Internationale Projekte leiten - Lothar Gutjahr - ebook

Internationale Projekte leiten ebook

Lothar Gutjahr

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Opis

Die größte Herausforderung internationaler Projektleiter: Mit vielen unterschiedlichen Mentalitäten und Verhaltensweisen umzugehen und zugleich fachlich-methodisch zu überzeugen. Erfahrene Projekt-Profis zeigen Ihnen, wie Sie mit Kunden, Mitarbeitern und Führungskräften weltweit verteilter Standorte optimal kommunizieren und kooperieren.   Inhalte: - Wie Sie die typischen Situationen im Projektalltag internationaler Teams bewältigen, z.B. unterschiedliche Mentalitäten oder die Kommunikation in virtuellen Teams. - Was der internationale Projektleiter können muss: Projektmanagement-Grundlagen und interkulturelles Know-how. -  Alle wichtigen Projekt-Tools zum kostenlosen Download.  - In Zusammenarbeit mit Projektmagazin, dem führenden deutschsprachigen Fachportal für Projektmanagement. Dort finden Sie praxisnahe Artikel und konkrete Unterstützung für Ihre Projektaufgaben. In über 850 Fachartikeln, Praxisberichten und Software-Besprechungen können Sie sich über aktuelle Trends und Entwicklungen im Projektmanagement informieren.

