­lin.

Przy opra­co­wy­wa­niu edy­cji pol­skiej wy­ko­rzy­sta­no tekst, układ gra­ficz­ny oraz ilu­stra­cje z nie­miec­kie­go ory­gi­na­łu.

Ty­tuł ory­gi­na­łu: Ze­it­ma­na­ge­ment

Prze­kład: Ur­szu­la Go­ebel

Re­dak­cja: Ma­ria Bia­łek

Ko­rek­ta: Olga Gor­czy­ca

Skład: Ber­nard Pta­szyń­ski

Wszel­kie pra­wa za­strze­żo­ne. Za­bra­nia się wy­ko­rzy­sty­wa­nia ni­niej­szej książ­ki i jej czę­ści do in­nych ce­lów niż praw­nie uję­te bez uprzed­niej pi­sem­nej zgo­dy wy­daw­cy. Zgod­nie z pra­wem au­tor­skim, bez uprzed­niej zgo­dy wy­daw­cy za­bra­nia się po­wie­la­nia, za­pi­sy­wa­nia oraz za­miesz­cza­nia dzie­ła lub jego czę­ści w sie­ci kom­pu­te­ro­wej, a tak­że w we­wnętrz­nej sie­ci szkół i in­nych pla­có­wek oświa­to­wych.

© Cor­nel­sen Ver­lag GmbH & Co. OHG, Ber­lin 2006

© BC Edu­ka­cja Sp. z o.o., War­sza­wa 2008

Wy­da­nie I

ISBN: 978-83-61655-19-0

Skład wersji elektronicznej:

Virtualo Sp. z o.o.

Wprowadzenie

Każ­dy z nas pra­gnie się do­wie­dzieć, jak efek­tyw­nie za­rzą­dzać cza­sem, jak do­brze zor­ga­ni­zo­wać pra­cę, jak ra­dzić so­bie z co­dzien­nym stre­sem, jak po­stę­po­wać, aby le­piej i spraw­niej wy­ko­ny­wać swo­je za­da­nia…

Czę­sto wy­da­je się nam, że wszy­scy są od nas le­piej zor­ga­ni­zo­wa­ni, że świet­nie so­bie ra­dzą, per­fek­cyj­nie wy­ko­nu­ją za­da­nia – po­rów­nu­je­my się z nimi, się­ga­my po róż­ne tri­ki ma­ją­ce uspraw­nić na­sze za­rzą­dza­nie cza­sem, jed­nak naj­czę­ściej stwier­dza­my, że me­to­dy te funk­cjo­nu­ją u in­nych, a u nas nie. Czę­sto taka po­sta­wa – ocze­ki­wa­nie od sie­bie wzmo­żo­nej dys­cy­pli­ny i sa­mo­kon­tro­li – pro­wa­dzi do jesz­cze więk­szej fru­stra­cji!

Kło­po­tli­we sta­je się za­tem już samo po­dej­ście do pro­ble­mu. Cóż bo­wiem zna­czy „wy­ko­ny­wać coś per­fek­cyj­nie” lub „świet­nie so­bie ra­dzić z cza­sem”? Czy nie roz­sąd­niej by­ło­by za­py­tać: Jak po­stę­po­wać, aby bar­dziej opty­mal­nie wy­ko­ny­wać swo­je obo­wiąz­ki, jak le­piej ra­dzić so­bie ze stre­sem?

