Prezentacje, wystąpienia publiczne i prowadzenie spotkań ebook

Definicje

Facylitator

Facylitator to jedno z tych słów, dla których bardzo trudno znaleźć polski odpowiednik. Stosowany niekiedy termin „ułatwiacz”, choć oddaje istotę pojęcia, ma zdecydowanie żartobliwy charakter i jako taki nie może stanowić podstawy naszych rozważań. Słownik wyrazów obcych PWN podaje, iż „facylitacja (ang. facylitation, od fr. faciliter „ułatwiać”) to (...) pobudzenie, wzajemny wpływ członków grupy, powodujące wzrost zachowań określonego rodzaju” (1995, str. 320).

Tony Mann, niekwestionowany autorytet w omawianej dziedzinie, autor książki Facilitation – an Art, Science, Skill – or All Three?, w trakcie wywiadu udzielonego podczas niedawnego pobytu w Polsce mówi: „Facylitatorzy swoją szczególną uwagę koncentrują na procesie. W ten sposób mogą ludziom, mającym różne doświadczenie, perspektywy, przygotowanie i rozmaite plany działania, lepiej pomagać w osiąganiu ich celu, bo stosują najbardziej odpowiednie modele, narzędzia i techniki. Wiedzą ponadto, jak pokonać skłonność jednej osoby do dominacji w grupie albo w jaki sposób dać pole do działania innym osobom, które, wnosząc swoje metody pracy i sposoby działania, mogą w rezultacie okazać się najlepszymi w grupie.” (Guryn, 2010).

Odporność na stresor

Fakt niereagowania nadmiernym pobudzeniem, mimo że człowiek jest w sytuacji obiektywnie trudnej. Pomimo istnienia frustracji bądź zagrożenia człowiek nie reaguje dużym lękiem, niepokojem czy gniewem. Mimo że doświadcza pewnych emocji, nie przeżywa ich bardzo intensywnie. Powtarzanie się stresora umożliwia oswojenie się z nim. Człowiek może dojść do wprawy w radzeniu sobie ze stresorem.

Technika trójpodziału

Technika stosowana w przygotowywaniu i prezentowaniu prezentacji. Stosuje się ją przede wszystkim w sytuacji, gdy okazuje się, że czas przeznaczony na przedstawienie prezentacji został skrócony (np. przygotowaliśmy się na 45 minut, a tuż przed naszym wystąpieniem dowiadujemy się, że mamy do dyspozycji 20 minut), jak również wtedy, gdy mamy przekazać treści w czasie, który stanowczo uważamy za zbyt krótki (np. szkolenia), a nie ma możliwości jego wydłużenia.

Po opracowaniu prezentacji, krytycznie przyglądamy się treści i dzielimy ją na trzy części:

MUSZĘ

Sedno tego, co masz do powiedzenia. Zajmuje pierwsze miejsce w czasie, jakim dysponujesz.

POWINIENEM

Ważne, lecz wtórne. Zależnie od czasu, może znaleźć się w tym, co mówisz, albo w późniejszej dyskusji. Część może zostać opuszczona.

MOGĘ

Materiał bardziej peryferyjny. Jeśli jest mało czasu, można go pominąć całkowicie albo też przesłać na piśmie.

Część I Sztuka prezentacji i wystąpień publicznych

Szczegółowo omówione zostały kolejne etapy przygotowania do prezentacji i wystąpień publicznych, takie jak: rozpoznanie publiczności, przygotowanie sali, wybór pory dnia i czasu wystąpienia, sposoby ożywiania uczestników. Przedstawiono elementy programowania neurolingwistycznego i ich wykorzystanie. Podkreślono wagę psychicznego nastawienia się do wystąpienia oraz sposoby radzenia sobie ze stresem w takich sytuacjach. Podano rady dotyczące przebiegu wystąpienia i zasady analizy jego efektów.

1. Dobre przygotowanie do wystąpienia

1.1. Rozpoznanie publiczności i przygotowanie materiałów – ogólne zalecenia

● Dobre przygotowanie merytoryczne pozwoli nam czuć się pewnie. Treść powinna być ciekawa, możliwie krótka, aby publiczność nie zdążyła się znudzić. Dobre opanowanie treści sprawi, że będziemy się mniej stresować i skoncentrujemy się bardziej na atrakcyjnym przedstawieniu tego, co chcemy powiedzieć.

● Przemówienia wygłasza się do dużej liczby słuchaczy, prezentację zaś do tylu, ilu jest w stanie zobaczyć omawiany materiał. Jeśli chcemy, aby uczestnicy brali czynnie udział i uczestniczyli w dyskusji, liczbę osób należy ograniczyć do 8–12.

● Inaczej należy przygotowywać się do wystąpień w zależności od liczby osób:

– przy większej ilości osób treść i jej przedstawienie muszą być szczególnie atrakcyjne, gdyż jest wtedy większe ryzyko rozproszenia uwagi;

– przy spotkaniach i prezentacjach bardziej kameralnych – lepiej jest zaplanować całość w formie czynnego udziału wszystkich obecnych, zadawać wiele pytań, wciągać uczestników do wspólnego rozważania problemów: pozwoli to, po pierwsze utrzymać ich zaangażowanie i czujność, a po drugie skoncentrować się na rzeczach najbardziej interesujących ze strony odbiorców.

● Jeśli korzystamy z pomocy wizualnych, należy zwrócić uwagę na czytelność materiałów. W prezentacjach multimedialnych jedną stronę ograniczmy do 4–5 wersów. Czytelna czcionka.

