Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - obowiązki pracodawcy ebook

Wykaz skrótów

KN – ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.)

k.p. – ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)

r.o.z.f.ś.s. – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349)

r.p.z.m. – rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania (Dz. U. Nr 60, poz. 278 z późn. zm.)

r.z.f.ś.s.s.w. – rozporządzenie z dnia 22 marca 1995 r. w sprawie sposobu tworzenia i gromadzenia środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej więziennictwa, nie będących funkcjonariuszami Służby Więziennej, oraz wysokości odpisu na ten fundusz (Dz. U. Nr 37, poz. 182)

u.e.p. – ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. Nr 237, poz. 1656)

u.e.r. – ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 z późn. zm.)

u.f.p. – ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240)

u.p.d.o.f. – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.)

u.p.d.o.p. – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.)

u.p.o.s.w. – ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365)

u.r.z.o.n. – ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 14, poz. 92 z późn. zm.)

u.s.z.r.p. – ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. Nr 90, poz. 844 z późn. zm.)

u.z.f.ś.s. – ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592. z późn. zm.)

Część I Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – nowe formy wykorzystywania

1. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – nowe formy wykorzystywania

Większość pracodawców uważa, że zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) to dodatkowe zbędne obowiązki. Tymczasem świadczenia z ZFŚS mogą podnosić atrakcyjność zatrudnienia w danym zakładzie pracy i w ciekawy oraz stosunkowo tani sposób uzupełniać wynagrodzenia.

1.1. Cele tworzenia ZFŚS

Zgodnie z art. 1 ust. 1 u.z.f.ś.s., fundusz ten przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

ZFŚS tworzy się zatem w celu realizacji trzech odrębnych celów:

1) finansowanie działalności socjalnej,

2) dofinansowanie obiektów socjalnych,

3) tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Dodatkowo należy wskazać, iż przez osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS uważa się pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie ZFŚS, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z tego funduszu.

1.2. Działalność socjalna

Działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Warto podkreślić, iż w chwili obecnej przepisy nie ograniczają działalności socjalnej jedynie do krajowego wypoczynku, wobec czego dopuszczalne jest np. dofinansowywanie wczasów zagranicznych.

Przykład

Pracodawca określił w regulaminie ZFŚS, że jednym ze świadczeń jest dofinansowanie wypoczynku. O dofinansowanie to mogą występować zarówno pracownicy, którzy spędzają urlop w kraju, jak i za granicą.

Działalność socjalna może być finansowana w całości ze środków ZFŚS.

1.3. Dofinansowanie obiektów socjalnych

Zgodnie z definicja słownikową, obiekt, to „budynek, zespół budynków przemysłowych, użyteczności publicznej itp. lub urządzenia terenowe” albo „przedmiot, rzecz; przedmiot poznania i działalności człowieka”. W myśl zaś definicji ustawowej, zakładowe obiekty socjalne to ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej. Tym samym przez obiekty socjalne należy rozumieć przede wszystkim nieruchomości (np. świetlice, obiekty sportowe, ośrodki wypoczynkowe itp.). Zdaniem autora za obiekty socjalne należałoby uznać także niektóre ruchomości – np. jacht czy wóz kempingowy, jako rzeczy służące celom sportowo-rekreacyjnym.

W przypadku obiektów socjalnych ustawa mówi jedynie o dofinansowaniu ze środków ZFŚS. Rodzi się jednak pytanie, czy dofinansowanie ma dotyczyć wytworzenia lub nabycia obiektów socjalnych, czy ich utrzymania – przepisy niestety nie precyzują tej kwestii. Tym samym należy uznać za dopuszczalne różne konfiguracje podziału źródeł finansowania obiektów socjalnych. Należy przy tym podkreślić, iż wydatki na obiekty socjalne w części pokrytej ze środków obrotowych stanowić będą koszty uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.

Przykład

Pracodawca wybudował ze środków obrotowych dom wczasowy dla pracowników. Bieżące opłaty pokrywa jednak ze środków ZFŚS. Kosztem uzyskania przychodów będą więc odpisy amortyzacyjne od domu wczasowego oraz odpisy na ZFŚS.