Być może masz już wy­ty­czo­ne cele, np. efek­tyw­niej­sze wy­ko­rzy­sty­wa­nie cza­su pra­cy, opty­mal­ne wy­ko­ny­wa­nie za­dań. Świet­nie! Cel to istot­ny ele­ment za­rzą­dza­nia cza­sem. A te­raz spró­buj od­po­wie­dzieć na py­ta­nie, ja­kie jest naj­lep­sze roz­wią­za­nie two­ich pro­ble­mów. Może ta­kie: na­uczyć się od­po­wied­nio se­lek­cjo­no­wać wszyst­kie co­dzien­nie spra­wy w za­leż­no­ści od roli, jaką od­gry­wa­ją w ży­ciu pry­wat­nym i za­wo­do­wym, oraz tego, czy przy­no­szą nam za­do­wo­le­nie i suk­ces, a może na­wet szczę­ście. Waż­ne jest, by naj­istot­niej­sze spra­wy po­trak­to­wać po­waż­nie i od­po­wied­nio wcze­śnie pod­jąć się ich re­ali­za­cji. Po­mo­że to zmniej­szyć stres, któ­ry sta­nie się wy­zwa­niem, a nie pro­ble­mem (oczy­wi­ście na­le­ży pa­mię­tać, że sy­tu­acji stre­so­wych zu­peł­nie unik­nąć się nie da). Przyj­mij za­ło­że­nie: od dziś pod­cho­dzę do swo­ich za­dań z więk­szym spo­ko­jem, je­stem bar­dziej kon­se­kwent­ny w dą­że­niu do re­ali­za­cji ce­lów, spra­wy mniej istot­ne za­ła­twiam po­bież­nie.

Je­śli pra­gniesz szczę­ścia, za­do­wo­le­nia, suk­ce­su – za­rów­no w ży­ciu za­wo­do­wym, jak i pry­wat­nym – weź so­bie te rady do ser­ca.

Za­rzą­dza­nie cza­sem do­star­cza na­rzę­dzi wspo­ma­ga­ją­cych za­rzą­dza­nie sa­mym sobą.

Na do­bry po­czą­tek

Je­śli na­praw­dę chcesz zmie­nić swo­je przy­zwy­cza­je­nia i spo­sób my­śle­nia, mu­sisz je naj­pierw prze­ana­li­zo­wać, prze­my­śleć wła­sną po­sta­wę i oka­zać szcze­rą chęć zmia­ny. We­wnętrz­na mo­ty­wa­cja jest bar­dzo istot­na. Za­sta­nów się, ja­kie po­peł­nia­łeś błę­dy w two­im pla­no­wa­niu cza­su i jak mo­żesz to zmie­nić. Po­dejdź do spra­wy z dy­stan­sem – ła­twiej znaj­dziesz roz­wią­za­nie.

Na do­bry po­czą­tek za­po­znaj się z kil­ko­ma po­wie­dze­nia­mi na­wią­zu­ją­cy­mi do te­ma­tu „Pra­ca i czas”:

Gdy

sam wszyst­ko ro­bisz, szyb­ko się nie do­ro­bisz.

(przy­sło­wie chor­wac­kie)

Nie

bra­ku­je nam cza­su, lecz trwo­ni­my go.

(Se­ne­ka)

Brak

cza­su jest nad­czyn­no­ścią gru­czo­łu za­rzą­dza­nia u me­ne­dże­rów.

(Mér­leg Jen­nö)

Gdy

Bóg stwa­rzał świat, Eu­ro­pej­czy­kom po­da­ro­wał ze­gar, a Afry­kań­czy­kom czas.

(Rob­bi Kast­ner)

Każ­de­go

dnia

na pół go­dzi­ny od­suń od sie­bie kło­po­ty; ten czas prze­znacz na drzem­kę.

(Abra­ham Lin­coln)

To, co

wczo­raj – mi­nę­ło, o ju­tro za­trosz­czy się Bóg, ja żyję te­raź­niej­szo­ścią.

(Inge

Mey­sel)

1. Pierwszy krok

Jak ko­rzy­stać z ni­niej­szej książ­ki?