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Liczba stron: 235




Inhaltsverzeichnis

Ihre Projektmanagement-Tools zum DownloadEinführung1   Den Projektauftrag klären1.1   Der Projektauftrag: Was Sie brauchen, um loszulegen1.1.1   Wege zur Lösung1.1.1.1   1 Der klassische Weg: Auf der Sachebene klären1.1.1.2   2 Der analytische Weg: Implizite Erwartungen erfassen1.1.2   Unser Weg: Eine klärende Sitzung – so sind wir vorgegangen1.2   Weltweit in einem Boot: Stakeholder einbeziehen1.2.1   Wege zur Lösung1.2.1.1   1 Der strukturelle Weg: Die Aufbauorganisation1.2.1.2   2 Der systemische Weg: Das Stakeholder-Portfolio1.2.2   Unser Weg: Stakeholder-Analyse – so sind wir vorgegangen1.3   Wie Sie mit unterschiedlichen Arbeitskulturen klarkommen1.3.1   Wege zur Lösung1.3.1.1   1 Der naive Weg: Kulturschock ignorieren1.3.1.2   2 Der interkulturelle Weg: Die Kultur-Analyse1.3.2   Unser Weg: Culture Coaching – so sind wir vorgegangen1.4   Diese Tools brauchen Sie1.4.1   Die wichtigsten Tools – so funktionieren sie1.4.1.1   Das KANO-Modell1.4.1.2   Kultur-Check1.4.1.3   Stakeholder-Analyse und Stakeholder-Portfolio2   Internationale Projekte planen2.1   Commitment trotz Unterschieden: Richtig ins Projekt einsteigen2.1.1   Wege zur Lösung2.1.1.1   1 Der nationale Weg: Facts First2.1.1.2   2 Der internationale Weg: People First2.1.2   Unser Weg: Einstieg in die Kultur – so sind wir vorgegangen2.2   Risikoanalyse – andere Blickwinkel, andere Vorgehensweisen2.2.1   Wege zur Lösung2.2.1.1   1 Der rationale Weg: Die Risikobetrachtung2.2.1.2   2 Der sichere Weg: Die Risikoschleife2.2.2   Unser Weg: Risikobeurteilung in mehreren Schritten – so sind wir vorgegangen2.3   Arbeitspakete verteilen – wie Sie die Akzeptanz Ihrer Planung erhöhen2.3.1   Wege zur Lösung2.3.1.1   1 Der klassische Weg: Der Projektstrukturplan2.3.1.2   2 Der interkulturelle Weg: Rollenklärung und Ablaufplan2.3.2   Unser Weg: Änderung in der Planung – so sind wir vorgegangen2.4   Diese Tools brauchen Sie2.4.1   Die wichtigsten Tools – so funktionieren sie2.4.1.1   Balkendiagramm / Gantt-Chart2.4.1.2   DMI-Matrix2.4.1.3   Kommunikationsplan2.4.1.4   Kosten-Nutzen-Rechnung2.4.1.5   Matrix-Organisation2.4.1.6   Projektarbeitsplan (PAP)2.4.1.7   Projektstrukturplan (PSP)2.4.1.8   Risikomatrix3   Internationale Projekte durchführen3.1   Reibungsverluste vorprogrammiert? Was Sie dagegen tun können3.1.1   Wege zur Lösung3.1.1.1   1 Der Power-Weg: Druck machen3.1.1.2   2 Der unklare Weg: Irgendwie starten3.1.1.3   3 Der greifbare Weg: Klare Signale setzen3.1.2   Unser Weg: Gespräche vor Ort – so sind wir vorgegangen3.2   Weltweit Abstimmungen und Entscheidungen organisieren3.2.1   Wege zur Lösung3.2.1.1   1 Der Terminator-Weg: Selber die Probleme beseitigen3.2.1.2   2 Der Koordinator-Weg: Abstimmen und delegieren3.2.2   Unser Weg: Projektleiter als Vermittler – so sind wir vorgegangen3.3   Termine im Griff trotz Unwägbarkeiten3.3.1   Wege zur Lösung3.3.1.1   1 Der Laisser-faire-Weg: Laufen lassen3.3.1.2   2 Der spontane Weg: Improvisieren3.3.1.3   3 Der Weg mit Konzept: Geschickt steuern3.3.2   Unser Weg: Analyse und Change Request – so sind wir vorgegangen3.4   Qualität oder Budget? Wie Sie mit Kostenüberschreitungen umgehen3.4.1   Wege zur Lösung3.4.1.1   1 Der Spar-Weg: Die Qualität dem Budget unterordnen3.4.1.2   2 Der integrative Weg: Auftraggeber mit einbinden3.4.2   Unser Weg: Einschaltung des Managements – so sind wir vorgegangen3.5   Diese Tools brauchen Sie3.5.1   Die wichtigsten Tools – so funktionieren sie3.5.1.1   Budgetabfluss3.5.1.2   Change Request3.5.1.3   Eisbergmodell3.5.1.4   Ishikawa-Methode3.5.1.5   Kommunikationsstile nach Friedemann Schulz von Thun3.5.1.6   Meilensteintrendanalyse3.5.1.7   Projektfortschrittskontrolle3.5.1.8   Projektstatusbericht3.5.1.9   Projektsteuerung und -überwachung4   Internationale Teams führen4.1   Den Kick-Off geben – (k)eine Frage der Kultur?4.1.1   Wege zur Lösung4.1.1.1   1 Der direkte Weg: Sagen, wo's langgeht4.1.1.2   2 Der sanfte Weg: Kulturelle Unterschiede beachten4.1.1.3   3 Der begleitete Weg: Mit einem Moderator zum Team4.1.2   Unser Weg: Moderierter Workshop mit Flair – so sind wir vorgegangen4.2   Viele Arten zu kommunizieren – wie Sie sie zusammenbringen4.2.1   Wege zur Lösung4.2.1.1   1 Der reaktive Weg: Suche nach dem Informationsstand4.2.1.2   2 Der aktive Weg: Geben und Nehmen4.2.2   Unser Weg: Erfahrungsaustausch mit dem Team – so sind wir vorgegangen4.3   Virtuelle Teams ganz real steuern4.3.1   Wege zur Lösung4.3.1.1   1 Der Hi-Tech-Weg: Steuern mit virtuellen Mitteln4.3.1.2   2 Der menschliche Weg: Reale Begegnungen trotz bits und bytes4.3.2   Unser Weg: Regionale Kick-Off-Meetings – so sind wir vorgegangen4.4   Wer führt hier eigentlich? So positionieren Sie sich als Projektleiter4.4.1   Wege zur Lösung4.4.1.1   1 Der klassische Weg: Führungsinstrumente einsetzen4.4.1.2   2 Der visionäre Weg: Mitarbeiter stärken4.4.2   Unser Weg: Ein Meeting mit Highlights – so sind wir vorgegangen4.5   Kulturen, Menschen, Konflikte – was können Sie tun?4.5.1   Wege zur Lösung4.5.1.1   1 Der sachliche Weg: Konflikte ignorieren4.5.1.2   2 Der Begegnungsweg: Parteien zusammenführen4.5.1.3   3 Der interkulturelle Weg: Besonderheiten nutzen4.5.2   Unser Weg: Ursachenforschung im Meeting – so sind wir vorgegangen4.6   Diese Tools brauchen Sie4.6.1   Die wichtigsten Tools – so funktionieren sie4.6.1.1   Entscheidungsprozesse in internationalen Kontexten4.6.1.2   Harvard-Verhandlungskonzept4.6.1.3   Kick-Off-Meeting4.6.1.4   Kommunikation in internationalen Teams4.6.1.5   E-Mail-Regeln4.6.1.6   Phasen der Teamentwicklung4.6.1.7   Steuerung internationaler Teams4.6.1.8   Teamfaktoren4.6.1.9   Team-Kultur-Check4.6.1.10   Telefonkonferenz4.6.1.11   Videokonferenz4.6.1.12   Vision Web5   Das internationale Projekt abschließen5.1   Alles zusammenführen: Die Projektabnahme vorbereiten5.1.1   Wege zur Lösung5.1.1.1   1 Der gemeinsame Weg: Alle vereinen bis zum Schluss5.1.1.2   2 Der vorausschauende Weg: Endphase am Anfang planen5.1.2   Unser Weg: Nutzen der guten Kontakte – so sind wir vorgegangen5.2   Debriefing und Feedback – auch international möglich5.2.1   Wege zur Lösung5.2.1.1   1 Der gutgläubige Weg: Auf die Mitarbeiter vertrauen5.2.1.2   2 Der systematische Weg: Interviews und Workshops5.2.2   Unser Weg: Telefonische Interviews durch neutralen Dritten – so sind wir vorgegangen5.3   Projektevaluation – gerade jetzt, gerade Sie!5.3.1   Wege zur Lösung5.3.1.1   1 Der pragmatische Weg: Ungefähre Daten durch Stichproben5.3.1.2   2 Der verlässliche Weg: Systematische Evaluation5.3.2   Unser Weg: Rationale Datenauswertung – so sind wir vorgegangen5.4   Diese Tools brauchen Sie5.4.1   Die wichtigsten Tools – so funktionieren sie5.4.1.1   Abschlussbericht5.4.1.2   Checkliste Projektabschluss5.4.1.3   Debriefing5.4.1.4   Projektevaluation5.4.1.5   ProjektübergabeDie AutorenStichwortverzeichnisImpressum