1.4. Wychowanie przedszkolne

Środki ZFŚS mogą być przeznaczane na tworzenie zakładowych żłobków, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Warto przy tym podkreślić, iż mogły być one tworzone już wcześniej w ramach funduszu, jako obiekty socjalne. W odróżnieniu jednak od obiektów socjalnych, które mogą być jedynie dofinansowane ze środków ZFŚS, to w przypadku żłobków i przedszkoli mogą one być w pełnej kwocie sfinansowane ze środków ZFŚS.

Do definicji działalności socjalnej należą również usługi świadczone przez pracodawców na rzecz opieki nad dziećmi w klubach dziecięcych. Środki zakładowego funduszu socjalnego mogą być przeznaczane na tworzenie klubów dziecięcych, a pracodawcy, którzy utworzą zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu będą mogli zwiększyć Fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

1.5. Osoby uprawnione

Przez osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS rozumie się przede wszystkim pracowników. Do osób uprawnionych z mocy ustawy należy także zaliczyć członków rodziny pracowników, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny. Dodatkowo pracodawca może w regulaminie ZFŚS wskazać inne osoby uprawnione. Pracodawca może w ten sposób stwierdzić, że osobami uprawnionymi są m.in.:

1) osoby wykonujące w zakładzie umowy cywilnoprawne (np. umowy zlecenia i umowy o dzieło),

2) pracownicy tymczasowi,

3) osoby na działalności gospodarczej (tzw. samozatrudnieni).

Na szczególną pochwałę zasługują jednak Ci pracodawcy, którzy obejmują opieką socjalną osoby znajdujące się w trudnej sytuacji życiowej lub w jakiś sposób skrzywdzone przez los – np. dzieci z domów dziecka, osoby niepełnosprawne, osoby mieszkające w domu starców itp.

Przykład

Pracodawca zawarł w regulaminie ZFŚS stwierdzenie, że paczki świąteczne sfinansowane ze środków funduszu przekazywane są także dzieciom z pobliskiego domu dziecka. Tym samym dzieci te zostały zaliczone do osób uprawnionych.

1.6. Przyznawanie świadczeń

Zgodnie z art. 8 ust. 1–2 u.z.f.ś.s. przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (kryteria przyznawania świadczeń). Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z tego funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym w porozumieniu ze związkami zawodowymi. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Na gruncie zasad przyznawania świadczeń narosło wiele przekłamań. Po pierwsze przepisy nigdzie nie stanowią, że nie można danych świadczeń przekazywać po równo wszystkim pracownikom. Przyznając świadczenia należy kierować się kryteriami ich przyznawania, ale w sytuacji, gdy te kryteria są identyczne u pracowników – wypłaty mogą nastąpić po równo.

Przykład

Grupa przyjaciół (cztery małżeństwa) założyła spółkę z o.o., w której się wszyscy się zatrudnili i dzielą się zyskami w ten sposób, że ich wynagrodzenia są równe. Wszyscy mają dwójkę dzieci i psa oraz mniej więcej jednakowe majątki. Powoduje to, że w ich przypadku nie ma przeszkód, żeby świadczenia były wypłacane po równo.

Różnicując świadczenia między pracownikami pracodawcy najczęściej ograniczają się do sytuacji materialnej osób uprawnionych. Tymczasem kryteria przyznawania świadczeń są trzy – obok sytuacji materialnej jest także sytuacji życiowa i rodzinna. Powoduje to, że w sytuacji, gdy dane świadczenie uzależnione jest od tych kryteriów, sytuacja materialna jest bez znaczenia.

Przykład

1. Pracodawca wprowadził paczki świąteczne dla dzieci pracowników. Oznacza to uzależnienie świadczenia od sytuacji rodzinnej, a po części także życiowej osoby uprawnionej. Tym samym nie ma potrzeby różnicowania wartości paczek według sytuacji materialnej rodziców. Zróżnicowanie świadczeń będzie bowiem uzależnione od ilości dzieci, a to ile zarabiają rodzice nie musi być brane pod uwagę.