Każ­dy czy­tel­nik in­a­czej wy­ko­rzy­sta tę książ­kę. Je­den prze­czy­ta ją, odło­ży na bok, a po pew­nym cza­sie za­uwa­ży, że nie­świa­do­mie za­czął sto­so­wać pew­ne za­war­te w niej wska­zów­ki. Inny po za­koń­czo­nej lek­tu­rze pod­da skru­pu­lat­nej ana­li­zie wszyst­kie idee, a na­stęp­nie bę­dzie sta­rał się wdro­żyć je w ży­cie. Ko­lej­na oso­ba sko­rzy­sta z niej wy­biór­czo – skon­cen­tru­je się na naj­waż­niej­szych dla sie­bie in­for­ma­cjach. Naj­bar­dziej opty­mal­ny spo­sób ko­rzy­sta­nia z ni­niej­szej książ­ki sta­no­wi lek­tu­ra ak­tyw­na, tzn. wy­ko­ny­wa­nie ćwi­czeń, przy­go­to­wy­wa­nie i uzu­peł­nia­nie for­mu­la­rzy oraz an­kiet.

Po­zy­cja ta uwzględ­nia róż­ne przy­zwy­cza­je­nia czy­tel­ni­ków. Naj­waż­niej­sze jed­nak, by czy­tać ją ak­tyw­nie. Pod­kre­ślaj naj­waż­niej­sze in­for­ma­cje, do­pi­suj ko­men­ta­rze, za­łóż dzien­ni­czek pla­no­wa­nia cza­su i umiesz­czaj w nim swo­je prze­my­śle­nia, sko­ja­rze­nia, do­świad­cze­nia i pro­po­zy­cje do­ty­czą­ce zmian or­ga­ni­za­cji pla­nu dnia. To pierw­szy krok do pra­wi­dło­we­go za­rzą­dza­nia cza­sem!

Stwórz li­stę rze­czy do zro­bie­nia!

Li­sta rze­czy do zro­bie­nia to zbiór na­su­wa­ją­cych się w cza­sie lek­tu­ry su­ge­stii i po­my­słów, któ­re war­to za­sto­so­wać w prak­ty­ce. Naj­le­piej spo­rzą­dzić ją w for­mie ta­be­li i po­dzie­lić we­dług czę­ści książ­ki. Każ­dej z nich po­win­ny od­po­wia­dać:

roz­dział i te­mat,

zwią­za­ne z te­ma­tem prze­my­śle­nia, su­ge­stie, po­my­sły,

moż­li­we pro­po­zy­cje dzia­łań (za­no­tuj,

jak

za­mie­rzasz wy­ko­rzy­stać zdo­by­tą wie­dzę w prak­ty­ce),

po­czą­tek i za­koń­cze­nie,

osią­gnię­cia (oce­na

to

nie­zbęd­na część każ­dej me­to­dy).

2. Zarządzanie samym sobą a zarządzanie czasem

Za­rzą­dza­nie cza­sem to część za­rzą­dza­nia sa­mym sobą

Za­rzą­dza­nie cza­sem sta­no­wi istot­ny ele­ment kształ­to­wa­nia na­sze­go ży­cia. „Kształ­to­wa­nie” ozna­cza moż­li­wość de­cy­do­wa­nia, wol­ny wy­bór, a „za­rzą­dza­nie cza­sem” ko­ja­rzy się z ad­mi­ni­stro­wa­niem, kon­tro­lą. Czy w ta­kim ra­zie te po­ję­cia się nie wy­klu­cza­ją? W żad­nym wy­pad­ku! Za­rzą­dza­nie cza­sem może rze­czy­wi­ście stać się ak­tem kre­atyw­nym.

2.1 No­wo­cze­sne za­rzą­dza­nie sa­mym sobą – py­ta­nia

Współ­cze­sny czło­wiek jest czę­sto za­wie­szo­ny mię­dzy róż­ny­mi punk­ta­mi orien­ta­cyj­ny­mi ży­cia za­wo­do­we­go i pry­wat­ne­go – tj. ce­la­mi, wy­obra­że­nia­mi, ży­cze­nia­mi i pro­ble­ma­mi. Punk­ty te ule­ga­ją jed­nak cią­głym zmia­nom. Na­gle koń­czy się sen o ka­rie­rze, bo zmie­nia się po­li­ty­ka fir­my; spra­wy pry­wat­ne przy­bie­ra­ją nie­ocze­ki­wa­ny ob­rót, bo od­cho­dzi od nas part­ner.