Ihre Projektmanagement-Tools zum Download

Unter www.projektmagazin.de/klartext können Sie auf kostenlose Projektmanagement-Tools zugreifen. Bitte melden Sie sich mit folgendem Code an: Lp724-f3s

Change Request: Formular für die Beschreibung und Beantragung von Änderungen im Projekt

DMI-Matrix: Zuordnung von Aufgaben und Ausführenden; grundlegendes Planungstool, Grundlage für das Balkendiagramm

KANO-Modell: Sammlung und handliche Darstellung von Kundenerwartungen; für die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen

Kick-off-Meeting: Agenda für ein internationales Kick-Off

Kommunikationsplan: Zusammenstellung aller kommunikativen Aufgaben des Projektleiters; ergänzt die Stakeholder-Analyse

Kultur-Check: schneller Vergleich der eigenen Wertehaltungen mit denen von Teammitgliedern und Stakeholdern aus anderen Kulturen; Grundlage zum Erkennen von Konfliktquellen

Projektfortschrittskontrolle: Überblick über die Fortschritte im Projekt und wesentlicher Bestandteil der Feststellung des Fertigstellungsgrads

Projektstatusbericht: Dokumentation des Projektforschritts im Bezug auf Situation, Qualität, Kosten und Termine; wichtiges Steuerungsinstrument

Risikomatrix: Beschreibung der Risiken in internationalen Projekten; zentrales Kontroll-, Steuerungs- und Berichtsinstrument

Stakeholder-Analyse und Stakeholder-Portfolio: Übersicht über alle relevanten Stakeholder und deren Einstellungen; Grundlage für den Kommunikationsplan

Team-Kultur-Check: Darstellung der Ausprägung der unterschiedlichen Kulturdimensionen der Projektmitglieder; wichtiges Instrument zur Führung von internationalen Teams

Telefon- und Videokonferenz: Leitfäden zur optimalen Gestaltung

Einführung

Die Anforderungen an die Qualifikation international erfolgreicher Projektmanager sind vielfältig. Noch vor Jahren war hier vor allem die fachliche Kompetenz gefordert. Inzwischen sind die nötigen Kompetenzen weiter aufgefächert:

Fachlich sollen Projektleiter auf dem neuesten Stand ihrer Branche sein.

Methodisch müssen sie in der Lage sein, PM-Standards nach ihren Bedürfnissen anzuwenden und in Wirkungszusammenhängen zu denken.