● Jeśli robimyprezentację produktów, to bardzo dobrze mieć ich egzemplarze na prezentacji, aby umożliwić ich zobaczenie (w zależności od liczebności grupy – w trakcie lub po zakończeniu prezentacji), to znacznie silniej oddziałuje na ludzi, pozwala też lepiej pobudzić ich uwagę niż „standardowe przemówienie”.

PUBLICZNOŚĆ

Publiczność jest najważniejszym „elementem” naszego wystąpienia. Wystąpienie będzie zwykłą stratą czasu, jeśli publiczność go nie wysłucha. I to przemawiający ma sprawić, żeby publiczność słuchała.

Pytania, jakie należy sobie zadać przed przygotowaniemprezentacji:

– Dlaczego ta publiczność miałaby się zainteresować tym, co mam do powiedzenia? Co ją do tego skłania?

– Czy chcą mnie wysłuchać, czy też są zmuszeni, żeby przyjść na spotkanie?

– Jaką mają opinię na mój temat? Czy będę musiał starać się, żeby była korzystna?

– Co myślą na temat omawiany w mojej prezentacji? Czy wszyscy myślą tak samo? Czy niektórych z nich będzie trzeba specjalnie przekonywać?

– Jaka atmosfera przeważa wśród mojej publiczności?

– W jakim stopniu moja prezentacja może wpłynąć na podjęcie decyzji?

– Czego ode mnie oczekują?

– Czego ja od nich oczekuję? Jakich reakcji albo działań?

Publiczność o negatywnym nastawieniu

Co można zrobić w sprawie negatywnego nastawienia publiczności:

– W miarę możliwości ujawnij negatywne reakcje i odpowiedz na nie w trakcie swojej prezentacji – należy zastanowić się nad pytaniami, które mogłyby paść ze strony publiczności;

– Jeśli twoja prezentacja jest w opozycji do ich poglądów, postaraj się przedstawić oba punkty widzenia;

– Jeśli nie możesz odpowiedzieć na wszystkie wątpliwości w trakcie prezentacji – przygotuj się na pytania po jej zakończeniu.

ANALIZA PUBLICZNOŚCI

– Jak liczna to jest grupa?

– Jaka jest rozpiętość wieku uczestników?

– Czy mają oni wspólne zainteresowania?

– Jak wysokie mają wykształcenie?

– Jaka jest ich sytuacja ekonomiczna?

– W jaki sposób mogą oni dzięki mnie skorzystać?

– Czy okazja, podczas której mam wystąpić publicznie, ma dla nich jakieś szczególne znaczenie?

Co dalej?

Po przeanalizowaniu kwestii publiczności należy zastanowić się nad „językiem” mowy lub prezentacji.

– Czy wszyscy zrozumieją ściśle techniczne terminy?

– Czy, używając technicznej terminologii, trzeba powtórzyć zdanie innymi słowami i wyjaśnić? Uwaga – nie mówić zdań w stylu: „Państwo tego nie rozumieją, więc postaram się wyjaśnić”. Lepiej powiedzieć: „Jak wszyscy wiemy...” lub po prostu wyjaśnić bez komentarza, nigdy nie wytykać niewiedzy publiczności, nawet jeśli jest ona naturalna w sprawach technicznych.

– Nie używać określeń, porównań, przykładów, które mogłyby kogokolwiek urazić z racji pochodzenia, religii, płci itd.

1.2. Przygotowanie sali – na co zwrócić uwagę

Bardzo dobrze, jeśli mamy okazję wcześniej zobaczyć miejsce, w którym będzie się odbywało szkolenie. Pozwoli nam to:

– zmniejszyć stres przed nieznanym miejscem,

– ocenić wielkość pomieszczenia i odpowiednio przygotować materiały,

– przy korzystaniu z pomocy elektronicznych sprawdzić dostępność i położenie gniazdek, a dzięki temu zaplanować ustawienie podczas prezentacji,

– sprawdzić akustykę sali – stwierdzić, czy istnieje konieczność używania mikrofonu, czy można zaciemnić salę, jeśli istnieje taka potrzeba,

– upewnić się, czy przy zaplanowanym ustawieniu nowo wchodzący nie będą przeszkadzać obecnym na sali osobom, oraz czy w miejscu, gdzie Ty masz stać, nie ma drzwi,

– sprawdzić, jaka jest widoczność w różnych miejscach sali itp.

1.3. Pora dnia i czas wystąpienia

Niestety nie zawsze mamy wpływ na wybór pory dnia. Jednak jeśli tylko jest to możliwe – wybierajmy porę poranną. Im bliżej pory obiadowej, tym bardziej ludzie myślą o jedzeniu, a nie o tym, co przedstawiasz. Po obiedzie zwłaszcza prezentacje w zaciemnionej sali zachęcają do drzemki. Wieczorem mogą być problemy z koncentracją.

Jeśli musimy prowadzić prezentację w niesprzyjającej porze – należy szczególnie zwrócić uwagę na to, aby mówić w sposób żywy i interesujący. Nie rozwlekać prezentacji.

Nawet jeśli mamy zaplanowany czas prezentacji na 45 minut, a potrafimy ją zmieścić w 20 minutach – zróbmy tak, nie przeciągajmy na siłę. Dzisiejsza publiczność jest wychowana na telewizji.

Wysłuchujący jednej prezentacji po drugiej przychylniej podchodzą do prezentacji krótkich i treściwych.

Jeśli mamy problemy z tym, aby zmieścić się w wyznaczonym czasie – oznacza to, że nie robiliśmy próby prezentacji i błędnie zakładaliśmy, że treść jest dobra objętościowo.

45 minut typowej prezentacji to 30 minut „przemówienia”, a 15 minut to czas, jaki musimy sobie zarezerwować na pytania lub wątpliwości (zmiany podziału czasowego w zależności od specyfiki prezentacji).

Skrócony czas. Co