Co­raz czę­ściej bra­ku­je nam sta­łych od­nie­sień. Zmia­ny i zwią­za­ny z nimi stres spra­wia­ją, że zmu­sze­ni je­ste­śmy do cią­głej we­ry­fi­ka­cji po­dej­mo­wa­nych dzia­łań, two­rze­nia od­po­wied­nich wa­run­ków dla ich efek­tyw­nej re­ali­za­cji, na­wet gdy­by za chwi­lę mia­ły się zdez­ak­tu­ali­zo­wać.

Obec­nie tego typu pro­ble­my co­raz bar­dziej przy­bie­ra­ją na sile. Przy tak du­żym tem­pie roz­wo­ju go­spo­dar­cze­go i spo­łecz­ne­go czło­wiek zmu­szo­ny jest do zmia­ny or­ga­ni­za­cji cza­su. Od­po­wied­nie za­rzą­dza­nie sobą i swo­im cza­sem po­ma­ga wy­zna­czyć wła­ści­we gra­ni­ce i prio­ry­te­ty dzia­łań.

Isto­tę za­rzą­dza­nia sa­mym sobą wy­ra­ża na­stę­pu­ją­ce py­ta­nie: Jak po­stę­po­wać, by być szczę­śli­wym i za­do­wo­lo­nym, by móc z ra­do­ścią i bez zbęd­ne­go na­kła­du pra­cy oraz ener­gii re­ali­zo­wać swo­je cele i wi­zje?

2.2 No­wo­cze­sne za­rzą­dza­nie sa­mym sobą – sche­mat

Dia­gram za­miesz­czo­ny na na­stęp­nej stro­nie to sche­ma­tycz­ne uję­cie za­rzą­dza­nia sa­mym sobą. Ob­ra­zu­je ty­po­we ży­cio­we role i dwa wy­mia­ry tego za­rzą­dza­nia.

Aby móc mó­wić o za­rzą­dza­niu sa­mym sobą, na­le­ży wziąć pod uwa­gę czte­ry aspek­ty:

1. Krąg ży­cio­wych ról.

2. Prze­bieg cza­su.

3. Po­strze­ga­nie cza­su.

4. Punkt „te­raz” (czas po­dej­mo­wa­nia de­cy­zji i dzia­ła­nia).

1. Krąg ży­cio­wych ról to opis ról, ja­kie czło­wiek przyj­mu­je w da­nym sys­te­mie i da­nej spo­łecz­no­ści. Każ­da rola wią­że się z pew­ny­mi pra­wa­mi, ce­la­mi, któ­re dana oso­ba pra­gnie osią­gnąć, ale też z obo­wiąz­ka­mi. Okre­śla rów­nież sto­su­nek do in­nych oraz gra­ni­ce wpły­wu na dru­gie­go czło­wie­ka i na sys­tem spo­łecz­ny.

Przy­kład 1a

Pani Ko­wal­ska jest głów­ną księ­go­wą w nie­du­żej fir­mie, dzia­ła też w kil­ku sto­wa­rzy­sze­niach. Jej mąż pra­cu­je na sta­no­wi­sku sze­fa dzia­łu. Mają dwo­je dzie­ci w wie­ku szkol­nym. Są wła­ści­cie­la­mi domu z ogro­dem. Pani Ko­wal­ska peł­ni kil­ka ról, któ­re wy­ma­ga­ją od niej róż­nych umie­jęt­no­ści i za­an­ga­żo­wa­nia; musi umieć je go­dzić, co jest bar­dzo wy­czer­pu­ją­ce, zwłasz­cza gdy ko­li­du­ją ze sobą. W ta­kich chwi­lach za­czy­na wąt­pić, czy wszyst­kie­mu po­do­ła i czy jest w sta­nie po­go­dzić pra­cę, ży­cie pry­wat­ne, dzia­łal­ność spo­łecz­ną. Nie jest pew­na, czy jed­no nie dzie­je się kosz­tem dru­gie­go.