Sozial werden sie vor allem im Hinblick auf ihre kommunikativen Fähigkeiten gefordert, und

persönlich müssen sie belastbar, ausgeglichen und flexibel sein.

Bei internationalen Projekten kommt hinzu, dass Projektleiter mit der Vielzahl der verschiedenen Ansprüche, Haltungen, Werte und Gewohnheiten produktiv umgehen können müssen.

Statt einer starren Anwendung vorgegebener Tools besteht der richtige Weg häufig darin, die genannten fünf Komponenten integriert zu betrachten, Rahmenbedingungen zu analysieren, Handlungsoptionen zu bestimmen und Wirkungszusammenhänge zu berücksichtigen.

Welche Wege Sie beschreiten können, um auf dem internationalen Parkett erfolgreich Fuß zu fassen, zeigt Ihnen – ausgehend von typischen Szenarien des Projektalltags – dieses Buch. Es basiert auf unserer jahrelangen Erfahrung in Projekten mit Auslandsbezug, auf dem kultursystemischen Ansatz, den wir für die internationale Projektarbeit entwickelt haben, und hilft Ihnen beim Finden von Lösungen in scheinbar ausweglosen Situationen.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren Projekten.

Dr. Lothar Gutjahr und Christoph Nesgen

1   Den Projektauftrag klären

Die wesentliche Aufgabe eines Projektleiters ist es, den Überblick zu gewinnen und zu behalten. Ausgangspunkt ist hierbei der Projektauftrag, zumal in den viel komplexeren internationalen Projekten. Gerade hier steht jeder Projektleiter vor drei Aufgaben:

Zum einen gibt es die etablierten Methoden und Tools des Projektmanagements zur Auftragsklärung. Obwohl diese Aufgabe Kosten senkt, Zeit spart und Konflikte vermeidet, ist deren „gefühlter Wert“ anders: Noch ein Gespräch mit einem Entscheider, noch eine Sitzung – all das kostet Zeit.

Zum zweiten haben Sie es mit Menschen zu tun. Wohl oder übel müssen Sie Ihre Stakeholder kennen. Sie müssen diese analysieren und mit ihnen in Kontakt bleiben. Projektmanagement bedeutet, Menschen zu bewegen, damit Sachziele erreicht werden.

Zum dritten bestimmt die jeweilige Arbeitskultur, wer was wie wichtig nimmt, was Pünktlichkeit bedeutet und welche Rahmenbedingungen und Erwartungen zwischen den Zeilen eine Rolle spielen. Kulturelle Erfahrungen und Werte entscheiden unmittelbar darüber, wie eine Person im Projekt agiert.

Wie Sie mit diesen drei Bällen jonglieren und dabei alle in der Luft behalten, erfahren Sie in diesem Kapitel.

1.1   Der Projektauftrag: Was Sie brauchen, um loszulegen

DAS SZENARIO

Dr. Schuler aus Deutschland ist seit 25 Jahren als IT-Experte tätig. Er ist Ingenieur und ein erfahrener Projektleiter. Vor sechs Monaten wechselte er in die interne IT-Abteilung eines internationalen Konzerns. Seit 10 Tagen ist er als Projektleiter für die Einführung eines neuen IT-Tools in Europa zuständig. Die erste Sitzung mit den Vorständen und einigen Marktchefs verlief beinahe reibungslos, wenn auch ein wenig kurz für seinen Geschmack. Er konnte die Eckdaten seines Projekts klären: Er erfuhr, wer seine Mitarbeiter sind, wie hoch sein Budget sein wird und was von ihm erwartet wird: Eine einheitliche Anwendung des neuen IT-Tools in allen europäischen Märkten des Unternehmens durch den Vertrieb vor Ort. „Sonderbedingungen“ darf es nicht mehr geben, denn dies würde die erhofften Einsparungen schmälern. Und der Zeitrahmen ist eng – schließlich sollen bereits im kommenden Jahr Einsparungen erwirtschaftet werden. Zum Abschluss wünschen die Anwesenden ihm viel Erfolg für das Einstiegsgespräch mit den Vertriebsleitern vor Ort. Nach dem Meeting beschleicht ihn das vage Gefühl, dass ihm Ziele und Aufgaben nicht wirklich klar sind. Kann Dr. Schuler auf dieser Basis das Projekt starten?

Lesen Sie weiter in der vollständigen Ausgabe!

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