Pod­sta­wo­wym wy­zwa­niem współ­cze­sne­go czło­wie­ka jest umie­jęt­ność go­dze­nia ocze­ki­wań zwią­za­nych z peł­nio­ny­mi przez nie­go ro­la­mi. Nie jest to ła­twe, po­nie­waż każ­da z nich skła­da się z ról mniej­szych, pod­rzęd­nych.

Krąg ży­cio­wych ról i py­ta­nia w dwu­wy­mia­ro­wym sche­ma­cie za­rzą­dza­nia sa­mym sobą

Przy­kład 1b

Pani Ko­wal­ska, jako głów­na księ­go­wa, jest od­po­wie­dzial­na za wy­ni­ki swo­je­go dzia­łu, ma pod sobą pod­wład­nych, mo­ty­wu­je ich do dzia­ła­nia, gdy po­ja­wia­ją się pro­ble­my. Poza tym pra­cu­je w gru­pie pro­jek­to­wej, któ­ra zaj­mu­je się in­sta­la­cją no­we­go opro­gra­mo­wa­nia.

Od­po­wied­nie za­rzą­dza­nie cza­sem po­zwo­li po­go­dzić ocze­ki­wa­nia z peł­nio­ny­mi ży­cio­wy­mi ro­la­mi.

2. Prze­bieg cza­su mie­rzo­ny jest we­dług dwóch krań­co­wych punk­tów: prze­szło­ści (po­cho­dze­nie i roz­wój) oraz przy­szło­ści (ka­rie­ra i pla­no­wa­nie ży­cia).

Przy­szłość moż­na po­dzie­lić, bio­rąc pod uwa­gę ho­ry­zont ocze­ki­wań, na krót­ko­ter­mi­no­wą (do kil­ku ty­go­dni), śred­nio­ter­mi­no­wą (kil­ka mie­się­cy) i dłu­go­ter­mi­no­wą (kil­ka lat). Po­nie­waż czę­sto mamy na gło­wie kil­ka spraw, któ­re na­le­ży zre­ali­zo­wać w róż­nych ter­mi­nach, po­win­ni­śmy za­dać so­bie py­ta­nie, co jest waż­niej­sze – za­ła­twie­nie spra­wy pil­nej i krót­ko­ter­mi­no­wej czy skon­cen­tro­wa­nie się na re­ali­zo­wa­niu wła­snych ce­lów, na spra­wach dłu­go­ter­mi­no­wych.

Umie­jęt­ność ba­lan­so­wa­nia mię­dzy spra­wa­mi dłu­go- i krót­ko­ter­mi­no­wy­mi to wa­ru­nek pra­wi­dło­we­go za­rzą­dza­nia wła­snym cza­sem.

3. Czas w jed­nej chwi­li może zmie­nić swo­ją for­mę. Gdy wspo­mi­na­my urlop, po­wie­my: „Było świet­nie, czas mi­nął tak szyb­ko”. Nud­ną kon­fe­ren­cję sko­men­tu­je­my na­to­miast w ten spo­sób: „Czas się strasz­nie dłu­żył”. Jak wi­dać, mia­rą cza­su jest tem­po jego upły­wu.

Po­strze­ga­nie cza­su jest bar­dzo róż­ne. Nie dla­te­go, że urlop jest przy­jem­ny, a pra­ca nuży. Rów­nie do­brze może być od­wrot­nie. Po­strze­ga­nie cza­su za­le­ży ra­czej od tego, czy go wy­ko­rzy­stu­je­my, czy też prze­ży­wa­my. Wy­ko­rzy­sta­nie cza­su ozna­cza kon­cen­tra­cję na da­nym celu i jego kon­se­kwent­ne, cza­sa­mi peł­ne wy­rze­czeń, re­ali­zo­wa­nie. Prze­ży­wa­nie cza­su po­zor­nie jest ce­lem sa­mym w so­bie – jak czer­pa­nie ra­do­ści z luź­nej, mi­łej at­mos­fe­ry w pra­cy lub uwol­nie­nie się od zmar­twień, po­zo­sta­wie­nie za sobą pro­ble­mów. Jest ta­kie, po­nie­waż od pew­ne­go cza­su co­raz gło­śniej mówi się, że ra­dość oraz za­do­wo­le­nie (tak w ży­ciu pry­wat­nym, jak i za­wo­do­wym) wpły­wa­ją po­zy­tyw­nie na zdro­wie i at­mos­fe­rę w pra­cy. W tym miej­scu na­su­wa się ko­lej­ne py­ta­nie zwią­za­ne z za­rzą­dza­niem cza­sem: Cięż­ko pra­co­wać czy cie­szyć się ży­ciem?

4. Punkt „te­raz” to punkt prze­cię­cia się osi cza­su. To mo­ment, w któ­rym za­da­je­my so­bie py­ta­nia: „Co te­raz ro­bię?”, „Co jest ce­lem mo­je­go dzia­ła­nia?”. Do punk­tu „te­raz” od­no­si się prak­tycz­ne za­rzą­dza­nie cza­sem w ra­mach sze­rzej poj­mo­wa­ne­go za­rzą­dza­nia sa­mym sobą.

Prak­tycz­ne za­rzą­dza­nie cza­sem po­le­ga na po­dej­mo­wa­niu de­cy­zji do­ty­czą­cych roli, któ­rą na­rzu­ci­my so­bie w na­stęp­nej ko­lej­no­ści, ho­ry­zon­tów cza­so­wych, wy­ko­rzy­sta­nia cza­su i za­dań, któ­re bę­dzie­my wy­ko­ny­wać.

Za­rzą­dza­nie cza­sem to prak­tycz­ny aspekt za­rzą­dza­nia sa­mym sobą. Każ­de­go dnia, w każ­dej chwi­li po­dej­mu­je­my prze­cież de­cy­zje, za­sta­na­wia­my się, czy coś zro­bi­my, czy nie. W tym kon­tek­ście moż­na po­wie­dzieć, że „te­raz” to „wciąż, za­wsze”. Trud­no by­ło­by jed­nak py­tać: „Co te­raz będę ro­bił?” lub „Co te­raz po­wi­nie­nem ro­bić, co by­ło­by roz­sąd­ne?”.

Py­ta­nie: „Co te­raz będę ro­bił?” na­le­ży sta­wiać w kon­kret­nych mo­men­tach za­rzą­dza­nia cza­sem: sta­łych po­rach pla­no­wa­nia, lu­kach cza­so­wych, prze­rwach, na po­cząt­ku pro­jek­tu lub gdy doj­dzie do nie­prze­wi­dzia­nych sy­tu­acji.

2.4 Na­rzę­dzia wspo­ma­ga­ją­ce za­rzą­dza­nie cza­sem

Istot­ną rolę w or­ga­ni­za­cji dnia od­gry­wa­ją pro­ste na­rzę­dzia wspo­ma­ga­ją­ce za­rzą­dza­nie cza­sem. Na­le­żą do nich:

me­to­dy i tech­ni­ki pla­no­wa­nia, któ­re na­da­ją za­rzą­dza­niu cza­sem od­po­wied­nią for­mę (np. pla­no­wa­nie ce­lów, po­rząd­ko­wa­nie dzien­ne­go ka­len­da­rza),

za­sa­dy do­ty­czą­ce pla­no­wa­nia i po­dej­mo­wa­nia de­cy­zji,

ćwi­cze­nia słu­żą­ce na­by­ciu i utrwa­le­niu pew­nych na­wy­ków,

ma­te­ria­ły po­moc­ni­cze (np. for­mu­la­rze, li­sty kon­tro­l­ne, ter­mi­narz, or­ga­ni­zer, pro­gra­my kom­pu­te­ro­we uła­twia­ją­ce za­rzą­dza­nie cza­sem).

2.5 Funk­cje za­rzą­dza­nia cza­sem

Wcze­śniej pa­dło już naj­waż­niej­sze w za­rzą­dza­niu sa­mym sobą py­ta­nie: „Jak po­stę­po­wać, by być szczę­śli­wym i za­do­wo­lo­nym, by móc z ra­do­ścią i bez zbęd­ne­go na­kła­du pra­cy oraz ener­gii re­ali­zo­wać swo­je cele i wi­zje?”

Na­wet je­śli nie moż­na so­bie sta­wiać tego py­ta­nia co­dzien­nie, war­to do nie­go po­wra­cać. Wska­zu­je bo­wiem na czte­ry kla­sycz­ne funk­cje prak­tycz­ne­go za­rzą­dza­nia cza­sem:

1. Dzia­ła­nie ukie­run­ko­wa­ne na cele – dzia­ła­nie w od­nie­sie­niu do przy­szło­ści (suk­ce­su, szczę­ścia, za­do­wo­le­nia).

2. Dzia­ła­nie pro­ak­tyw­ne – dzia­ła­nie w opar­ciu o pro­gno­zy.

3. Opty­mal­ne wy­ko­rzy­sta­nie wła­snych za­so­bów – od­po­wied­nie wy­ko­rzy­sta­nie ener­gii i umie­jęt­no­ści oraz ich dal­szy roz­wój.

4. Po­ko­na­nie stre­su – eli­mi­no­wa­nie czyn­ni­ków ne­ga­tyw­nych dla na­sze­go zdro­wia, sa­mo­po­czu­cia oraz sta­nu in­te­lek­tu­al­no-emo­cjo­nal­ne­go.

War­to do­dać jesz­cze pią­tą funk­cję za­rzą­dza­nia cza­sem – za­cho­wa­nie rów­no­wa­gi, któ­re ozna­cza opty­mal­ne wy­peł­nia­nie co­dzien­nych obo­wiąz­ków przy jed­no­cze­snym za­cho­wa­niu rów­no­wa­gi. Nie za­wsze mamy prze­cież do czy­nie­nia ze spra­wa­mi, któ­re mają sens. W przy­pad­ku nie­któ­rych trze­ba po pro­stu za­ci­snąć zęby i przez nie prze­brnąć. Funk­cja ta, o czym się czę­sto za­po­mi­na, po­win­na sta­no­wić pod­sta­wę wszel­kich dzia­łań.

Kie­ro­wa­nie się wy­mie­nio­ny­mi me­to­da­mi w co­dzien­nym ży­ciu po­ma­ga le­piej za­rzą­dzać cza­sem, co z ko­lei po­zwa­la na:

my­śle­nie zo­rien­to­wa­ne

na

wy­nik,

kie­ro­wa­nie się prio­ry­te­ta­mi,

po­pra­wie­nie for­my po­dej­mo­wa­nych dzia­łań,

po­pra­wie­nie ja­ko­ści re­ali­zo­wa­nych dzia­łań i pro­po­no­wa­nych roz­wią­zań,

lep­sze wy­ko­rzy­sta­nie wła­snych za­so­bów

przy

za­cho­wa­niu we­wnętrz­nej rów­no­wa­gi,

zy­ska­nie cza­su,

pro­wa­dze­nie har­mo­nij­ne­go ży­cia za­wo­do­we­go i pry­wat­ne­go.

Nie­któ­rzy po­strze­ga­ją za­rzą­dza­nie cza­sem je­dy­nie w aspek­cie jego po­zy­ski­wa­nia, tak jak­by w gło­wach ty­ka­ły im ze­gar­ki. War­to jed­nak pa­mię­tać, że zbyt duże tem­po pra­cy źle wpły­wa na jej ja­kość i wy­wo­łu­je więk­szy stres.

Choć może to brzmieć pa­ra­dok­sal­nie, sło­wa La­ozi są wciąż ak­tu­al­ne: Je­śli się spie­szysz, idź wol­niej.

2.6 Jak za­rzą­dzasz swo­im cza­sem?

Może omó­wio­ne do tej pory za­gad­nie­nia po­zwo­li­ły już roz­wiać nie­któ­re z two­ich wąt­pli­wo­ści lub spra­wi­ły, że pew­ne kwe­stie wi­dzisz w zu­peł­nie in­nym świe­tle. Roz­wiąż test do­ty­czą­cy na­sta­wie­nia do za­rzą­dza­nia cza­sem. Za­kreśl od­po­wie­dzi, któ­re we­dług cie­bie są wła­ści­we, do­kończ zda­nia lub od­po­wiedz na za­da­ne py­ta­nia.

1. Dzię­ki od­po­wied­niej or­ga­ni­za­cji cza­su moż­na zmie­nić: wie­le rze­czy/nie­któ­re rze­czy/nie­wie­le rze­czy.

2. Pla­no­wa­nie cza­su ozna­cza dla mnie…

3. Moje pla­no­wa­nie cza­su mo­gło­by być lep­sze, gdy­by…

4. Kto jest wi­nien/Co jest win­ne temu, że mam pro­ble­my z od­po­wied­nim za­pla­no­wa­niem cza­su?

5. Jak po­wi­nie­nem po­stę­po­wać, by być w peł­ni za­do­wo­lo­nym z wła­snej or­ga­ni­za­cji cza­su?

6. Co mi w tym prze­szka­dza?

Pod­su­mo­wa­nie

W po­rów­na­niu z umie­jęt­no­ścią co­dzien­nej or­ga­ni­za­cji pra­cy wszyst­ko inne w ży­ciu wy­da­je się je­dy­nie dzie­ci­na­dą

– twier­dził Jo­hann Wol­fgang Go­ethe. I chy­ba miał ra­cję…

Za­rzą­dza­nie cza­sem przed­sta­wia­ne

jest

czę­sto jako bar­dzo pro­ste – wy­star­czy, że bę­dzie­my prze­strze­gać kil­ku za­sad i na pew­no osią­gnie­my suk­ces. Jed­nak wie­le z tych re­guł funk­cjo­nu­je tyl­ko w okre­ślo­nych sy­tu­acjach.

Za­rzą­dza­nie cza­sem ozna­cza za­rzą­dza­nie sa­mym sobą. Dużą część na­szych co­dzien­nych za­dań wy­zna­cza­ją

cele

wy­ni­ka­ją­ce z peł­nio­nych przez nas ży­cio­wych ról. Są to naj­istot­niej­sze za­da­nia. Ich po­zo­sta­ła część, nie­zwią­za­na bez­po­śred­nio z ce­la­mi, wy­ni­ka z co­dzien­nych po­trzeb.

Za­da­nia kon­ku­ru­ją

ze

sobą i wy­ma­ga­ją re­ali­za­cji. War­to za­sta­no­wić się od cza­su do cza­su: „Co jest ce­lem mo­je­go dzia­ła­nia, co po­wi­nie­nem te­raz ro­bić?”, by do­ko­nać wła­ści­we­go wy­bo­ru.

Py­ta­nia: „Co

jest

ce­lem mo­je­go dzia­ła­nia, co po­wi­nie­nem te­raz ro­bić?” nie moż­na so­bie sta­wiać zbyt czę­sto, w prze­ciw­nym ra­zie nie bę­dzie­my w sta­nie nic zdzia­łać. W za­rzą­dza­niu cza­sem waż­na jest ela­stycz­ność, zdol­ność ba­lan­so­wa­nia mię­dzy róż­ny­mi ży­cio­wy­mi ro­la­mi, mię­dzy krót­ko-, śred­nio- i dłu­go­ter­mi­no­wy­mi za­da­nia­mi. Istot­ne jest też, aby nie tyl­ko orien­to­wać się, ja­kie za­da­nia wy­ma­ga­ją wy­ko­na­nia, ale też mieć wgląd w każ­de z nich.